第一章

第一章第一節(jié)會(huì)前籌辦

一、會(huì)議方案的擬訂

（一）會(huì)議籌辦方案的概述:1.會(huì)議籌辦方案的內(nèi)容:會(huì)議籌辦方案包括如下幾種構(gòu)成部分:

（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱。（3）確定會(huì)議和議程。（4）確定會(huì)議

的時(shí)間性和地點(diǎn)。（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議時(shí)需要（6）確定會(huì)議文獻(xiàn)時(shí)

范圍，并做好文獻(xiàn)的印制或復(fù)制工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表日勺構(gòu)成。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)

算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌辦機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌辦機(jī)

構(gòu)與人員分工。

2.會(huì)議籌辦方案的作用:（1）保證會(huì)議的周密組織（2）保證會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位;（3）

保證會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行

3.會(huì)議及視頻會(huì)議

（1）會(huì)議交流信息的特點(diǎn)

1）會(huì)議:①以便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，答復(fù)迅速。②缺乏身體語言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流；

缺乏文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。

③為了提高會(huì)議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如、電子郵件）。

2）會(huì)議信息工作要的規(guī)定：會(huì)議要按照一定的工作程序和工作要點(diǎn)進(jìn)行，詳細(xì)規(guī)定如

下：1精確發(fā)出開會(huì)信息；2認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料；3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳播設(shè)備；4

準(zhǔn)時(shí)接通；5互相能報(bào)出席狀況；6做好會(huì)議記錄。

（2）視頻會(huì)議

1）視頻會(huì)議的特點(diǎn):①聲音和圖像同步傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。④交

流效果很好。⑤視頻會(huì)議的交流不夠深入廣泛。

2）視頻會(huì)議信息工作的規(guī)定

由于視頻會(huì)議效率高，投入也大，因此必須高原則、嚴(yán)規(guī)定，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。詳細(xì)

規(guī)定有：1發(fā)出開會(huì)信息；2分發(fā)文獻(xiàn)信息資料；3布置會(huì)場(chǎng)；4置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳播設(shè)

備；5做好會(huì)議準(zhǔn)備；6采用行集中后分散的形式；7匯總狀況信息。

4.遠(yuǎn)程會(huì)議籌辦方案的長(zhǎng)處:遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、與服務(wù)機(jī)構(gòu)約定使用錄音帶

的形式做永久記錄、交流愈加直接與簡(jiǎn)短的長(zhǎng)處。

5.會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工的規(guī)定

會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工重要指定會(huì)議組織部門和人員貫徹。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和規(guī)

定。詳細(xì)規(guī)定如下：（1）要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、

責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。

（二）會(huì)議籌辦方案和制定程序會(huì)議籌辦方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌辦委員會(huì)提成籌

辦小組形成籌辦方案領(lǐng)導(dǎo)審核方案。

二、會(huì)務(wù)籌辦概述

（一）會(huì)務(wù)籌辦概述

1.會(huì)務(wù)籌辦狀況檢查的重要內(nèi)容：（1）會(huì)議準(zhǔn)備與否充足；（2）會(huì)議期間能否排除多種干擾;

（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文獻(xiàn)材料的準(zhǔn)備狀況；（5）會(huì)場(chǎng)布置狀況的檢查；（6）會(huì)議

保衛(wèi)工作的檢查；（7）檢查的其他內(nèi)容

2.會(huì)務(wù)籌辦狀況檢查成果的形式:務(wù)籌辦情部的檢查成果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議工

作人員匯報(bào)。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。

3.會(huì)務(wù)籌辦狀況的檢查的措施:務(wù)籌辦狀況檢查日勺措施大體分為如下兩種：（1）聽取會(huì)議籌辦

人員的匯報(bào)；（2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)的檢查

（二）會(huì)務(wù)籌辦的程序

1.開會(huì)檢查的程序:如對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備狀況以匯報(bào)會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查日勺程序應(yīng)包括：

（1）會(huì)議籌辦機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備狀況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌辦小組將檢查成果以書面匯報(bào)

的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小（2）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組通過協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)

告知。（3）召開籌辦檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽取匯報(bào)，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)處理多種需要協(xié)調(diào)和問題。（4）匯

報(bào)會(huì)后要以、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和貫徹。

2.現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序：（1）先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，并告知有關(guān)籌辦部

H.2）將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，以便記錄和匯總。（3）按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐

一現(xiàn)場(chǎng)查對(duì)，對(duì)到達(dá)和未到達(dá)預(yù)期規(guī)定的精確項(xiàng)目都要有明確的記錄。（4）對(duì)未到達(dá)檢查規(guī)

定的項(xiàng)目整頓出整改和修訂意見，并以、文獻(xiàn)或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給有關(guān)籌辦部門

予以糾正。

三、審核會(huì)議文獻(xiàn)夾概述：

1.會(huì)議文獻(xiàn)的類型2會(huì)議文獻(xiàn)審核的內(nèi)容：（1）審核會(huì)議文獻(xiàn)的精確性和完整性（2）會(huì)議文獻(xiàn)時(shí)

詳細(xì)內(nèi)容3.會(huì)議文獻(xiàn)審核的措施:（1）對(duì)校法，合用于定稿上改動(dòng)較多的文獻(xiàn)夾。折校法，合

用于整潔、改動(dòng)不多的文獻(xiàn)。讀校法，合用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語名詞較

少時(shí)定稿。

（二）會(huì)議文獻(xiàn)審核的工作環(huán)節(jié)：（1）由起草文獻(xiàn)的秘書就文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行自審，使會(huì)議文獻(xiàn)

在初始期就能嚴(yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書進(jìn)行會(huì)議文獻(xiàn)夾初審。（3）如會(huì)議文獻(xiàn)夾的內(nèi)容

波及時(shí)部門較多，要進(jìn)行必要時(shí)會(huì)審。（4）在會(huì)議文獻(xiàn)審核修改之后，要由重要領(lǐng)導(dǎo)者或主

管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜

（一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議概述

1.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的原則有：（1）時(shí)間生原則；（2）及時(shí)原則；（3）全面原則。

2.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的措施:（1）定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面匯報(bào);（2）由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)

導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的狀況;（3）領(lǐng)導(dǎo)親自參與有關(guān)會(huì)議;（4）其他途徑，例如，通過舉行會(huì)議工作進(jìn)

展?fàn)顩r的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)工作。

3.與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議有關(guān)事宜的時(shí)機(jī):第一，會(huì)議籌辦階段；第二，會(huì)中階段；第三，會(huì)后階段。

（二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的工作程序

與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的程序如下：（1）明確會(huì)議的目的;（2）明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的措

施或途徑。（3）檢查溝通過程的時(shí)間、地點(diǎn)以及參與人員，指定會(huì)議記錄人員。（4）確定溝通

過程中所需要人種文獻(xiàn)夾、音像等資料。（5）向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌辦狀況及進(jìn)展，同步應(yīng)講

明會(huì)議籌辦或舉行過程中碰到的問題和難題。（6）聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論,

并完畢會(huì)議記錄。（7）將記錄通過某種措施送給領(lǐng)導(dǎo)。

五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案概述

1.會(huì)議應(yīng)急方案的內(nèi)容包括：（1）會(huì)議舉行過程中也許出現(xiàn)的問題;⑵出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)處理時(shí)

會(huì)議工作人員

2.會(huì)議應(yīng)急方案的作用:（1）會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的籌劃和籌辦做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。（2）

應(yīng)急方案可以有效的地緩和危機(jī)，提高會(huì)議管理日勺效率。例如關(guān)鍵人員不能到會(huì)怎樣處理，

住宿時(shí)預(yù)訂不夠怎樣處理，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障怎樣等。（3）使會(huì)議工作人員可以統(tǒng)一步調(diào)，

當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，可以有回旋余地。

3.會(huì)議應(yīng)急方案特點(diǎn):1.有時(shí)放矢；2.防止為主；3.留有余地。

4.會(huì)議應(yīng)急方案實(shí)行的原則:1思想上充足重視；2在人、財(cái)、物方面要措施到位；3在實(shí)行

的過程中要堅(jiān)持定期檢查。

5.處理會(huì)議突發(fā)事件的措施:1處理人員問題；2處理場(chǎng)地問題；3處理設(shè)備問題；4處理資料

問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。

（二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測(cè)狀況準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案討論會(huì)議緊急狀況確

定會(huì)議應(yīng)急方案。

第一章第二節(jié)會(huì)中服務(wù)

