檔案管理培訓(xùn)匯報(bào)人：匯報(bào)時(shí)間：202X年集團(tuán)檔案管理有關(guān)發(fā)文某某保險(xiǎn)發(fā)[2010]35號(hào)關(guān)于印發(fā)《某某保險(xiǎn)集團(tuán)檔案管理辦法》的通知壽險(xiǎn)檔案管理有關(guān)發(fā)文《檔案管理辦法（試行）》《陽光人壽檔案管理補(bǔ)充規(guī)定（試行）》檔案管理的目的

實(shí)現(xiàn)公司檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理，更好地為公司的發(fā)展提供全面、高效、優(yōu)質(zhì)服務(wù)目錄

檔案概述文書檔案檔案的特性和作用檔案的分類管理一五二六檔案工作管理體制和基本原則三檔案的移交與借閱七檔案管理員崗位職責(zé)四檔案的鑒定銷毀八檔案概述一（一）

公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和管理工作中直接形成的，有保存和利用價(jià)值、經(jīng)過整理的各種門類和載體的歷史記錄。公司檔案壽險(xiǎn)公司全系統(tǒng)必須把檔案工作列入本單位的重要工作日程，列入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員的工作質(zhì)量考核標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo).各機(jī)構(gòu)在工作中形成的各種門類和載體的檔案，均屬于陽光保險(xiǎn)集團(tuán)全宗，其最終處置權(quán)屬于某某保險(xiǎn)集團(tuán)股份有限公司。

集團(tuán)對(duì)檔案管理的要求（二）檔案的特性和作用二真實(shí)性（各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄

）多樣性原始性（由原始文件直接形成

）機(jī)密性唯一性信息性

檔案的特性（一）是開展工作的憑據(jù)和參考是本單位各項(xiàng)活動(dòng)的歷史積和真實(shí)記憶是本單位的資產(chǎn)和資源是本單位整體管理體系組成部分

檔案的作用是保持可持續(xù)發(fā)展的重要保障（二）檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的條件與環(huán)境（三）單位領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工的檔案意識(shí)大大加強(qiáng)檔案收集得齊全、完整、豐富保管檔案必需的人、財(cái)、物等基本條件有所保障檔案科學(xué)管理水平和服務(wù)質(zhì)量不斷提高利用檔案有明顯的實(shí)際效果檔案工作管理體制和基本原則三集團(tuán)公司負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)全系統(tǒng)的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和管理；各子公司根據(jù)集團(tuán)公司的相關(guān)政策，負(fù)責(zé)本公司及所轄分支機(jī)構(gòu)檔案的管理工作；二級(jí)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)所轄三級(jí)機(jī)構(gòu)檔案的管理工作。檔案工作實(shí)行系統(tǒng)垂直管理體制公司檔案管理體制及基本原則統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，確保各門類檔案的完整與安全，實(shí)現(xiàn)檔案的綜合管理和有效利用。各機(jī)構(gòu)必須指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作檔案管理基本原則（一）公司檔案管理體制及組織架構(gòu)總公司統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理管理體制1、總公司辦公室：為全系統(tǒng)檔案管理的牽頭部門，集中統(tǒng)一規(guī)劃、組織、指導(dǎo)檔案管理工作。

