企業(yè)集團(tuán)會(huì)議管理制度第一章總則

一、為加強(qiáng)企業(yè)集團(tuán)會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議質(zhì)量，根據(jù)集團(tuán)管理需要，特制定本制度。

二、本制度適用于企業(yè)集團(tuán)召開(kāi)的各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、專題協(xié)調(diào)會(huì)、部門(mén)例會(huì)等。

三、會(huì)議管理制度旨在明確會(huì)議組織、召開(kāi)、紀(jì)要、落實(shí)等環(huán)節(jié)的要求，規(guī)范會(huì)議室使用，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

四、各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，切實(shí)提高會(huì)議質(zhì)量，減少無(wú)效、重復(fù)會(huì)議，降低會(huì)議成本。

五、會(huì)議的組織與管理應(yīng)遵循以下原則：

1.實(shí)事求是，注重實(shí)效，提倡短、實(shí)、新的會(huì)議風(fēng)格。

2.嚴(yán)謹(jǐn)治會(huì)，加強(qiáng)會(huì)前準(zhǔn)備，明確會(huì)議議題，確保會(huì)議內(nèi)容充實(shí)。

3.集思廣益，充分發(fā)揚(yáng)民主，尊重不同意見(jiàn)，形成共識(shí)。

4.強(qiáng)化會(huì)后落實(shí)，明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保會(huì)議決策落到實(shí)處。

六、企業(yè)集團(tuán)會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議應(yīng)提前制定會(huì)議計(jì)劃，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要及時(shí)召開(kāi)。

七、會(huì)議的組織、召開(kāi)、紀(jì)要、落實(shí)等情況納入部門(mén)績(jī)效考核，對(duì)違反會(huì)議管理制度的行為予以通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重的，追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

八、本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。各部門(mén)可根據(jù)本制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定實(shí)施細(xì)則。

九、本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)集團(tuán)董事會(huì)。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.確定會(huì)議議題：會(huì)議發(fā)起人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確會(huì)議主題和討論議題，報(bào)請(qǐng)會(huì)議主持人審批。

2.會(huì)議通知：會(huì)議主持人審批通過(guò)后，會(huì)議組織者應(yīng)至少提前三個(gè)工作日向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等。

3.會(huì)議材料準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)確保會(huì)議材料在會(huì)前至少兩個(gè)工作日送達(dá)參會(huì)人員，內(nèi)容包括但不限于會(huì)議背景、議題、方案、數(shù)據(jù)等。

4.會(huì)議設(shè)施檢查：會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)前對(duì)會(huì)議室設(shè)施進(jìn)行檢查，確保投影儀、音響、話筒等設(shè)備正常運(yùn)行。

二、會(huì)議召開(kāi)

1.會(huì)議簽到：參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，進(jìn)行簽到，會(huì)議組織者應(yīng)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員名單。

2.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開(kāi)始，介紹會(huì)議主題、議程和參會(huì)人員。

3.各議題負(fù)責(zé)人按照會(huì)議議程，對(duì)議題進(jìn)行匯報(bào)、討論。

4.會(huì)議主持人引導(dǎo)參會(huì)人員充分發(fā)表意見(jiàn)，確保會(huì)議討論充分、深入。

5.形成會(huì)議決策：會(huì)議主持人根據(jù)討論情況，總結(jié)各方意見(jiàn)，形成會(huì)議決策。

三、會(huì)議記錄

1.會(huì)議組織者指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，確保記錄真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、討論過(guò)程、決策結(jié)果等內(nèi)容。

3.會(huì)議記錄應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后及時(shí)整理，由會(huì)議主持人審批后發(fā)送給參會(huì)人員。

四、會(huì)議總結(jié)與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后對(duì)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，分析會(huì)議效果，收集參會(huì)人員的意見(jiàn)和建議。

2.會(huì)議組織者應(yīng)針對(duì)會(huì)議決策，制定落實(shí)計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期對(duì)會(huì)議決策的落實(shí)情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)向會(huì)議主持人匯報(bào)。

五、會(huì)議延期與取消

1.如因特殊情況需延期或取消會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)提前通知參會(huì)人員，并說(shuō)明原因。

2.延期或取消的會(huì)議，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況重新安排會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并重新發(fā)送會(huì)議通知。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的編制與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的過(guò)程和決策結(jié)果，包括關(guān)鍵觀點(diǎn)、分歧意見(jiàn)和最終共識(shí)。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由會(huì)議記錄人在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，并提交給會(huì)議主持人審核。

3.會(huì)議主持人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的48小時(shí)內(nèi)完成審核，并提出修改意見(jiàn)。