一、提醒會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

（一）基礎(chǔ)知識(shí):1.推進(jìn)會(huì)議進(jìn)程應(yīng)遵照的原則：（1）認(rèn)真傾聽，至少程度地打斷談話。（2）

樹立自信心，確信自己能對(duì)任何沖突產(chǎn)生積極的影響。（3）消除交流障礙。（4）強(qiáng)調(diào)問題。

（5）使用精湛的人際交流技巧，接受他人積極有益的批評(píng)和提議。

2.提醒會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行的意義:根據(jù)會(huì)議目的的需要，秘書人員可在會(huì)議進(jìn)行過程中發(fā)明與會(huì)

議目的相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程、維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引

導(dǎo)議題。

二、監(jiān)督會(huì)議經(jīng)費(fèi)的使用

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類型會(huì)議經(jīng)費(fèi)的類型包括下面幾種方面：（1）與會(huì)人員交費(fèi)，包括：1會(huì)員及

非會(huì)員的交費(fèi)；2陪伴人員的交費(fèi)。（2）參展商交費(fèi)；（3）聯(lián)合主辦者交費(fèi)；（4）廣告、贊

助和捐助（5）企業(yè)分派；（6）其他收入項(xiàng)目包括：1錄音、錄像帶和出版物；2旅行、餐飲。

2.會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的重要方面:1文獻(xiàn)資料費(fèi)；2郵電通訊費(fèi)用；3會(huì)議設(shè)備用品費(fèi)；4會(huì)議場(chǎng)地

所租費(fèi)用；5會(huì)議辦公費(fèi)；6會(huì)議宣傳方交際費(fèi)；7會(huì)議住宿補(bǔ)助費(fèi)；8會(huì)議伙食補(bǔ)助；9會(huì)

議交通費(fèi)；10其他開支。

3.會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督措施

會(huì)議經(jīng)費(fèi)使用的程序?yàn)椋荷暾?qǐng)經(jīng)費(fèi)主管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部審批財(cái)務(wù)人員提取現(xiàn)金或

填寫支票經(jīng)費(fèi)支出審核會(huì)議經(jīng)費(fèi)支出。

三、處理會(huì)中突發(fā)事件

（一）基礎(chǔ)知識(shí):1.會(huì)中突發(fā)事件的類型包括：1人員問題；2健康與安全問題；3行為問題。

2.處理會(huì)中突發(fā)事件的措施（1）處理人員問題；（2）處理健康與安全問題；（3）處理行為問

題

（二）處理會(huì)中突發(fā)事件的工作程序

處理會(huì)中突發(fā)事件的工作程序?yàn)椋合蝾I(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)

構(gòu)祈求支援善后工作（向受害者及家眷進(jìn)行安撫、與媒體溝通）。

第一章第三節(jié)會(huì)后貫徹

一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和規(guī)定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議總結(jié)的目的詳細(xì)來講重要有如下幾點(diǎn)：（1）檢查會(huì)議目的的實(shí)現(xiàn)實(shí)狀況況。（2）檢查

各個(gè)小組的分工執(zhí)行狀況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出局限

性，從而明確此后搞好同類型會(huì)議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不停改善會(huì)議的組織服務(wù)工

作。（4）獎(jiǎng)懲有關(guān)人員，并要妥善處理會(huì)議的遣留問題。

2.會(huì)議總結(jié)的內(nèi)容:總結(jié)內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、重要議題,

參與會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)或發(fā)言的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹

規(guī)定，會(huì)議的決策狀況及此后的工作任務(wù)布置等。

（二）會(huì)議總結(jié)的工作程序?yàn)椋簩?duì)會(huì)議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿一向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議結(jié)論一

總結(jié)定稿一印發(fā)一歸檔一組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。

二、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和規(guī)定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容：（1）構(gòu)成有效會(huì)議的要素

一種有效會(huì)議應(yīng)當(dāng)具有清晰的目的、合適時(shí)時(shí)間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)日勺必要性、順暢緊湊的

議程、精確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會(huì)人員、參會(huì)人員得當(dāng)時(shí)體現(xiàn)、領(lǐng)

導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。

（2）影響會(huì)議效率的重要原因:影響會(huì)議效率的原因諸多，重要可以歸結(jié)為三個(gè)方面：1會(huì)

議的必要性；2會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會(huì)議責(zé)任分工。

2.會(huì)議評(píng)估的原則：（1）與否到達(dá)目的。（2）會(huì)議時(shí)間性評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議狀態(tài)

與收獲；對(duì)會(huì)議的滿意程度與理由；提出改善的意見或提議。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。會(huì)議服務(wù)

與否到位，會(huì)議中的合作精神怎樣。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開

同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。

3.會(huì)議評(píng)估工作的措施和規(guī)定

（1）會(huì)議評(píng)估工作的措施”1.評(píng)估措施可以在會(huì)議結(jié)束時(shí)以意見調(diào)查的方式進(jìn)行。2.告知與

會(huì)人員有義務(wù)一同提高會(huì)議質(zhì)量。

（2）會(huì)議評(píng)估工作規(guī)定:會(huì)議評(píng)估力爭(zhēng)科學(xué)、高效。最佳在確定了會(huì)議目的的初期籌劃階段

就高計(jì)一份問卷。要防止與會(huì)人員的反感。

（二）會(huì)議效果評(píng)估的工作程序”會(huì)議效果評(píng)估的基本程序?yàn)椋悍治鲇绊憰?huì)議效果的重要原

因設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表匯總評(píng)估成果。

（三）注意事項(xiàng)

會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)注意防止如下狀況：（1）欠缺會(huì)議記錄。（2）對(duì)決策實(shí)不力。（3）不對(duì)會(huì)議

時(shí)成敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完畢任務(wù)的委員會(huì)或工作小組。（5）與會(huì)人員對(duì)會(huì)議感

到不滿。

第二章

第二章第一節(jié)接待

一、確定涉外禮次序

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外接待的I原則和規(guī)定

（1）涉外接待的原則:與國(guó)內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢;

2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個(gè)人；5女士?jī)?yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。

2.禮賓次序:在商務(wù)交往的詳細(xì)實(shí)踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列措施：（1）

根據(jù)來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。合用于大型的國(guó)際會(huì)議或體育比

賽。（2）根據(jù)來賓日勺詳細(xì)身份與職務(wù)的高下來排列先后次序。合用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科

技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）根據(jù)來賓抵達(dá)的詳細(xì)時(shí)間早晚來排列其先后次序。合用于：1當(dāng)

各國(guó)大使同步參與派駐國(guó)的某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)；2在非正式的涉外活動(dòng)中亦可采用此種排列措施。

（4）根據(jù)來賓告知東道主自己決定到訪的詳細(xì)時(shí)間的先后排列另一方面序。合用于舉行較

大規(guī)模的國(guó)際性的招商會(huì)、展示會(huì)和博覽會(huì)。（5）不排列。當(dāng)上述措施難以應(yīng)用時(shí)，便可采

用這種排列措施。

（二）禮賓次序確定環(huán)節(jié)L確定禮賓次序方案⑵提前告知有關(guān)各方;3.按禮賓次序排列

座次、名次、出場(chǎng)次序

二、安排涉外迎送典禮

（一）基礎(chǔ)知識(shí)L涉外迎送典禮的規(guī)定（1）發(fā)出邀請(qǐng):一般由東道國(guó)先發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)

一般采用書面形式，被邀請(qǐng)者在接到邀請(qǐng)函后，應(yīng)及時(shí)予以答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。

（2）準(zhǔn)備工作:在外賓抵達(dá)前應(yīng)做好充足的準(zhǔn)備工作：1弄清晰來訪外賓或代表團(tuán)的基本狀況;

2理解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及與否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)還可向?qū)Ψ剿?/p>

要來訪者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達(dá)時(shí)，由合

適時(shí)人員前去機(jī)場(chǎng)、車站迎接，表達(dá)歡迎，并妥善安排各項(xiàng)禮儀程序和活動(dòng)。

2.著裝規(guī)定:參與迎送典禮時(shí)所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。

（二）涉外迎送儀仗式的工作環(huán)節(jié)：1.確定迎候人員⑵準(zhǔn)備迎賓的物品;3.會(huì)面講究禮

節(jié);4.送行前的拜訪;5.安排送行典禮

三、安排涉外會(huì)見會(huì)談和拜訪

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外會(huì)見會(huì)談規(guī)定:安排會(huì)見、會(huì)談的時(shí)，對(duì)秘書的規(guī)定如下：（1）充足理解又方的

狀況。（2）準(zhǔn)備工作要貫徹到位。3）會(huì)談會(huì)見時(shí)要做好記錄，對(duì)客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的間

題，會(huì)后應(yīng)負(fù)責(zé)貫徹，做好后繼工作。

2.拜訪日勺規(guī)定：（1）拜訪由秘書先聯(lián)絡(luò)對(duì)方的秘書和隨員，雙方約定期間。（2）由東

道主帶領(lǐng)員前去對(duì)方下榻的賓館，抵達(dá)后應(yīng)當(dāng)在大堂里打告知對(duì)方,不要直接上樓去敲對(duì)

方的門.（3）初次會(huì)面，可以不送禮品.

