辦公室環(huán)境管理

本章有四節(jié)組成，分別為辦公環(huán)境管理概述、辦公環(huán)境的布局、辦公環(huán)境的建設(shè)以及辦公環(huán)境“5S”管理。通過本章的學習，旨在了解辦公室環(huán)境管理的涵義，認識辦公環(huán)境的層次，知曉辦公環(huán)境管理的作用和原則，能夠根據(jù)組織的實際需要，選擇辦公室布局，優(yōu)化辦公室建設(shè)，并將5S管理巧妙地運用到辦公環(huán)境管理之中。【職場小故事】辦公區(qū)嘈雜忙亂喧囂一片任秘書設(shè)計布局舒適自然第一節(jié)辦公環(huán)境管理概述第一節(jié)辦公環(huán)境管理概述第一節(jié)辦公環(huán)境管理概述第一節(jié)辦公環(huán)境管理概述一、辦公環(huán)境的含義二、辦公環(huán)境的層次三、辦公環(huán)境管理的作用四、辦公環(huán)境管理的原則

一、辦公環(huán)境的含義

辦公環(huán)境或稱為辦公室環(huán)境，是直接或間接作用和影響辦公過程的各種因素的總和。從廣義上說，它是指一定組織機構(gòu)的所有成員所處的大環(huán)境；從狹義上說，辦公環(huán)境是指一定的組織機構(gòu)的秘書部門所處的工作環(huán)境，由“軟”環(huán)境和“硬”環(huán)境兩部分構(gòu)成。“軟”環(huán)境指辦公場所的人文環(huán)境，包括辦公氛圍、人際關(guān)系和工作作風等；“硬”環(huán)境指自然環(huán)境，包括辦公室所在地、建筑設(shè)計、室內(nèi)空氣、光線、顏色、辦公設(shè)備和辦公室的布局、布置等因素。

社會環(huán)境二、辦公環(huán)境的層次

以辦公室人員為立足點，我們將辦公環(huán)境由近及遠劃分為三個層次：工作環(huán)境、職能環(huán)境和社會環(huán)境三個層次。

職能環(huán)境

工作環(huán)境辦公室人員（一）工作環(huán)境

——辦公環(huán)境的基礎(chǔ)

工作環(huán)境，是指具體辦公活動的場所及使用的設(shè)備等，同時包括從業(yè)人員的狀況。辦公活動三大要素：人員設(shè)備場地

（二）職能環(huán)境

——辦公環(huán)境的核心

職能環(huán)境，是指一個社會組織內(nèi)部的機構(gòu)設(shè)置、目標劃分和運行情況，同時包括人際關(guān)系和工作方法等因素。辦公室在履行自己的職能中必然要同組織中其他部門發(fā)生各種各樣的聯(lián)系，辦公職能的正確履行不僅取決于其他部門的支持和配合，還取決于組織內(nèi)部機構(gòu)是否合理，各種制度是否完善等組織內(nèi)部管理因素，而組織內(nèi)部的管理狀況又在一定程度上影響其社會地位。

（三）社會環(huán)境

——辦公環(huán)境的起點

社會環(huán)境是指一個國家內(nèi)部的物質(zhì)經(jīng)濟環(huán)境、政治法律環(huán)境和精神文化環(huán)境，同時包括這個國家的人口、民族、歷史等因素。

職能環(huán)境在組織中起著非常重要的作用，所以，我們將其看作辦公環(huán)境的核心。

一般來講，作為個體的辦公室人員，很難影響和改變社會環(huán)境；隨著經(jīng)驗的不斷積累及地位的逐漸提高，可以在一定程度上改進和選擇職能環(huán)境；而能夠直接影響并在工作中加以選擇、改進和優(yōu)化的是自己所處的工作環(huán)境。三、辦公環(huán)境管理的作用

（一）保障工作質(zhì)量，提高工作效率

（二）傳遞文化理念，樹立良好形象

（三）弱化“辦公室代溝”，改善“辦公室綜合癥”四、辦公環(huán)境管理的原則

（一）業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

業(yè)務(wù)流程是為完成特定的工作目標而由不同的人分別共同完成的一系列活動，即工作人員從開始到結(jié)束所經(jīng)路程，或一項業(yè)務(wù)從開始到結(jié)束所經(jīng)的各道工序。（二）辦公環(huán)境美化

