輔助人力資源管理

本章由三節(jié)組成，分別為員工招聘、員工入職離職手續(xù)的辦理和新員工培訓。通過本章的學習，了解辦公室輔助人力資源管理的相關(guān)內(nèi)容，熟悉員工招聘的渠道，知曉辦理員工入職、離職的相關(guān)手續(xù)，熟練掌握招聘廣告（啟事）的寫法，熟悉開展新員工培訓的相關(guān)業(yè)務?！韭殘鲂」适隆抗緮U充“招兵買馬”人才招聘總監(jiān)撓頭第一節(jié)員工招聘第一節(jié)員工招聘第一節(jié)員工招聘第一節(jié)員工招聘一、員工招聘的內(nèi)涵及原則二、制定招聘計劃三、制定招聘計劃和策略

一、員工招聘的內(nèi)涵及原則

員工是指企業(yè)（單位）中各種用工形式的人員，包括固定工、合同工、臨時工，以及代訓工和實習生。

員工招聘，是指組織根據(jù)人力資源管理規(guī)劃和工作分析的要求，從組織內(nèi)部和外部吸收人力資源的過程。

員工招聘包括員工招募、甄選、聘用和評估等內(nèi)容。5聘得著管得了用得好留得住

因事?lián)袢嗽瓌t員工的選聘應以實際工作的需要和崗位的空缺情況為出發(fā)點，根據(jù)崗位對任職者的資格要求選用人員。

公開、公平、公正原則公開就是要公示招聘信息、招聘方法；公平公正就是確保招聘制度給予合格應征者平等的獲選機會。

人崗匹配的原則指人的能力與崗位需要相契合，能夠勝任崗位的各項工作，并最大限度地發(fā)揮任職者的才能。因職選能、因能量級、級能匹配。

競爭擇優(yōu)原則

員工招聘中引入競爭機制，在對應聘者的思想素質(zhì)、道德品質(zhì)、業(yè)務能力等方面進行全面考察的基礎(chǔ)上，按照考查的成績擇優(yōu)選拔錄用員工。

效益最佳原則

指投入最少的招聘成本獲取適合職位的最佳人選。

雙向選擇原則

招聘是一個雙向選擇的過程。雙向選擇能夠?qū)崿F(xiàn)人力資源的最優(yōu)配置。

7二、制定招聘計劃

招聘計劃是組織根據(jù)發(fā)展目標和崗位需求對某一階段招聘工作所做的安排，包括招聘目標及意義、信息發(fā)布的時間與渠道、招聘員工的類型及數(shù)量、甄選方案及時間安排等方面。

（一）招聘目標及意義

招聘的核心目標，就是實現(xiàn)所招聘人員與待聘崗位的有效匹配，獲取組織發(fā)展所需人才。

招聘的意義在于為促進組織規(guī)模的不斷擴大，滿足組織對人才需求日益增長，發(fā)揚組織文化，提高員工隊伍整體素質(zhì)。

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1．招聘信息的擬定

招聘廣告應該包含以下內(nèi)容：組織的基本情況；招聘的職位、數(shù)量和基本條件；招聘的范圍；薪資與待遇；報名的時間、地點、方式以及所需的材料等。

（二）招聘信息的擬定與發(fā)布渠道

招聘簡章主要包括：組織業(yè)務簡介；組織創(chuàng)始人及組織文化；組織顯著優(yōu)勢；職位要求與標準；發(fā)展平臺與待遇。

2．招聘的渠道

招聘信息的發(fā)布就是選擇有效的招聘渠道、招聘方式。

招聘渠道可以分為外部招聘和內(nèi)部選聘兩種。（1）外部招聘渠道

人才交流中心人才招聘會

媒體廣告通過報紙雜志、廣播電視等媒體進行廣告宣傳，向公眾傳達招聘信息，覆蓋面廣、速度快。優(yōu)點：信息傳播范圍廣、速度快、應聘人員數(shù)量大、層次豐富，組織的選擇余地大，組織可以招聘到素質(zhì)較高的員工。缺點：招聘時間較長；廣告費用較高；要花費較多的時間進行篩選。

