第4章Excel2003電子表格

4.1電子表格的概念及操作基礎4.2編輯和設置工作表4.3公式和函數(shù)4.4圖表處理4.5數(shù)據(jù)的管理和分析4.6Excel使用技巧

Excel2003以工作簿來管理數(shù)據(jù)文件，用工作表來管理數(shù)據(jù)文件中的數(shù)據(jù)集合，以單元格作為數(shù)據(jù)處理的基本單位，通過公式實現(xiàn)工作表內(nèi)數(shù)據(jù)計算的自動化。

與傳統(tǒng)的手工紙介質操作的表格數(shù)據(jù)處理相比，電子表格具有無與倫比的方便性和高效性。所謂電子表格，其實是一種專門設計用來處理數(shù)據(jù)記錄、分析數(shù)值及數(shù)據(jù)、對數(shù)據(jù)進行各種自動運算，并且能夠按照用戶意圖對數(shù)據(jù)進行外觀上的格式化以方便輸出的應用程序。目前，MicrosoftExcel電子表格軟件的普及率相對較高，功能也很強大。4.1電子表格的概念及操作基礎4.1.1Excel2003簡介

1．Excel2003的啟動

啟動Excel2003的方法有多種，任選下列方法中的一種即可。

(1)單擊桌面上的MicrosoftOfficeExcel2003快捷方式圖標“”。

(2)在“開始”菜單的“程序”子菜單的“MicrosoftOffice”菜單項中選擇“MicrosoftOfficeExcel2003”選項。

(3)通過在“資源管理器”或“我的電腦”中雙擊某個Excel類型的文檔(擴展名通常為.xls)，系統(tǒng)會自動將該文檔與Excel關聯(lián)，并自動調用Excel打開該文檔。

(4)通過在“開始”菜單的“文檔”菜單中單擊某個Excel類型的文檔(擴展名通常為.xls)，系統(tǒng)會自動將該文檔與Excel關聯(lián)，并自動調用Excel打開該文檔。

2．Excel2003的窗口組成

圖4.1列出了Excel窗口元素的名稱，以下是Excel主要窗口元素的功能作用簡介。

(1)名稱欄與編輯欄。名稱欄可隨時顯示當前光標所在的單元格的名稱，比如光標位于B列1行，則名稱欄中就會顯示“B1”。

編輯欄可同步顯示當前活動單元格中的具體內(nèi)容。如果單元格中輸入的是公式，則最終單元格中顯示的是公式的計算結果，但在編輯欄中會顯示具體的公式內(nèi)容。另外，有時單元格中的內(nèi)容較長，無法在單元格中以一行顯示，在單擊該單元格后，編輯欄中可看到比較完整的內(nèi)容。圖4.1Excel2003窗口

(2)工作表行標簽和列標簽。工作表的行、列必須有自己的名稱，這樣才便于對每個單元格進行命名，進而可以實現(xiàn)在公式中準確無誤地引用指定的單元格或范圍。

為了不讓行、列相互混淆，Excel的行標簽使用阿拉伯數(shù)字編號(1～65535)，而列標簽用英文字母按順序表示(A～Z，AA～AZ，BA～BZ，…，IA～IV，最多可達256列)。

行標簽和列標簽在有些資料上也被稱為“行標”、“列標”等，其含義相同。

(3)工作表標簽及控制。工作表標簽也被稱為“頁標”。一個頁標就代表一個獨立的工作表。默認情況下Excel在新建一個工作簿后會自動創(chuàng)建三個空白的工作表。單擊任一頁標，可切換相應的工作表為活動狀態(tài)。

工作表的頁標名稱默認為Sheet1、Sheet2等，雙擊工作表標簽后就可以像更改文件名那樣對工作表的頁標名稱進行修改了。

(4)任務窗格和狀態(tài)欄。默認啟動Excel后，其窗口右側顯示的豎向面板就是任務窗格。任務窗格中會顯示與當前操作相關的命令或文件鏈接。為充分利用屏幕面積，我們一般都會在創(chuàng)建或打開文件后，按“Ctrl+F1”鍵，或者選擇“視圖”菜單中的“任務窗格”選項關閉任務窗格。

狀態(tài)欄位于窗口最下邊，任務欄之上，平時它并沒有什么豐富的顯示信息，但如果在狀態(tài)欄上右擊鼠標，將彈出如圖4.2所示的快捷菜單，從中我們可以選擇常用的Excel函數(shù)進行快速計算。