美在經(jīng)濟實用

美在舒適整潔

美在協(xié)調(diào)一致美在適度獨立

（三）安全健康意識強化第二節(jié)辦公環(huán)境布置第二節(jié)辦公環(huán)境布置第二節(jié)辦公環(huán)境布置第二節(jié)辦公環(huán)境布置一、辦公室外部空間環(huán)境管理二、辦公室內(nèi)部環(huán)境管理一、辦公室外部空間環(huán)境管理

（一）室外環(huán)境的管理室外環(huán)境指組織辦公室外的環(huán)境，就像人的外觀，干凈整潔有利于樹立良好的組織形象。

大門是組織的門面，要加強管理，建立門禁制度，實行24小時輪流值班，檢查進出大門車輛及人員的證件，防止閑雜人員進入組織內(nèi)部，保證機關(guān)安全。機關(guān)大門所掛機關(guān)標牌，要看護好，防止污損破壞。

旗幟是國家或組織的象征和標志，在懸掛旗幟時，要依法將五星紅旗“置于中心、較高或者突出的位置”，要依法“早晨升起，傍晚降下”，不能不分晝夜地常年升掛在旗桿頂端。

無論是國旗還是其他的旗幟都不能破損、污損、褪色甚至不合規(guī)格。

電子顯示屏是組織重要的宣傳窗口，主要宣傳組織的重要決策、重大事件，展示考察歡迎詞，國家法定節(jié)假日祝福，甚至是充滿人文關(guān)懷的員工結(jié)婚、生日祝福等等。

要確保電子顯示屏發(fā)布信息的準確無誤，要確保電子顯示屏的供電安全，文字顯示完整。

停車區(qū)域位置恰當，自行車棚和車庫不能位于辦公樓正面，室外要劃定停車區(qū)，嚴禁辦公樓門前停放自行車、汽車。道路庭院要綠化，更要清潔。

（二）辦公場地的規(guī)劃1．各職能機構(gòu)的規(guī)劃決策機構(gòu)一般設(shè)在辦公樓的中心位置，作為組織為決策機構(gòu)及決策者處理綜合事務(wù)的輔助性機構(gòu)自然也設(shè)立在辦公樓的中心位置。辦公（廳）室主任是一個雙重角色，其辦公地點應(yīng)緊鄰決策機構(gòu)和決策者。

負責撰寫文字材料的部門，其辦公地點要保持獨立、安靜，離辦公（廳）室主任相距不遠，以便及時溝通；

作為對外聯(lián)系較多的部門如收發(fā)室、接待區(qū)、綜合科室等應(yīng)設(shè)低層和交通便利的地方，利于組織內(nèi)外人員聯(lián)系工作。

根據(jù)組織的規(guī)模和大小，確定決策機構(gòu)是否與輔助性機構(gòu)同處一個空間，確定組織需要幾個會議室和接待室。一般要把接待室、會議室、秘書辦公室等安排在靠近決策層人員辦公室的位置，有不少企業(yè)的經(jīng)理（廠長）辦公室都建成套間，外間就安排接待室或秘書辦公室。2．現(xiàn)代辦公空間的規(guī)劃現(xiàn)代辦公空間由接待區(qū)、會議室、總經(jīng)理辦公室、財務(wù)室、員工辦公區(qū)、機房、貯藏室、茶水間、機要室構(gòu)成。

1．閉合式布局

閉合式布局是一種較為傳統(tǒng)的辦公室布局，是把組織內(nèi)部各職能部門獨立安排在一個個小房間內(nèi)，組成一個個小辦公室。二、辦公室內(nèi)部環(huán)境管理（一）辦公環(huán)境的布局