網(wǎng)上招聘網(wǎng)上招聘具有費用低、覆蓋面廣、時間周期長、聯(lián)系快捷方便等優(yōu)點。缺點容易魚目混珠，篩選手續(xù)煩雜，以及對高級人才的招聘較為困難等等。招聘網(wǎng)絡有前程無憂人才網(wǎng)、智聯(lián)招聘、58同城、趕集網(wǎng)、中華英才網(wǎng)、百姓網(wǎng)、快點8網(wǎng)、百才招聘、百伯網(wǎng)等。

校園招聘包括在學校舉辦的畢業(yè)生招聘會、招聘張貼、招聘講座和畢業(yè)生就業(yè)辦公室推薦等。

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優(yōu)勢：在校園中招聘到大量的高素質(zhì)人才。大學畢業(yè)生雖然經(jīng)驗較為欠缺，但是具備巨大的發(fā)展?jié)摿Γ淮髮W生思想較為活躍，可以給組織帶來一些新的管理理念和新的技術(shù)，有利于組織的長遠發(fā)展。

不足：學校畢業(yè)生普遍缺少實際經(jīng)驗，組織需要用較長的時間對其進行培訓；新招聘的大學畢業(yè)生無法滿足組織即時的用人需要，要經(jīng)過一段較長的相互適應期；招聘所費時間較多，成本也相對較高；在大學中招聘的員工到崗率較低，而且經(jīng)過一段時間后，離職率較高。

人才獵取借助“獵頭”公司獲取組織所需人才的招聘形式。“獵頭”公司是一種專門為雇主“獵取”高級人才和尖端人才的職業(yè)中介機構(gòu)。18

員工推薦通過內(nèi)部員工推薦人選，也是組織招聘的一種重要形式。招聘洽談會人才交流中心或者其他人才機構(gòu)中心，每年都會舉辦多場招聘洽談會。在洽談會中，用人單位可以和應聘者直接進行接洽和交流，節(jié)省了雙方的時間。例如有高級人才洽談會、應屆畢業(yè)生雙選會、信息技術(shù)人才交流會等。

（2）內(nèi)部選聘渠道

將招聘信息公布給組織內(nèi)部員工，員工自己可以來參加應聘，此外還有崗位輪換和返聘。

優(yōu)點：選任時間較為充裕，了解全面，能做到用其所長，避其所短；內(nèi)部員工對組織情況較為熟悉，了解與適應工作的過程會大大縮短，上任后能很快進入角色；內(nèi)部提升給每個人帶來希望，有利于鼓舞士氣，提高工作熱情，調(diào)動員工的積極性，激發(fā)他們的上進心。

內(nèi)部渠道招聘缺陷

容易造成“近親繁殖”，老員工有老的思維定勢，不利于創(chuàng)新，而創(chuàng)新是組織發(fā)展的動力；容易在組織內(nèi)部形成錯綜復雜的關(guān)系網(wǎng)，任人唯親、拉幫結(jié)派，給公平、合理、科學的管理帶來困難；內(nèi)部備選對象范圍狹窄，只能從現(xiàn)有員工中選擇。

外部招聘優(yōu)點來源廣泛，選擇空間大，特別是在組織初創(chuàng)和快速發(fā)展時期，更需要從外部大量招聘各類員工；可以避免“近親繁殖”，能給組織帶來新鮮空氣和活力，有利于組織創(chuàng)新和管理革新。此外，人員新近加入組織，與其他人沒有歷史上的個人恩怨關(guān)系，從而在工作中可以較少顧忌復雜的人情網(wǎng)絡。同時，為了使新進員工能夠盡快適應崗位需要，可以有針對的要求應聘者有一定的學歷和工作經(jīng)驗，從而節(jié)省在培訓方面所耗費的時間和費用。缺點：難以準確判斷應聘者的實際工作能力；容易造成對內(nèi)部員工的打擊；招聘成本相對較高。

