專家專題會議管理制度第一章總則

第一條目的與依據(jù)

本制度旨在規(guī)范專家專題會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策的科學(xué)性和有效性。制定本制度依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及公司章程。

第二條適用范圍

本制度適用于公司內(nèi)部舉辦的各類專家專題會議，包括但不限于技術(shù)研討會、市場分析會、管理決策會等。

第三條會議性質(zhì)

專家專題會議為公司決策提供專業(yè)意見和智力支持，是公司決策過程中的重要環(huán)節(jié)。會議應(yīng)圍繞特定主題，邀請相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜覅⑴c討論，形成具有前瞻性、指導(dǎo)性和可操作性的決策建議。

第四條基本原則

（一）公開透明：會議的組織、議程、參會人員等信息應(yīng)公開透明，保證會議的公正性和公平性；

（二）專業(yè)權(quán)威：會議應(yīng)邀請具有相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識和實踐經(jīng)驗的專家參加，確保會議決策的專業(yè)性和權(quán)威性；

（三）高效務(wù)實：會議應(yīng)注重實效，減少形式主義，確保會議決策的高效性和務(wù)實性；

（四）民主集中：會議在充分討論的基礎(chǔ)上，實行民主決策，確保集中統(tǒng)一的執(zhí)行力。

第五條責(zé)任劃分

（一）會議組織部門：負(fù)責(zé)會議的籌備、組織、通知、場地安排等工作；

（二）會議主持人：負(fù)責(zé)會議的召集、主持、議程控制、決策總結(jié)等工作；

（三）參會人員：按時參加會議，積極參與討論，為會議決策提供專業(yè)意見；

（四）會議紀(jì)要記錄人：負(fù)責(zé)會議紀(jì)要的記錄、整理、分發(fā)等工作。

第六條制度修訂

本制度根據(jù)公司發(fā)展需要和會議管理實際，適時進(jìn)行修訂。修訂程序按照公司內(nèi)部管理制度執(zhí)行。

第二章會議流程

第一條會議籌備

1.1會議主題確定：根據(jù)公司發(fā)展需求，明確會議主題，報請相關(guān)負(fù)責(zé)人審批；

1.2會議議程制定：根據(jù)會議主題，擬定會議議程，包括議題、討論時間、主講人等，并提前通知參會人員；

1.3參會人員邀請：根據(jù)會議議程，邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家、部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參會；

1.4會議資料準(zhǔn)備：收集與會議主題相關(guān)的資料，整理成會議資料，并于會前分發(fā)至參會人員；

1.5會議場地安排：根據(jù)參會人數(shù)、會議性質(zhì)等，選擇合適的會議室，并做好會場布置。

第二條會議召開

2.1會議通知：通過郵件、電話等方式，提前通知參會人員會議時間、地點、議程等；

2.2會議簽到：會議開始前，由專人負(fù)責(zé)參會人員的簽到工作，確保會議出席情況；

2.3會議開幕：主持人宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員；

2.4會議討論：按照議程安排，逐項進(jìn)行議題討論，鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達(dá)觀點；

2.5會議決策：在充分討論的基礎(chǔ)上，主持人對議題進(jìn)行總結(jié)，形成會議決策。

第三條會議紀(jì)要

3.1紀(jì)要記錄：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果以及需落實的事項；

3.2紀(jì)要整理：會議結(jié)束后，紀(jì)要記錄人應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整；

3.3紀(jì)要審批：會議紀(jì)要需經(jīng)主持人審批后，分發(fā)給參會人員及相關(guān)執(zhí)行部門；

3.4紀(jì)要歸檔：會議紀(jì)要按照公司檔案管理制度進(jìn)行歸檔，以備查閱。

第四條會議后續(xù)

4.1決策落實：相關(guān)執(zhí)行部門根據(jù)會議紀(jì)要，對會議決策進(jìn)行落實，并及時反饋進(jìn)度；

4.2催辦與跟進(jìn)：會議組織部門對會議決策的落實情況進(jìn)行催辦與跟進(jìn)，確保決策執(zhí)行到位；

4.3效果評估：會議結(jié)束后，組織相關(guān)部門對會議決策的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后類似會議提供借鑒。

第五條會議反饋

5.1參會人員反饋：鼓勵參會人員對會議組織、會議內(nèi)容、會議效果等方面提出意見和建議；

5.2會議組織部門改進(jìn)：根據(jù)參會人員的反饋，及時調(diào)整會議組織工作，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

第一條紀(jì)要的發(fā)布與通知

會議紀(jì)要經(jīng)主持人審批通過后，應(yīng)立即通過公司內(nèi)部通信系統(tǒng)或郵件等方式發(fā)布給所有參會人員及相關(guān)部門。同時，對于關(guān)鍵決策和行動項，應(yīng)通過電話或即時通訊工具進(jìn)行個別通知，確保相關(guān)人員及時了解會議內(nèi)容和需執(zhí)行的決策。