優(yōu)勢

（1）便于管理，提高效率（2）保護隱私，易于保密（3）減少干擾，密切關(guān)系不足領(lǐng)導(dǎo)、行政部門以及各職能處室互不干擾，員工可以去偷懶或者做私人的事情；各部門相對獨立，業(yè)務(wù)往來、工作流程就可能倒退、交叉、往返；每個獨立的空間都有完備的辦公設(shè)備，造成一定的資源浪費；等級較為分明，按部就班略顯呆板。

2．開敞式布局就是將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各工作單元中開展工作。

優(yōu)點（1）降低成本，提高效能（2）便于溝通，利于監(jiān)管（3）促進競爭，構(gòu)建和諧

弊端

一些管理人員感到自己身份和地位降低；保密難度加大；噪音造成情緒壓力，干擾員工注意力、從而降低工作效率；感覺被他人“監(jiān)控”；流行疾病更容易傳播。

3．成組式布局這種布局保留高級別行政人員的私人辦公室，和員工隔開，獨立開展工作。其他管理者和他們的下屬人員，按照業(yè)務(wù)歸屬及工作流程，安排在彼此相鄰的開敞工作區(qū)內(nèi)。

成組式布局，具有相對獨立性，通常辦公室內(nèi)部空間分隔為接待室、辦公室（高級管理人員）以及辦公區(qū)等空間。成組式布局充分利用大樓各項公共服務(wù)設(shè)施，還具有相對獨立的辦公功能。通常辦公室內(nèi)部空間分隔為接待會客室、高管會議室。4．公寓式布局

公寓式布局在近年來非常流行，一些才開始成立不久的公司，都會在一些稍好的住宿樓中辦公。公寓式布局具有住宅特性，盥洗、就寢、用餐等功能齊全，客廳往往是公共辦公區(qū)域，其他單間作為一些會議室，領(lǐng)導(dǎo)辦公室等。這往往為起步的公司節(jié)約了成本。盥洗室

臥室

廚房餐廳客廳辦公室（二）辦公環(huán)境的布置

（1）考察分析（2）列表統(tǒng)計（3）繪圖布置1．辦公環(huán)境布置的程序2．辦公設(shè)備的布置布置原則：科學方便有序辦公桌椅

辦公椅應(yīng)有靠背，并盡量選用能調(diào)節(jié)方位的旋轉(zhuǎn)椅。辦公桌上物品擺放原則方便固定

電腦是重要的辦公設(shè)備，擺放有講究。

電話是辦公室的必備用品也是辦公室的飾物。

這些辦公設(shè)備最好安放在通風處，并且遠離人3米之外，不用時盡量關(guān)掉電源。傳真機、打印機、復(fù)印機

沙發(fā)茶幾茶水臺座椅綠色植物

地面

墻面

書架（櫥）文件櫥（柜）3．辦公室的布置

辦公室布置除了美觀、實用和安全，還多了一份營造情境與搭配完整環(huán)境的規(guī)劃。充分考量辦公自動化設(shè)備的整合、環(huán)境景觀的設(shè)計、動線規(guī)劃及使用效率等細節(jié)。

（1）閉合式辦公室

領(lǐng)導(dǎo)辦公室的布置不僅要體現(xiàn)組織的整體形象，還要顯現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)個人的地位和氣質(zhì)。

2013年12月31日，國家主席習近平發(fā)表新年賀詞，其辦公室隨之首度曝光。習近平辦公室背景是一幅長城畫作，辦公桌上有三部電話（二紅一白），身后書架上擺放了四幅照片，分別是：他與家人推著輪椅上的父親、他牽母親的手散步、他與夫人合影、他騎著自行車載著女兒，右側(cè)書架上也可以判明一張他踢足球的照片。習近平辦公室

習主席辦公室2015年有啥新變化？

換了7張新照片

咱們主席今天佩戴的是“中國紅”領(lǐng)帶，辦公室依舊大氣簡潔，書香縈繞。大書架、國旗、墻上的長城畫作都還在，出現(xiàn)在2014年和2015年新年賀詞畫面中的那幾張家庭照也都還在。

