1 2 3 3 6肆、採購職能必修之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元 7伍、前置基本資料 9 9 9 10 11 11 12 14 15 15 18 21 25 27 33 42 42 42 46 48 51十一、預(yù)付流程（單次預(yù)付-開立訂金發(fā)票） 53十二、溢付流程（單次/多次預(yù)付-不開訂金 57請(qǐng)購資料維護(hù)付款流程在課程結(jié)束時(shí)，您應(yīng)該要了解：(庫存不足(成品/訂單訂單變更BOMBOM變更(庫存不足(成品/訂單訂單變更BOMBOM變更應(yīng)收票據(jù)會(huì)計(jì)傳票◆付款單應(yīng)付票據(jù)各職能別之關(guān)聯(lián)說明：u後續(xù)若用料有改變，則可以「BOM變更」記錄之。託外加工則以「託外進(jìn)貨單」記錄之。流程。預(yù)算與實(shí)際帳務(wù)比較，並可處理多套公司帳務(wù)。單位成本。6付款單 退貨單」<><>否會(huì)計(jì)總帳管理系統(tǒng)會(huì)計(jì)傳票分錄底稿維護(hù)借入單7肆、採購職能必修之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元順序建議閱讀時(shí)點(diǎn)01相關(guān)之品號(hào)基本239456789畫基本資料之關(guān)係8順序建議閱讀時(shí)點(diǎn)進(jìn)口系統(tǒng)資料、費(fèi)用、報(bào)表之關(guān)係建議：為達(dá)到更好的學(xué)習(xí)效果，我們建議您在上本課程前先於「鼎新ERPII企業(yè)學(xué)習(xí)網(wǎng)」（.tw/）研讀「建議閱讀時(shí)點(diǎn)＝課前」之?dāng)?shù)位學(xué)習(xí)單元。伍、前置基本資料◆◆護(hù)」時(shí)，會(huì)預(yù)設(shè)帶出該品號(hào)負(fù)責(zé)的採購人員，採購人員就可以挑選所負(fù)責(zé)的品號(hào)。指定該品號(hào)的主要供應(yīng)廠商，在執(zhí)行採購計(jì)劃時(shí)，的主要供應(yīng)廠商。的採購人員。時(shí)，可以針對(duì)同類型的廠商進(jìn)行評(píng)等?！簟簟簟簟?.輸入付款給廠商的方式，例如：現(xiàn)金、電匯、支票、其他等4種。5.輸入支付帳款的條件，例如：次月初付款，2個(gè)月票期。6.採購人員與廠商議價(jià)之後的優(yōu)惠價(jià)格條件可以輸入在價(jià)格條件。員作廠商的評(píng)比資料。1.核對(duì)採購：若公司是憑採購單收料購。2.更新核價(jià)：採購單與進(jìn)貨單確認(rèn)時(shí)，單價(jià)是否要更新到「品號(hào)廠商資料」作為下次採買料品時(shí)的單價(jià)依據(jù)。及「廠商資料新增與保留」數(shù)位課程單元。若需記錄與廠商之間交易的價(jià)格並作為日後採購或進(jìn)貨時(shí)的參考依據(jù)，就可以利用此作業(yè)流程來記錄。修改<>修改<>系統(tǒng)會(huì)賦予此單價(jià)。員是否可以修改單價(jià)，可由「使用者權(quán)限建立作業(yè)」再做設(shè)定。<><>修改時(shí)，系統(tǒng)會(huì)賦予此單價(jià)。料記錄在「品號(hào)廠商建立作業(yè)」裡。例如：廠商名稱「華夏公司」等資料。◆◆◆1.採購或進(jìn)貨單據(jù)，於「單據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)」設(shè)定「更新核價(jià)」之單別。