采購訂單

編輯采購訂單是企業(yè)根據(jù)產品的用料計劃和實際能力以及相關的因素，所制定的切實可行的采購訂單計劃，并下達至供應商執(zhí)行，在執(zhí)行的過程中要注意對訂單進行跟蹤，以使企業(yè)能從\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購環(huán)境中購買到企業(yè)所需的商品，為生產部門和需求部門輸送合格的原材料和\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"配件。采購訂單是存貨在采購業(yè)務中流動的起點，是詳細記錄企業(yè)物流的循環(huán)流動軌跡、累積企業(yè)管理決策所需要的經營運作信息的關鍵。通過它可以直接向\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應商訂貨并可查詢采購訂單的收貨情況和訂單執(zhí)行狀況，通過采購訂單的關聯(lián)跟蹤，采購業(yè)務的處理過程可以一目了然。分單方法采購業(yè)務的目標，一是滿足對\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"物料的需求，二是降低成本，第三還包括質量，質量是采購業(yè)務能夠發(fā)生的前提條件，肯定要滿足。在\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購管理中還有一個重要管理內容，那就是如何做\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"內控，因為采購往往是企業(yè)花錢最多的部門，內控做得不好，最終影響產品成本和質量。訂單分配是采購管理的一個核心問題，也是一個難題，因為分單需要綜合平衡內外各種關系以實現(xiàn)采購業(yè)務目標，同時還要加強內控。假設采購一種物料N噸，有三個供應商ABC，如何給三個供應商分采購量？我采購與供應[1]

最近了解到企業(yè)的一些做法，很有意思，值得參考借鑒。80/20方法。絕大部分給A企業(yè)（例如80%），另外小部分給另外B企業(yè)，或者B、C企業(yè)；這樣做的好處是絕大部分訂單量給A，可以獲得批量經濟折扣，獲得更低成本。B、C做為培養(yǎng)關系的供應商，在A出問題時候可以快速補充，相當于備份的大供應商，可以避免供應中斷。這種操作方式存在一種內控上的難題，最大的采購量到底給哪一家？面向各個供應商采購不同的量，采購價格如何確定？供應商可以通過向采購決策人公關以獲取最大的采購量，而供應量小的供應商也可以公關獲得好的采購價格，因為量不一樣，價格和采購量大的不能完全比較。實際上大小供應商都有發(fā)揮空間。解決的方法：通過供應商評估確定優(yōu)先供應商，備份供應商，明確主供應商和備份供應商的量的分配比例原則，減少了第一層次的內控（不過，這需要定期評估，以評估小組操作）；第二層次的內控，那只有參考市場價格了，很難內控；或許可以通過對采購人員整體部門KPI的相關考核來加強內控，比如考核年采購成本降低金額等。平分方法。一些企業(yè)的分單策略是平分：采購訂單在三個供應商之間平分，這是一個非常簡單的處理原則，很容易操作，很容易檢查。操作過程：采購量在三個供應商之間平分。在了解市場價格基礎上，和三個供應商談判價格，取三個供應商價格最低者，要求另外兩家也達到最低價格（因為別的供應商能夠達到，要求你達到這個價格是合理要求）；在談判中的策略是：“A供應商已經做到10元了，B你也應該可以做到10元?！痹诤虰談判妥當?shù)臅r候，三家供應商一起簽訂合同，和三家供應商價格大家都能夠看到，有一定的透明性，證明不是壓價策略。這種談判最多做一輪，不會重復要求供應商壓價。出價高的供應商晚獲得訂單，如果不降價，失去訂單也是可能的。策略分析：這樣做的原因很重要一點是加強\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"內控。采購內控主要有兩個點：一是決定哪個供應商可以入圍成為合格供應商，另外一個是分單多少。入圍合格供應商是\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"產品開發(fā)部門確定的，一次性的；分單是經常性的，是內控重點。采取平分原則，則是的分單透明化，供應商不用公關，可以減少公關成本，消除一個在訂單數(shù)量分配上的內控問題。其次三個供應商均要求實現(xiàn)最低價，消除在價格上的內控問題。