2016年辦公桌上多了一摞材料和書籍有沒有？看不清？沒關(guān)系，小編送上高清圖，大家就知道主席桌上的材料名稱和書名了，材料是今年10月29日十八屆五中全會審議通過的《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十三個五年規(guī)劃的建議》，這疊材料匯編下還放著一本《2015中國綠色發(fā)展指數(shù)報告》。

2016年新年賀詞時的辦公室側(cè)面照。主席的辦公桌上有4個文件夾，疊成一摞；右側(cè)書架換了7張新照片。

2015年新年賀詞時的辦公室側(cè)面照。主席右手邊上有6個文件夾，分成兩摞。

馬英九辦公室

“長江集團中心”位于香港中環(huán)皇后大道中2號。這座70層高的建筑外形方正，被媒體形容為造型酷似李嘉誠的性格——謹慎低調(diào)。李嘉誠辦公室

大樓頂樓70層是李嘉誠的專屬辦公樓層，辦公室、休息室、小型會議室、餐廳一應(yīng)俱全。李嘉誠日常的辦公事務(wù)都在這里進行。周一至周六上午九點前，年屆85歲的李嘉誠都會準時出現(xiàn)在這里。這個辦公室曾被稱作世界上最神秘的辦公室之一，除非有特定的保安人員陪同刷密碼卡，否則電梯根本無法抵達。在這個20平米左右的辦公室里，李嘉誠遙控指揮財富帝國遍布全球52個國家和地區(qū)的近萬億財富。

李嘉誠座椅右手邊的墻上是兩幅字畫，其中一幅是鄭板橋的《竹聲蕭蕭》，另一幅是李嘉誠自稱“近年來很喜歡的一副對子”，也是辦公室里懸掛的唯一書法，語出左宗棠：“發(fā)上等愿結(jié)中等緣享下等福；擇高處立尋平處住向?qū)捥幮小?/p>

李嘉誠辦公室放著一臺布隆伯格終端機實時顯示自己公司的股價

員工辦公室因部門、職能、員工人數(shù)差異而有所不同（2）開敞式辦公室

主管的辦公區(qū)域需保留適當?shù)脑L客空間，主管的工作區(qū)域位于部屬座位之后方，以便于控制和監(jiān)督。

檔案柜應(yīng)與其他柜子的高度一致，以增進美觀，采用直線對稱的布置。

將通常有許多客戶來訪的部門，置于入口處。采用一個大間辦公室，使用同一大小的桌子。全體職員的座位應(yīng)面對同一方向布置一點五米保持公共空間和私人空間的獨立1米左右

光線由工作人員的左側(cè)射入←

常用的文件與檔案，應(yīng)置于使用者附近。最常用的辦公物品應(yīng)放在伸手可及的地方。計算機等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。4．接待室的布置

簡潔優(yōu)雅舒適工作”和“交際”兼顧5．會議室的布置視單位規(guī)模而定，以容納二三十人開會為宜

第三節(jié)辦公環(huán)境建設(shè)第三節(jié)辦公環(huán)境建設(shè)第三節(jié)辦公環(huán)境建設(shè)第三節(jié)辦公環(huán)境建設(shè)一、辦公“硬”環(huán)境的建設(shè)二、辦公“軟”環(huán)境的建設(shè)想想看哪些環(huán)境影響辦公室的工作效率空氣綠化聲音顏色設(shè)備氣氛心理安全制度人際光線一、辦公“硬”環(huán)境的建設(shè)

（一）綠化環(huán)境

（二）空氣環(huán)境空氣環(huán)境以空氣“四度”來衡量，即空氣的溫度、空氣的濕度、空氣的清潔度和空氣的流動速度。

1．溫度：辦公室的溫度冬天一般在20℃～22℃，夏季在23℃～25℃之間為最宜。

2．濕度在正常溫度下，辦公室理想的相對濕度在40%～60%之間。3．清潔度空氣的清潔度是表示空氣的新鮮程度和潔凈程度的物理指標。

4．速度一般來說，在室溫為22℃左右的情況下，空氣的流速在0.25米/秒時，人體能保持正常的散熱。

（三）光線環(huán)境辦公室一般以自然光源為主

光線不足輔以人工光源

（四）顏色環(huán)境（五）聲音環(huán)境辦公室的理想聲強值為20～30分貝

減少室外噪音控制室內(nèi)噪音

（六）設(shè)備環(huán)境

辦公用品的適用化和現(xiàn)代化，也是提高辦公效率的必要措施。（七）安全環(huán)境二、辦公“軟”環(huán)境的建設(shè)