2、根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，集團(tuán)公司、產(chǎn)壽公司總部檔案由本級(jí)公司綜合檔案室保存；各子公司二級(jí)機(jī)構(gòu)、三級(jí)機(jī)構(gòu)形成的檔案分別由本機(jī)構(gòu)保管。3、區(qū)縣及以下機(jī)構(gòu)的檔案上交所屬三級(jí)機(jī)構(gòu)保存。各級(jí)機(jī)構(gòu)檔案的移交、銷毀應(yīng)逐級(jí)上報(bào)審批。組織架構(gòu)（二）檔案管理員崗位職責(zé)四檔案管理員崗位職責(zé)1收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)本公司的檔案；收集、整理、保管與本公司業(yè)務(wù)有關(guān)的重要資料3參加檔案的鑒定、移交、銷毀工作5編制各種檢索工具，積極開展檔案編研及多角度、高層次、全方位的檔案利用工作7定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損、變質(zhì)檔案及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制2統(tǒng)一管理本公司各種門類和載體的檔案4對(duì)各類檔案整理、歸檔及所屬單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、督促6對(duì)接收的檔案及時(shí)進(jìn)行核對(duì)驗(yàn)收，并做到有序存放，妥善保管，方便查找8嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，不斷完善檔案工作制度，改善檔案保管條件，確保檔案的完整與安全（一）01020304各門類檔案歸口管理部門05（二）文書檔案：由辦公室負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等日常工作，于每年六月份前完成前一年文件歸檔工作會(huì)計(jì)檔案：由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作，前一年的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)部保管一年后再移交辦公室統(tǒng)一管理業(yè)務(wù)檔案：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)、銀保、團(tuán)險(xiǎn)、營(yíng)銷等部門）指定專人負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作實(shí)物、聲像、照片檔案由文化品牌部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作，并于每年三月份前將前一年檔案移交集團(tuán)綜合檔案室（館）統(tǒng)一管理基建檔案：集團(tuán)基建項(xiàng)目由集團(tuán)綜合部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作，并于項(xiàng)目完成三個(gè)月內(nèi)將該項(xiàng)目完整的檔案資料移交辦公室統(tǒng)一管理；各子公司、各級(jí)機(jī)構(gòu)基建項(xiàng)目由辦公室或人事行政部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作。會(huì)計(jì)檔案主要包括會(huì)計(jì)憑證主要指原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，銀行存款余額調(diào)節(jié)表財(cái)務(wù)報(bào)表主要指財(cái)務(wù)指標(biāo)快報(bào)，月、季會(huì)計(jì)報(bào)表，年度會(huì)計(jì)報(bào)表及文字說明，職工開支花名表其他會(huì)計(jì)文件材料主要指會(huì)計(jì)移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，銀行賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)專業(yè)資料會(huì)計(jì)帳簿主要指現(xiàn)金銀行存款日記賬，明細(xì)賬，總賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿及外事的會(huì)計(jì)賬簿業(yè)務(wù)檔案主要包括承保單證：如保單副本及附表；投保單及附表；保險(xiǎn)費(fèi)收據(jù)（存根聯(lián)）；保險(xiǎn)合同或協(xié)議；中途退保的有關(guān)單證、附表、合同、協(xié)議等賠案

1、人身險(xiǎn)給付案：如給付申請(qǐng)書；出險(xiǎn)事故通知書；現(xiàn)場(chǎng)勘查記錄；出險(xiǎn)調(diào)查報(bào)告；證明材料；給付保險(xiǎn)金通知書；起訴書、應(yīng)訴書、答辯狀、法院仲裁書、庭外調(diào)解協(xié)議書等；

2、防災(zāi)防損業(yè)務(wù)：如各種災(zāi)害事故調(diào)研報(bào)告材料；災(zāi)害事故發(fā)生的原因、損失范圍、時(shí)間、損失金額等情況記錄；防災(zāi)防損費(fèi)用支出、防損措施，辦法、成果等;檔案外包如下分公司業(yè)務(wù)檔案可采取外包方式解決外包條件申請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)檔案兩超過2萬份（以核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)掃描清單統(tǒng)計(jì)為準(zhǔn)）外包單位選擇：建議聯(lián)系國(guó)家檔案局所屬的各地分支機(jī)構(gòu)外包協(xié)議簽訂：

1、協(xié)議內(nèi)容必須包括定價(jià)、移交登記制度、檔案查詢、借閱、調(diào)閱制度、移交人檢查制度以及信息保密制度等；2、外包協(xié)議需通過KOA簽報(bào)，上報(bào)總公司審批。實(shí)物、聲像、照片檔案實(shí)物檔案：主要指榮譽(yù)類、題詞類、紀(jì)念類等具有永久保存價(jià)值的各種物品。如:黨中央國(guó)務(wù)院頒發(fā)的獎(jiǎng)狀、證書、錦旗等；重要領(lǐng)導(dǎo)書信、社會(huì)知名人士字畫；反映本大公司重大活動(dòng)的紀(jì)念品、信物等聲像、照片檔案：主要是指照片、底片、錄音、錄像類等永久保存價(jià)值的各種材料基建檔案

1、基建檔案是公司在基本建設(shè)及物業(yè)管理中產(chǎn)生、形成的，應(yīng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、聲像材料等形式與載體的文件材料的總稱。

2、基建檔案管理公司自建、合建及整棟建筑物購買項(xiàng)目，在工程竣工后，三個(gè)月內(nèi)（含購買合同簽訂時(shí)），由基建項(xiàng)目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)收集齊全全套竣工檔案，向公司檔案室移交，辦理移交手續(xù)。

各機(jī)構(gòu)辦公室或人事行政部負(fù)責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、鑒定、銷毀等工作。

文書檔案五文書檔案：是公司在公務(wù)、業(yè)務(wù)、黨務(wù)活動(dòng)和各項(xiàng)管理工作中直接形成的具有查考和利用價(jià)值、經(jīng)過整理而保存的、以紙質(zhì)材料為載體的文件材料，包括收文、發(fā)文、簽報(bào)、傳真件及其他應(yīng)歸檔的非正式文件。

文書檔案的整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。文書檔案歸檔范圍本公司形成的文件上級(jí)機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件下級(jí)機(jī)構(gòu)的文件同級(jí)機(jī)構(gòu)和非隸屬機(jī)構(gòu)的文件本公司形成的文件公司形成的文件包括紙質(zhì)和電子兩種形式。具體包括：