圖4.2快捷菜單這樣，當在單元格中輸入一些數(shù)值后，并不需要總是輸入公式才能計算，只需用鼠標批量選中這些單元格，狀態(tài)欄中就會立即以上述快捷菜單中默認的計算方法給出計算結果，如圖4.3所示。圖4.3快捷計算

(5)水平分割鈕和垂直分割鈕。在垂直滾動條的上方是水平分割鈕“”，在水平滾動條的右側是垂直分割鈕“”。平時這兩個小按鈕很不起眼，但如果用鼠標按住它們向下或向左拖動，就會把當前活動窗口一分為二，如圖4.4所示，并且被拆分的窗口都各自有獨立的滾動條。這在操作內(nèi)容較多的工作表時極其方便。

水平分割線及垂直分割線都可以用鼠標拖動以更改窗口的拆分比例；雙擊分割線可取消拆分狀態(tài)，雙擊水平與垂直分割線的交叉處可同時取消水平和垂直拆分狀態(tài)；將水平分割線向工具欄方向拖動、將垂直分割線向右側滾動條方向拖動，到達工作區(qū)域的邊緣后，也可隱藏分割線。圖4.4水平分割鈕和垂直分割鈕4.1.2Excel工作簿與工作表

由于工作簿和工作表是Excel管理數(shù)據(jù)文件及數(shù)據(jù)集合的主要方式，因此首先必須掌握Excel中新建、打開工作簿的方法，弄清工作簿與工作表的區(qū)別與聯(lián)系。

1．工作簿與工作表的區(qū)別與聯(lián)系

工作簿與工作表只有一字之差，但它們的區(qū)別很大。

工作簿：一個獨立的Excel文檔就是一個工作簿；工作簿中可以包含多個工作表(默認為三個)。

工作表：是工作簿中的具體數(shù)據(jù)表格，它依賴于工作簿而存在。不同工作表單元格中的數(shù)據(jù)可以通過公式和引用進行調用。

簡單地說，工作簿就好比是一本傳統(tǒng)的大賬本，而工作表就相當于這個賬本中的賬頁。

2．新建工作簿的幾種方法

(1)啟動Excel2003后，程序默認會新建一個空白的工作簿，我們看到的Excel窗口中的工作表就是這個默認工作簿中的內(nèi)容。

默認情況下，這些工作簿以Book1.xls、Book2.xls等依次命名，用戶可以在存盤時更改默認的工作簿名稱。

(2)單擊“常用”工具欄中的新建按鈕“”，也可創(chuàng)建一個新的空白工作簿。

(3)在“文件”菜單中選擇“新建”選項，可打開如圖4.5所示的“新建工作簿”任務窗格，在任務窗格中，有多種靈活的創(chuàng)建方式，如新建空白工作簿、根據(jù)現(xiàn)有工作簿創(chuàng)建、使用OfficeOnline模板創(chuàng)建工作簿、使用本機上的模板創(chuàng)建工作簿、通過網(wǎng)站上的模板創(chuàng)建工作簿等。

(4)在“資源管理器”或“我的電腦”的某個文件夾位置的空白處，單擊鼠標右鍵，選擇“新建”菜單項中的“MicrosoftExcel工作表”選項，也可新建一個Excel文檔。圖4.5“新建工作簿”任務窗格

