合同管理制度

1目的

為統(tǒng)一并加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同管理流程，規(guī)避合同

風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。

2適用范圍

本制度所指合同為公司對(duì)外簽訂的合同，不含對(duì)內(nèi)與員工所

簽合同(如勞動(dòng)合同)。

3合同的分類及編號(hào)

3.1合同的分類和定義

公司合同按照對(duì)象和用途分為采購(gòu)類、銷售類、綜合類三大

類：

(1)采購(gòu)類：指由公司采購(gòu)部門發(fā)起的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的經(jīng)

濟(jì)合同或協(xié)議；

(2)銷售類：指市場(chǎng)部發(fā)起的與公司銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售合

同或協(xié)議；

(3)綜合類:指除上述情形外，公司簽署的其他合同或協(xié)議。

3.2合同編號(hào)規(guī)則

合同編號(hào)規(guī)則為：―---（年份月份）——（三位數(shù)）,

合同應(yīng)按時(shí)間、類別連續(xù)編號(hào)。

采購(gòu)類：―---201801-001（~999流水號(hào)）

銷售類：―---201801-001（~999流水號(hào)）

綜合類：―—--201801-001（~999流水號(hào)）

4合同審核職責(zé)分工

一份完整的合同通常由商務(wù)條款、技術(shù)條款和法律條款等共

同組成，合同經(jīng)辦部門為合同審核的主要責(zé)任部門，相關(guān)部門提

供與本部門職責(zé)相關(guān)的審核意見，為合同簽訂、履行提供其他相

關(guān)的專業(yè)協(xié)助。合同管理中部門、人員的主要職責(zé)如下：

4.1合同經(jīng)辦人

依據(jù)職責(zé)分工或合同經(jīng)辦部門臨時(shí)委派負(fù)責(zé)啟動(dòng)合同審核、

文件流轉(zhuǎn)、各部門間溝通協(xié)調(diào)工作的具體辦事人員。合同經(jīng)辦人

在合同審核過程中的職責(zé)包括：

（1）談判，確定合同主體、準(zhǔn)備（選用、草擬）合同文本,

發(fā)起合同審核；

（2）提供前置審批程序文件（若有）或說明合同事項(xiàng)的其他

資料；保持與各審核部門間的溝通協(xié)調(diào)，推進(jìn)合同審核進(jìn)程；

（3）匯總審批意見并修訂，將有異議的條款提交合同權(quán)限審

批人裁定、定稿、簽署；合同經(jīng)辦人應(yīng)在終版上作為合同責(zé)任人

簽署合同；

（4）為生效合同的執(zhí)行責(zé)任人，及時(shí)更新合同履行進(jìn)度、反

饋并解決執(zhí)行中存在的問題、做好證據(jù)的保存、收集工作。

4.2合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人

承接辦理合同談判、簽訂事宜并對(duì)合同簽訂質(zhì)量、履行效果

承擔(dān)責(zé)任的部門。合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人在合同審核中的職責(zé)包括:

（1）審核合同事項(xiàng)的真實(shí)性、可行性及前置審批程序，負(fù)責(zé)

對(duì)其他審核人員有疑義的內(nèi)容予以解釋說明或補(bǔ)充相關(guān)材料；

（2）審核包含產(chǎn)品、報(bào)價(jià)、付款、合同期限等商務(wù)條款；

（3）落實(shí)本部門的合同管理責(zé)任人，進(jìn)行合同執(zhí)行管理，應(yīng)

根據(jù)需要建立本部門合同管理臺(tái)賬，及時(shí)、真實(shí)地反映合同訂立、

履行進(jìn)度、終止等情況；督促、檢查合同執(zhí)行人員在合同履行過

程的證據(jù)收集工作。

4.3參與審核部門

在合同審核中負(fù)責(zé)對(duì)涉及本部門職責(zé)范圍的合同提供與本部

敲定的批準(zhǔn)人。

5合同訂立流程

5.1合同談判

(1)公司是對(duì)外訂立合同的唯一主體，不得以部門或任何員

工個(gè)人名義對(duì)外訂立合同；公司也不接受外部單位及其管理部門

或其分支機(jī)構(gòu)訂立合同的要求。

(2)合同談判開始前，合同經(jīng)辦部門應(yīng)確定合同經(jīng)辦人；舉

行正式合同談判的，談判雙方代表均應(yīng)向?qū)Ψ匠鍪鞠鄳?yīng)公司資質(zhì)、

資信及授權(quán)文件，并保留對(duì)方原件歸檔。

(3)對(duì)首次合作的談判對(duì)象，合同經(jīng)辦部門應(yīng)對(duì)合同對(duì)方的

主體資格、資信狀況,履行能力、經(jīng)營(yíng)狀況、市場(chǎng)需求、產(chǎn)品/

服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格等背景資料進(jìn)行了解和調(diào)查，必要時(shí)可以委托中