1、本公司召開各類會(huì)議的文件，重要會(huì)議的會(huì)議記錄、紀(jì)要等。

2、本公司制發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)、與其他單位聯(lián)合制發(fā)的各類業(yè)務(wù)、各項(xiàng)工作方針政策、規(guī)章制度、決定、辦法及一般性管理文件。

3、本公司各類業(yè)務(wù)規(guī)劃、方案、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告。

4、本公司各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料。

5、本公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中形成的文件及其背景材料。

6、本公司各類案件查處、監(jiān)察活動(dòng)及業(yè)務(wù)審計(jì)及其他檢查、調(diào)查形成的文件材料。

7、本部門各種授權(quán)書、轉(zhuǎn)授權(quán)書。

8、來信來訪處理形成的文件材料。

9、本公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄等。10、本公司工作形成中的內(nèi)部簽報(bào)、重要的無文號(hào)文件材料、電報(bào)等。11、各類簡(jiǎn)報(bào)、信息、動(dòng)態(tài)等。12、公司取得各種榮譽(yù)的證書等。13、公司公務(wù)活動(dòng)中的各類音像、影像資料的原始素材。14、本公司各類人員名冊(cè)。

（一）上級(jí)機(jī)構(gòu)下發(fā)的文件

1、上級(jí)機(jī)構(gòu)召開的需要本公司貫徹執(zhí)行的會(huì)議文件。

2、上級(jí)機(jī)構(gòu)制發(fā)的針對(duì)本公司主管業(yè)務(wù)或普發(fā)性非本公司主管業(yè)務(wù)但要執(zhí)行的文件。同級(jí)機(jī)構(gòu)和非隸屬機(jī)構(gòu)的文件

1、同級(jí)和非隸屬機(jī)構(gòu)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作形成的文件。

2、對(duì)本公司工作檢查形成的相關(guān)文件。

3、同級(jí)和非隸屬機(jī)構(gòu)抄送本公司的需要執(zhí)行或查考的文件。下級(jí)機(jī)構(gòu)的文件

1、下級(jí)機(jī)構(gòu)報(bào)送的各類請(qǐng)示、報(bào)告、規(guī)章制度和備案性文件。

2、重要的工作總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。

（二）（三）（四）檔案的分類管理六檔案門類的設(shè)置應(yīng)執(zhí)行集團(tuán)公司統(tǒng)一的檔案分類規(guī)則，各子公司不得自行設(shè)置檔案門類。檔案的分類原則是：科學(xué)、實(shí)用，類目設(shè)置要遵循包容性、排他性、擴(kuò)展性、穩(wěn)定性的原則。各門類檔案的收集、分類、整理、排列、編目等應(yīng)按照該門類檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范執(zhí)行。各二級(jí)機(jī)構(gòu)、三級(jí)機(jī)構(gòu)形成的檔案分別由本機(jī)構(gòu)保管。區(qū)縣及以下機(jī)構(gòu)的檔案上交所屬三級(jí)機(jī)構(gòu)保存。各級(jí)機(jī)構(gòu)檔案的移交、銷毀應(yīng)逐級(jí)上報(bào)審批。歸檔范圍內(nèi)的檔案不得分散保存在個(gè)人手中。各子公司及各級(jí)機(jī)構(gòu)在新租、新建、擴(kuò)建辦公用房時(shí)，要將檔案庫房需求一并列入計(jì)劃，并按照國(guó)家有關(guān)部門的技術(shù)要求和規(guī)范建設(shè)檔案庫房。各機(jī)構(gòu)必須配備與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房，購置必需的檔案柜架和裝具。要做好防火、防盜、防潮、防塵、防高溫、防蟲、防鼠、防光等工作。檔案的移交與借閱七檔案的移交

（一）各部門依據(jù)《檔案管理辦法》，參照文書檔案歸檔范圍和本部門的歸檔范圍，結(jié)合實(shí)際情況收集和整理各人手頭的檔案資料。移交檔案時(shí)需填寫《檔案移交清單》010203檔案借閱

（二）

檔案的現(xiàn)代化管理應(yīng)辦公自動(dòng)化同步發(fā)展。各級(jí)機(jī)構(gòu)應(yīng)盡可能采用先進(jìn)的技術(shù)和管理手段，不斷提高檔案的科學(xué)管理水平。各子公司要嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，履行借閱手續(xù)任何人員借閱檔案和歸還檔案時(shí)，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》檔案的鑒定銷毀八

——機(jī)構(gòu)分立、合并、撤銷或設(shè)立臨時(shí)性機(jī)構(gòu)，要按照有關(guān)規(guī)定整理各門類檔案，任何個(gè)人不得帶走已歸檔檔案或應(yīng)歸檔的各類檔案資料。各級(jí)工作人員要參照