人民醫(yī)院會議室管理制度人民醫(yī)院會議室管理制度

第一章總則

為確保人民醫(yī)院會議的有序、高效進(jìn)行，提高會議質(zhì)量，明確會議紀(jì)律，根據(jù)醫(yī)院實際情況，特制定本會議室管理制度。

一、會議目的

1.促進(jìn)各部門之間的溝通與協(xié)作，提高工作效率。

2.集中討論和解決醫(yī)院重大事項和問題。

3.傳達(dá)上級政策、文件精神，部署醫(yī)院工作。

二、會議類型

1.院務(wù)會：研究醫(yī)院重大事項，部署全院性工作。

2.部門例會：研究本部門工作，提出改進(jìn)措施。

3.專題會議：針對特定問題或項目進(jìn)行研究、討論。

4.業(yè)務(wù)培訓(xùn)會議：提高員工業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。

三、會議原則

1.減少會議數(shù)量，提高會議質(zhì)量。

2.精簡會議時間，注重會議實效。

3.明確會議主題，充分準(zhǔn)備會議材料。

4.尊重與會人員，保持會議秩序。

四、參會人員

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得無故缺席、遲到、早退。

2.與會人員應(yīng)認(rèn)真聽會，積極參與討論，發(fā)言要簡明扼要。

3.與會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，不得交頭接耳、隨意走動、接打電話等。

五、會議組織

1.會議應(yīng)由主持人負(fù)責(zé)組織、召集。

2.會議通知應(yīng)提前發(fā)送給與會人員，明確會議時間、地點、議程等。

3.會議組織者應(yīng)確保會議設(shè)施設(shè)備齊全、正常使用。

六、本管理制度適用于人民醫(yī)院所有會議室，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守。如有違反，將按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定予以處理。

第二章會議流程

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第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

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第四章會議室管理規(guī)定

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第五章附則

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第二章會議流程

一、會議籌備

1.確定會議主題：明確會議目的、議題和預(yù)期成果。

2.制定會議議程：根據(jù)會議主題，列出會議討論的各個議題，并確定每個議題的討論時長。

3.確定與會人員：根據(jù)會議主題和議程，邀請相關(guān)部門和人員參會。

4.發(fā)送會議通知：將會議時間、地點、議程等信息提前通知與會人員，確保參會人員提前做好準(zhǔn)備。

5.準(zhǔn)備會議材料：整理與會議議題相關(guān)的資料，提前分發(fā)給與會人員。

二、會議召開

1.會議簽到：與會人員在會議開始前進(jìn)行簽到，確認(rèn)參會人員。

2.會議主持人介紹會議主題、議程和參會人員，宣布會議開始。

3.各議題討論：按照議程安排，依次討論各個議題。發(fā)言人應(yīng)簡明扼要地闡述觀點，與會人員積極參與討論。

4.會議記錄：指定專人負(fù)責(zé)記錄會議討論內(nèi)容、結(jié)論和待辦事項。

三、會議決策

1.對會議討論的議題進(jìn)行表決，如需投票表決，應(yīng)提前告知投票規(guī)則。

2.會議主持人根據(jù)表決結(jié)果，作出決策。

3.對未達(dá)成共識的議題，可進(jìn)行二次討論或提交上級決策。

四、會議總結(jié)

1.會議主持人對本次會議的討論成果進(jìn)行總結(jié)，明確會議決策和待辦事項。

2.強(qiáng)調(diào)會議紀(jì)律，要求與會人員嚴(yán)格遵守。

3.對會議效果進(jìn)行評估，收集與會人員的意見和建議。

五、會議結(jié)束

1.會議主持人宣布會議結(jié)束，感謝與會人員的參與。

2.與會人員整理會議材料，離場。

六、會議后續(xù)工作

1.會議紀(jì)要整理：會議記錄員根據(jù)會議內(nèi)容，整理會議紀(jì)要，明確會議決策、待辦事項及責(zé)任人。

2.會議紀(jì)要審批：將會議紀(jì)要提交給會議主持人審批。

3.會議紀(jì)要發(fā)布：審批通過后，將會議紀(jì)要發(fā)送給所有與會人員，以便落實會議精神。

4.跟蹤落實：會議組織者對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保會議成果得以落實。

第三章會議紀(jì)要的跟蹤落實

一、會議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會議結(jié)束后，記錄員應(yīng)在24小時內(nèi)完成會議紀(jì)要的整理工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、與會人員、討論議題、主要觀點、決策結(jié)果、待辦事項及責(zé)任人。