（二）會(huì)見、會(huì)談的工作程序

會(huì)見、會(huì)談的工作程序如下圖所示。（圖略）

四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.涉外宴請(qǐng)的原則：（1）宴請(qǐng)環(huán)境十分重要，應(yīng)當(dāng)選雅致、安靜的地方.（2）點(diǎn)菜時(shí)不

僅要考慮外并因宗教信奉而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差異。（3）菜肴要有地方

特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參與宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生，衣著

潔凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參與晚宴。

2.西餐禮儀:我方宴請(qǐng)是中餐，來賓回請(qǐng)很有也許是西餐，因此應(yīng)當(dāng)理解某些的基本的

西餐禮儀。

（二）注意事項(xiàng)：（1）西餐講究時(shí)是氣氛日勺優(yōu)雅。因此赴宴時(shí)一定注意控制自己說話和

笑的音量。（2）衣著要整潔。（3）赴宴的第二天，要向主人表達(dá)感謝。

五、饋贈(zèng)禮品的規(guī)定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.各國(guó)的禁忌:各國(guó)、各民族在均有自己獨(dú)特禮節(jié)和習(xí)俗。在對(duì)外交往中送禮假如不考

慮對(duì)方的習(xí)俗，很也許就觸犯了對(duì)方的禁忌，引起對(duì)方的反感。因此應(yīng)當(dāng)對(duì)各國(guó)的忌諱有基

本的理解。

2.饋贈(zèng)禮品的禮節(jié):①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。

（二）選擇禮品的注意事項(xiàng):在選擇禮品的時(shí)候，需要考慮這樣幾種原因：1.與受禮者

的關(guān)系;2.明確送禮的原因;3.理解受禮者的特點(diǎn);4.經(jīng)濟(jì)方面的限定

第二章第二節(jié)辦公環(huán)境管理

一、對(duì)的選擇辦公的模式

（一）基礎(chǔ)知識(shí):1.辦公模式的種類:某些企業(yè)保留老式的工作通例，但有些企業(yè)正在迅

速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠(yuǎn)程工作；③虛擬辦公室；

④臨時(shí)辦公桌；⑤彈性時(shí)間；⑥兼職工作；⑦協(xié)議工作；⑧交叉工作；⑨項(xiàng)目團(tuán)體。

2.導(dǎo)致辦公模式變化的原因：（1）辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的

面積，讓最小的面積發(fā)明最高的利益。（2）都市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班時(shí)高峰時(shí)

段的困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才?。?）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的變化，使

人們的聯(lián)絡(luò)愈加以便，不在辦公場(chǎng)所也能互相溝通。（4）企業(yè)自身的發(fā)展愈加需求靈活地聘

任人力資源，如某些短期項(xiàng)目就不需聘任長(zhǎng)期的正式員工。5）企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使得企

業(yè)不停壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。（6）某些企業(yè)的組織構(gòu)造進(jìn)行了變化，需

要用人制度對(duì)應(yīng)變化。（7）在寬松的社會(huì)環(huán)境中，人們但愿最大程度地發(fā)揮自己的才能，多

做工作，也需要不一樣企業(yè)實(shí)行多種模式的工作方式。

（二）選擇不一樣辦公模式的工作程序：（1）深入調(diào)查既有辦公模式所面臨的問題（與

否人工成本過高？與否有增長(zhǎng)臨時(shí)用工的需求？與否有可以不在企業(yè)場(chǎng)地完畢工作任務(wù)？

與否有相稱數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)？）（2）根據(jù)調(diào)查成果確定對(duì)應(yīng)的新型辦公模式.

（3）根據(jù)新的模式規(guī)定制定管理監(jiān)督的原則和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分派制度。4）先在部分部門

實(shí)行獲得經(jīng)驗(yàn)，逐漸推廣新模式。（5）不停根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評(píng)估啟用新模式的

得失。

二、合理進(jìn)行辦公室布局

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室的布局種類:有兩種不一樣措施來間隔辦公空間：（1）開放式辦公室。（2）封閉

式辦公室。

2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用（1）形成有效率的工作流程。（2）有助于員工的工作分

派。（3）有助于工作順利完畢。

3.不一樣辦公室布局的設(shè)計(jì)規(guī)定

（1）空間的使用:空間是一種必須支付的資源。空間的費(fèi)用常常按每平方米計(jì)算?？臻g

越大，費(fèi)用越高。

（2）開放式和封閉式辦公室

1）開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包括單個(gè)工作位置的組合。開放式辦公室

具有如下特點(diǎn)：①不設(shè)個(gè)人專用辦公室；②組合工作間的材料豐富多樣；③辦公室工作人員

的地方級(jí)別重要不用辦公位置來確定，不設(shè)老式的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。

2）封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個(gè)相對(duì)獨(dú)立辦公室的

做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則重要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動(dòng)的多種原因，如下員、業(yè)務(wù)特

點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等原因的穩(wěn)定性，有關(guān)業(yè)務(wù)處理的持續(xù)性和系統(tǒng)性。

（二）設(shè)計(jì)不一樣形式辦公室的工作程序

1.分析不一樣部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對(duì)于辦公條件的規(guī)定1）面積、空間大小。2）人員流通的頻

率。3）聲音對(duì)辦公效率的影響。4）需要設(shè)備及家俱量的多少。2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委

托他人設(shè)計(jì)平面圖，并證詢各使用部門的意見，根據(jù)意見修改設(shè)計(jì)，完善辦公室的功能。3.選擇

辦公家俱、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分派和分開時(shí)，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備

和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)

第二章第三節(jié)辦公室平常事務(wù)管理

一、改善辦公室平常事務(wù)工作

（一）基礎(chǔ)知識(shí):改善辦公室平常事務(wù)工作流程的基本思緒有：①重新安排；②修改；

③替代；④合并；⑤精簡(jiǎn)。

（二）工作程序：無論是復(fù)雜流程還是簡(jiǎn)樸流程，都包括如下幾種基本環(huán)節(jié)：定義一評(píng)

價(jià)一分析T改善一實(shí)行

（三）工作流程分析改善的基本環(huán)節(jié)：工作流程分析與改善的目的可以簡(jiǎn)要地概括為需

要回答的3個(gè)問題：①我們目前何處（現(xiàn)實(shí)狀況）？②應(yīng)在何處（改善的目的）？③怎樣抵

達(dá)該處（改善的措施）？

二、處理突發(fā)事件

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.突發(fā)事件的種類:也許出現(xiàn)的突發(fā)事件常有如下幾種：①火災(zāi)；②傷害；③疾?。虎?/p>

炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則：（1）迅速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展；（2）以人為本，

保護(hù)公眾利益；（3）公開透明，真誠(chéng)面對(duì)公眾；（4）重塑形象，置之死地而后生3.事故狀況

登記表：《事故狀況登記表》一般記錄下面的信息：①事故日期；②事故地點(diǎn)；③事故波及

的人員；④事故的證人；⑤事故過程的概述；⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作狀況匯

報(bào)表記錄在事故匯報(bào)表上的信息重要有：（1）完畢表格人員的姓名、身份。（2）事故波及人

員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。（3）發(fā)生事故的日期、地點(diǎn)。（4）事故的細(xì)節(jié)及對(duì)事故

時(shí)見解，（5）進(jìn)行的急救行動(dòng)和醫(yī)療處理的狀況，包括由誰進(jìn)行。（6）必要時(shí)還要記錄事故

證人日勺姓名和職務(wù)。（7）填寫表格的人員簽名和日期。

（二）處理突發(fā)事件的工作程序

1.突發(fā)事件的防止措施：（1）以書面形式確定的緊急狀況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出