4.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審批通過(guò)后，應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)送給所有參會(huì)人員，并抄送相關(guān)部門(mén)。

二、會(huì)議決策的分解與責(zé)任落實(shí)

1.會(huì)議紀(jì)要中明確的決策事項(xiàng)應(yīng)進(jìn)行分解，制定具體的執(zhí)行計(jì)劃，明確責(zé)任人和完成時(shí)限。

2.會(huì)議組織者應(yīng)確保每個(gè)決策事項(xiàng)都有明確的責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人，并對(duì)執(zhí)行計(jì)劃進(jìn)行跟蹤管理。

3.責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)在會(huì)議紀(jì)要發(fā)布后的五個(gè)工作日內(nèi)，向會(huì)議組織者報(bào)告執(zhí)行計(jì)劃的實(shí)施情況。

三、會(huì)議決策的跟蹤與監(jiān)督

1.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，對(duì)決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查。

2.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題和困難，責(zé)任部門(mén)或責(zé)任人應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并尋求解決方案。

3.會(huì)議組織者應(yīng)定期向會(huì)議主持人匯報(bào)會(huì)議決策的執(zhí)行情況，確保決策的有效落實(shí)。

四、會(huì)議決策的評(píng)估與反饋

1.會(huì)議組織者應(yīng)在決策執(zhí)行完畢后，組織對(duì)執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評(píng)估，分析決策效果。

2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)執(zhí)行效果良好的部門(mén)和個(gè)人給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)執(zhí)行不力或未完成的，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

3.會(huì)議組織者應(yīng)將評(píng)估結(jié)果和反饋意見(jiàn)整理成報(bào)告，提交給會(huì)議主持人，作為改進(jìn)工作和決策的參考。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照集團(tuán)檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔，確保資料的完整性和可追溯性。

2.會(huì)議紀(jì)要的查閱應(yīng)遵循集團(tuán)信息保密和安全的相關(guān)規(guī)定，確保信息不外泄。

3.對(duì)于重要會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議組織者應(yīng)在歸檔后的一段時(shí)間內(nèi)提供查閱服務(wù)，便于參會(huì)人員回顧和執(zhí)行。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門(mén)需提前向會(huì)議室管理部門(mén)提交預(yù)訂申請(qǐng)。

2.預(yù)訂申請(qǐng)應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)施設(shè)備等信息。

3.會(huì)議室管理部門(mén)根據(jù)預(yù)訂申請(qǐng)的先后順序和會(huì)議重要程度，統(tǒng)籌安排會(huì)議室使用。

4.會(huì)議室預(yù)訂確認(rèn)后，預(yù)訂部門(mén)應(yīng)按時(shí)使用，如需取消或變更，應(yīng)提前通知會(huì)議室管理部門(mén)。

二、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持整潔，禁止吸煙、進(jìn)食，不得亂丟廢棄物。

2.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)會(huì)議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，不得隨意搬動(dòng)或損壞。

3.會(huì)議室內(nèi)音量應(yīng)適中，避免影響其他會(huì)議室或辦公區(qū)域。

4.會(huì)議結(jié)束后，預(yù)訂部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)清理會(huì)議室，確保設(shè)施設(shè)備完好，關(guān)閉電源、門(mén)窗。

三、會(huì)議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)定期檢查、維護(hù)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，確保其正常運(yùn)行。

2.如會(huì)議室設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，會(huì)議室管理部門(mén)負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修進(jìn)度。

3.會(huì)議室管理部門(mén)可根據(jù)實(shí)際需要，定期更新、升級(jí)會(huì)議室設(shè)施設(shè)備，提高會(huì)議效果。

四、會(huì)議室安全管理

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)制定會(huì)議室安全管理制度，包括防火、防盜、防爆等措施。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防設(shè)備，并定期進(jìn)行安全檢查。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議室鑰匙、門(mén)禁卡等物品的管理，防止丟失或?yàn)E用。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)為會(huì)議提供必要的技術(shù)支持，如投影、音響、視頻會(huì)議等。

2.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)協(xié)助會(huì)議組織者做好會(huì)前準(zhǔn)備工作，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)收集并反饋參會(huì)人員對(duì)會(huì)議室設(shè)施和服務(wù)的意見(jiàn)和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議室管理。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用結(jié)算

1.會(huì)議室使用費(fèi)用根據(jù)實(shí)際使用情況計(jì)算，包括會(huì)議室租賃費(fèi)、設(shè)施設(shè)備使用費(fèi)等。

2.各部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)向會(huì)議室管理部門(mén)支付會(huì)議室使用費(fèi)用。

3.會(huì)議室管理部門(mén)應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用，接受監(jiān)督和審計(jì)。

第五章附則