3．工作簿的打開和保存

1)工作簿的打開

打開Excel工作簿有多種方法，用戶可根據(jù)自己的習慣任意選擇其中的一種。

(1)單擊“常用”工具欄上的打開按鈕“”，彈出如圖4.6所示的“打開”對話框，在對話框中找到需要打開的Excel文檔后單擊“打開”按鈕即可。

(2)在“文件”菜單中選擇“打開”選項，也能夠調出“打開”對話框，找到文檔后單擊“確定”按鈕即可。

圖4.6“打開”對話框

(3)在“視圖”菜單中選擇“任務窗格”選項，打開如圖4.7所示的“開始工作”任務窗格，單擊其中的“打開”鏈接也可找到指定的文檔并打開。

(4)從“資源管理器”或“我的電腦”中，找到要打開的Excel文檔后雙擊也能直接打開該文檔。圖4.7“開始工作”任務窗格

2)工作簿的保存與另存

在Excel2003中操作，要隨時注意文檔的保存。一般情況下，當我們新建一個Excel文檔后，不要等到處理了很長時間后才想起存盤，甚至在工作完畢、退出Excel時才由程序提示是否存盤，那樣極有可能因死機、掉電、誤操作等意外情況而帶來不必要的損失。正確的做法是創(chuàng)建新工作簿后立即改名并保存新文檔，工作過程中隨時對文檔進行保存，特別是進行一些較復雜的操作過程后應立刻存盤，以最大限度地避免意外情況帶來的數(shù)據(jù)丟失。遺憾的是，Excel2003在默認安裝情況下仍然沒有自動保存功能，這是它與Word相比的一個不足之處。保存Excel工作簿可以選用以下方法中的一種：

(1)按“Ctrl+S”快捷鍵保存。

(2)單擊“常用”工具欄上的保存按鈕“”保存。

(3)在“文件”菜單中選擇“保存”選項。

如果是新建的文檔，則在上述任意一種命令后，會彈出圖4.8所示的“另存為”對話框，只需指定保存文件的路徑和文件名，然后單擊“保存”按鈕即可。圖4.8“另存為”對話框對于已經(jīng)打開的工作簿文件，如果要另存為其他名稱，則只需在“文件”菜單中選擇“另存為”選項，打開圖4.8所示的“另存為”對話框后，指定好保存路徑和新的文件名，然后單擊“保存”即可。

說明：在進行保存或另存操作時，單擊“另存為”對話框中的“保存類型”下拉列表，可以選擇其他多種存盤的文檔格式，比如可以將當前的工作簿保存為模板文件備用等。

在完成另存為操作后，所做的各種修改都將只對另存后的新文檔生效。

3)改變工作簿的默認保存位置

默認情況下，在WindowsXP操作系統(tǒng)環(huán)境中，Excel文檔的保存位置一般為“C:\DocumentsandSettings\(UserName)

\MyDocuments”。將工作文檔保存到操作系統(tǒng)所在的C盤的多層子目錄下，既不方便更不安全。盡管用戶可以在保存文檔時重新指定保存路徑，但畢竟極不方便。因此安裝好Office2003后，首次使用Excel時就應當對程序默認的文件保存位置進行修改。

在Excel的“工具”菜單中選擇“選項”選項，單擊“常規(guī)”選項卡，如圖4.9所示，在“默認文件位置”后面的輸入框中填寫好合適的目錄路徑，比如“d:\我的文檔”等，再單擊“確定”按鈕即可。

當然，如果在桌面上用鼠標右鍵單擊“我的文檔”圖標，并在彈出的菜單中選擇“屬性”選項，在隨后彈出的“我的文檔屬性”對話框中修改“我的文檔”的目錄屬性，重新指定用戶的默認文檔保存位置，則可以不必在Excel中進行上述修改了。圖4.9“選項”對話框的“常規(guī)”選項卡4.1.3簡單的工作表示例

為了讓大家一開始就對Excel工作表有一個最基本的印象，我們以圖4.10所示的最原始、最簡單、沒有進行任何格式化的工作表為例進行介紹。

從這個簡單示例中可以發(fā)現(xiàn)，制作Excel工作表與我們印象中傳統(tǒng)的制表方法以及在Word中制作表格的方法差異非常大。在此大致可以分析出以下一些規(guī)律：

圖4.10簡單工作表示例

(1)表格標題并非是放在表格標題行的中間位置。因為最開始并不可能知道最后這個表格到底有多寬，因此人為估計是絕對不行的。實際操作中不少入門用戶都認為標題要居中輸入，其實一開始只需在標題行的第一列輸入即可，至于如何讓它永遠居中，后文有詳細介紹。

(2)表格字段及下級子字段(也即俗稱的“表頭”)內(nèi)容的輸入情形與上述標題的輸入大致相似，如上圖中的“科目”字段與其下層的“語文”、“數(shù)字”等子字段之間的位置關系，也并非在輸入時人為地將“科目”放在下層字段上部的居中位置。

(3)對于垂直方向上需要居中的字段，如圖中的“序號”、“姓名”等，一開始輸入時，可以將直接參加統(tǒng)計的字段放在相同的一行。以后在進行表格的格式化操作時再讓它們垂直居中。

(4)原始數(shù)據(jù)的輸入只需從鍵盤直接鍵入，但“總分”、“平均分”等這些需要計算的內(nèi)容則不必手工輸入，而是待隨后使用公式，讓Excel自動得出計算結果。4.1.4工作表的頁面設置與打印