現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動(dòng)時(shí)詳細(xì)處理程序。（2）用上述緊急

狀況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。（3）

張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可運(yùn)用的地方顯示對(duì)應(yīng)得布告，讓所有人員理解有狀況發(fā)生該

怎樣疏散和急救員的姓名。（4）實(shí)行緊急狀況模擬演習(xí)，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來

測(cè)試編寫的程序與否合適，并指導(dǎo)員工時(shí)應(yīng)對(duì)行動(dòng)。（5）明確各級(jí)管理人員在緊急狀況下所

負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有狀況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。（6）保證配置有關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處

理緊急狀況，如有報(bào)警裝置、滅火器、急救包等。（7）保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、

急救包、報(bào)警裝置的定期檢查和維護(hù)。

2.突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)措施是：（1）準(zhǔn)備清除的書面緊急狀況處理程序。（2）用這些緊急

狀況處理程序培訓(xùn)所有人員。（3）在可運(yùn)用的地方清晰地顯示有關(guān)緊急程序。（4）實(shí)行緊急

狀況模擬演習(xí)來測(cè)試編寫的程序。（5）明確員工在緊急狀況下的職責(zé)。（6）保證工作場(chǎng)所受

過緊急狀況處理培訓(xùn)的人員。（7）保證配置有關(guān)的設(shè)備和資源以隨時(shí)處理狀況。（8）保證定

期檢查和更新設(shè)備。

3.處理突發(fā)事件的工作流程：（1）及早發(fā)現(xiàn)，立即匯報(bào)，并保護(hù)好現(xiàn)場(chǎng)；（2）查找問題

的原因；（3）成立臨時(shí)指揮中心；（4）控制源頭，釜底抽薪；（5）召開新聞公布會(huì)

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.督查工作的內(nèi)容：（1）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司指示進(jìn)行督查的事項(xiàng)。（2）上級(jí)直屬單

位的重要工作布署與重要會(huì)議精神的貫徹貫徹狀況。（3）本單位的中心工作、重要會(huì)議及文

獻(xiàn)決定事項(xiàng)的貫徹貫徹狀況。（4）新聞媒體和重要客戶對(duì)本單位的批評(píng)、提議的答復(fù)與處理

狀況。（5）人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和提議的辦理狀況。（6）

下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理狀況，以及基層祈求上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)助處理問題的辦理狀況。（7）

秘書在平常工作中發(fā)現(xiàn)和理解到日勺、提議列入專題督查，并經(jīng)上司同意的重要事項(xiàng)。

2.秘書督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性。

3.督查工作的原則有：（1）實(shí)事求是的原則；（2）積極性的原則；（3）分層次貫徹原

則；（4）時(shí)效性原則；（5）督查與幫辦相結(jié)合的原則。

1.督查工作的措施督查工作的措施有：（1）書面督查；（2）督查；（3）專題督查；（4）

會(huì)議督查；（5）調(diào)研督查。

（-）工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k—立項(xiàng)—登記—轉(zhuǎn)辦一承接一催辦

―＞檢查一＞辦結(jié)一＞辦結(jié)回告一＞審核一》立卷一＞歸檔。

（二）注意事項(xiàng)

1.查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵照一定的規(guī)律和措施，但也有其自身的特點(diǎn)和

工作方式。一般來說有如下措施：（1）與信息工作相結(jié)合;（2）與調(diào)查研究相結(jié)合;（3）堅(jiān)持歸口

辦理，分級(jí)負(fù)責(zé);（4）堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度

2.督查工作的注意事項(xiàng)有：（1）實(shí)事求是；（2）授權(quán)督查；（3）時(shí)限規(guī)定；（4）辦實(shí)

事；（5）謙虛謹(jǐn)慎。

一、制定工作計(jì)劃

（-）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作計(jì)劃的種類

(1)按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類

型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目的型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、措施型計(jì)劃、程序

型計(jì)劃五種類型。

2.制定工作計(jì)劃的措施：

(1)根據(jù)組織確定的工作目的和期限規(guī)定，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)體要完畢的所有任務(wù)?？?/p>

以使用專門制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫下。

(2)區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，一般按ABCD法則(參見四級(jí)秘書)，先做重而

急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

(3)按照工作時(shí)輕重緩急和邏輯次序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)識(shí)出任務(wù)完畢時(shí)間的前后次序，

對(duì)需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。

(4)列出完畢每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和有關(guān)信息，包括人力、物力、財(cái)力等。

(5)明確完畢每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間規(guī)定。

(6)指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

(7)從最終完畢的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完畢，確定后，逐項(xiàng)將其填

入計(jì)劃表中。

(8)明確工作進(jìn)展的狀況和出現(xiàn)的問題向誰匯報(bào)，何時(shí)匯報(bào)，保證計(jì)劃的順利實(shí)行。

(9)明確工作進(jìn)展的狀況的質(zhì)量怎樣監(jiān)督和管理。

3.計(jì)劃的內(nèi)容與規(guī)定:行動(dòng)計(jì)劃或計(jì)劃表必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)體工作的其他某些

重要方面，詳細(xì)包括：

(1)每一項(xiàng)任務(wù)的詳細(xì)目的。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量規(guī)定和質(zhì)量規(guī)定。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需

的資源。（4）每一項(xiàng)任務(wù)所分派的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。（5）在計(jì)劃的文獻(xiàn)中還寫明

怎樣監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

（二）制定工作計(jì)劃的工作次序

1.制定工作計(jì)劃的程序

估計(jì)機(jī)會(huì)一確定目的一確定計(jì)劃工作的前提條件一確定可行方案一評(píng)價(jià)備選方案一選

擇方案-確定分計(jì)劃一編制預(yù)算。

2.編制常見的工作計(jì)劃:常的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何

時(shí)做，由誰做等詳細(xì)問題，它是在為一種團(tuán)體的現(xiàn)實(shí)狀況與目的之間鋪橋搭路。

五、確定承接期限

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.承接期限的內(nèi)容:謂承接期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并答復(fù)時(shí)間規(guī)

定，許多企業(yè)都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承接期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的

時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

2.承接期限制度:謂承接期限制度就是針對(duì)時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行

動(dòng)的原則，它規(guī)定人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的規(guī)定，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)

和效率。

（二）制定承接期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?/p>

（1）調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。（2）時(shí)

間期限合適原則。（3）確定同一任務(wù)時(shí)不一樣承接周期。（4）確定同一任務(wù)緊急狀況不一樣日勺

承接周期。

六、對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公室工作評(píng)估的意義：1）提高了管理工作的效率.（2）明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.（3）增進(jìn)

了員工承擔(dān)責(zé)任.（4）有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

2.工作質(zhì)量評(píng)估的規(guī)定:（1）目的不適宜過多。（2）目的之間要互相協(xié)調(diào)。

（二）評(píng)估工作程序

1.對(duì)辦公室工作進(jìn)行目的管理:（1）建立一套完整的目的體系;（2）確定目的⑶組織實(shí)行（4）

檢查評(píng)估

2.對(duì)辦公室工作進(jìn)行量化管理

辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運(yùn)用科學(xué)措施（如預(yù)測(cè)、概率估算、

實(shí)測(cè)、預(yù)定動(dòng)作世間法等）對(duì)各個(gè)工作項(xiàng)目做出工作定額來實(shí)行定量考核的管理措施。

3.對(duì)辦公室工作進(jìn)行評(píng)估:目的必須是明確并可以考核的。包括：（1）數(shù)量目的評(píng)估；（2）

質(zhì)量目的評(píng)估。

第二章第四節(jié)辦公用品管理

一、辦公用品與設(shè)備的采購(gòu)程序

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.獲得設(shè)備使用權(quán)的方式:獲得設(shè)備使用權(quán)重要有兩種方式：一種是購(gòu)置；一種是租用。

2.政府采購(gòu):我國(guó)政府采購(gòu)的重要方式有五種，即公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢

價(jià)、單一來源等采購(gòu)方式。

（二）采購(gòu)工作程序：1.提出購(gòu)置申請(qǐng)⑵審批，貫徹經(jīng)費(fèi);3.招標(biāo)，選擇供應(yīng)商;4.簽訂

供貨協(xié)議;5.貨品入庫(kù);6.支付貨款

二、采購(gòu)預(yù)算方案的制定

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

采購(gòu)預(yù)算方案制定的原則有：（1）真實(shí)性原則；（2）重點(diǎn)性原則；（3）目的有關(guān)性原則;

（4）經(jīng)濟(jì)合理性原則。

（二）制定采購(gòu)預(yù)算方案的工作程序

1.確定預(yù)算的核算基數(shù);2.進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研;3.確定采購(gòu)產(chǎn)品的種類及型號(hào)價(jià)格;4.編寫預(yù)

算方案;5.征求意見，完善方案

（三）預(yù)算措施:在詳細(xì)的預(yù)算編制過程中，有兩種預(yù)算措施可供選擇：1.老式預(yù)算法;2.