介機(jī)構(gòu)進(jìn)行盡職調(diào)查；對(duì)于有過合作的合作方，應(yīng)調(diào)取其最近一

期的有效信用資料。

5.2合同文本準(zhǔn)備

(1)合同經(jīng)辦人負(fù)責(zé)合同文本的準(zhǔn)備，凡公司示范文本的,

合同談判應(yīng)使用我方合同示范文本。公司無示范文本的，優(yōu)先使

用主管部門或行業(yè)協(xié)會(huì)推薦使用的示范文本；沒有可供參照的示

范文本，應(yīng)根據(jù)談判結(jié)果，優(yōu)先由我方起草合同文本。如不得已

使用對(duì)方文本，經(jīng)辦人及其領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真閱讀。

（2）涉及技術(shù)等等專業(yè)性較強(qiáng)的合同由專業(yè)人員起草并確定

技術(shù)條款及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

（3）合同文本應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一使用紙質(zhì)打印文本，嚴(yán)禁在打印文本

上直接涂改；使用公司示范文本簽訂合同的，空白處應(yīng)填寫完整，

對(duì)空白條款應(yīng)以斜線標(biāo)記。如對(duì)方涂改，涂改處必須要求加

蓋對(duì)方公章。

（4）合同文本務(wù)必要求語言嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，字跡（符號(hào)）清晰,