（三）招聘的崗位、

要求及其所需人員數(shù)量

辦公室應該掌握組織的人力資源規(guī)劃，對組織所需人員的崗位、工作要求及數(shù)量有清楚地認識，為招聘提供“量”的依據(jù)，從而確定配備、補充或晉升的規(guī)模。對所招聘崗位的要求進行分析，主要包括該崗位的職責、工作任務、工作關(guān)系等，以及什么樣素質(zhì)的人才能勝任這一崗位，即任職資格，為招聘提供“質(zhì)”的要求。

（四）甄選方案及時間安排

甄選一般包括對所有應聘者情況進行的初步審查、知識與心理素質(zhì)測試、面試，以確定最終的錄用者。

確定甄選方案即確定采用何種方式對應聘者進行考查、鑒別和淘汰。

1．收到應聘者的各項資料，即進行初步審核，審閱其學歷、經(jīng)驗是否符合所需，并初步淘汰資格不合者，之后將材料轉(zhuǎn)交用人部門進一步審核，通過書面材料淘汰一部分不合格的應聘者。

272．根據(jù)需要對應聘者進行電話面試并做相關(guān)的記錄，再淘汰一部分應聘者。

283．確定筆試、面試時間，組織成立面試小組，對應聘者進行筆試篩選及第一輪面試。對外地應聘者，第一輪面試也可通過電話完成。

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4．安排候選人的行程及后勤工作進行第二輪的面試

305．確定、通知被錄用的應聘者。

1．印制廣告及相關(guān)宣傳材料的費用。

2．參加人才市場招聘會、人才交流會的攤位費，招聘人員差旅費。

3．中介機構(gòu)招聘費用。

4．面試小組成員勞務費。

（五）招聘費用的預算（六）招聘總結(jié)與評估

招聘結(jié)束后，需要對整個招聘工作進行總結(jié)和評估。

評估的主要指標包括：招聘人員的數(shù)量是否達到計劃的目標，錄用人員的素質(zhì)是否符合組織的要求，招聘的人員的到崗率，招聘的成本是否在控制之內(nèi)，招聘所帶來的效益等。

第二節(jié)員工入職離職手續(xù)的辦理第二節(jié)員工入職離職手續(xù)的辦理第二節(jié)員工入職離職手續(xù)的辦理第二節(jié)員工入職離職手續(xù)的辦理一、員工入職手續(xù)的辦理二、員工離職手續(xù)的辦理三、離職員工管理

（一）新員工報到前

1．通知員工報到向被錄用者書面送達或電話傳達“錄用通知”，說明報到日期、時間、安排及報到時應攜帶的個人資料（原件及復印件），一般包括身份證明材料、學歷學位證書、上崗證書或?qū)I(yè)技能/職業(yè)資格證書、離職證明或與原單位解除勞動合同關(guān)系的證明材料、近期照片等。一、員工入職手續(xù)的辦理2．做好相關(guān)準備

在新員工報到之前準備好要與新員工簽訂的勞動合同、保密協(xié)議，必要的辦公用品、鑰匙、考勤卡等，為其開通單位郵箱；做好新員工培訓計劃，以及新員工培訓的相關(guān)組織安排工作。通知用人部門確認其職位并提供職位說明書；確認新員工的辦公位，所需電腦、電話；確定新員工的督導師。（二）新員工報到日

1．收驗新員工入職資料的原件及復印件，組織填寫《員工履歷表》?！秵T工履歷表》一般包括個人基本情況（姓名、性別、年齡、民族、籍貫、出生日期、學歷、身份證號碼等），家庭主要成員情況，個人受教育情況，個人工作情況及個人專長。2．填寫《新員工入職手續(xù)清單》，以便按清單逐項辦理入職手續(xù)。各項手續(xù)辦完后，《新員工入職手續(xù)清單》應交回辦公室。