零基預(yù)算法

三、調(diào)配辦公資源

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.辦公資源范圍:辦公資源包括的范圍比較廣,包括各類辦公設(shè)備、辦公家俱、車輛、會(huì)

議室、平常用品、圖書等。

2.辦公資源管理:辦公資源管理就是實(shí)行辦公資源統(tǒng)一規(guī)范管理，減少資源揮霍，合理

地調(diào)配與運(yùn)用工作資源，提高辦公資源的使用效率。

（二）調(diào)配辦公資源的工作程序:無論是使用人工還是計(jì)算機(jī)，辦公資源管理的基本程

序都是一致的，詳細(xì)如下：

（1）理解本單位所有辦公資源的基本狀況，包括名稱、放置的地點(diǎn)、功能狀況等。（2）

對(duì)單位所有辦公資源進(jìn)行分類，對(duì)不一樣資源進(jìn)行分類管理。（3）對(duì)辦公資源建檔，記錄應(yīng)

用狀況。（4）定期進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。

第二章第五節(jié)信息管理

一、信息的開發(fā)

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.信息開發(fā)的特性:信息開發(fā)具有多次性。一般物質(zhì)資源通過消耗就也許喪失其功能，

而信息具有共享的特性，它可以存儲(chǔ)，可以被多次傳播運(yùn)用，可以不停地補(bǔ)充、完善和擴(kuò)散,

還可以進(jìn)行綜合和歸納，成為可增值的資源。

2.信息開發(fā)的類型有：有一次信息開發(fā)、二次信息開發(fā)和三次信息開發(fā)。

3.信息開發(fā)的重要形式有：（1）剪報(bào)；（2）索引；（3）目錄編制；（4）文摘；（5）信息

資料冊(cè)；（6）簡(jiǎn)訊；（7）調(diào)查匯報(bào)。

4.信息編寫的類型：（1）動(dòng)態(tài)型信息；（2）提議型信息；（3）經(jīng)驗(yàn)型信息；（4）問題型

信息；（5）預(yù)測(cè)型信息

5.信息開發(fā)的規(guī)定:信息開發(fā)要重視調(diào)查研究，通過多種渠道全面、及時(shí)獲取信息，充

足運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)系統(tǒng)，運(yùn)用信息開發(fā)技巧，加強(qiáng)對(duì)信息附加工、綜合分析、提煉和概括,

開發(fā)出有特色、運(yùn)用價(jià)值大、可信度高的信息。

（二）信息開發(fā)的工作程序：1.確定主題;2.分析信息材料;3.選擇信息開發(fā)措施;4.選擇

開發(fā)信息的形式;5.形成信息產(chǎn)品

二、信息的運(yùn)用

（三）基礎(chǔ)知識(shí)

1.信息運(yùn)用的特點(diǎn)是：周期性、常常性、廣泛性和時(shí)效性。

2.信息運(yùn)用的規(guī)定：（1）遵守信息法規(guī)。（2）維護(hù)信息安全。（3）最大程度地滿足信息

需求。（4）注意對(duì)平常信息的積累。

（二）信息運(yùn)用的工作程序

1.熟悉信息日勺內(nèi)容;2.確定運(yùn)用需求;3.確定信息運(yùn)用服務(wù)途徑;4.獲取信息;5.提供信

息

三、信息的反饋

（一）基礎(chǔ)知識(shí)

1.信息反饋時(shí)目的：（1）檢查輸出信息日勺真實(shí)性；（2）對(duì)信息傳遞進(jìn)行檢查和調(diào)整；（3）

為決策提供根據(jù)。

2.信息反饋的特點(diǎn)有：（1）針對(duì)性；（2）及時(shí)性；（3）持續(xù)性。

3.信息反饋的形式：（1）正反饋和負(fù)反饋；（2）縱向反饋和橫向反饋。（3）前反饋和后

反饋。

4.信息反饋的規(guī)定：（1）信息反饋要精確真實(shí)。（2）盡量縮短信息反饋時(shí)間，（3）信

息反饋要廣泛全面，多信源、多通道反饋。

（二）信息反饋的工作程序：1.明確目的;2.獲取信息反饋的措施;3.獲取反饋信息;4.

加工分析反饋信息;5.傳遞反饋信息6.運(yùn)用反饋信息

第三章

第三章第一節(jié)文書擬寫

一、通告

（一）通告的概念

通告是公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)的公文。通告是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位

與社會(huì)團(tuán)體一般使用的告曉性公文。

（二）通告與公告的區(qū)別

通告與公告同為具有廣泛告知性與約束力的公布性公文，不過，他們又具有明顯的區(qū)別：1、

使用范圍不一樣；2、宣布事項(xiàng)不一樣3、制發(fā)者不一樣。

（三）通告的類型:通告可以分為制約性通告與告知性通告二種類型。

（四）通告的構(gòu)造是：標(biāo)題+正文+落款+成文日期

二、通報(bào)

（一）通報(bào)的概念

通報(bào)是表揚(yáng)先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者狀況的公文.通報(bào)時(shí)各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和團(tuán)

體常常使用日勺文種

（二）通報(bào)的性質(zhì)

1、通報(bào)屬于獎(jiǎng)勵(lì)與告誡性的公文;2、通報(bào)屬于傳達(dá)和告誡性的公文;3、通報(bào)的公布范圍，

往往是在一種機(jī)關(guān)或一種系統(tǒng)內(nèi)部使用

（三）通報(bào)的類型:通報(bào)可以分為表揚(yáng)通報(bào)、批評(píng)通報(bào)和傳達(dá)通報(bào)三種類型。

（四）通報(bào)時(shí)構(gòu)造是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文（+附件）+落款+成文日期

（五）告知于通報(bào)的區(qū)別

告知與通報(bào)均為知照性公文。告知帶有一定指令性，其事項(xiàng)詳細(xì)，是上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)至下級(jí)機(jī)

關(guān)的公文；而通報(bào)重在傳達(dá)重要精神或者狀況，以使有關(guān)單位和公眾知曉，一般不具有指令

性。告知重在告知人們執(zhí)行什么任務(wù)或怎樣做；通報(bào)則是為了提高人們的認(rèn)識(shí)和開闊人們的

視野，以便把工作做得更好。

三、決定

（一）決定的概念決定是對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排,獎(jiǎng)勵(lì)有關(guān)單位及人員，變更或者

撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不合適的決定事項(xiàng)的公文。

（二）決定的特點(diǎn)

根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可分為：1、指揮性決定；2知照性決定。

（三）決定的類型

根據(jù)決定的性質(zhì)，決定可以分為：1、指揮性決定；2、知照性決定。

（四）決定的構(gòu)造：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+（附件）+落款+成文日期

（五）有關(guān)注意事項(xiàng)

1.不可用“文種”作標(biāo)題

以文種“決定”作標(biāo)題，省略發(fā)放機(jī)關(guān)與事由，不符合國(guó)務(wù)院對(duì)公文標(biāo)題的書寫規(guī)定。

2.慎用“決定”

應(yīng)當(dāng)針對(duì)發(fā)放機(jī)關(guān)內(nèi)部的重大事項(xiàng)或行動(dòng)公布決定。在使用中輕易出現(xiàn)的問題是“小題大

做”，即把本應(yīng)寫為“表揚(yáng)通報(bào)”、“批評(píng)通報(bào)”的，寫成“表揚(yáng)決定”、“批評(píng)決定”。請(qǐng)注意，不

應(yīng)把二分之一事項(xiàng)隨意升格為重大事項(xiàng)或重大行動(dòng)，要把握好“度

四、請(qǐng)批、批答函

（一）請(qǐng)批、批答函的概念

請(qǐng)批、批答函是請(qǐng)批與批答函的名稱,是不相從屬機(jī)關(guān)之間祈求同意和答復(fù)審批事項(xiàng)的公文。

（二）請(qǐng)批、批答函的類型:1.請(qǐng)批函。請(qǐng)批函是向有關(guān)主管部門祈求同意的函。2.批答函。

批答函是有關(guān)主管部門批答請(qǐng)批事項(xiàng)的函。

（三）請(qǐng)批、批答函的構(gòu)造是：標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期

五、計(jì)劃

（一）計(jì)劃的概念

計(jì)劃是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人對(duì)未來一定期間內(nèi)的活動(dòng)確定出現(xiàn)目的、內(nèi)