Excel環(huán)境下的打印操作有其特殊的地方，由于每個工作表中的數(shù)據(jù)量可能不相同，再加上字體及單元格大小的設置等也各不相同，因而每個表格的大小差距也很大。如果統(tǒng)一按照默認的方法直接打印，很可能不是表格沒有把紙排滿，就是部分工作表內(nèi)容沒有被打印出來。因此，打印表格必須掌握一定的技巧。

1．打印區(qū)域的設置

設置打印區(qū)域的目的是指定工作表中被打印的內(nèi)容范圍。當用戶希望只打印工作表的部分區(qū)域內(nèi)容，或者強行在一頁紙上打印指定范圍的內(nèi)容時，設置打印區(qū)域就顯得很有

必要。

如果要把所有數(shù)據(jù)都打印出來，則不必事先設置打印范圍，Excel會自動確定有效的單元格作為打印的默認范圍。

(1)用鼠標在需要打印的單元格上拖動，選定要打印的區(qū)域；如果要打印的區(qū)域不是連續(xù)的，則可按住Ctrl鍵同時單擊鼠標，以選定不連續(xù)的范圍。

注意：如果選定了不連續(xù)的打印范圍，則最終打印時Excel并不會按照各個選定區(qū)域的原始位置進行打印，而是會分頁打印這些不連續(xù)的區(qū)域。

(2)在“文件”菜單中選擇“打印區(qū)域”菜單項中的“設置打印區(qū)域”選項，如圖4.11所示。被選定的范圍會被一個虛線框圍起來，這些被虛線包圍的部分就是將要被打印的部分，其他未被框定的部分不會打印。圖4.11設置打印區(qū)域設置了打印區(qū)域后，下一步就可以進行打印預覽或者正式打印的操作了。

要取消打印區(qū)域的設置，請在“文件”菜單中的“打印區(qū)域”菜單項中選擇“取消打印區(qū)域”選項。

要修改打印區(qū)域，請重新選定打印范圍，然后再次在“文件”菜單的“打印區(qū)域”菜單項中選擇“設置打印區(qū)域”選項。

2．打印預覽

由于Excel表格的大小不確定，因而不能像在Word中那樣直接打印，而必須進行打印預覽，再調整表格的大小以適應選擇的紙張，以免表格大小與紙張不匹配。

(1)根據(jù)需要確定事先是否設置打印區(qū)域。

(2)單擊Excel“常用”工具欄上的打印預覽按鈕“”，或在“文件”菜單中選擇“打印預覽”選項。

(3)打開如圖4.12所示的打印預覽窗口。圖4.12打印預覽窗口說明：圖4.12所示虛線邊框線上的文字是為說明虛線邊框線而插入的，并非原有。

如果沒有顯示圖中所示的虛線邊框線，請單擊“頁邊距”按鈕。所有邊界線和控制點都是可以用鼠標拖動進行調整的，也就是說，用戶可以在一定范圍內(nèi)隨意更改頁面版心大小以及各表格列的寬度等。

打印預覽窗口中各有關按鈕的功能說明如下。

“下一頁”：顯示要打印的下一頁。如果選擇了多張工作表，并且當前頁是其中一工作表的最后一頁，那么下一頁指的是下一工作表的第一頁。“上一頁”：顯示要打印的上一頁。如果選擇了多張工作表并且當前頁是其中一工作表的第一頁，那么上一頁指的是上一工作表的最后一頁。

“縮放”：在全頁視圖和放大視圖之間切換。“縮放”功能并不影響實際打印時的大小。也可以單擊預覽窗口中工作表上的任何區(qū)域，使工作表在全頁視圖和放大視圖之間切換。由于顯示器分辨率的原因，可能無法看到某些圖形，例如全頁視圖中的細邊框。

