會(huì)議記錄簿管理制度第一章總則

為確保會(huì)議的高效有序進(jìn)行，規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的管理，提高會(huì)議決策的執(zhí)行力和透明度，特制定本管理制度。本制度適用于會(huì)議記錄簿的編制、審批、發(fā)布、歸檔及其相關(guān)管理工作。

一、目的與原則

1.本制度旨在明確會(huì)議記錄簿的編制要求和流程，規(guī)范會(huì)議紀(jì)要的撰寫、審核、發(fā)布和歸檔工作，確保會(huì)議內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確和可追溯。

2.會(huì)議記錄簿管理工作應(yīng)遵循以下原則：

（1）客觀公正：確保會(huì)議記錄內(nèi)容真實(shí)、客觀、全面，不歪曲、不遺漏會(huì)議討論事項(xiàng)。

（2）及時(shí)準(zhǔn)確：會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后盡快完成，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。

（3）分級(jí)管理：根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和內(nèi)容，實(shí)行分級(jí)管理，確保會(huì)議紀(jì)要的審批、發(fā)布和歸檔流程合規(guī)。

（4）保密安全：嚴(yán)格保密會(huì)議紀(jì)要，確保信息安全，防止泄露。

二、適用范圍

1.本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等。

2.本制度不適用于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的會(huì)議。

三、職責(zé)分工

1.會(huì)議記錄人：負(fù)責(zé)會(huì)議記錄的撰寫、整理和提交。

2.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)審批會(huì)議紀(jì)要，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

3.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布人：負(fù)責(zé)將審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要發(fā)布給相關(guān)人員。

4.會(huì)議室管理員：負(fù)責(zé)會(huì)議室的預(yù)訂、布置、設(shè)備檢查等工作。

5.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查本部門會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況。

四、管理制度

1.會(huì)議記錄簿管理制度是公司內(nèi)部管理制度的重要組成部分，所有相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。

2.本管理制度如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

3.本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有修改，以最新版為準(zhǔn)。

4.本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

為確保會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)的責(zé)任和要求，制定以下會(huì)議流程：

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議發(fā)起：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題、參會(huì)人員、會(huì)議時(shí)間和地點(diǎn)，提前至少三個(gè)工作日向會(huì)議主持人提出會(huì)議申請(qǐng)。

2.會(huì)議通知：會(huì)議主持人審批通過(guò)會(huì)議申請(qǐng)后，會(huì)議發(fā)起人應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前至少兩個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)出會(huì)議通知。會(huì)議通知應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員及注意事項(xiàng)等內(nèi)容。

3.會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議材料，并在會(huì)議開(kāi)始前至少一個(gè)工作日提交給會(huì)議主持人。

4.會(huì)議室預(yù)訂與布置：會(huì)議發(fā)起人負(fù)責(zé)預(yù)訂會(huì)議室，并根據(jù)會(huì)議需求進(jìn)行布置，包括座位安排、設(shè)備檢查等。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：會(huì)議開(kāi)始前，參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議簽到表上簽到，會(huì)議記錄人負(fù)責(zé)記錄簽到情況。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.會(huì)議議程執(zhí)行：按照會(huì)議議程，依次進(jìn)行議題討論。會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項(xiàng)。

4.會(huì)議期間，會(huì)議主持人應(yīng)確保會(huì)議秩序，鼓勵(lì)參會(huì)人員積極參與討論，保持會(huì)議高效進(jìn)行。

三、會(huì)議紀(jì)要整理與審批

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在48小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的撰寫和整理。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程、討論內(nèi)容、結(jié)論、待辦事項(xiàng)等。

3.會(huì)議紀(jì)要提交給會(huì)議主持人審批。會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要后的兩個(gè)工作日內(nèi)完成審批。

4.審批通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要，由會(huì)議紀(jì)要發(fā)布人及時(shí)發(fā)布給相關(guān)人員。

四、會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)部門和人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的待辦事項(xiàng)，制定具體行動(dòng)計(jì)劃，明確責(zé)任人、完成時(shí)間和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

2.各責(zé)任人應(yīng)按照行動(dòng)計(jì)劃，積極推進(jìn)工作，并及時(shí)向會(huì)議主持人或相關(guān)部門匯報(bào)進(jìn)展情況。

3.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)定期檢查會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況，對(duì)未按期完成的任務(wù)進(jìn)行跟蹤、協(xié)調(diào)和督促。

4.對(duì)于重大事項(xiàng)或需跨部門協(xié)作的任務(wù)，會(huì)議主持人可組織專題會(huì)議進(jìn)行推進(jìn)和協(xié)調(diào)。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為保障會(huì)議決策的有效執(zhí)行，確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作成效，特制定會(huì)議紀(jì)要跟蹤落實(shí)制度如下：