容、環(huán)節(jié)、措施和完畢期限的一種事務(wù)性文書

（二）計(jì)劃的特點(diǎn)有：1.針對(duì)性2.預(yù)見性

（三）計(jì)劃的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)計(jì)劃、工作計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃、教學(xué)計(jì)劃、

科研計(jì)劃、銷售計(jì)劃等。2.按范圍分，有國(guó)家計(jì)劃、地區(qū)計(jì)劃、單位計(jì)劃、部門計(jì)劃、班組

計(jì)劃、個(gè)人計(jì)劃等。3.準(zhǔn)時(shí)間分，有長(zhǎng)期計(jì)劃、短期計(jì)劃、年度計(jì)劃、季度計(jì)劃、月計(jì)劃、

周計(jì)劃等。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性計(jì)劃、專題性計(jì)劃、指令性計(jì)劃、指導(dǎo)性計(jì)劃等。

（四）計(jì)劃的構(gòu)造

計(jì)劃的構(gòu)造有兩種，如下：1文章式構(gòu)造，其構(gòu)造是：標(biāo)題+正文+尾部。2.表格式構(gòu)造，就

是整個(gè)計(jì)劃以表格的形式表述，合用于時(shí)間較短，內(nèi)容單一或量化指標(biāo)較多的工作計(jì)劃。

六、總結(jié)

（一）總結(jié)的概念

總結(jié)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人通過對(duì)過去一階段工作的回憶、分析和研究,

從中找出經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，得出某些規(guī)律性的知識(shí)，用以指導(dǎo)此后工作的事務(wù)性文書。

（二）總結(jié)的類型:1.按內(nèi)容分，有學(xué)習(xí)總結(jié)、總做總結(jié)、生產(chǎn)總結(jié)等。2.按范圍分，有單位

總結(jié)、個(gè)人總結(jié)等。3.準(zhǔn)時(shí)間分，有年度總結(jié)、季度總結(jié)。4.按性質(zhì)和作用分，有綜合性總

結(jié)、專題性總結(jié)等。

（三）總結(jié)的構(gòu)造是：標(biāo)題+正文+尾部

（四）總結(jié)的注意事項(xiàng)：1.樹立對(duì)的的懂得思想2堅(jiān)持實(shí)事求是;3.總結(jié)出規(guī)律性的東西;4.

分清主次、突出重點(diǎn);5.語言簡(jiǎn)要、精確

七、述職匯報(bào)

（一）述職匯報(bào)的概念

述職匯報(bào)是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部及管理工作人員，向上級(jí)管理

機(jī)關(guān)陳說自己在任職期間履行崗位職責(zé)狀況的書面匯報(bào)。

（二）述職匯報(bào)的特點(diǎn)有：1.個(gè)人性；2.真實(shí)性；3.通俗性。

（三）述職匯報(bào)的構(gòu)造是：標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期

（四）注意事項(xiàng):撰寫述職匯報(bào)要注意：1.事實(shí)求是；2.突出特點(diǎn)；3.語言簡(jiǎn)潔。

八、發(fā)言稿

（一）發(fā)言稿的概念:發(fā)言稿是發(fā)言者在公共場(chǎng)所就某一問題刊登自己的見解或闡明某種事

理而事先寫成的文稿。

（二）發(fā)言稿的特點(diǎn)：1.內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)。2.語言評(píng)議通俗。3.交流具有互動(dòng)性

（三）發(fā)言稿的分類:1.按場(chǎng)所分，有集體發(fā)言、廣播發(fā)言、電視發(fā)言、會(huì)議發(fā)言。2.按發(fā)言

者的身份分，有領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、群眾代表發(fā)言、來賓發(fā)言等。3.按發(fā)言的目的分，有鼓動(dòng)性的、

說服性的、祝賀性的、憑吊性的發(fā)言等。4.按發(fā)言的內(nèi)容分，有政治的、軍事的、經(jīng)濟(jì)日勺、

文化的、學(xué)術(shù)日勺、禮節(jié)的發(fā)言等。

（四）發(fā)言稿的構(gòu)造:發(fā)言稿包括三個(gè)部分：開頭+主體+結(jié)尾。

（五）注意事項(xiàng):1.口齒清晰、吐字精確、注意語氣的抑揚(yáng)頓挫就成為發(fā)言者應(yīng)當(dāng)具有的基本

條件。2.發(fā)言稿的內(nèi)容要有針對(duì)性。3.觀點(diǎn)鮮明，主題明確。4.語言要通俗、生動(dòng)。

九、市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)

（一）市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)的概念:市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)是對(duì)市場(chǎng)調(diào)查所獲得的信息資料，進(jìn)行整頓、得

出結(jié)論，提出采用行動(dòng)的合理提議之后撰寫的書面匯報(bào)。

（二）市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)的特點(diǎn)有：1.針對(duì)性2.真實(shí)性3.經(jīng)典性4.時(shí)效性

（三）市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)的分類:1.按調(diào)查范圍、調(diào)查方式分，有綜合性調(diào)查匯報(bào)和專題性調(diào)查匯

報(bào)。2.按目的、作用、內(nèi)容分，有狀況調(diào)查匯報(bào)、事件調(diào)查匯報(bào)和問題調(diào)查匯報(bào)。

（四）市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)時(shí)構(gòu)造是：標(biāo)題+序言+正文+尾部

（五）撰寫市場(chǎng)調(diào)查匯報(bào)的注意事項(xiàng)：1.深入調(diào)查，充足占有材料。2.實(shí)事求是。

十、招標(biāo)書

（一）招標(biāo)書的概念:招標(biāo)書又稱招標(biāo)闡明書，是招標(biāo)人運(yùn)用投標(biāo)者之間的競(jìng)爭(zhēng)從而到達(dá)優(yōu)

選投標(biāo)人哦一種告知性文書，是招標(biāo)人為了征招承包者或合作者而對(duì)招標(biāo)的有關(guān)事項(xiàng)和規(guī)定

所作的解釋和闡明。

（二）招標(biāo)書的特點(diǎn)是:具有明確性、競(jìng)爭(zhēng)性、詳細(xì)性和規(guī)范性。

（三）招標(biāo)書的類型:按性質(zhì)和內(nèi)容分，招標(biāo)書有多種類型，如工程建設(shè)招標(biāo)書、企業(yè)租賃

招標(biāo)書、大宗商品交易招標(biāo)書、選聘企業(yè)經(jīng)營(yíng)者招標(biāo)書、企業(yè)承擔(dān)包括招標(biāo)、勞務(wù)招標(biāo)書、

技術(shù)引進(jìn)或轉(zhuǎn)讓招標(biāo)書等。

（四）招標(biāo)書的構(gòu)造是：標(biāo)題+正文+尾部

十一、投標(biāo)書

（―）投標(biāo)書的概念:投標(biāo)書也稱“標(biāo)函”，是投標(biāo)人為了中標(biāo)而按照招標(biāo)人的規(guī)定，詳細(xì)地

向招標(biāo)人提出簽訂協(xié)議的提議，是提供應(yīng)招標(biāo)人的備選方案的文本。

（二）投標(biāo)書的特點(diǎn)是針對(duì)性、求實(shí)性和合約性。

（三）投標(biāo)書的構(gòu)造是：標(biāo)題+正文+尾部

（四）撰寫招標(biāo)書的注意事項(xiàng)：1.明確招標(biāo)規(guī)定2.實(shí)事求是，不可弄虛作假3.語言簡(jiǎn)潔，語氣

謙和。

第三章第二節(jié)收發(fā)處理

一、文書的審核

是對(duì)文獻(xiàn)草稿從內(nèi)容到形式做得全面檢查和修正工作。

（二）文書審核的規(guī)定:1.審核中發(fā)現(xiàn)的問題必須逐一糾正。2.一般性問題可以直接修改。3.

