棗莊市會(huì)議管理制度細(xì)則第一章總則

為確保棗莊市各級(jí)會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議決策的執(zhí)行力，制定本會(huì)議管理制度細(xì)則。本細(xì)則適用于棗莊市范圍內(nèi)所有政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會(huì)議管理。

一、會(huì)議目的

會(huì)議旨在加強(qiáng)溝通、協(xié)調(diào)、決策和監(jiān)督，推動(dòng)各項(xiàng)工作的開展。會(huì)議應(yīng)具有明確的目的和議題，確保參會(huì)人員充分發(fā)表意見，提高決策的科學(xué)性、民主性和有效性。

二、會(huì)議類型

1.定期會(huì)議：按照規(guī)定的時(shí)間、周期召開的會(huì)議，如周例會(huì)、月例會(huì)等。

2.臨時(shí)會(huì)議：根據(jù)工作需要，臨時(shí)召集的會(huì)議。

3.專題會(huì)議：針對(duì)某一特定議題召開的會(huì)議。

4.聯(lián)席會(huì)議：兩個(gè)或兩個(gè)以上單位共同召開的會(huì)議。

三、參會(huì)人員

1.會(huì)議主持人：負(fù)責(zé)會(huì)議的組織、主持和總結(jié)。

2.與會(huì)人員：根據(jù)會(huì)議議題，與會(huì)議內(nèi)容有關(guān)的各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。

3.記錄人員：負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的記錄和整理。

四、會(huì)議紀(jì)律

1.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)到場(chǎng)，不得遲到、早退。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)議秩序。

3.與會(huì)人員應(yīng)積極參與討論，發(fā)表意見，遵守會(huì)議議程。

4.會(huì)議內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密。

五、本細(xì)則自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。

六、本細(xì)則解釋權(quán)歸棗莊市會(huì)議管理部門。

第二章會(huì)議流程

為確保棗莊市各級(jí)會(huì)議的順利進(jìn)行，提高會(huì)議效率，明確會(huì)議各環(huán)節(jié)職責(zé)，本章將詳細(xì)闡述會(huì)議流程。

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議主題和議題：會(huì)議主持人根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題，擬定會(huì)議議題，并在會(huì)議通知中明確。

2.發(fā)送會(huì)議通知：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議召開前至少3個(gè)工作日，向與會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員等內(nèi)容。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料：會(huì)議組織者應(yīng)根據(jù)議題，提前準(zhǔn)備相關(guān)會(huì)議材料，并在會(huì)議召開前至少2個(gè)工作日發(fā)送給與會(huì)人員。

4.會(huì)議室預(yù)約與布置：會(huì)議組織者應(yīng)提前預(yù)約會(huì)議室，并根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行適當(dāng)布置。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議簽到：與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前15分鐘到達(dá)會(huì)議室，進(jìn)行簽到。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始：會(huì)議主持人介紹與會(huì)人員，宣布會(huì)議主題和議程，并對(duì)會(huì)議紀(jì)律進(jìn)行強(qiáng)調(diào)。

3.各部門匯報(bào)和討論：根據(jù)會(huì)議議程，各部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員匯報(bào)相關(guān)工作，與會(huì)人員進(jìn)行討論。

4.會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見，形成會(huì)議決策。

5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議主持人對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和落實(shí)。

三、會(huì)議紀(jì)要

1.會(huì)議紀(jì)要記錄：記錄人員應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等。

2.會(huì)議紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)整理完成會(huì)議紀(jì)要。

3.會(huì)議紀(jì)要審批：會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審批后，發(fā)送給與會(huì)人員。

4.會(huì)議紀(jì)要?dú)w檔：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)定期歸檔，以備查閱。

四、會(huì)議后續(xù)

1.任務(wù)分工：會(huì)議決策涉及的具體任務(wù)，應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

2.跟蹤落實(shí)：會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保落實(shí)到位。

3.反饋與匯報(bào)：責(zé)任人應(yīng)按時(shí)完成工作任務(wù)，并向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況。

4.會(huì)議效果評(píng)估：會(huì)議組織者可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)會(huì)議效果進(jìn)行評(píng)估，為下次會(huì)議提供改進(jìn)方向。

本章詳細(xì)闡述了棗莊市會(huì)議的籌備、召開、紀(jì)要和后續(xù)流程，旨在規(guī)范會(huì)議管理，提高會(huì)議效率。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

為確保棗莊市各級(jí)會(huì)議決策的有效執(zhí)行，本章重點(diǎn)闡述會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作，確保會(huì)議成果轉(zhuǎn)化為實(shí)際工作成效。

一、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與傳達(dá)

1.會(huì)議紀(jì)要審批通過后，由會(huì)議組織者及時(shí)發(fā)布給所有與會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門。

2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)布形式包括但不限于電子郵件、紙質(zhì)文件、內(nèi)部通訊系統(tǒng)等。

