會(huì)議及會(huì)議接待管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保會(huì)議及會(huì)議接待工作的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議職責(zé)，制定本管理制度。會(huì)議及會(huì)議接待應(yīng)遵循高效、務(wù)實(shí)、節(jié)儉的原則，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議議程，確保會(huì)議質(zhì)量。

二、適用范圍

本管理制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議及會(huì)議接待活動(dòng)，包括但不限于董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。

三、會(huì)議分類

1.高層會(huì)議：指公司董事會(huì)、經(jīng)理辦公會(huì)等決策性會(huì)議；

2.部門會(huì)議：指各部門內(nèi)部召開的例會(huì)、專題研討會(huì)等；

3.公司級(jí)會(huì)議：指涉及公司全局性、跨部門協(xié)調(diào)的會(huì)議；

4.接待會(huì)議：指接待外部來訪客人或合作伙伴的會(huì)議。

四、會(huì)議組織與管理

1.各級(jí)會(huì)議應(yīng)由相應(yīng)管理部門或負(fù)責(zé)人組織，明確會(huì)議主題、議程、參會(huì)人員等；

2.會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員，確保參會(huì)人員按時(shí)參加；

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)會(huì)議現(xiàn)場的管理，確保會(huì)議有序進(jìn)行；

4.會(huì)議組織者應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的編寫及跟進(jìn)落實(shí)。

五、參會(huì)人員職責(zé)

1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加各類會(huì)議，如有特殊情況不能參加，需提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假；

2.參會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，積極參與討論，發(fā)表建設(shè)性意見；

3.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密會(huì)議內(nèi)容，未經(jīng)允許不得泄露給無關(guān)人員；

4.參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真履行會(huì)議決議，確保會(huì)議效果。

六、會(huì)議記錄與資料管理

1.會(huì)議記錄應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，反映會(huì)議內(nèi)容、討論情況及決策結(jié)果；

2.會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理、歸檔，保存期限不少于一年；

3.會(huì)議資料應(yīng)分類整理，便于查閱和追溯。

七、本管理制度的解釋權(quán)歸公司行政管理部門所有，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充和完善。各部門應(yīng)嚴(yán)格遵守本管理制度，共同維護(hù)會(huì)議及會(huì)議接待工作的正常開展。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題：根據(jù)公司發(fā)展需要或各部門工作安排，明確會(huì)議主題，確保會(huì)議目標(biāo)清晰；

2.制定會(huì)議議程：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)議議程，明確會(huì)議討論的重點(diǎn)、順序及時(shí)間安排；

3.確定參會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議主題及議程，確定參會(huì)人員范圍，包括主持人、主講人、參會(huì)部門及人員等；

4.通知參會(huì)人員：會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員，告知會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等信息，確保參會(huì)人員做好準(zhǔn)備；

5.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議材料，提前分發(fā)給參會(huì)人員，以便于會(huì)前預(yù)習(xí)；

6.會(huì)議場地及設(shè)備準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前預(yù)定會(huì)議室，檢查會(huì)議設(shè)備，確保會(huì)議場地及設(shè)備滿足會(huì)議需求。

二、會(huì)議進(jìn)行

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會(huì)人員的簽到工作，確保參會(huì)人員到齊；

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹參會(huì)人員，明確會(huì)議主題和議程；

3.按照會(huì)議議程，由主講人或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行主題發(fā)言，闡述問題、分析原因、提出方案等；

4.參會(huì)人員針對(duì)發(fā)言內(nèi)容展開討論，提出意見和建議；

5.會(huì)議主持人對(duì)討論進(jìn)行總結(jié)，形成決策或共識(shí)；

6.如有必要，會(huì)議主持人可邀請(qǐng)相關(guān)部門或人員在會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)或解答疑問；

7.會(huì)議結(jié)束時(shí)，主持人對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議記錄：會(huì)議過程中，由專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容、討論情況、決策結(jié)果等；

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，將會(huì)議內(nèi)容、決策等清晰、完整地呈現(xiàn)出來；

3.會(huì)議紀(jì)要分發(fā)：會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)盡快發(fā)送給參會(huì)人員，以便于了解會(huì)議成果和執(zhí)行決策；

4.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照規(guī)定保存期限進(jìn)行歸檔，以備查閱。

四、會(huì)議反饋與改進(jìn)

1.參會(huì)人員應(yīng)對(duì)會(huì)議效果、組織、流程等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出改進(jìn)意見；

2.會(huì)議組織者應(yīng)認(rèn)真聽取反饋，針對(duì)存在的問題進(jìn)行改進(jìn)，不斷提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議決策的明確與分解