需做較大的改動(dòng)、可附上詳細(xì)修改日期，退回?cái)M稿人或承接部門共同協(xié)商。

（三）審核文書日勺工作環(huán)節(jié):L明確審核范圍;2.確定與否需要行文;3.審核文書的內(nèi)容;4.檢查

文字內(nèi)容;5.檢查文獻(xiàn)體式6.檢查文書在處理程序上與否妥善完備二、文書時(shí)擬辦

（一）文書時(shí)擬辦的含義:文書擬辦是針對(duì)文獻(xiàn)的辦理提出初步意見，以供領(lǐng)導(dǎo)批閱時(shí)參照。

（二）文書擬辦的規(guī)定:1.熟悉有關(guān)政策和規(guī)定。2.熟悉本單位各部門的負(fù)責(zé)范圍及業(yè)務(wù)狀況。

3.熟悉辦文程序和有關(guān)規(guī)定。4.擬辦意見要符合政策規(guī)定和實(shí)際狀況。5.擬辦意見力爭(zhēng)精確、

及時(shí)、簡(jiǎn)潔。

（三）文書擬辦的工作環(huán)節(jié):1.明確擬辦范圍2.閱讀文書內(nèi)容3.提出擬辦意見

三、文書的承接

（一）文書承接的含義

文書承接是準(zhǔn)時(shí)文獻(xiàn)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)指示，結(jié)合工作的實(shí)際狀況，詳細(xì)算是文獻(xiàn)的工作。

（二）文書承接的規(guī)定：1.認(rèn)真領(lǐng)會(huì)擬辦、批辦意見。2.文書時(shí)承接要辨別輕重緩急。3.來文

內(nèi)容波及此前的收文，要杳找或調(diào)閱有關(guān)文獻(xiàn)作為承接復(fù)文時(shí)參照。4.對(duì)于已經(jīng)承接和處理

完畢的文書，應(yīng)及時(shí)清理，并將有關(guān)狀況及時(shí)闡明。5.要將辦理完畢的文書與待辦的文書分

別保留。

（三）文書承接的工作環(huán)節(jié):1.理解文書內(nèi)容2研究批辦意見;3.進(jìn)行詳細(xì)辦理

四、文書的催辦

（一）文書催辦的含義

催辦是對(duì)文書辦理狀況的督促和檢查，以便使承接按照文書的時(shí)限規(guī)定及時(shí)處理。

（二）文書催辦的規(guī)定:1.催辦中發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)匯報(bào)。2.要填寫催辦記錄。

（三）文書催辦的工作程序：1.確定催辦的范圍2確定催辦的措施3.進(jìn)行催辦

第三章第三節(jié)文檔管理

一、檔案運(yùn)用

（一）檔案運(yùn)用的含義

檔案運(yùn)用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足運(yùn)用者日勺檔案需求的工作。

（二）檔案運(yùn)用日勺規(guī)定:1.依法開展運(yùn)用工作。2.積極、及時(shí)開展運(yùn)用工作。3.不停完善檔案

服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案運(yùn)用。

（三）檔案運(yùn)用的工作程序

1.熟悉庫(kù)藏2分析運(yùn)用需求;3.選擇檔案運(yùn)用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

二、檔案參照材料的編號(hào)

（一）檔案參照材料的含義

檔案參照資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保留檔案綜合而成的提供人們參與的

檔案材料加工品。

（二）檔案參照資料

檔案參照資料編寫要做到真實(shí)、精確、實(shí)用，注意檔案的保密性；問題集中，內(nèi)容精確，文

字凝煉，概括性強(qiáng)。

（三）編寫檔案參照資料的工作程序

1.確定編寫檔案參照資料日勺種類2搜集檔案材料;3.進(jìn)行編寫

三、電子檔案管理

（一）電子檔案的含義:電子檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考運(yùn)用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的

原始記錄。

（二）電子檔案的特點(diǎn)有：①非人工識(shí)讀性；②對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性；③信息的可變

性；④信息與載體時(shí)可分離性；⑤信息日勺可共享性；⑥多種信息載體的集成性。

（三）電子檔案的種類

1.按照電子檔案時(shí)存在形成劃分，可分為：①文本文獻(xiàn)；②數(shù)據(jù)文獻(xiàn)；③圖形文獻(xiàn)；④圖像

文獻(xiàn)；⑤聲音文獻(xiàn)；⑥多媒體文獻(xiàn)；⑦命令文獻(xiàn)。

2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文獻(xiàn)；②支持性文獻(xiàn)；③輔助性、工具性文獻(xiàn)。

3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生日勺文獻(xiàn)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和

制造中產(chǎn)生的文獻(xiàn)。

4.按照電子檔案日勺屬性劃分，可分為一般文獻(xiàn)、只讀文獻(xiàn)、隱含文獻(xiàn)、加密文獻(xiàn)和壓縮文獻(xiàn)

等。

5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算機(jī)直接產(chǎn)生的文獻(xiàn)、對(duì)老式文獻(xiàn)用掃描儀和數(shù)

碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文獻(xiàn)。

（四）電子檔案管理的規(guī)定有：①真實(shí)性；②完整性；③可讀性。

（五）電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案時(shí)搜集積累2電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保

管;4.電子檔案的運(yùn)用。

第四章速記基礎(chǔ)

一、速記概述

（一）速記概述：速記是人們用有系統(tǒng)的、簡(jiǎn)樸的符號(hào)及多種有效有規(guī)則省略書寫措施

迅速、精確地記錄語言和傳達(dá)語言信息的一種高效率實(shí)用技術(shù)。

（二）速記特點(diǎn):速記的特點(diǎn)就是快，速度是速記的靈魂，速記能把語言完整無誤地記

錄下來。用速記替代文字記錄語言，可以大大地減輕人們書寫過程中的勞動(dòng)程度。

（三）速記在秘書工作中的作用:1.記錄有聲語言。2.記錄無聲語言。

（四）現(xiàn)代技術(shù)無法取代速記

計(jì)算機(jī)、電腦速記、手寫速記、錄音機(jī)，它們的差異在于處理信息手段的不一樣，作

為記錄語言信息的功能是同樣的.因此，手寫速記與電腦速記、錄音機(jī)速記等現(xiàn)代技術(shù)工具各

具特色，在不一樣的場(chǎng)所可選擇合用。它們之間并不發(fā)生沖突，而是相輔相成、相得益彰的。

二、手寫速記

（一）中文速記的概述

中文速記又稱中文快寫，就是中文時(shí)迅速記錄。中文速記基本原理如下：1.中文速記是

中文草書的快寫。2.中文速記是對(duì)漢語字、詞、句、段的合理精簡(jiǎn)和縮略的快寫。3.中文速

記師靈活運(yùn)用借代的快寫

（二）雙音節(jié)詞略寫法

1.由單音節(jié)詞逐漸演變而成的雙音節(jié)詞，在快寫時(shí)，可將雙音節(jié)詞略寫為單音節(jié)詞。

2.雙音節(jié)的單純?cè)~，又叫“聯(lián)綿詞”。聯(lián)綿詞是漢語所獨(dú)有的、在迅速書寫時(shí)，寫出第一

種音節(jié)，第二個(gè)音節(jié)就能推知而出。

3.由兩個(gè)意義相似或相近語速并列組合而成和合成詞，在迅速書寫時(shí)，只寫出第一種音

節(jié)，第二個(gè)音節(jié)省略。

4.由兩個(gè)意義相似或相對(duì)語素并列組合而成的合成詞，在迅速書寫時(shí)，寫出第一種音節(jié),

第二個(gè)音節(jié)可用從左上方往右下方書寫的斜體替代。

5.注釋格雙音節(jié)詞是語素通過注釋和被注釋的關(guān)系結(jié)合起來構(gòu)成日勺新詞。在迅速書寫

時(shí)，可省略被注釋音節(jié)。

（三）三音節(jié)詞略寫法

1.帶虛化語素的三音節(jié)詞略寫法。2.中間嵌有“得”字的表肯定語氣的三音節(jié)詞略寫法。

3.中間嵌有“不”字的表否認(rèn)語氣日勺三音節(jié)詞略寫法。4.在迅速書寫時(shí)，不管碰到哪種類型的

三音節(jié)詞，只要根據(jù)句子的上下文可以識(shí)別出來的，寫出第一種音節(jié)，后兩個(gè)音節(jié)均可自制

代寫替代，或畫小橫直線替代。

三、拼音速記

（一）拼音速記的概述

1.拼音速記的定義。拼音速記是用某些簡(jiǎn)樸符號(hào)和省略措施來記錄語言的一種方式。

拼音速記方案的符號(hào)分為“聲符”和“韻符”兩大類。拼音速記的聲符與韻符拼寫在一起，

就成為音節(jié)符號(hào)。

2.拼音速記的特點(diǎn)。3.拼音速記符號(hào)的分類。

最簡(jiǎn)樸的符號(hào)式有限的，因此速記符號(hào)又分為大型、中型和小型3級(jí)比例。

略符是提高記錄書寫速度的重要技巧，在創(chuàng)制略符時(shí)，要真正體現(xiàn)略符的合理、精確、

速度、易記、易寫的特點(diǎn)。

（二）聲符寫法五要領(lǐng)