如果供應商在數(shù)量和價格上均是憑實力，不需要公關，那么成為企業(yè)的合格供應商也需要憑實力，即使不能完全消除第一個方面內控問題（成為合格供應商）也關系不大，畢竟只是一次性的事情?？磥?，這種貌似不好的分單策略（不能獲得\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"規(guī)模效益），還有深刻的\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"內控優(yōu)勢，也是一個不錯的策略。當然，應用這個策略的企業(yè)還未規(guī)范開展\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應商管理，假如有規(guī)范的供應商管理，這是否是一種好的策略，值得探討?？刂七壿嬰m然系統(tǒng)會自動根據(jù)\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購計劃生成采購訂單，但是在實際工作中，\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員往往還需要對采購訂單中的部分內容進行更新。為了加強控制，無疑需要對這個更新作業(yè)進行更細致、更深入的管理。那么在采購訂單中更新部分內容會觸發(fā)那些業(yè)務邏輯呢？筆者在這里根據(jù)自己的了解作一番分析。希望這個分析報告可以幫助大家更加深入的了解單據(jù)的更新操作。與產品基本信息表關系采購訂單中有很多內容都是從產品基本信息表中取得。如產品的規(guī)格描述、產品的計量單位、產品的包裝要求等等。有時候企業(yè)根據(jù)實際需要，可能需要在采購訂單上更新這些信息。如以前\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應商送原材料過來的時候是4個一包的?，F(xiàn)在企業(yè)為了一些原因，如生產線的要求，需要把這個包裝數(shù)量改為3個一包或者5個一包。此時，在采購訂單的包裝說明中可以進行更改。更改保存后，就完事了嗎？其實，這背后還暗藏著一個業(yè)務邏輯。即這個包裝信息、產品規(guī)格等等屬于產品的基本信息范疇。那么在采購訂單上進行更改后，是否要求采購訂單在保存更新的同時去更新產品基本信息表中的內容嗎？還是只是采購訂單上更新即可？到底采用什么方式，主要根據(jù)企業(yè)業(yè)務性質來判斷的。如果這個更新只是一個臨時的調整，那么就不需要更新產品基本信息中的內容。但是，如果這個更新是永久的，以后都要采用這個包裝方式的話，則就需要在更新采購訂單的同時更新產品基本信息表中的內容。不過產品基本信息表中的內容畢竟比較敏感，如果想通過訂單關聯(lián)更新產品基本信息表中的內容，則要符合一些業(yè)務邏輯的控制規(guī)則。具體來說，主要有三個方面。1.產品信息表中必須指明某個字段可以被其他單據(jù)所更改。這主要是為了保證數(shù)據(jù)的一致性。因為在企業(yè)中，原材料等基本信息往往不是采購人員建立，而是研發(fā)部門等建立。為此，研發(fā)部門有這個權利那些內容可以被其他人員更改。如此的話，當其他部門通過其他單據(jù)更改了某部分內容之后，作為產品信息的主人，就比較容易追蹤。在實際工作中，筆者建議企業(yè)用戶，把一些關系不是很大的內容，如包裝方式等等可以讓其他員工進行更改，以減少信息建立人員的工作量。但是，對于一些關鍵的參數(shù)，如原材料檢驗標準、原材料規(guī)格等字段的話，最好還是誰建立誰更改。2.用戶需要有這張表對應的權限如在\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"ERP系統(tǒng)權限設計中有一個排它權限。如果某個用戶做了這個限制之后，則他建立的信息可能就只有他自己能夠進行更改。其他用戶無權進行修改。如果有這個限制的話，則其他用戶就無法通過采購訂單等相關單據(jù)更新這個產品基本信息表。3.是采購訂單中的控制在實際工作中，可能需要更新與不需要更新兩種情況同時存在。是否需要更新產品基本信息表的內容需要\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員根據(jù)實際情況來進行判斷。為此，在采購訂單更新用戶按保存后，系統(tǒng)就會進行判斷。更改的內容是否涉及到產品基本信息表中的內容。