3.會議紀(jì)要整理完畢后，應(yīng)提交給會議主持人審批。

4.審批通過后，會議紀(jì)要應(yīng)在48小時內(nèi)發(fā)送給所有與會人員，并根據(jù)需要抄送相關(guān)部門和人員。

二、會議決策的執(zhí)行與跟蹤

1.會議紀(jì)要中明確的待辦事項和決策，各責(zé)任部門和個人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)執(zhí)行。

2.會議組織者或指定專人負(fù)責(zé)對會議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期跟蹤，確保各項任務(wù)按時完成。

3.如遇執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時反饋給會議主持人，并尋求解決方案。

三、會議紀(jì)要的歸檔與管理

1.會議紀(jì)要應(yīng)按照醫(yī)院規(guī)定的歸檔流程進(jìn)行歸檔，確保資料齊全、便于查閱。

2.會議紀(jì)要的歸檔期限應(yīng)遵循醫(yī)院相關(guān)規(guī)定，一般為永久歸檔。

3.會議紀(jì)要的電子版和紙質(zhì)版均需歸檔，以便于日常查閱和審計需求。

四、會議紀(jì)要的監(jiān)督與評估

1.定期對會議紀(jì)要中決策的執(zhí)行情況進(jìn)行評估，確保會議成果得以落實。

2.對未按期完成的任務(wù)，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并提出整改措施。

3.通過會議紀(jì)要的監(jiān)督與評估，不斷提高會議質(zhì)量和決策執(zhí)行力。

五、會議紀(jì)要的改進(jìn)與優(yōu)化

1.根據(jù)會議紀(jì)要的跟蹤落實情況，收集與會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程和會議紀(jì)要整理工作。

2.定期對會議紀(jì)要的格式、內(nèi)容進(jìn)行審查，確保其符合實際工作需求。

3.通過持續(xù)改進(jìn)和優(yōu)化，提高會議紀(jì)要的實用性和指導(dǎo)性，為醫(yī)院管理工作提供有力支持。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，各部門或個人需提前向會議室管理部門提交申請。

2.預(yù)訂時應(yīng)提供會議時間、參會人數(shù)、會議主題等信息，以便管理部門合理安排會議室資源。

3.會議室管理部門收到預(yù)訂申請后，應(yīng)及時回復(fù)確認(rèn)，并在會議前做好相應(yīng)準(zhǔn)備工作。

二、會議室使用規(guī)范

1.會議室使用應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)訂時間進(jìn)行，不得隨意占用或提前入場。

2.會議室內(nèi)應(yīng)保持安靜、整潔，與會人員需遵守會議室紀(jì)律，不得吸煙、亂丟雜物。

3.未經(jīng)允許，不得擅自調(diào)整會議室內(nèi)的設(shè)施設(shè)備，確需調(diào)整時，應(yīng)及時聯(lián)系管理部門協(xié)助。

三、會議室設(shè)施設(shè)備管理

1.會議室管理部門應(yīng)定期檢查設(shè)施設(shè)備，確保其正常運行。

2.如遇設(shè)施設(shè)備故障，應(yīng)及時報修，并盡快恢復(fù)使用。

3.會議室內(nèi)的投影儀、音響、話筒等設(shè)備，使用前后需進(jìn)行簡單檢查，確保下次使用時正常。

四、會議室安全保障

1.會議室管理部門應(yīng)確保會議室內(nèi)的消防安全，定期檢查消防設(shè)施設(shè)備，消除安全隱患。

2.會議室內(nèi)應(yīng)設(shè)置明顯的安全標(biāo)識，提醒與會人員注意安全。

3.會議期間，應(yīng)確保會議室門口、走廊等區(qū)域暢通，不得堆放雜物。

五、會議室清潔衛(wèi)生

1.會議室使用結(jié)束后，使用部門或個人應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，恢復(fù)原狀。

2.會議室管理部門應(yīng)定期進(jìn)行深度清潔，保持會議室衛(wèi)生。

3.會議室內(nèi)應(yīng)配備垃圾桶，提醒與會人員保持環(huán)境衛(wèi)生。

六、會議室違規(guī)處理

1.對違反會議室管理規(guī)定的部門或個人，管理部門有權(quán)進(jìn)行制止，并按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定給予處理。

2.會議室管理部門應(yīng)建立健全投訴舉報渠道，及時處理與會人員關(guān)于會議室管理問題的投訴。

3.定期對會議室管理規(guī)定進(jìn)行宣傳和培訓(xùn)，提高全體員工遵守規(guī)