3．向新員工發(fā)放介紹單位情況及管理制度的“員工手冊”，使其具備基本工作知識，并要求其通過內(nèi)部網(wǎng)絡進一步了解情況。

4．了解確認新員工調(diào)檔、存檔情況，簽訂勞動合同、保密協(xié)議等。

5．向新員工介紹單位情況，為新員工介紹、引見同事及管理層。

6．帶新員工到用人部門，介紹給部門負責人，確定其督導師。

7．將新員工的情況通過E-mail、內(nèi)部刊物、內(nèi)部網(wǎng)站向全單位公告。8．更新員工通訊錄。

二、員工離職手續(xù)的辦理

（一）離職談話

員工離職時，其所屬部門負責人或上層管理人員需與離職人進行談話，辦公室工作人員應協(xié)助完成。

談話涉及相關(guān)內(nèi)容

了解離職原因，了解員工入職以來的工作業(yè)績，審查文件、資料的所有權(quán)及核實管控情形，審查其了解單位秘密的程度，審查其掌管工作的進度和承擔角色；闡明公司和員工的權(quán)利和義務，代表公司根據(jù)其工作的進展情況確定具體的離開公司日期，解答員工可能有的問題，征求對公司的評價及建議。填寫《員工離職備案審批表》，經(jīng)提出離職員工和談話負責人共同簽字，提交辦公室存檔。

（二）辦理員工離職交接事務

為確保員工離職時，其工作能明確地轉(zhuǎn)移，以利接交人完整地接任工作，辦公室人員要與離職員工辦理離職交接事務，填寫《員工離職交接表》。

1．工作交接

一般由離職員工所屬部門完成，指將離職員工經(jīng)辦的各項工作、保管的各類工作性資料等移交至直接上級所指定的人員。

2．物品移交

離職員工在公司就職期間所有領(lǐng)用物品的移交，交接雙方簽字確認。

3．合同移交

指離職員工應將解除或終止勞動關(guān)系的證明文件（簽字的辭職申請表、辭職信）等交予辦公室或人事部門，并與單位簽署離職保密協(xié)議。4．款項移交

離職員工應將經(jīng)手各類項目、業(yè)務、個人借款等款項事宜移交至財務部門。

以上各項交接均應由交接人、接交人簽字確認，并經(jīng)辦公室審核備案后方可認定為交接完成。

（三）離職結(jié)算

當交接事項全部完成，并經(jīng)相關(guān)人員簽字確認后，方可對離職人員進行相關(guān)結(jié)算。離職人員的工資、違約金等款項的結(jié)算由財務部和辦公室共同進行。

（四）辦理離職交接工作

應注意的問題

第一，辦公室應通知相關(guān)部門負責人需要做好本部門與離職員工涉及的工作、物品、文件審核，需本著對單位負責、對個人負責的原則，認真檢查與審查離職員工與本部門涉及的工作事宜。第二，離職人員原則上須親自辦理離職手續(xù)，并在雙方確定的離職日期辦理完交接手續(xù)。

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第三，在被辭退員工辦理離職手續(xù)時，根據(jù)實際需要，辦公室可派人全程監(jiān)護辦理。原則上所有離職員工，必須在三個工作日內(nèi)辦妥全部離職手續(xù)。第四，離職員工在辦妥辭職、移交、結(jié)算等相關(guān)手續(xù)后才能離職，離職員工若在未辦理或未辦完移交手續(xù)而單方面離職者，單位有權(quán)通過法律手段追究其責任。

三、離職員工管理

（一）離職員工管理的意義

1．做好離職員工管理，有利于維護組織的形象

2．做好員工離職面談，有利于企業(yè)聽取到建設(shè)性的意見

3．有利于現(xiàn)有員工隊伍的穩(wěn)定

4．離職員工還可以作為企業(yè)招聘錄用的人才來源

（二）如何做

離職員工管理

1．首先要改變對離職者的態(tài)度

2．切實做好離職面談工作

離職面談應選擇合適的面談者，面談者職位的高低對離職面談的效果有較大影響，代表單位出面的面談者應是單位的上層管理者；面談的地點應具有隱蔽性，一般不要選擇在辦公室，可以是小會議室、小休息室，保證交流的通暢性和保密性，不易被人打擾，使其放松心情，降低離職員工的緊張感。

第一次離職面談

首先是了解其離職的原因，并綜合考慮單位的實際工作情況、員工的業(yè)績、工作能力等方面因素確定是否挽留，其次離職面談要消除離職員工對企業(yè)的負面情緒，了解企業(yè)當前存在的問題，讓其提出改進建議，最后了解其離職后個人職業(yè)生涯規(guī)劃等。