如果涉及到而且產品基本信息表中又指定這個字段可以被更改的話，則系統(tǒng)就會提示用戶是否需要把這個更新同步到產品基本信息表中。如果用戶選擇是的話，則這個更新會被同步到產品基本信息表中。如果選擇否的話，則只是在采購訂單上進行更新，而不會涉及到產品基本信息表。也就是說，要同時滿足以上三個條件，產品基本信息表中的內容才能夠被采購訂單所更新。筆者在項目推廣中，對于用戶的建議是這個功能要慎用。對于一些共享程度比較高的信息可以通過\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"級聯(lián)更新來節(jié)省數(shù)據(jù)維護的工作量。但是對于一些技術性比較強的數(shù)據(jù)，則最好還是采取專人維護專人負責制比較好。與產品價格信息表關系除了會對采購訂單中的產品基本信息如包裝信息進行更改，\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員改的最多的還要算是采購訂單價格。這個采購訂單價格在采購\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"訂單管理中又是一個比較敏感的字段。為了保障企業(yè)資金的安全性，采購訂單在這個字段的更新上采取了比較多的控制措施。1.采購訂單價格更新首先，采購訂單會控制采購員是否有這個權限更改這個采購價格以及更改的幅度有多大。有些企業(yè)對于這個采購價格控制的比較嚴格，普通采購員無法更改這個采購價格。因為采購訂單中的價格自動會從供應商產品價格表中帶出來。也就是說，默認的價格就是跟供應商協(xié)商好的價格。若要進行價格變動的話，則必須由采購經理來完成。有些企業(yè)則相對寬松一點，\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"采購員可以更改采購訂單的價格，但是其有一個幅度的限制。如某個原材料標準價格為10元，而采購員可以在1%的范圍內修改這個采購價格。也就是說，其向\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"供應商采購時，其價格的最大修改權利只有11元。如果超過這個價格的話，就需要采購經理或者其他人員的授權才行?？梢娡ㄟ^對采購價格這個字段本身的權限控制，能夠大大的提高采購訂單價格的準確性。明顯消除采購員與供應商串通的徇私舞弊行為。2.采購訂單價格更新對其他數(shù)據(jù)表的影響采購訂單的價格更新是否會對其他相關表產生影響呢？這里的相關表主要包括兩張數(shù)據(jù)表，分別為產品價格信息表與產品供應商價格信息表。產品價格信息表中定義了產品的計劃價格；產品供應商價格信息表則定義了某個供應商的具體價格信息。他們之間有彼此的聯(lián)系。如產品供應商價格信息表默認情況下，會繼承產品計劃價格表中的價格。而在建立采購訂單的時候，默認情況下其價格來自于產品供應商價格信息表。如果這張表中沒有相應數(shù)據(jù)的話，則其會采用產品計劃價格表中內容。而現(xiàn)在反過來，若采購訂單中\(zhòng)t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"物料價格的變化，是否會更新以上這些表中的內容呢？筆者在項目實施中，給用戶第一個建議是最好不要通過采購訂單來更新這兩張基本價格表中的信息。若產品計劃價格表中或者供應商價格信息表中的內容有改變的話，最好通過獨立的變更單據(jù)來進行變更。這主要是出于數(shù)據(jù)的一致性考慮。而且也易于后續(xù)的查詢追蹤。如果在采購訂單中進行級聯(lián)更新的話，以后很難查詢到這個更改記錄。雖然這會增加一些數(shù)據(jù)維護的工作量。但是卻可以保持數(shù)據(jù)的一致性，筆者認為這個交易還是值得的。相關建議筆者給用戶的第二個建議是如果供應商價格變化真的很頻繁。就像前一段時間，原材料的價格幾乎是一月一變。在這種情況下，如果每次價格變化時都要先更改供應商價格信息表中的內容，那顯然工作量會變得很大。而每次去更改采購訂單的價格也不利于采購訂單的管理。對于這種情況，如果原材料市場價格變換比較頻繁，那么筆者建議企業(yè)用戶，可以讓采購訂單更改供應商價格信息表，但是級聯(lián)更新只限于此，而不能夠更改產品基本價格表。因為產品基本價格表不僅跟采購訂單或者供應商價格表相關；而且還是\t"/item/%E9%87%87%E8%B4%AD%E8%AE%A2%E5%8D%95/_blank"計劃成本計算