當(dāng)單據(jù)存檔確認(rèn)後會(huì)將該品號(hào)的廠商售價(jià)資料寫回至品號(hào)廠作業(yè)。3.採購該品號(hào)之採購單價(jià)。註：品號(hào)廠商資料也可以自行新增，手動(dòng)維護(hù)資料。並檢視該資料是否正確。採購人員收到請(qǐng)購單憑證後，與廠商聯(lián)絡(luò)好採購條件及單價(jià)後維護(hù)採購的相關(guān)資料。 修改是註：詳參「採購管理系統(tǒng)\請(qǐng)購管理篇」數(shù)位課程單元。購資料維護(hù)作業(yè)」直接確認(rèn)需求。◆◆◆◆◆「修改」鈕，開始檢視需求明細(xì)資料；另亦可以「採購人員件找出自己負(fù)責(zé)的品號(hào)來維護(hù)?！笒褓弳蝺r(jià)」是否正確，可修改。其中「採購數(shù)量」會(huì)預(yù)設(shè)3.若已確認(rèn)此請(qǐng)購需求，可將「鎖定碼」打勾，以區(qū)分已經(jīng)確認(rèn)及未經(jīng)確認(rèn)需求之資料。4.「採購碼」及「採購單號(hào)」不得輸入，執(zhí)行「請(qǐng)購資料更新作業(yè)」後由處理。反之，已確認(rèn)需求的請(qǐng)購單，後續(xù)再執(zhí)行「請(qǐng)購資料查詢下列資料：採購人員在「請(qǐng)購資料維護(hù)作業(yè)」將採購條件維護(hù)好後，執(zhí)行產(chǎn)生採購單。修改 請(qǐng)購資料維護(hù)是註：詳參「採購管理系統(tǒng)\請(qǐng)購管理」數(shù)位課程單元?！簟?.篩選要拋轉(zhuǎn)成採購單之「請(qǐng)購單號(hào)」範(fàn)圍。2.可選擇「鎖定選項(xiàng)」為「已鎖定」之請(qǐng)購單。4.輸入要產(chǎn)生之採購日期及產(chǎn)生哪一個(gè)單別之單據(jù)。執(zhí)行結(jié)果（由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生之採購單）：◆◆◆◆◆1.依請(qǐng)購廠商不同更新成二張採購單資料。2.依請(qǐng)購資料更新成採購明細(xì)。3.系統(tǒng)會(huì)將拋轉(zhuǎn)成採購單的資料寫回請(qǐng)購資料維護(hù)作業(yè)中。將已確認(rèn)之請(qǐng)購單拋轉(zhuǎn)成正式採購單。當(dāng)採購人員要對(duì)供應(yīng)廠商採買料品時(shí)，可以料，作為正式下採購單給供應(yīng)廠商的依據(jù)。修改修改否是等...二、後續(xù)追蹤註：詳參「採購管理系統(tǒng)\採購單管理及採購變更篇」數(shù)位課程單元。），「單據(jù)性質(zhì)＝33.採購單」之單別。帶出廠商基本資料中所預(yù)設(shè)的廠商資料，如：課稅別、交易幣別、付款條件等資訊，可視情況再自行修改。人員再將單據(jù)傳真/MAIL給廠商。當(dāng)採購單傳送給廠商之後，後續(xù)因?yàn)閿?shù)量或這支作業(yè)來保留歷史的採購變更紀(jì)錄，方便日後資料查詢。修改修改<>是<>是等...二、後續(xù)追蹤與整張結(jié)案等三種。u範(fàn)例說明一：將流程三由請(qǐng)購更新而來的第一張採購單做變更，將品號(hào)◆◆重點(diǎn)說明：對(duì)採購內(nèi)容做變更。4.整張結(jié)案：可以在採購變更單的單頭勾選整不再進(jìn)貨了。指定結(jié)案：可以在採購變更單的單身勾選指定結(jié)案進(jìn)貨了。