第二次離職面談

應在員工離開企業(yè)一段時間后（半個月內(nèi)）進行，可以由辦公室人員與其取得聯(lián)系。內(nèi)容即在于了解其離職的真正原因。這時，很多員工由于沒有顧忌會積極配合，把以前不方便說出的原因。

3．做好離職員工的信息管理

對離職員工的相關(guān)信息進行搜集、整理和歸檔，建立離職員工數(shù)據(jù)庫。

辦公室可以建立與離職員工的網(wǎng)絡溝通渠道，將單位最新業(yè)務成績、未來發(fā)展計劃等與離職員工分享；或定期邀請離職員工參加單位大型的慶祝活動（如年會、年末聚餐等），定期寄送公司刊物、在離職員工進公司日或生日時送份小禮物等。堅持與離職員工終生交往，與離職員工之間建立一種良好的人際互動，使其成為單位在社會上的活廣告。

堅持與離職員工終生交往，與離職員工之間建立一種良好的人際互動，使其成為單位在社會上的活廣告。

4．制定離職員工返聘制度

第三節(jié)新員工培訓第三節(jié)新員工培訓第三節(jié)新員工培訓第三節(jié)新員工培訓一、新員工培訓的目的二、新員工培訓計劃三、新員工培訓的注意事項一、新員工培訓的目的

新員工培訓是指給新員工提供有關(guān)單位的基本背景情況，使新員工了解所從事的工作的基本內(nèi)容與方法，明確自己工作的職責、程序、標準，并初步向其灌輸單位及其部門所期望的態(tài)度、規(guī)范、價值觀和行為模式等內(nèi)容，從而幫助新員工順利地適應單位環(huán)境和新的工作崗位，使其盡快進入角色。

二、新員工培訓計劃

（一）培訓目標

明確培訓目標對整個培訓計劃具有極大的指導意義。

新員工培訓所要達到的目標為：通過新員工培訓幫助新進員工了解和熟悉組織的一般情況，從而適應組織的各種環(huán)境，勝任新工作。使新員工在入職前對公司有一個全方位的了解。（二）培訓內(nèi)容及方式方法

1．培訓內(nèi)容的確立

培訓內(nèi)容應該涉及員工關(guān)注的所有問題和員工需要掌握的相關(guān)技能，培訓內(nèi)容的確定應綜合培訓目標和新員工心理特征來共同確定。

2．培訓方式方法的確立

為了能夠收到更好的培訓效果，充分調(diào)動新員工的積極性，一般不再使用傳統(tǒng)的單純講授法，而采用多元化的培訓方法。

游戲、案例分析、討論、情景模擬、戶外拓展、文娛、座談、督導師示范等一系列豐富實用的培訓方法，能緩解員工壓力，使員工更好的融入群體，提升培訓效果。

培訓內(nèi)容企業(yè)文化、歷史、企業(yè)戰(zhàn)略（組織運作過程中的規(guī)則和原則，組織創(chuàng)始人和領(lǐng)導者所贊成的目標與價值觀）

培訓方法

講授法座談播放視頻講解典型事例故事描繪宏偉藍圖

培訓內(nèi)容企業(yè)經(jīng)營狀況及產(chǎn)品介紹

培訓方法

多媒體講授法實地參觀

培訓內(nèi)容企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、部門設(shè)置（組織政治信息）

培訓方法

講授法，實地參觀，《員工手冊》自學

培訓內(nèi)容公司相關(guān)制度（績效考核、薪酬計算、福利、請假，晉升、違紀處理等）

培訓方法

講授法實例講解討論法《員工手冊》自學督導師輔導、咨詢

培訓內(nèi)容工作職責（組織話語知識）

培訓方法

部門工作說明書

督導師講解輔導

培訓內(nèi)容團隊合作

培訓方法

游戲拓展訓練情景模擬文娛

培訓內(nèi)容禮儀

培訓方法

多媒體講授情景模擬

培訓內(nèi)容

職業(yè)精神角色轉(zhuǎn)變職