（一）心理環(huán)境心理環(huán)境指人腦中對人的一切活動發(fā)生影響的環(huán)境事實，也即對人的心理事件發(fā)生實際影響的環(huán)境。

（二）人際環(huán)境

人際環(huán)境指在一定團隊中人與人關(guān)系的和諧程度。1．確立一致的目標2．規(guī)劃統(tǒng)一的行動3．增強團隊的凝聚力

（三）氣氛環(huán)境

和睦的氣氛，通常指一種非排斥性的情感環(huán)境。

（四）制度環(huán)境

制度環(huán)境指人們在長期交往中自發(fā)形成并被人們無意識接受的行為規(guī)范。

第四節(jié)辦公環(huán)境“5S”管理第四節(jié)辦公環(huán)境“5S”管理第四節(jié)辦公環(huán)境“5S”管理第四節(jié)辦公環(huán)境“5S”管理一、“5S”管理二、辦公環(huán)境“5s”管理運用一、“5S”管理

“5S”管理起源于日本，指整理（SEIRI）、整頓（SEITON）、清掃（SEISO）、清潔（SEIKETSU）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個項目，通過規(guī)范現(xiàn)場、現(xiàn)物，營造干凈、舒適、舒心的辦公場所，合理配置使用各種資源減少浪費，提高工作質(zhì)量與效率，提升員工素質(zhì)，塑造良好的企業(yè)形象。5S因日語的羅馬拼音均為“S”開頭，所以簡稱為5S?！?S”管理示意圖

“5S”效果看得見持之以恒是關(guān)鍵（二）“5S”效能5S管理是最佳推銷員（Sales）

5S管理是節(jié)約家（Saving）5S管理是安全保障（Safety）

5S管理是標準化推行人（Standardization）

5S管理形成令人滿意的職場（Satisfaction）

（三）5S管理的擴展

6S管理是在“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”的基礎(chǔ)上增加了“自檢”一項，要求員工每日下班前自我反省與自我檢討，目的在于讓員工總結(jié)經(jīng)驗、檢討不足，判定一至兩種改進措施，培養(yǎng)員工的自覺性、韌性和耐心，加強員工安全教育，防范于未然。

8S管理是在“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”的基礎(chǔ)上增加了“安全”、“節(jié)約”、“學習”等三項，目的在于使企業(yè)在現(xiàn)場管理的基礎(chǔ)上，通過創(chuàng)建學習型組織不斷提升企業(yè)文化的素養(yǎng)，消除安全隱患、節(jié)約成本和時間。

13S管理是在“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”的基礎(chǔ)上增加“安全”、“節(jié)約”、“服務(wù)”、“滿意”、“堅持”、“共享”、“效率”、“學習”等八項，目的在于加強企業(yè)文化建設(shè)，形成團隊協(xié)作精神，增強服務(wù)意識，共同學習，共享成果，持之以恒，力爭企業(yè)、員工、社會多方滿意，使企業(yè)在激烈的競爭中，永遠立于不敗之地。二、辦公環(huán)境“5s”管理運用

（一）辦公室5S管理自檢表

辦公室工作人員可以根據(jù)“整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)”這五個環(huán)節(jié)，對辦公環(huán)境進行管理，填寫自檢（一）表。辦公室工作人員也可以根據(jù)“環(huán)境、人員、辦公桌、辦公設(shè)備、文件”這五個要素，對辦公環(huán)境進行管理，填寫自檢（二）表。（二）辦公桌椅擺放規(guī)范

1．各具特色的辦公桌

辦公桌是人們離不開的工作伙伴，能夠體現(xiàn)專業(yè)形象和個人效率。整齊干凈的辦公桌

雜亂無章的辦公桌

雜亂卻有序的辦公桌

個性洋溢的辦公桌