“打印”：設置打印選項，然后打印所選工作表。

“設置”：設置用于控制打印工作表外觀的選項。“頁邊距”：顯示或隱藏可通過拖動來調整頁邊距、頁眉和頁腳邊距以及列寬的表格控制點。

“分頁預覽”：切換到分頁預覽視圖。在分頁預覽視圖中可以調整當前工作表的分頁符，還可以調整打印區(qū)域的大小以及編輯工作表。

“普通視圖”：在普通視圖中顯示活動工作表。

“關閉”：關閉打印預覽窗口。

3．工作表的整體縮放

很多情況下，在打印預覽時，表格的大小并不適合紙張的可用范圍，不是偏大就是偏小。此時可以取消預覽狀態(tài)，返回平時標準的編輯模式，對字體大小、行列尺寸等進行修改，然后再次進行打印預覽，直到表格大小比較合適為止。也可以將表格按比例縮放以適應紙張，方法為：單擊打印預覽工具欄中的“設置”按鈕，打開如圖4.13所示的“頁面設置”對話框。在“頁面”選項卡中，更改“縮放比例”的數(shù)值，然后單擊“確定”。反復嘗試幾次，直到表格剛好充滿紙張可用范圍為止，然后就可以正式打印了。圖4.13“頁面設置”對話框若表格內(nèi)容在預覽時超出了版心范圍，除了可以調整縮放比例外，還可在頁面設置對話框中選擇“調整為1頁寬1頁高”(根據(jù)打印需要也可以是其他數(shù)值)，此時Excel會自

動縮小到適合紙張的大小。但如果表格內(nèi)容默認小于可用打印范圍，則此選項命令不會起作用。

如果要調整紙張的大小、方向等設置，請單擊“頁面”選項卡中的“選項”按鈕。

4．頁眉、頁腳、標題及頁邊距的設置

1)頁眉、頁腳的設置

(1)在打印預覽窗口單擊“設置”按鈕，或在“文件”菜單中選擇“頁面設置”選項，打開“頁面設置”對話框，單擊“頁眉/頁腳”選項卡，如圖4.14所示。

(2)根據(jù)需要，單擊頁眉或頁腳下拉列表，然后從中選擇一種表達格式，比如“第1頁，共?？頁”等。圖4.14“頁眉/頁腳”選項卡

(3)單擊“確定”按鈕即可。

說明：如果有必要，可單擊“自定義頁眉”或“自定義頁腳”按鈕，在彈出的“頁眉”或“頁腳”對話框中根據(jù)需要，分別在“左”或“中”或“右”文本欄中輸入自己定義的頁眉或頁腳的內(nèi)容，或在“”按鈕中選擇自己需要的格式輸入。

2)工作表標題的設置

(1)在打印預覽窗口單擊“設置”按鈕，或在“文件”菜單中選擇“頁面設置”選項，打開“頁面設置”對話框，單擊“工作表”選項卡，如圖4.15所示。

(2)根據(jù)需要，分別單擊“頂端標題行”或者“左端標題列”輸入框右側的“”按鈕，然后選擇作為標題行或標題列的工作表內(nèi)容。

(3)單擊“確定”按鈕即可。圖4.15“工作表”選項卡

3)顯示和改變頁邊距

進入打印預覽窗口后，單擊“頁邊距”按鈕可顯示頁邊距。

用鼠標拖動打印預覽頁邊距控制點，可快速調整頁邊距的大小。注意在拖動的同時，打印預覽窗口最下面的狀態(tài)欄上會同步顯示當前的邊距數(shù)值。

單擊“設置”按鈕或在“文件”菜單中選擇“頁面設置”選項，在“頁面設置”對話框中單擊選擇“頁邊距”選項卡，如圖4.16所示，可以輸入數(shù)值以精確定位頁邊距。圖4.16“頁邊距”選項卡

5．打印輸出

對工作表進行打印預覽和必要的調整后，就可以正式打印了。打印的方法有多種：單擊“常用”工具欄上的打印按鈕“”，在“文件”菜單中選擇“打印”選項，在打印預覽窗口直接單擊打印按鈕“”。

在打開的如圖4.17所示的“打印內(nèi)容”對話框中，可以選擇打印機(如果有多臺打印機的話)，可選擇打印范圍和打印內(nèi)容，可設置打印份數(shù)等。如果表格的外形與紙張不匹配，可單擊“屬性”按鈕對打印機做進一步的設置。圖4.17“打印內(nèi)容”對話框設置無誤后，單擊“確定”按鈕即可開始打印。

注意：如果選中了“打印到文件”選項，則打印結果不會輸出到打印機，而是會生成一個打印機文件，以便在其他與當前打印機驅動程序相同的機器上不通過Excel而直接

打印。

4.2編輯和設置工作表

4.2.1操作對象的選取

在Excel中，不管是編輯單元格內(nèi)容，還是使用公式進行計算，都經(jīng)常要對某個或若干單元格或若干區(qū)域進行選定。與Word中的選定操作相比，Excel中的選定操作更加豐富，用戶也必須掌握更多的選擇技巧。

