行政后勤會議管理制度第一章總則

一、目的與依據(jù)

為了加強行政后勤會議管理，提高會議效率，明確會議決策的執(zhí)行與跟蹤，根據(jù)公司相關管理制度及實際工作需要，特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司行政后勤各類會議的管理，包括但不限于部門例會、專題協(xié)調會、臨時會議等。

三、會議原則

1.會議應遵循高效、務實、精簡、節(jié)約的原則。

2.會議議題應具有針對性、實用性，避免形式主義和空談。

3.會議時間、地點應合理安排，確保參會人員能夠充分參與。

四、會議類型

1.例會：定期召開的會議，主要用于總結工作、布置任務、溝通交流等。

2.專題協(xié)調會：針對某一特定問題或項目召開的會議，旨在協(xié)調各方資源，推動工作進展。

3.臨時會議：根據(jù)工作需要，臨時召集的會議。

五、會議組織與管理

1.會議的組織與管理由行政后勤部門負責，會議主持人由會議召集人指定。

2.會議召集人負責確定會議議題、議程、參會人員等，并提前通知參會人員。

3.會議記錄人由行政后勤部門指定，負責記錄會議內容、整理會議紀要。

六、參會人員

1.與會議議題相關的部門負責人、工作人員應按時參加。

2.特殊情況下，可邀請相關部門或單位的人員參加。

3.參會人員應提前做好準備，積極參與會議討論，并提出建設性意見。

七、會議紀律

1.會議期間，參會人員應遵守會議紀律，保持會場秩序。

2.參會人員應按時到場，不得無故缺席、遲到或早退。

3.會議內容應保密，未經允許，不得泄露給無關人員。

八、本制度的解釋權歸公司行政后勤部門所有，自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以調整。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議召集人根據(jù)工作需要，確定會議主題、議題及議程，明確會議目標。

2.行政后勤部門負責安排會議時間、地點，并提前通知參會人員。

3.會議召集人需在會議前準備好相關資料，包括但不限于會議議題背景、數(shù)據(jù)報表、分析報告等，并在會議前至少1個工作日分發(fā)至參會人員。

二、會議通知

1.會議通知應包含會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等內容。

2.通知方式可包括電子郵件、電話、短信等形式。

3.行政后勤部門負責確保會議通知傳達到每一位參會人員。

三、會議簽到

1.會議開始前，行政后勤部門應安排專人負責會議簽到工作。

2.參會人員需在簽到表上簽名，以確認參會。

3.會議召集人應關注參會人員簽到情況，對無故缺席、遲到或早退的人員進行記錄。

四、會議議程

1.會議主持人按照既定議程逐項進行，確保會議內容全面、有序。

2.會議議題應充分討論，鼓勵參會人員發(fā)表意見，提出建議。

3.會議主持人需把控會議時間，確保每個議題得到充分討論，同時避免會議拖延。

五、會議決策

1.會議決策應在充分討論的基礎上，形成明確、具體的結論。

2.會議主持人需對決策結果進行總結，確保參會人員對決策內容達成一致。

3.對于重大決策，需進行表決，并記錄表決結果。

六、會議記錄

1.會議記錄人應詳細記錄會議內容，包括議題討論、決策結果等。

2.會議記錄需真實、客觀、全面，避免遺漏重要信息。

3.會議記錄應在會議結束后及時整理，形成會議紀要。

七、會議總結

1.會議主持人應在會議結束時對本次會議進行簡要總結，強調決策事項及執(zhí)行要求。

2.會議紀要應在會議結束后1個工作日內發(fā)送給參會人員，以便于跟蹤落實。

八、會議資料的歸檔與保管

1.會議資料、會議紀要等文件應進行歸檔，由行政后勤部門負責保管。

2.會議資料的保管期限按照公司相關規(guī)定執(zhí)行，便于日后查詢和追溯。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的編制與分發(fā)

1.會議紀要應由會議記錄人根據(jù)會議內容及時整理，準確反映會議討論情況和決策結果。

2.會議紀要應包括會議主題、時間、地點、參會人員、主要議題、討論要點、決策事項等。

3.會議紀要編制完成后，由會議主持人審核，確認無誤后分發(fā)給所有參會人員及相關執(zhí)行部門。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.各執(zhí)行部門應按照會議紀要中的決策事項和執(zhí)行要求，制定具體的行動計劃，明確責任人、完成時限等。

2.行政后勤部門負責對會議決策的執(zhí)行情況進行跟蹤，確保決策落到實處。

3.對于重大決策或跨部門的協(xié)作任務，行政后勤部門應設立專門的跟蹤小組，定期檢查執(zhí)行進度，并及時向公司領導匯報。

三、執(zhí)行進度的匯報與反饋

1.各執(zhí)行部門應在規(guī)定時間內向行政后勤部門匯報工作進展，包括已完成的任務、存在的問題及下一步計劃。

2.行政后勤部門匯總各執(zhí)行部門的匯報材料，形成執(zhí)行情況報告，向公司領導及相關部門通報。

3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，行政后勤部門應及時協(xié)調解決，確保會議決策的順利推進。

四、會議決策的評估與改進

1.行政后勤部門應定期對會議決策的執(zhí)行效果進行評估，總結經驗教訓，提出改進措施。

2.評估結果應反饋給公司領導和相關部門，作為今后決策的參考。

3.對于執(zhí)行不力的情況，應分析原因，制定整改方案，并在后續(xù)工作中加強跟蹤與監(jiān)督。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要作為重要文件，應進行歸檔，由行政后勤部門負責保管。

2.會議紀要的查閱權限應嚴格把控，確保信息安全。

3.需要查閱會議紀要的人員，應向行政后勤部門提出申請，經審批后方可查閱。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用預約制度，由行政后勤部門統(tǒng)一管理。

2.需要使用會議室的部門或個人，應提前向行政后勤部門提交會議室申請，包括會議時間、參會人數(shù)、所需設備等。

3.行政后勤部門根據(jù)申請情況，合理分配會議室資源，確保會議順利進行。

二、會議室設施與管理

1.會議室應配備必要的設施，如投影儀、音響設備、白板、會議桌椅等。

2.行政后勤部門負責會議室設施的日常維護與管理，確保設施完好、使用正常。

3.會議室使用過程中，參會人員應愛護設施，遵守操作規(guī)程，如有損壞，需及時報告行政后勤部門進行維修或更換。

三、會議室環(huán)境與布局

1.會議室應保持整潔、安靜、舒適的環(huán)境，便于參會人員集中注意力。

2.行政后勤部門負責會議室的清潔工作，確保會議室內外環(huán)境整潔。

3.根據(jù)會議需求，行政后勤部門可對會議室進行適當布局調整，如擺放座位、調整設備位置等。

四、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應遵循預定時間，不得隨意占用或提前結束。

2.會議期間，參會人員應保持手機靜音或振動，如有緊急事項，請在會場外接聽電話。

3.會議結束后，參會人員應將個人物品帶走，不得在會議室遺留垃圾或私人物品。

五、會議室安全與保密

1.會議室使用過程中，參會人員應遵守公司保密制度，不得泄露會議內容和敏感信息。

2.行政后勤部門負責會議室的安全管理，確保會議期間人員和財產的安全。

3.會議室鑰匙、門禁卡等應妥善保管，不得隨意借給他人使用。

六、違規(guī)處理

1.對于違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，行政后勤部門有權進行提醒、警告或禁止其今后使用會議室。

2.如造成設施損壞、信息泄露等嚴重后果的，應