3.會(huì)議組織者應(yīng)確保與會(huì)人員收到會(huì)議紀(jì)要，并對(duì)紀(jì)要內(nèi)容進(jìn)行充分理解和掌握。

二、任務(wù)分工與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)明確任務(wù)分工，將決策事項(xiàng)分解為具體工作任務(wù)，并明確責(zé)任人和完成時(shí)間。

2.責(zé)任人應(yīng)主動(dòng)認(rèn)領(lǐng)任務(wù)，并按照會(huì)議紀(jì)要要求，制定詳細(xì)工作計(jì)劃。

3.會(huì)議組織者應(yīng)對(duì)責(zé)任人進(jìn)行跟蹤督促，確保各項(xiàng)工作任務(wù)按期完成。

三、跟蹤檢查與協(xié)調(diào)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，了解工作進(jìn)展和存在的問題。

2.針對(duì)工作中出現(xiàn)的問題，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，研究解決方案，確保工作順利進(jìn)行。

3.跟蹤檢查結(jié)果應(yīng)記錄在案，作為評(píng)價(jià)會(huì)議效果和責(zé)任人工作績(jī)效的依據(jù)。

四、反饋與匯報(bào)

1.責(zé)任人應(yīng)按照約定時(shí)間，向會(huì)議組織者反饋工作任務(wù)完成情況，包括工作進(jìn)度、成果和存在的問題。

2.會(huì)議組織者對(duì)責(zé)任人反饋的信息進(jìn)行整理，形成匯報(bào)材料，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議決策執(zhí)行情況。

3.對(duì)于未按期完成的工作任務(wù)，責(zé)任人應(yīng)說明原因，并提出整改措施。

五、會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的評(píng)估與問責(zé)

1.定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的落實(shí)情況進(jìn)行評(píng)估，分析存在的問題，為改進(jìn)會(huì)議管理提供依據(jù)。

2.對(duì)未按要求完成工作任務(wù)的責(zé)任人，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度，給予相應(yīng)的問責(zé)處理。

3.會(huì)議組織者應(yīng)總結(jié)會(huì)議紀(jì)要落實(shí)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化會(huì)議管理流程，提高會(huì)議決策執(zhí)行力。

本章明確了棗莊市會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)工作，旨在確保會(huì)議決策得到有效執(zhí)行，推動(dòng)各項(xiàng)工作的順利開展。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

為保障棗莊市各級(jí)會(huì)議的有序進(jìn)行，提高會(huì)議室使用效率，本章針對(duì)會(huì)議室的管理規(guī)定進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、會(huì)議室預(yù)約

1.各單位需使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)提前向會(huì)議室管理部門提交預(yù)約申請(qǐng)，明確會(huì)議時(shí)間、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

2.會(huì)議室管理部門根據(jù)預(yù)約申請(qǐng)的先后順序和會(huì)議室使用情況，統(tǒng)籌安排會(huì)議室。

3.預(yù)約成功的單位應(yīng)按時(shí)使用會(huì)議室，如需取消或變更預(yù)約，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，嚴(yán)禁吸煙、大聲喧嘩。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用完畢后，應(yīng)關(guān)閉電源，恢復(fù)設(shè)備原狀，確保會(huì)議室物品完好。

3.會(huì)議室內(nèi)不得擅自搬動(dòng)設(shè)備、損壞公物，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。

4.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)遵守會(huì)議紀(jì)律，保持手機(jī)靜音或關(guān)機(jī)，不得隨意進(jìn)出。

三、會(huì)議室設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室設(shè)備使用前，使用單位應(yīng)進(jìn)行測(cè)試，如有問題，及時(shí)聯(lián)系會(huì)議室管理部門進(jìn)行維修或更換。

3.會(huì)議室管理部門可根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)設(shè)備進(jìn)行升級(jí)改造，提高會(huì)議室使用效果。

四、會(huì)議室安全保障

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)加強(qiáng)會(huì)議室的安全管理，確保會(huì)議期間與會(huì)人員的人身安全。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配置消防器材，定期進(jìn)行消防安全檢查。

3.會(huì)議期間，會(huì)議室管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議室的安全巡查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。

五、會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔、消毒，保持室內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備垃圾桶，與會(huì)人員應(yīng)將垃圾放入垃圾桶內(nèi)，保持會(huì)議室整潔。

3.會(huì)議室管理部門應(yīng)定期檢查會(huì)議室環(huán)境衛(wèi)生，對(duì)不符合衛(wèi)生要求的單位進(jìn)行提醒和整改。

本章對(duì)棗莊市會(huì)議室管理規(guī)定進(jìn)行了詳細(xì)闡述，旨在為各級(jí)會(huì)議提供良好的會(huì)議環(huán)境，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。

第五章附則

為確保棗莊市會(huì)議管理制度細(xì)則的貫徹執(zhí)行，本章對(duì)相關(guān)附則進(jìn)行規(guī)定。

一、本細(xì)則的解釋