1．單元格及區(qū)域的命名規(guī)則

1)單個單元格的命名

每個單元格根據(jù)其所在的行列位置，都有一個以行列為依據(jù)的單元格地址，其命名規(guī)則類似于數(shù)學上的直角坐標系。比如，第F列、第5行的單元格其地址就是F5，依此類推。

2)連續(xù)矩形區(qū)域的命名

計算時經(jīng)常涉及對若干單元格組成的區(qū)域的引用。由于Excel中的每個區(qū)域都是矩形(復雜的選擇區(qū)域可以看做是由若干個矩形區(qū)域組成的)，因此就可以用區(qū)域的起點和終點所在的單元格為依據(jù)來表示這個矩形區(qū)域。

連續(xù)矩形區(qū)域的命名是使用半角冒號連接矩形區(qū)域首尾兩個單元格的名稱。比如圖4.18所示的區(qū)域，是一個從B2開始到D6結束的連續(xù)矩形區(qū)域，其表示方法為B2:D6。圖4.18連續(xù)矩形區(qū)域

3)不連續(xù)的單元格或區(qū)域的命名

對于不連續(xù)的單元格或區(qū)域，其表示方法是使用半角逗號作為分隔，將各個單元格或區(qū)域連接起來。比如圖4.19中，有三個不連續(xù)的矩形區(qū)域，則表示方法為：A2:B3,B5:C6,D3:D4。依此類推。圖4.19不連續(xù)的矩形區(qū)域

2．選取單元格

選取單元格的操作方法通常有以下兩種。

(1)鼠標單擊法。用鼠標單擊要選定的單元格。此時該單元格會被加粗的黑線框住，同時被選定單元格對應的行標簽和列標簽也會變成桔黃色。

(2)名稱欄輸入法。將光標定位于Excel的名稱欄中，直接鍵入所要選定的單元格的地址，比如“D3”，輸入后按回車鍵，則指定的單元格就會被選中。

3．選取連續(xù)區(qū)域

與選取單元格相似，選取連續(xù)區(qū)域也有兩種方法。

(1)鼠標拖動選取。按住鼠標左鍵，直接在Excel工作表內(nèi)拖動，則鼠標經(jīng)過的矩形區(qū)域就會被選中。

(2)名稱欄輸入法。將光標定位到Excel的名稱欄，按照前面所述的命名規(guī)則，鍵入欲選取的單元格或區(qū)域名稱。比如在名稱欄輸入B2:D7后按回車鍵，即可得到如圖4.20所示的選取范圍。圖4.20名稱欄輸入法選取連續(xù)區(qū)域示例

4．選取不連續(xù)區(qū)域

不連續(xù)區(qū)域的選取稍微需要一點技巧。大致也有以下兩種方法。

(1)鼠標結合Ctrl鍵拖動選取。按住Ctrl鍵，然后直接在Excel工作表內(nèi)單擊或按下鼠標左鍵拖動，則鼠標經(jīng)過的各個單元格或區(qū)域就會被同時選中。

(2)名稱欄輸入法。將光標定位到Excel的名稱欄，按照前面所述的命名規(guī)則，鍵入欲選取的單元格或區(qū)域名稱，注意此時要正確使用半角冒號或逗號。比如在名稱欄輸入“A1:B4,C6,D2:D7”后按回車鍵，就可得到如圖4.21所示的選取范圍。圖4.21名稱欄輸入法選取不連續(xù)區(qū)域示例

5．選取整行或整列

整行或整列的選取非常簡單。單擊工作表左側的行標簽，即可選中對應的整行；單擊工作表頂部的列標簽，即可選中整列；單擊行標簽或列標簽的同時拖動鼠標，可以同時選中多行或多列；按住Ctrl鍵的同時單擊行、列標簽或者同時拖動鼠標，還可以實現(xiàn)行、列的同時選定，效果如圖4.22所示。圖4.22行、列的同時選定

