人才驛站會議室管理制度第一章總則

一、目的與原則

為確保人才驛站會議室（以下簡稱“會議室”）的有效管理與合理使用，提高會議效率，制定本管理制度。本制度遵循公開、公平、高效、節(jié)約的原則，保障驛站各項會議的順利進行。

二、適用范圍

本管理制度適用于在人才驛站會議室召開的各種形式的會議，包括但不限于座談會、培訓(xùn)會、研討會等。

三、會議分類

1.固定會議：按照驛站工作計劃定期召開的會議；

2.臨時會議：因工作需要臨時召集的會議；

3.大型會議：參會人數(shù)較多，需提前申請的會議。

四、責任部門

1.驛站綜合管理部門負責會議室的日常管理、維護及預(yù)約工作；

2.驛站各部門負責本部門會議的召開及會議紀要的跟蹤落實；

3.驛站領(lǐng)導(dǎo)負責審批會議室預(yù)約申請及監(jiān)督會議管理制度執(zhí)行。

五、會議室使用原則

1.優(yōu)先保障固定會議和大型會議；

2.鼓勵各部門共享會議室資源，提高使用效率；

3.會議室使用需遵循預(yù)約制度，未經(jīng)預(yù)約不得擅自使用；

4.會議室使用過程中，應(yīng)愛護公物，保持環(huán)境整潔。

六、制度執(zhí)行與監(jiān)督

1.驛站各部門應(yīng)嚴格遵守本管理制度，如有違反，將視情節(jié)給予相應(yīng)處理；

2.驛站綜合管理部門應(yīng)加強對會議室的管理與監(jiān)督，定期檢查設(shè)備設(shè)施，確保會議室的正常使用；

3.驛站領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對會議管理制度的宣傳與教育，提高全體員工遵守制度的自覺性。

本章內(nèi)容旨在明確會議室管理的基本原則和責任分工，為后續(xù)章節(jié)的具體規(guī)定提供指導(dǎo)。請各部門認真貫徹執(zhí)行，共同維護驛站會議秩序。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題和目標：會議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會議的主題和預(yù)期目標，制定會議議程。

2.提交會議申請：會議發(fā)起人向綜合管理部門提交會議申請，內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程等。

3.審批會議申請：綜合管理部門收到會議申請后，進行審批，確認會議室是否可用，并在1個工作日內(nèi)給予答復(fù)。

4.通知參會人員：會議申請批準后，會議發(fā)起人應(yīng)及時通知參會人員，確保相關(guān)人員按時參加。

二、會議召開

1.會議簽到：參會人員應(yīng)在會議開始前進行簽到，會議負責人需做好簽到記錄。

2.會議主持人宣布會議開始，并介紹會議主題、議程和參會人員。

3.按照會議議程逐項進行討論，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議。

4.會議主持人負責把控會議進程，確保會議內(nèi)容緊扣主題，避免跑題和拖延。

三、會議記錄與紀要

1.指定專人負責會議記錄，記錄會議討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

2.會議結(jié)束后，會議記錄人應(yīng)在2個工作日內(nèi)整理出會議紀要，提交給會議主持人審核。

3.會議主持人審核通過后，將會議紀要發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)部門。

四、會議決策執(zhí)行與跟蹤

1.各部門根據(jù)會議紀要中確定的待辦事項，制定執(zhí)行計劃，明確責任人、完成時間和驗收標準。

2.會議發(fā)起人負責跟蹤督促待辦事項的執(zhí)行進度，確保會議決策得到有效落實。

3.各責任部門應(yīng)定期向會議發(fā)起人報告待辦事項的執(zhí)行情況，直至完成。

本章詳細闡述了會議的籌備、召開、記錄與紀要以及決策執(zhí)行與跟蹤等環(huán)節(jié)，旨在規(guī)范會議流程，提高會議效率。各部門應(yīng)嚴格按照本章規(guī)定執(zhí)行，確保會議目標的實現(xiàn)。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要應(yīng)準確反映會議的討論內(nèi)容、決策結(jié)果和具體的行動措施。