條款完整，內(nèi)容具體明確，用語準(zhǔn)確、無歧義、日期和期限明確。

（5）合同要求：合同格式首部統(tǒng)一為：合同編號(hào)、簽訂地（武

漢市武昌區(qū)）、簽訂時(shí)間；國(guó)內(nèi)合同的糾紛訴訟管轄法院統(tǒng)一確定

為：人民法院。

5.3合同審核

（1）公司建立全面的合同審核制度，所有合同須經(jīng)相關(guān)部門

審核及審批程序；各審核部門應(yīng)嚴(yán)格按照的規(guī)定分工審核、相互

配合，以提高文本質(zhì)量，維護(hù)公司合法利益。

(2)涉及有前置審批事項(xiàng)的，評(píng)審合同時(shí)應(yīng)核對(duì)前置審核程

序。

(3)合同的審核流程，見附件《合同審核流程圖》。若背景

情況和附件材料不詳細(xì)，無法進(jìn)行審核的，審核部門有權(quán)拒審并

退回合同。

(4)合同審核人的審核意見應(yīng)以書面方式做出，合同經(jīng)辦人

根據(jù)評(píng)審意見進(jìn)行相應(yīng)修改、補(bǔ)充，載明采納、處理情況，意見

不予采納的，需闡述理由。合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)定稿的文本

逐頁簽名，以確保審核文本的一致性。

(5)對(duì)經(jīng)我方審核定稿的文件，對(duì)方不認(rèn)可的，協(xié)商調(diào)整文

本后重新啟動(dòng)審核程序，直至雙方認(rèn)可后提請(qǐng)審批、簽署。

(6)經(jīng)辦人不得擅自對(duì)公司示范文本作任何修改，如商務(wù)談

判確有需要對(duì)相關(guān)條款進(jìn)行修改的，應(yīng)根據(jù)范本評(píng)審流程，提交

財(cái)務(wù)、行政等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。

5.4合同審批、簽署

(1)公司總經(jīng)理是所有經(jīng)濟(jì)合同的審批人和簽署人，總經(jīng)理

根據(jù)管理需要可以分配或授權(quán)其他管理人員行使合同審批權(quán)和/

或簽署權(quán)，詳見《合同審核和批準(zhǔn)權(quán)限表》相關(guān)規(guī)定。

(2)《合同審核和批準(zhǔn)權(quán)限表》是公司總經(jīng)理就經(jīng)濟(jì)合同審

批/簽署權(quán)限的年度授權(quán)文件，授權(quán)期限通常為一年，被授權(quán)人職

位撤銷，相應(yīng)授權(quán)自行失效；根據(jù)組織機(jī)構(gòu)調(diào)整的需要，公司可

以于每年公歷年初對(duì)《合同審核和批準(zhǔn)權(quán)限表》進(jìn)行相應(yīng)修訂。

應(yīng)根據(jù)變化及時(shí)相應(yīng)調(diào)整授權(quán)權(quán)限表，每年不得少于一次。

(3)合同訂立過程中，對(duì)方簽署人與其登記的法定代表人或

授權(quán)代表人不一致的，應(yīng)要求對(duì)方提供相應(yīng)的授權(quán)資質(zhì)文件。簽

訂合同時(shí)，應(yīng)優(yōu)先要求對(duì)方簽署并蓋章后再提交本公司法定代表

人或其授權(quán)代理人簽署，以控制合同成立與生效時(shí)間。

(4)因情況緊急而以傳真的方式訂立合同的，應(yīng)在合同訂立

后3日內(nèi)補(bǔ)辦合同原件；金額超過1萬元的合同不得以傳真方式

訂立。

5.5合同用章

(1)所有合同須經(jīng)有權(quán)簽署人批準(zhǔn)后用印，合同經(jīng)辦人需在

合同上簽名。

(2)應(yīng)在已簽署的合同頁碼間加蓋騎縫章或使用防偽印記。

(3)需要外部機(jī)構(gòu)登記、批準(zhǔn)、公證、見證的合同應(yīng)履行登

記、批準(zhǔn)、公證、見證程序。

6合同履行

6.1合同依法成立，即具法律約束力，一切與合同有關(guān)的部

門和人員必須嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同得到實(shí)際和

全面履行。

6.2合同經(jīng)辦部門（包括合同經(jīng)辦人）必須積極、全面地督

促、跟進(jìn)合同交底履行，及時(shí)檢查、了解履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和

處理問題，向主管領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)匯報(bào)，以求及時(shí)解決問題，最大限度

的降低損失。

6.3合同的履行不因合同各方經(jīng)辦人、授權(quán)代理人或法定代

表人的變動(dòng)而受影響。合同經(jīng)辦人變更時(shí)應(yīng)及時(shí)辦理合同交接交

底手續(xù)。

6.4未嚴(yán)格履行合同責(zé)任和義務(wù)的行為人應(yīng)要求立即糾正,

對(duì)因此而造成后果和損失的相關(guān)人員追究其相應(yīng)責(zé)任。

6.5凡與合同履行有關(guān)的往來文書、函件、郵件、傳真等都

應(yīng)作為履約證據(jù)留存。

（1）合同履行過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司流程規(guī)定，并注重證

據(jù)的保存，如采購(gòu)合同中，對(duì)于不符合技術(shù)、質(zhì)量要求的產(chǎn)品及

時(shí)反饋，并留存證據(jù)；工程項(xiàng)目合同執(zhí)行過程中，應(yīng)在完成工程

進(jìn)度的第一時(shí)間及時(shí)向客戶獲取確認(rèn)憑證，妥善保管，必要時(shí)移

交檔案室保存。

(2)遇對(duì)方發(fā)生異?；虿荒苈男谢虿荒芡耆男泻贤瑫r(shí)，經(jīng)

辦人應(yīng)當(dāng)及時(shí)將有關(guān)情況向經(jīng)辦部門及財(cái)務(wù)、行政部匯報(bào)，及時(shí)

采取補(bǔ)救措施以減少損失，并立即收集、保存有關(guān)證據(jù)材料，以

備進(jìn)一步交涉之用。

(3)如因己方原因不能履行或不能完全履行合同，經(jīng)辦人

應(yīng)將原因及時(shí)向經(jīng)辦部門匯報(bào)，經(jīng)經(jīng)辦部門攜同有關(guān)部門形成統(tǒng)

一意見報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后，由經(jīng)辦人與對(duì)方交涉。

(4)合同約定或法律規(guī)定的義務(wù)結(jié)清即為合同履行完畢。

7合同變更、補(bǔ)充與解除

7.1合同履行中遇不可克服的困難，需變更、解除合同，應(yīng)

