高管會議場所管理制度第一章總則

為確保公司高管會議的有序、高效進行，提高決策質(zhì)量，制定本管理制度。以下是關(guān)于高管會議場所管理的基本原則與規(guī)定：

一、目的與原則

1.本管理制度旨在規(guī)范公司高管會議的召開、組織、主持、參與及后續(xù)落實等環(huán)節(jié)，確保會議內(nèi)容的質(zhì)量與效果。

2.會議應(yīng)遵循務(wù)實、高效、民主、集中的原則，鼓勵廣泛討論，充分發(fā)揮集體智慧，提高決策水平。

二、適用范圍

1.本管理制度適用于公司高管層級的各類會議，包括但不限于董事會、總經(jīng)理辦公會、部門負責(zé)人會議等。

2.對于特殊性質(zhì)的會議，可根據(jù)實際情況在本管理制度基礎(chǔ)上制定具體實施細則。

三、會議分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議，如每月一次的總經(jīng)理辦公會等。

2.臨時會議：根據(jù)工作需要臨時召集的會議，如突發(fā)事件應(yīng)急會議等。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議，如項目評審會議等。

四、會議組織與管理

1.會議的召開、組織、主持、參與等工作由相關(guān)部門或人員負責(zé)，確保會議的順利進行。

2.會議的組織者應(yīng)提前做好會議準(zhǔn)備工作，包括會議通知、議題收集、會議材料準(zhǔn)備等。

3.參會人員應(yīng)按時參加，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

五、會議紀(jì)律

1.會議期間，參會人員應(yīng)保持手機靜音或振動，不得隨意接打電話。

2.會議內(nèi)容涉及公司機密時，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。

3.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得交頭接耳、隨意離場。

六、本管理制度的解釋與修訂

1.本管理制度的解釋權(quán)歸公司董事會。

2.本管理制度可根據(jù)公司發(fā)展需要及實際情況進行修訂，修訂后的管理制度需報公司董事會審批通過。

第二章會議流程

為確保會議的順利進行，提高會議效率，明確會議各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，特制定以下會議流程：

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標(biāo)：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司工作計劃和實際需要，明確會議的主題和目標(biāo)，確保會議內(nèi)容具有針對性和實用性。

2.擬定會議議程：會議組織者應(yīng)制定會議議程，包括會議主題、時間、地點、參會人員、議題等，并將會議議程提前通知參會人員。

3.準(zhǔn)備會議材料：會議組織者負責(zé)收集、整理與會議議題相關(guān)的資料，為參會人員提供充足的信息支持。

4.發(fā)送會議通知：會議組織者應(yīng)在會議召開前一定時間內(nèi)，向參會人員發(fā)送會議通知，明確會議時間、地點、議程等內(nèi)容。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議組織者應(yīng)統(tǒng)計參會人員名單，確保會議參與度。

2.會議主持人開場：會議主持人應(yīng)簡述會議主題、目標(biāo)和議程，明確會議要求，提醒參會人員遵守會議紀(jì)律。

3.討論與決策：按照會議議程逐項進行討論，鼓勵參會人員充分發(fā)表意見，會議主持人要確保討論有序進行，避免偏離主題。

4.形成會議決議：會議主持人要引導(dǎo)參會人員就議題達成共識，形成明確的會議決議。

三、會議記錄

1.指定會議記錄人：會議組織者應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，確保會議內(nèi)容的完整性。

2.記錄會議內(nèi)容：會議記錄人要詳細記錄會議討論過程、主要觀點、決議等，特別是涉及決策的事項要記錄清晰。

3.歸檔會議記錄：會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)將會議記錄整理歸檔，以備查閱。

四、會議總結(jié)與反饋

1.會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時對會議成果進行簡要總結(jié)，強調(diào)會議決議的執(zhí)行要求。

2.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后一定時間內(nèi)，將會議紀(jì)要發(fā)送給參會人員，以便了解會議內(nèi)容并進行后續(xù)工作的部署。

3.參會人員應(yīng)就會議決議的執(zhí)行情況及時向會議組織者反饋，確保會議成果的落實。

五、會議評估

1.會議組織者應(yīng)定期對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

2.結(jié)合會議評估結(jié)果，對會議管理制度進行修訂和完善，以提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