聲符寫法五要領(lǐng)，是拼音速記符號(hào)書寫的基礎(chǔ)

1.基線?；€又叫基準(zhǔn)線，即練習(xí)本上的橫格線，21格聲符的底部都要靠寫在基線上，

假如離開基線往上寫或往下寫，就讀別的音了。2.筆順。筆順分為3種：從右上往左下書

寫的聲符有9個(gè)，收筆處均靠在基線上；從左下往右下書寫的聲符有2個(gè)，起筆處靠在基線

上；從左往右書寫的聲符有10個(gè)，前3個(gè)是起筆處和收筆處靠寫在基線上，后7個(gè)是底部

靠寫在基線上，與基線平行。3.比例。聲符分為3級(jí)大型符、中型符和小型符。它們

的比例是3：2：1.大型符比小型符大兩倍，中型符比小型符大一倍。大型符有8個(gè)，小型符

有5個(gè)。4.斜度。聲符的斜度有3種：與基線成50。左右的聲符有9個(gè)；與基線成20。左右

時(shí)聲符有2個(gè)；與基線平行（成0。）的聲符有10個(gè)。5.曲勢(shì)。即曲線聲符彎曲的趨勢(shì)。起

筆處趨勢(shì)較大的曲線聲符有8個(gè)；收筆處曲勢(shì)較大的曲線聲符有7個(gè)。

速記方案不是法定的，誰都可以創(chuàng)制，只要寫得快、認(rèn)得出就是好的速記方案。

四、計(jì)算機(jī)速記

（一）計(jì)算機(jī)速記的概念：計(jì)算機(jī)速記是使用計(jì)算機(jī)及有關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)語言信息實(shí)時(shí)文

字錄入的技術(shù)，是語文應(yīng)用工具和中文處理現(xiàn)代化日勺重要手段。

（二）計(jì)算機(jī)速記的特點(diǎn)”1.速度快。正常速度及語言信息同步，極限速度可到達(dá)二倍

語速。2.強(qiáng)度低。是一般中文輸入的三分之一。3.效率高。無需后期翻譯整頓。

（三）計(jì)算機(jī)速記的應(yīng)用領(lǐng)域:1.辦公文秘使用2專業(yè)速錄服務(wù)。3.個(gè)人應(yīng)用。

第五章企業(yè)管理基礎(chǔ)

一、企業(yè)管理常識(shí)

（一）企業(yè)開辦程序

1.企業(yè)登記申請(qǐng)程序:①申請(qǐng)?jiān)O(shè)置登記程序;②申請(qǐng)變更登記程序;申請(qǐng)注銷登記程序

2.注冊(cè)成立個(gè)人獨(dú)資企業(yè)、合作企業(yè)程序

第一步：征詢后領(lǐng)取并填寫《名稱預(yù)先核準(zhǔn)申請(qǐng)書》、《制定（委托）書》，同步準(zhǔn)備有

關(guān)材料。

第二步：遞交名稱登記材料，領(lǐng)取《名稱登記受理告知書》等待名稱核準(zhǔn)成果。

第三步：按《名稱登記受理告知書》確定的日期領(lǐng)取《企業(yè)名稱預(yù)先核準(zhǔn)告知書》，同

步領(lǐng)取《企業(yè)設(shè)置登記申請(qǐng)書》，經(jīng)營(yíng)范圍波及前置審批時(shí)，辦理有關(guān)審批手續(xù)。

第四步：遞交申請(qǐng)材料，材料齊全后領(lǐng)取《受理告知書》。

第五步：按《受理告知書》確定的日期交納登記費(fèi)并領(lǐng)取執(zhí)照。

（二）現(xiàn)代企業(yè)制度的基本內(nèi)容和基本特性

1.現(xiàn)代企業(yè)制度的基本內(nèi)容:現(xiàn)代企業(yè)制度的重要內(nèi)容包括3個(gè)方面：現(xiàn)代企業(yè)法人制

度、現(xiàn)代企業(yè)組織制度和現(xiàn)代企業(yè)管理制度。

2.現(xiàn)代企業(yè)制度的基本特性是：1.產(chǎn)權(quán)清晰；2.權(quán)責(zé)明確；3.政企分開；4.管理科學(xué)。

（三）企業(yè)融資：在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)融資方式總的來說有內(nèi)容融資和外部融資兩種。

伴隨技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)規(guī)模的擴(kuò)大，單純依托內(nèi)部融資已經(jīng)很難滿足企業(yè)的資金需求。而外

部融資已成為企業(yè)獲取資金的重要方式。外部融資又可分為股權(quán)融資和債務(wù)融資。

（四）企業(yè)年檢常識(shí)

1.內(nèi)資企業(yè)年鑒程序

（1）企業(yè)領(lǐng)取、報(bào)送《年檢匯報(bào)書》和其他有關(guān)資料。

①企業(yè)領(lǐng)取《年檢匯報(bào)書》：②《年檢匯報(bào)書》的填寫規(guī)定;③企業(yè)申報(bào)年檢須提交的材

料

1）法人企業(yè)、個(gè)人獨(dú)資及合作企業(yè)需提交的材料

a.《年檢匯報(bào)書》。b.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本。c.資產(chǎn)負(fù)債表、損益表。d.經(jīng)營(yíng)范圍中載明

前置行政許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的，提交加蓋企業(yè)印章的有關(guān)許可證、同意文獻(xiàn)的復(fù)印件。

2）非法人分支機(jī)構(gòu)、營(yíng)業(yè)單位需提交的材料

a.《年檢匯報(bào)書》。b.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（外資分支機(jī)構(gòu)無副本的提交正本）；c.加蓋企業(yè)

印章日勺從屬企業(yè)上一年度已年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件或從屬機(jī)構(gòu)主體資格證明復(fù)印書。d.

經(jīng)營(yíng)范圍中載前置行政許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的，提交加蓋企業(yè)印章的有關(guān)許可證、同意文獻(xiàn)的復(fù)印

書。

3）外國(guó)（地區(qū)）企業(yè)承包工程、承包經(jīng)營(yíng)管理、外國(guó)銀行分行、外國(guó)保險(xiǎn)企業(yè)分企業(yè)

需提交的材料。

a.《年檢匯報(bào)書》。b.營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（無副本的提交正本）。c.從屬機(jī)構(gòu)的主題資格證明

復(fù)印書。d.經(jīng)營(yíng)范圍中有屬于企業(yè)登記前置行政許可經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目的，加蓋企業(yè)印章的有關(guān)許

可證件、同意文獻(xiàn)復(fù)印件。

（2）登記主管機(jī)關(guān)受理審核年檢材料。（3）登記主管機(jī)關(guān)加貼年檢標(biāo)識(shí)或加蓋年檢戳

記。

登記主管機(jī)關(guān)對(duì)和準(zhǔn)通過年檢的企業(yè)，在其營(yíng)業(yè)執(zhí)照上貼當(dāng)年度通過年檢的標(biāo)識(shí)或加蓋

年檢時(shí)戳記。年檢標(biāo)識(shí)分“A級(jí)”和“B級(jí)”兩種。對(duì)遵守工商企業(yè)登記管理法規(guī)胃口良好的企

業(yè)定為“A級(jí)”，對(duì)有違反工商企業(yè)管理法規(guī)行為的企業(yè)定為“B級(jí)”。

（4）繳納年檢費(fèi)，發(fā)還營(yíng)業(yè)執(zhí)照。

2.外資企業(yè)年鑒程序:企業(yè)直接登錄“外商投資企業(yè)網(wǎng)上年檢系統(tǒng)”（網(wǎng)站：）或中國(guó)外資

登記（網(wǎng)站:），按規(guī)定在線填寫并申報(bào)年檢匯報(bào)書。國(guó)家工商行政管理總局對(duì)企業(yè)申