新增品項(xiàng)：可以在採購變更單的單身輸入該張採購單不存在著輸入品號(hào)、數(shù)量、交期，這樣就完成新增料品的變更了。號(hào)、規(guī)格等資料。9.輸入變更原因，以作後續(xù)原因追查。料將會(huì)回寫至原採購單中?！簟簟簟簟絷P(guān)資料。3.將單據(jù)存檔並確認(rèn)後，更改的資料將會(huì)回寫至原採購單中。廠商在指定的期限內(nèi)將料品送至公司，經(jīng)資材人員點(diǎn)收，確認(rèn)皆正確時(shí)，即可透過本作業(yè)來輸入相關(guān)的進(jìn)貨資料。借入單建立作業(yè)<>借入單建立作業(yè)<>廠商ABC分析表等...等...註：詳參「採購管理系統(tǒng)\進(jìn)貨與退貨作業(yè)篇」數(shù)位課程單元。）：◆◆◆◆◆◆◆◆3.按下「新增」鈕，於「進(jìn)貨單別」欄位輸入單別（須於「單據(jù)性質(zhì)設(shè)定），帶出單號(hào)。4.輸入「單據(jù)日期」及進(jìn)貨「供應(yīng)廠商」代號(hào)。選取「採購單號(hào)」後，按下「確定」鈕，系統(tǒng)將帶出原採購單資料。9.若廠商隨貨附發(fā)票，可於《頁籤：發(fā)票資料》補(bǔ)入發(fā)票資料。10.將進(jìn)貨單存檔並確認(rèn)後，進(jìn)貨的資料將會(huì)由品管人員檢驗(yàn)?！簟簟簟簟?.收料後依公司進(jìn)貨驗(yàn)收流程規(guī)定交檢驗(yàn)單位處理，故不須輸入「驗(yàn)收數(shù)2.需要檢驗(yàn)的料品在單據(jù)儲(chǔ)存時(shí)會(huì)提示的待驗(yàn)訊息?！簟簟簟簟?.以「查詢」方式找出上一步驟輸入之進(jìn)貨單，不須另外新增單據(jù)，按下「修改」鈕後即可輸入檢驗(yàn)結(jié)果。（進(jìn)貨數(shù)量＝驗(yàn)收數(shù)量＋驗(yàn)退數(shù)量）5.若檢驗(yàn)結(jié)果輸入完畢，單據(jù)於存檔後會(huì)自動(dòng)確認(rèn)。並將數(shù)量回寫至採購單的已交數(shù)量欄位中。註：若原本進(jìn)貨單之所有明細(xì)品項(xiàng)都檢驗(yàn)完成，該張進(jìn)貨單將自動(dòng)確認(rèn)。退件退回給廠商?！簟簟?.輸入要退回給哪一家供應(yīng)廠商。4.輸入「備註」資料可作將來追查，接著將資料存檔點(diǎn)交給廠商。退貨、換貨或是折讓方式處理時(shí)，即可在本作業(yè)中輸入退貨的相關(guān)資料。退貨：輸入數(shù)量、修改▲退貨：輸入數(shù)量、修改▲<>否是<>否後可退回並扣款?！簟簟簟簟?.確認(rèn)「幣別」是否與對(duì)應(yīng)之進(jìn)貨單相同。後，品號(hào)、進(jìn)貨單號(hào)及採購單號(hào)會(huì)由系統(tǒng)自動(dòng)帶出。5.若廠商同意「退貨」就必須輸入及單價(jià)，單據(jù)確認(rèn)後庫存數(shù)量會(huì)減少；若廠商同意「折讓」則數(shù)量不須輸入，只要輸入金額，兩者皆會(huì)減少應(yīng)檢查「結(jié)案碼」?fàn)顩r，若退貨後仍要繼續(xù)進(jìn)貨，可重複進(jìn)貨可利用「採購變更單建立作業(yè)」或「採購指定結(jié)案作業(yè)」指貨。退貨與驗(yàn)退之差異：影響庫存數(shù)量。驗(yàn)退：指於檢驗(yàn)過程即發(fā)現(xiàn)不良，商品尚未入庫，並不會(huì)影響同尚未收到商品，驗(yàn)退件可透過「驗(yàn)退件退回作業(yè)」記錄處理。