在合理期限內(nèi)及時(shí)與對(duì)方協(xié)商，就變更、解除合同事宜達(dá)成一致。

7.2合同變更、補(bǔ)充與解除應(yīng)當(dāng)采用書面形式，變更、補(bǔ)充、

解除的審批權(quán)限和程序，與合同訂立時(shí)的審批權(quán)限和程序相同。

7.3遇對(duì)方不履行或難以履行合同，經(jīng)辦部門應(yīng)立即書面知

會(huì)財(cái)務(wù)、行政部門，后續(xù)協(xié)商解決或提請(qǐng)采取法律措施，確保維

護(hù)公司利益。

7.4變更合同主體，應(yīng)征得所涉各方一致同意，以相應(yīng)的符

合法律要求的書面文本確認(rèn)。

7.5變更有擔(dān)保條款的合同，應(yīng)征得原擔(dān)保人的同意并在變

更協(xié)議或變更后的合同上加蓋擔(dān)保人印章。原擔(dān)保人不同意變更

的，應(yīng)重新評(píng)估變更風(fēng)險(xiǎn)，繼續(xù)履行原合同或簽訂沒有原擔(dān)保人

擔(dān)保的新合同。

(1)變更有保密條款或附有保密協(xié)議的合同時(shí)，如果涉及保

密主體或保密內(nèi)容的，應(yīng)相應(yīng)變更保密條款或保密協(xié)議。

(2)經(jīng)外部機(jī)構(gòu)登記、批準(zhǔn)、公證、見證的合同，變更協(xié)議

(或變更后的合同)應(yīng)重新登記、批準(zhǔn)、公證、見證。

(3)合同無論履行完成、解除或變更后，保密條款或保密協(xié)

議均獨(dú)立于主合同繼續(xù)有效。

(4)在未達(dá)成變更、解除合同的書面協(xié)議之前，為減少雙方

損失或防止損失擴(kuò)大，根據(jù)實(shí)際情況，應(yīng)采取繼續(xù)履行、補(bǔ)救或

中止履行等措施。

8合同糾紛處理

8.1處理合同糾紛應(yīng)堅(jiān)持依據(jù)事實(shí)、法律及合同約定，遵循

友好協(xié)商、及時(shí)處理、維護(hù)公司合法權(quán)益的原則。出現(xiàn)合同糾紛

情形，應(yīng)第一時(shí)間向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)采取有效措施，做好證

據(jù)保存，并向公司法務(wù)人員報(bào)備，根據(jù)糾紛情節(jié)決定是否需要法

務(wù)協(xié)助處理。

8.2經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致處理意見的，應(yīng)簽訂書面協(xié)議；經(jīng)

協(xié)商無法解決的糾紛，如屬對(duì)方過錯(cuò)或違約，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)決策同

意后，提起仲裁或訴訟。

8.3合同糾紛進(jìn)入仲裁或訴訟的，由行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)，合同

經(jīng)辦人負(fù)責(zé)協(xié)助行政部的仲裁或訴訟工作，包括但不限于收集、

提供證據(jù)材料。

8.4合同糾紛處理過程中，在證據(jù)可能丟失或以后難以取得

的情況下，應(yīng)及時(shí)向法院申請(qǐng)采取證據(jù)保全措施或申請(qǐng)對(duì)可能滅

失的證據(jù)采取公證；對(duì)方或利害關(guān)系人有隱匿、轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)或其他

影響公司權(quán)利實(shí)現(xiàn)的行為或可能時(shí)，應(yīng)及時(shí)向法院申請(qǐng)采取財(cái)產(chǎn)

保全措施。

8.5合同經(jīng)辦人對(duì)合同糾紛的處理負(fù)責(zé)到糾紛處理終結(jié)為

止，包括及時(shí)向部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)合同糾紛處理進(jìn)度，跟進(jìn)履行已生

效的調(diào)解協(xié)議書、仲裁裁決書、判決書及執(zhí)行。

8.6合同糾紛處理應(yīng)全程保密，禁止私自對(duì)外披露或?qū)εc本

合同無關(guān)的人員透露任何信息。

9合同檔案管理

9.1公司檔案室按檔案管理要求收存、管理合同原件和其他

相關(guān)資料，保管期限分類如下：

采購(gòu)類：設(shè)備類永久保存，零星類及供需類合同履行全部完

成后五年(有質(zhì)保條款的，應(yīng)在質(zhì)保條款履行完成后)；

銷售類：合同履行全部完成后十五年(有質(zhì)保條款的，應(yīng)在

質(zhì)保條款履行完成后)；

綜合類：合同履行全部完成后十五年(有質(zhì)保條款的，應(yīng)在

質(zhì)保條款履行完成后)，其中基建合同要永久保存。

9.2合同存檔需遵循以下原則：

(1)合同經(jīng)辦人將合同原件在合同簽訂完成后的十個(gè)工作日

內(nèi)將合同原件移交至行政部，行政部按季度移交檔案室存檔；

(2)合同經(jīng)辦部門和執(zhí)行部門留存復(fù)印件監(jiān)督和跟進(jìn)合同履行,

涉及公司收付款義務(wù)的合同，經(jīng)辦人還應(yīng)向財(cái)務(wù)部門交存合同復(fù)