為確保會議決議的有效執(zhí)行，提高公司決策效率，本章對會議紀(jì)要的跟蹤落實進行詳細規(guī)定。

一、會議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的初稿，并將初稿發(fā)送給會議主持人審核。

2.會議主持人應(yīng)在收到會議紀(jì)要初稿后的48小時內(nèi)完成審核，并提出修改意見。

3.會議記錄人根據(jù)審核意見進行修改，形成最終會議紀(jì)要，并在會議結(jié)束后的一周內(nèi)將會議紀(jì)要正式發(fā)布給所有參會人員。

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容要求

1.會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息（如會議時間、地點、參會人員等）、會議討論的主要議題、關(guān)鍵決策點、形成的決議及具體行動計劃。

2.會議紀(jì)要中的決議和行動計劃應(yīng)明確責(zé)任人和完成時限，確保各項任務(wù)有明確的執(zhí)行主體和時間節(jié)點。

三、會議決議的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人應(yīng)按照會議紀(jì)要中明確的行動計劃和時間節(jié)點，積極推進決議的執(zhí)行。

2.會議組織者應(yīng)建立跟蹤機制，定期檢查會議決議的執(zhí)行情況，并在必要時提供支持和協(xié)助。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者反饋，共同尋求解決方案。

四、會議決議的反饋與評估

1.會議組織者應(yīng)在每個重要時間節(jié)點或任務(wù)完成后，組織相關(guān)人員對會議決議的執(zhí)行情況進行評估。

2.評估結(jié)果應(yīng)及時反饋給公司高層，對于未按計劃執(zhí)行的決議，應(yīng)分析原因并提出改進措施。

3.會議組織者應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，對會議紀(jì)要進行更新，確保紀(jì)要內(nèi)容的實時性和準(zhǔn)確性。

五、會議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進行歸檔，以便于未來的查閱和審計。

2.會議組織者應(yīng)確保會議紀(jì)要的保密性，對于涉及敏感信息的紀(jì)要，應(yīng)限制查閱范圍。

3.公司員工可通過正當(dāng)程序申請查閱會議紀(jì)要，以了解公司決策和執(zhí)行情況。

六、持續(xù)改進

1.會議組織者應(yīng)定期收集會議紀(jì)要執(zhí)行過程中的反饋，識別存在的問題和改進點。

2.根據(jù)反饋和評估結(jié)果，不斷優(yōu)化會議紀(jì)要的編制、發(fā)布、跟蹤和反饋流程，提高會議決議的執(zhí)行效率。

第四章會議室管理規(guī)定

為保障會議室資源的高效利用，創(chuàng)造良好的會議環(huán)境，特制定以下會議室管理規(guī)定：

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向行政部門或指定的會議室管理部門進行預(yù)訂。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議類型等信息，以便于行政部門合理安排會議室資源。

3.行政部門應(yīng)建立會議室預(yù)訂信息系統(tǒng)，實時更新會議室使用情況，提高預(yù)訂效率。

二、會議室配置與維護

1.會議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如會議桌椅、投影儀、白板、音響設(shè)備等，以滿足不同類型會議的需求。

2.行政部門應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行，并對損壞設(shè)備進行及時維修或更換。

3.會議室應(yīng)保持整潔、安靜、舒適的環(huán)境，禁止在會議室內(nèi)吸煙、進食。

三、會議室使用規(guī)范

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前15分鐘到達會議室，檢查設(shè)施設(shè)備是否正常，確保會議順利進行。

2.會議期間，參會人員應(yīng)遵守會議室管理規(guī)定，保持安靜，不得大聲喧嘩、隨意走動。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)負責(zé)組織參會人員整理會議室，關(guān)閉設(shè)施設(shè)備，并將廢棄物品放入指定垃圾桶。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用過程中，會議組織者應(yīng)確保室內(nèi)安全，特別是涉及火災(zāi)、用電安全等方面。

2.對于涉及公司機密的會議，會議組織者應(yīng)采取必要的安全保密措施，如設(shè)置密碼鎖、限制會議室內(nèi)的人員進出等。

3.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)確保會議資料、筆記本等物品不遺留于會議室，以防泄露公司機密。

五、會議室資源調(diào)配

1.行政部門應(yīng)根據(jù)公司實際情況，合理調(diào)配會議室資源，優(yōu)先滿足重要會議的需求。

2.對于大型會議或特殊需求的會議，行政部門可協(xié)調(diào)其他部門共同安排會議室，確保會議的順利進行。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的個人或團隊，行政部門有權(quán)進行提醒、警告等處理，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.造成的設(shè)施設(shè)備損壞或遺失，責(zé)任方應(yīng)按公司規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。

第五章附則

為確保本管理制度的貫徹執(zhí)行，特制定以下附則：

一、本管理制度自發(fā)布之日起生效，公司