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確列出會(huì)議的決策事項(xiàng)，包括具體的任務(wù)、目標(biāo)、責(zé)任人和完成時(shí)間；

2.對(duì)于復(fù)雜的決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行任務(wù)分解，明確各子任務(wù)的責(zé)任人和完成時(shí)間，確保決策的順利執(zhí)行；

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議紀(jì)要中的決策內(nèi)容清晰、具體、可操作。

二、會(huì)議紀(jì)要的審批與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要整理完成后，應(yīng)由會(huì)議主持人或相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，確保紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確性；

2.審批通過的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)布，通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)、郵件或公告等形式通知到所有參會(huì)人員和相關(guān)執(zhí)行人員；

3.發(fā)布會(huì)議紀(jì)要時(shí)應(yīng)強(qiáng)調(diào)其重要性和執(zhí)行要求，確保相關(guān)人員及時(shí)閱讀并理解紀(jì)要內(nèi)容。

三、會(huì)議決策的跟蹤與執(zhí)行

1.責(zé)任人應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要中的要求，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，并開始執(zhí)行；

2.會(huì)議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，了解進(jìn)度，協(xié)助解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題；

3.對(duì)于執(zhí)行中遇到的困難和問題，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議組織者和相關(guān)人員，尋求解決方案，確保決策事項(xiàng)能夠按計(jì)劃推進(jìn)。

四、會(huì)議決策結(jié)果的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議決策執(zhí)行完成后，責(zé)任人應(yīng)提交執(zhí)行結(jié)果報(bào)告，包括完成情況、遇到的問題及解決方案等；

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，驗(yàn)證決策效果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)；

3.對(duì)于未能按期完成的決策事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，制定整改措施，并重新安排完成時(shí)間；

4.會(huì)議組織者應(yīng)將評(píng)估結(jié)果和整改措施反饋給相關(guān)人員和領(lǐng)導(dǎo)，以便于監(jiān)督和管理。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.通過對(duì)會(huì)議決策執(zhí)行情況的跟蹤評(píng)估，發(fā)現(xiàn)會(huì)議管理中存在的問題和不足；

2.結(jié)合參會(huì)人員的反饋，對(duì)會(huì)議流程、會(huì)議紀(jì)要格式、跟蹤落實(shí)機(jī)制等進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)；

3.定期回顧會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，優(yōu)化決策執(zhí)行流程，提高會(huì)議管理效率和決策實(shí)施效果。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政管理部門或指定人員提交會(huì)議室預(yù)訂申請(qǐng)；

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等信息，以便于行政管理部門合理分配會(huì)議室資源；

3.行政管理部門收到預(yù)訂申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)確認(rèn)，如有沖突，應(yīng)協(xié)調(diào)解決或提供替代方案。

二、會(huì)議室配置與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)根據(jù)不同會(huì)議類型和規(guī)模進(jìn)行合理配置，包括桌椅、投影儀、音響設(shè)備、白板等；

2.行政管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行，及時(shí)維修或更換損壞設(shè)備；

3.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、安靜，提供舒適的會(huì)議環(huán)境。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.參會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，遵守會(huì)議紀(jì)律，不在室內(nèi)吸煙、飲食，不隨意移動(dòng)設(shè)備；

2.會(huì)議期間，應(yīng)保持手機(jī)靜音或振動(dòng)，如有緊急事項(xiàng)，需離開會(huì)議室時(shí)應(yīng)盡量減少干擾；

3.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，清理個(gè)人垃圾，保持會(huì)議室整潔。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室使用期間，應(yīng)確保消防通道暢通，消防設(shè)施完好；

2.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行安全須知告知，特別是對(duì)于使用多媒體設(shè)備等可能存在的安全隱患；

3.行政管理部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會(huì)議室安全設(shè)施合規(guī)，消除安全隱患。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.行政管理部門應(yīng)為會(huì)議提供必要的服務(wù)支持，如茶水、投影儀操作、會(huì)議記錄等；

2.會(huì)議組織者如需額外服務(wù)或特殊設(shè)備，應(yīng)提前向行政管理部門提出需求，以便于做好相應(yīng)準(zhǔn)備；

3.行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議室使用反饋機(jī)制，收集參會(huì)人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理和服務(wù)。

六、會(huì)議室使用記錄

1.行政管理部門應(yīng)記錄會(huì)議室的使用情況，包括會(huì)議主題、使用時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等；

2.定期分析會(huì)議室使用數(shù)據(jù)，合理調(diào)整會(huì)議室資源配置，提高使用效率；

3.會(huì)議室使用記錄應(yīng)作為內(nèi)部管理資料歸檔保存，便于查詢和追溯。

第五章附則

一、本