印件。各部門安排專人負(fù)責(zé)合同履行情況的跟蹤，并按月定期更

新履行狀態(tài)，反饋至行政部及財(cái)務(wù)部。

(3)各部門應(yīng)將合同文檔保存在有鎖柜或門禁的安全場(chǎng)所,

僅相關(guān)人員可以接觸，任何其他部門和個(gè)人不得私自復(fù)印或保存

合同復(fù)印件。

9.3其他部門因工作需要查閱或借閱合同文件的，按公司檔

案借閱管理規(guī)定辦理。檔案管理員應(yīng)對(duì)合同調(diào)閱和復(fù)印進(jìn)行書面

登記，包括注明合同編號(hào)、調(diào)閱或復(fù)印人、審批人、調(diào)閱時(shí)間和

預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等，并由調(diào)閱人或復(fù)印人簽字確認(rèn)，以便備查。

10監(jiān)督、檢查

公司行政部對(duì)合同簽訂、履行過程履行監(jiān)督、檢查職責(zé)，根

據(jù)合同管理要求牽頭組織專項(xiàng)檢查，對(duì)不符合合同管理規(guī)范要求

的情形，有權(quán)要求責(zé)任部門和責(zé)任人予以糾正，并視情形嚴(yán)重程

度提議追究相關(guān)人員責(zé)任。

11法律責(zé)任

11.1財(cái)務(wù)部應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)合同管理情況進(jìn)行抽查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題

應(yīng)直接反饋給責(zé)任人上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并在當(dāng)月的考核中反映。

11.2在合同管理工作中做出成績(jī)者和避免、挽回經(jīng)濟(jì)損失者

予以表彰。符合下列條件的，應(yīng)當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)：

（1）經(jīng)調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)了合同訂立的必要性、真實(shí)性存在問

題、避免了一些無謂的支出;

(2)在解決合同糾紛過程中，盡職盡責(zé)，避免或挽回經(jīng)濟(jì)損

失達(dá)人民幣一萬元以上者；

(3)敢于揭發(fā)、抵制利用合同進(jìn)行違法犯罪活動(dòng)者等。

11.31有下列情形之一，造成較大經(jīng)濟(jì)損失或擴(kuò)大經(jīng)濟(jì)損失

的，對(duì)責(zé)任人予以通報(bào)批評(píng)并追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，構(gòu)成犯罪的

交由司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

(1)不按本辦法規(guī)定簽訂合同的，或超越授權(quán)或?yàn)E用授權(quán)簽

約的，或?qū)⑼皇马?xiàng)化整為零規(guī)避審核的；

(2)簽訂有重大缺陷或無效合同的；

(3)因?qū)徍嘶蚺鷾?zhǔn)審核人員疏忽未審出合同重大缺陷的，或

審核人員無正當(dāng)理由延誤審核的；

(4)丟失合同文本及相關(guān)文件的；

(5)未依法律和本制度規(guī)定變更或解除合同的，或糾紛后,

隱瞞或不及時(shí)向有關(guān)部門匯報(bào)采取措施，致使重要證據(jù)滅失或超

過訴訟時(shí)效的，或應(yīng)當(dāng)或可以追究對(duì)方違約責(zé)任而擅自放棄的；

(6)合同簽訂或履行中，與對(duì)方或第三人惡意竄通或收受賄

賂的，或提供虛假資料的；

(7)泄漏合同意向、商業(yè)秘密或有關(guān)機(jī)密的，或使用非法手

段簽訂合同的；

（8）其他違反公司相關(guān)制度的情形。

12附件

附件A合同審核表

13本制度由行政部負(fù)責(zé)制訂并解釋，自頒布之日生效執(zhí)

行。

附件A：合同審核表

表碼；NO.__________________

經(jīng)辦部門經(jīng)辦人電話

合同名稱

擔(dān)保方全稱

對(duì)方單位全稱

（如無則空出）

合同期限合同金額貨幣類型：

□公司格式文本

合同類別□采購(gòu)類口銷售類口綜合類合同來源

□外來文本：__________________

簡(jiǎn)述合同所涉事項(xiàng)、背景、目的及潛在風(fēng)險(xiǎn)（可另附說明材料）：

會(huì)簽意見

審核部門意見

最終批準(zhǔn)人：□分管副總□總經(jīng)理□董事長(zhǎng)□其他：___________

經(jīng)辦部門

簽字：日期：年月日

部門

參審簽字：日期：年月日

部門

部門

簽字：日期：年月日

財(cái)務(wù)部門