當(dāng)廠商把發(fā)票送來請(qǐng)款時(shí)，採購人員就可以利用此流程紀(jì)錄進(jìn)項(xiàng)發(fā)票資料。發(fā)票資料。票前要修改應(yīng)付憑單上之發(fā)票資票前要修改應(yīng)付憑單上之發(fā)票資具列之「發(fā)票資料修改」鈕處理。2.若採「月結(jié)」開立發(fā)票，則可於「應(yīng)付憑單建立作業(yè)」輸入發(fā)票資料?！簟粞a(bǔ)入發(fā)票資料；輸入完畢後按下「確定」鈕將資料儲(chǔ)存。請(qǐng)款資料。結(jié)帳方式：付款單建立作業(yè)結(jié)帳方式：付款單建立作業(yè)整批 是·整批否否應(yīng)付憑單之產(chǎn)生方式：用於廠商結(jié)帳日較為特殊或緊急請(qǐng)款時(shí)。料。註：詳參「應(yīng)付管理系統(tǒng)\應(yīng)付系統(tǒng)之結(jié)帳作業(yè)」數(shù)位課程單元。◆◆◆◆◆◆單別，新增一單據(jù)。2.於「單據(jù)日期」輸入結(jié)帳日期。3.輸入「供應(yīng)廠商」代號(hào)。計(jì)付款日推算出來的，也可以手動(dòng)修改。預(yù)計(jì)兌現(xiàn)日：預(yù)計(jì)付款日+廠商基本資料中的付款條件所設(shè)定的預(yù)6.輸入收到廠商的發(fā)票資料。7.選擇「來源」為「1.進(jìn)貨」及「2.退貨」?？伸丁笐{證單別」欄位按F2交由財(cái)務(wù)單位確認(rèn)及處理後續(xù)付款程序。8.系統(tǒng)會(huì)將廠商請(qǐng)款完成的應(yīng)付憑單單號(hào)資訊寫回到進(jìn)貨單建立作業(yè)中，並將結(jié)帳碼勾選。當(dāng)廠商的請(qǐng)款資料確認(rèn)都沒問題，後續(xù)財(cái)務(wù)料，利用付款單來支付廠商的貨款。A.權(quán)責(zé)分離付款單憑證修改 是付款單明細(xì)表付款單憑證修改 是付款單明細(xì)表付款單明細(xì)表付款單建立作業(yè)付款單憑證付款單憑證為「票據(jù)資金管理系統(tǒng)」之作業(yè)。建立作業(yè)」相關(guān)支票資料。B.權(quán)責(zé)不分離修改否修改否建立付款單時(shí)直接產(chǎn)生對(duì)應(yīng)提款/匯款資料。付款單建立作業(yè)建立付款單時(shí)直接輸入應(yīng)付票據(jù)資料。付款單憑證付款單憑證是付款單明細(xì)表付款單憑證付款單憑證為「票據(jù)資金管理系統(tǒng)」之作業(yè)。業(yè)」相關(guān)支票資料。採購料品時(shí)，廠商要求先行支付部分貨款作為訂金，並經(jīng)雙方金發(fā)票，就可以利用此流程完成訂金資料的處理。（由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生）（由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生）位處理後續(xù)帳務(wù)程序。◆◆◆ ◆◆◆◆◆◆據(jù)性質(zhì)設(shè)定作業(yè)」設(shè)定一「單據(jù)性質(zhì)」為「74.預(yù)付結(jié)帳單」之單別。3.輸入「供應(yīng)廠商」代號(hào)。4.於《頁籤：發(fā)票資料》之「發(fā)票號(hào)碼」欄位輸入收到之廠商發(fā)票號(hào)碼。憑證日期、金額（原採購單金額×訂金比率）等。尾款時(shí)沖銷用；該預(yù)付待抵單號(hào)亦會(huì)回寫預(yù)付結(jié)帳單單身之「備註」欄◆採購料品時(shí)，廠商要求先行支付部分貨款作為訂金，而訂金發(fā)品入