6．選取單頁或多頁工作表

前面說過，一個工作簿文檔中可以包含多張工作表，要在某個工作表中操作，必須先選定該工作表。

(1)選定單頁工作表：單擊窗口下方、狀態(tài)欄之上的要選定的工作表的標簽，則該工作表在被選中的同時，自動切換到最上層。被選定的工作表標簽會變成白色。

(2)選定多頁工作表：按住Ctrl鍵的同時，用鼠標左鍵分別單擊要選定的工作表標簽，即可同時選中多個工作表。所有選定的工作表的標簽都會變成白色，效果如圖4.23所示。圖4.23選定多頁工作表數(shù)據(jù)的錄入或公式編輯操作過程中，使用鍵盤進行單元格的定位可能比鼠標更加方便。以下是常用鍵盤定位操作的歸納總結：

Home定位到當前行最左邊的第一個單元格；

Ctrl+Home定位到A1單元格；

Ctrl+End定位到活動工作表的最后。4.2.2工作表數(shù)據(jù)的輸入

在Excel中輸入原始數(shù)據(jù)看起來似乎很簡單，其實其中也有不少的學問。

1．直接輸入

默認情況下，從鍵盤輸入數(shù)字或文本后，按回車鍵可直接轉入下一行相同列的單元格的輸入狀態(tài)；如果鍵入內(nèi)容后按“←”或“→”方向鍵，則可激活同行左列或右列的單元格，按“↑”或“↓”可進入上一行或下一行的另一個單元格。

2．特殊內(nèi)容的輸入

1)分數(shù)的輸入

比如要輸入1又1/2，則輸入數(shù)字1后，加一空格，再輸入1/2即可。

要輸入1/2，直接輸入后Excel會自動轉換成日期等其他格式，此時請先鍵入一個空格，再鍵入1/2。

2)日期和時間的輸入

日期：用“/”或“-”(連字符)分隔年、月、日即可。例如，鍵入“1/2”或“1-2”都會自動轉換為“1月2日”。

時間：如果按12小時制輸入時間，請在時間數(shù)字后空一格，再加上字母a(上午)或p(下午)。例如，輸入8:00p，可顯示為8:00PM。如果只輸入時間數(shù)字而不加上a或p標志，則Excel將一律按AM(上午)處理。

3)自動設置小數(shù)點或尾隨零數(shù)字的輸入

Excel可以自動設置小數(shù)點或尾隨零的數(shù)字，免除手工輸入小數(shù)點或尾數(shù)零的麻煩。但輸入前必須進行簡單的設置。

在“工具”菜單中選擇“選項”選項，在彈出的“選項”對話框中，單擊“編輯”選項卡，選中“自動設置小數(shù)點”復選框，再在“位數(shù)”框中輸入一個正數(shù)，或輸入一個負數(shù)。

例如，如果在“位數(shù)”框中輸入2，然后在單元格中鍵入1234，則最終的顯示結果將是12.34。如果在“位數(shù)”框中輸入－2，當鍵入1234時，最終顯示結果自動轉為123400。

進行上述設置時，在選擇“自動設置小數(shù)點”選項之前輸入的數(shù)字不會受到影響而自動更改格式。

4)多個單元格中同時輸入相同數(shù)據(jù)

先按住Ctrl或Shift鍵，單擊或拖動選擇需要輸入數(shù)據(jù)的單元格(注意：這些單元格不要求一定要相鄰)；接著在最后一個單元格中鍵入相應數(shù)據(jù)，隨即按“Ctrl+Enter”鍵，則選中的單元格中都會輸入這組相同的數(shù)據(jù)。

5)多張工作表中同時輸入或編輯相同的數(shù)據(jù)

當多張工作表的結構相同時，可以同時輸入或編輯修改多張工作表中相同位置上的單元格中的數(shù)據(jù)。具體操作步驟如下：

(1)選定多張工作表。

①選定兩張或多張相鄰的工作表的方法為先選中第一張工作表的標簽，再按住Shift鍵并單擊最后一張工作表的標簽。

②選定兩張或多張不相鄰的工作表的方法為單擊第一張工作表的標簽，再按住Ctrl鍵，分別單擊其他工作表的標簽。

如果看不到所需的標簽，請單擊標簽滾動按鈕“”中的一個以顯示此標簽，然后單擊要選擇的工作表的標簽即可。

工作表被選定后，其標簽的顏色會由灰色轉變?yōu)榘咨?/p>

(2)在當前工作表中單擊要輸入或編輯數(shù)據(jù)的單元格，輸入相關數(shù)據(jù)，然后按Enter或Tab鍵，則被選定的工作表的相同位置單元格中都被輸入了相同的數(shù)據(jù)。