第二條行動項的責(zé)任分配

對于會議紀(jì)要中明確的行動項，應(yīng)明確責(zé)任人、協(xié)助人以及完成的時間節(jié)點。責(zé)任分配需具體到個人，避免責(zé)任不清、任務(wù)懸空。

第三條進(jìn)度跟蹤機(jī)制

建立會議行動項跟蹤表，記錄每項行動的進(jìn)展情況。會議組織部門應(yīng)定期檢查行動項的完成情況，并及時更新跟蹤表。

第四條定期匯報與評估

要求責(zé)任人在規(guī)定時間內(nèi)向會議組織部門匯報行動項的執(zhí)行情況。會議組織部門應(yīng)定期向主持人或相關(guān)決策層匯報整體進(jìn)展，并對執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行評估和解決。

第五條催辦與支持

對于進(jìn)度滯后或執(zhí)行困難的行動項，會議組織部門應(yīng)主動進(jìn)行催辦，并提供必要的資源和支持，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行。

第六條變更管理

如行動項在執(zhí)行過程中因故需要調(diào)整，責(zé)任人需及時提出變更申請，經(jīng)主持人審批后方可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。所有變更情況應(yīng)記錄在案，并通知相關(guān)人員。

第七條閉環(huán)管理

會議決策執(zhí)行完畢后，會議組織部門應(yīng)對整個執(zhí)行過程進(jìn)行總結(jié)，評估決策執(zhí)行效果，收集反饋，形成閉環(huán)管理。對于未完成的行動項，應(yīng)繼續(xù)跟蹤直至閉環(huán)。

第八條激勵機(jī)制

對于積極執(zhí)行會議決策并取得顯著成效的個人或團(tuán)隊，公司應(yīng)給予表彰和獎勵，以此激發(fā)員工積極參與會議決策執(zhí)行的積極性。

第九條責(zé)任追究

對于未按期完成或執(zhí)行不力的行動項，應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并根據(jù)公司規(guī)定采取相應(yīng)的處罰措施，確保會議決策的嚴(yán)肅性和執(zhí)行力。

第四章會議室管理規(guī)定

第一條預(yù)訂與使用

1.1會議室預(yù)訂：各部門需提前向會議組織部門提交會議室預(yù)訂申請，明確會議時間、參會人數(shù)、設(shè)備需求等信息；

1.2使用原則：會議室使用應(yīng)遵循“先申請、先使用”的原則，確保公平合理；

1.3使用時間：會議開始前15分鐘，預(yù)訂部門可進(jìn)入會議室進(jìn)行準(zhǔn)備工作；會議結(jié)束后，應(yīng)及時清理場地，確保會議室整潔。

第二條設(shè)施設(shè)備管理

2.1設(shè)備檢查：會議組織部門應(yīng)定期檢查會議室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施，確保其正常運(yùn)行；

2.2使用培訓(xùn)：對于特殊設(shè)備，會議組織部門應(yīng)提供使用培訓(xùn)，確保參會人員能熟練操作；

2.3報修與維護(hù)：如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報修，會議組織部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)維修進(jìn)度。

第三條會議室布局與布置

3.1布局原則：會議室布局應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)、參會人數(shù)等因素進(jìn)行調(diào)整，確保舒適、實用；

3.2布置要求：會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議主題及需求，提前布置會議室，包括桌椅擺放、投影儀調(diào)試等；

3.3環(huán)境衛(wèi)生：保持會議室整潔衛(wèi)生，提供良好的會議環(huán)境。

第四條會議服務(wù)

4.1會前準(zhǔn)備：會議組織部門應(yīng)提前做好會議資料分發(fā)、簽到表準(zhǔn)備等工作；

4.2會中服務(wù)：會議期間，會議組織部門應(yīng)確保茶水、文具等會議用品充足，并根據(jù)需要提供其他服務(wù)；

4.3會后清理：會議結(jié)束后，及時收集會議資料、清理茶水杯具等，確保會議室恢復(fù)原狀。

第五條安全與保密

5.1安全檢查：會議組織部門應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，確保會議室消防安全、用電安全等；

5.2保密要求：對于涉及公司機(jī)密的會議，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如禁止攜帶手機(jī)等通訊工具進(jìn)入會議室；

5.3會議記錄保密：會議紀(jì)要記錄人應(yīng)妥善保管會議記錄，防止泄露公司機(jī)密。

第六條違規(guī)處理

6.1違規(guī)預(yù)訂：對于未按規(guī)定預(yù)訂或擅自占用會議室的行為，會議組織部門有權(quán)取消其預(yù)訂資格；

6.2違規(guī)使用：對于違反會議室管理規(guī)定的行為，會議組織部門應(yīng)予以制止，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

第五章附則

第一條制度解釋

本制度的最終解釋權(quán)歸公司所有，公司有權(quán)根據(jù)實際情況對本制度進(jìn)行修訂和解釋。

第二條實施日期