一、責(zé)任分配與監(jiān)督

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的各項(xiàng)任務(wù)應(yīng)分配至具體責(zé)任人，并明確完成標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限。

2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門承擔(dān)的會(huì)議任務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，確保責(zé)任人按照既定計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

3.會(huì)議主持人或指定的高級(jí)管理人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行全面檢查和督促。

二、進(jìn)展報(bào)告與反饋

1.責(zé)任人需定期向會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人報(bào)告任務(wù)進(jìn)展情況，包括已采取的措施、遇到的困難和問(wèn)題、需要協(xié)調(diào)的資源等。

2.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人在收到進(jìn)展報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)評(píng)估進(jìn)展情況，并提供必要的指導(dǎo)和支持。

3.對(duì)于跨部門協(xié)作的任務(wù)，各相關(guān)部門應(yīng)建立有效的溝通機(jī)制，確保信息流通暢通，共同推進(jìn)任務(wù)完成。

三、問(wèn)題協(xié)調(diào)與解決

1.如責(zé)任人在執(zhí)行過(guò)程中遇到問(wèn)題，應(yīng)立即上報(bào)，并由會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同解決。

2.對(duì)于重大問(wèn)題，會(huì)議主持人可召集專題會(huì)議，集中討論解決方案，確保問(wèn)題得到及時(shí)有效的解決。

四、成果驗(yàn)收與評(píng)價(jià)

1.會(huì)議任務(wù)完成后，責(zé)任人應(yīng)提交成果報(bào)告，包括任務(wù)完成情況、成果展示、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。

2.會(huì)議主持人或指定負(fù)責(zé)人應(yīng)組織對(duì)成果進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合會(huì)議紀(jì)要中的規(guī)定。

3.根據(jù)任務(wù)完成情況和驗(yàn)收結(jié)果，對(duì)責(zé)任人的工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，并將其作為績(jī)效考核的依據(jù)之一。

五、持續(xù)改進(jìn)與反饋循環(huán)

1.對(duì)于會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題和不足，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)修訂和完善相關(guān)管理制度和流程。

2.建立反饋循環(huán)機(jī)制，定期收集會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行中的意見(jiàn)和建議，不斷提升會(huì)議管理效率和決策執(zhí)行力。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為確保會(huì)議室的高效使用，提供良好的會(huì)議環(huán)境，制定以下會(huì)議室管理規(guī)定：

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議發(fā)起人或指定人員負(fù)責(zé)。

2.預(yù)訂會(huì)議室時(shí)，需明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便會(huì)議室管理員進(jìn)行合理安排。

3.預(yù)訂成功后，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議室使用情況，避免時(shí)間沖突。

二、會(huì)議室使用

1.會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議室整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。

2.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)進(jìn)入會(huì)議室，保持手機(jī)靜音，尊重他人發(fā)言，維護(hù)會(huì)議秩序。

3.會(huì)議期間，嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，保持會(huì)議室衛(wèi)生。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)將座椅歸位，清理個(gè)人垃圾，保持會(huì)議室整潔。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室設(shè)備由會(huì)議室管理員負(fù)責(zé)日常維護(hù)和管理。

2.會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)議室管理員應(yīng)檢查設(shè)備運(yùn)行狀況，確保投影儀、音響、視頻會(huì)議系統(tǒng)等設(shè)備正常工作。

3.如會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)設(shè)備故障，會(huì)議室管理員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系技術(shù)支持人員進(jìn)行維修。

4.會(huì)議結(jié)束后，參會(huì)人員應(yīng)妥善使用設(shè)備，及時(shí)關(guān)閉電源，避免浪費(fèi)資源。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)安裝必要的消防設(shè)施和安全設(shè)備，并定期檢查。

2.會(huì)議室管理員應(yīng)確保會(huì)議室內(nèi)外安全通道暢通，無(wú)安全隱患。

3.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁存放涉密文件和資料，防止信息泄露。

4.參會(huì)人員應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不泄露會(huì)議內(nèi)容及相關(guān)信息。

五、會(huì)議室維護(hù)與優(yōu)化

1.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行保養(yǎng)和維護(hù)，包括清潔、設(shè)備更新等。

2.根據(jù)會(huì)議需求，適時(shí)調(diào)整會(huì)議室布局和設(shè)備配置，提高使用效率。

3.收集并重視參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理，提升會(huì)議體驗(yàn)。

第五章附則

為確保會(huì)議管理制度的有效實(shí)