2.會議紀要的整理應(yīng)清晰、條理分明，便于參會人員理解和執(zhí)行。

3.會議紀要經(jīng)會議主持人審核無誤后，應(yīng)及時通過郵件、內(nèi)部通訊平臺等方式發(fā)布給所有參會人員和相關(guān)利益方。

二、會議紀要的審批與確認

1.發(fā)布會議紀要前，應(yīng)由會議主持人或指定負責人進行審批，確保紀要內(nèi)容的準確性和完整性。

2.會議紀要發(fā)布后，參會人員應(yīng)對紀要內(nèi)容進行確認，如有異議或補充，應(yīng)在1個工作日內(nèi)提出。

3.會議紀要的最終版本需得到會議主持人的再次確認，并作為后續(xù)執(zhí)行的依據(jù)。

三、行動措施的分解與責任分配

1.根據(jù)會議紀要確定的行動措施，各部門應(yīng)將其細化為具體的任務(wù)，明確每項任務(wù)的責任人、完成時間節(jié)點和預(yù)期成果。

2.責任人應(yīng)清晰了解自己的任務(wù)要求，并承諾按計劃執(zhí)行。

四、執(zhí)行進度的監(jiān)控與報告

1.會議發(fā)起人或指定跟蹤人應(yīng)定期檢查行動措施的執(zhí)行進度，確保各項任務(wù)按時完成。

2.責任人應(yīng)定期向會議發(fā)起人報告任務(wù)進展情況，對于執(zhí)行中遇到的問題和困難，應(yīng)及時溝通并尋求解決方案。

3.對于關(guān)鍵任務(wù)或重要問題，可設(shè)立專項會議進行討論和決策，確保問題得到及時解決。

五、結(jié)果評估與反饋

1.任務(wù)完成后，責任人應(yīng)提交成果報告，會議發(fā)起人應(yīng)對執(zhí)行結(jié)果進行評估。

2.對于執(zhí)行效果良好的措施，應(yīng)給予肯定和獎勵；對于執(zhí)行不力的，應(yīng)分析原因，制定改進措施，并在后續(xù)工作中予以落實。

3.評估結(jié)果和改進措施應(yīng)記錄在案，作為未來工作的參考。

本章著重強調(diào)會議紀要的跟蹤落實，確保會議決策不流于形式，而是轉(zhuǎn)化為實際行動和成果。各環(huán)節(jié)的嚴格執(zhí)行是提高會議效率和執(zhí)行力度的關(guān)鍵。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)約與使用

1.會議室預(yù)約：各部門需提前向綜合管理部門預(yù)約會議室，并提供會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息。

2.預(yù)約確認：綜合管理部門收到預(yù)約申請后，應(yīng)在1個工作日內(nèi)進行確認，如有沖突，需與申請部門協(xié)商解決。

3.會議室使用：會議開始前，預(yù)約部門應(yīng)確保會議室整潔，并按照預(yù)定時間開始使用。會議結(jié)束后，應(yīng)恢復(fù)會議室原狀，關(guān)閉設(shè)備電源，確保門窗關(guān)閉。

二、會議室設(shè)備管理

1.設(shè)備維護：綜合管理部門負責定期檢查會議室設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。

2.使用培訓(xùn)：對于專業(yè)設(shè)備，綜合管理部門應(yīng)提供使用培訓(xùn)，確保各部門能正確操作設(shè)備。

3.故障處理：如遇設(shè)備故障，綜合管理部門應(yīng)及時聯(lián)系維修人員處理，確保會議順利進行。

三、會議室環(huán)境衛(wèi)生

1.會議室衛(wèi)生：綜合管理部門應(yīng)定期對會議室進行清潔，保持環(huán)境整潔。

2.會議期間衛(wèi)生：參會人員應(yīng)保持會議室衛(wèi)生，不亂丟垃圾，不在室內(nèi)吸煙。

3.突發(fā)事件處理：如會議期間發(fā)生衛(wèi)生問題，綜合管理部門應(yīng)立即處理，確保會議正常進行。

四、會議室安全管理

1.人員安全：會議期間，參會人員應(yīng)遵守安全規(guī)定，注意人身安全。

2.信息安全：會議內(nèi)容涉及敏感信息時，參會人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。

3.緊急疏散：綜合管理部門應(yīng)制定會議室緊急疏散方案，并在會議開始前告知參會人員。

本章詳細闡述了會議室的預(yù)約與使用、設(shè)備管理、環(huán)境衛(wèi)生和安全管理等方面的規(guī)定，旨在為會議室的管理提供明確指引，確保會議室的高效、安全、整潔使用。各部門應(yīng)嚴格遵守本章規(guī)定，共同維護會議室的正常運行。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本制度不符的，以本制度為準。

二、本管理制度的解釋權(quán)歸人才驛站綜合管理部門所有。

三、各部門可根據(jù)本管理制度制定實施