要取消對多張工作表的選定，只需在任意工作表標簽上單擊即可。

3．有規(guī)律的序列內(nèi)容的輸入

表格處理過程中，經(jīng)常會需要輸入大量的連續(xù)有規(guī)律的數(shù)據(jù)，比如序號、連續(xù)的日期或星期、連續(xù)的數(shù)據(jù)等。如果人工輸入，則這些機械性操作既麻煩又容易出錯，效率非常低，而使用Excel的拖動法填充，可以極大地提高工作效率。

1)鼠標左鍵拖動輸入序列

在單元格中輸入某個數(shù)據(jù)后，可以看到單元格右下角有一個黑色小方塊“”，稱之為“填充柄”。用鼠標左鍵按住填充柄(等光標變?yōu)閷嵭氖帧啊睍r)向下或向右拖動(當然也可以向上或向左拖動)，則鼠標經(jīng)過的單元格就會以源單元格中相同的數(shù)據(jù)或公式填充，如圖4.24所示。圖4.24鼠標左鍵拖動輸入序列

2)鼠標右鍵拖動輸入序列

使用鼠標右鍵拖動填充柄，可以獲得非常靈活的填充效果。

單擊用來填充的源單元格，按住鼠標右鍵拖動填充柄，拖動過若干單元格后放開鼠標右鍵，此時會彈出如圖4.25所示的填充方式快捷菜單，其中各填充方式的主要功能說明如下。圖4.25填充方式快捷菜單

(1)?“復制單元格”：其效果與上述用鼠標左鍵拖動填充的效果相同，即簡單地復制源單元格的內(nèi)容。

(2)?“以序列方式填充”：即按一定的規(guī)律進行填充。比如源單元格是數(shù)字1，則選中此方式填充后，可依次填充為1、2、3等；源單元格為“五”，則以序列填充會得到五、六、日、一、二、三等；如果是其他無規(guī)律的普通文本，則按序列填充的快捷菜單命令將為灰色的不可用狀態(tài)。

(3)?“僅填充格式”：此選項的功能類似于Word的格式刷，即被填充的單元格中，并不會出現(xiàn)源單元格中的數(shù)據(jù)或序列數(shù)據(jù)，而僅復制源單元格中的格式到目標單元格中。這在工作表進行格式化時比較有用。

(4)?“不帶格式填充”：即被填充的單元格中僅填充數(shù)據(jù)，而源單元格中的各種格式設置不會被復制到目標單元格。

(5)?“以天數(shù)填充”等：這些菜單命令可按日期天數(shù)、工作日、月份或年份等進行填充，在制作某些管理方面的表格時非常方便。

(6)?“等差序列”、“等比序列”：這種填充方式要求事先選定兩個以上的帶有數(shù)據(jù)的單元格。如圖4.26所示，比如選定了已經(jīng)輸入1、2的兩個單元格，再用鼠標右鍵拖動填充柄進行拖動后，就可以選擇快捷菜單中的“等差序列”或“等比序列”進行其余單元格的填充了。圖4.26以等差或等比序列進行填充

(7)?“序列”：當源單元格中的內(nèi)容為數(shù)值時，用右鍵拖動填充柄后選擇“序列”選項，可彈出一個如圖4.27所示的“序列”對話框，在此可以靈活地選擇多種序列填充方式。

圖4.27“序列”對話框

4．在其他工作表中輸入相同數(shù)據(jù)

如果某張工作表中已經(jīng)輸入了數(shù)據(jù)，可快速將該數(shù)據(jù)復制到其他工作表的相應單元格中。

先按Ctrl鍵單擊多張工作表的標簽，選中含有輸入數(shù)據(jù)的源工作表以及復制數(shù)據(jù)的目標工作表，再選定包含有需要復制數(shù)據(jù)的單元格。打開“編輯”菜單，在“填充”子菜單中選擇“至同組工作表”選項，如圖4.28所示。此時所有被選定的工作表中相同位置的單元格都會填充上與源工作表相同的數(shù)據(jù)。圖4.28“填充”子菜單

5．工作表標題的輸入及設置技巧

對于工作表標題，或者含有子字段的表格字段，一般都要設置為相對表格居中。但輸入時并非由人工確定居中位置，而使用合并及居中設置。

先用鼠標左鍵單擊并拖動包含標題內(nèi)容的單元格在內(nèi)的各個單元格，拖動的范圍一般要包括整個表格的寬度所占用的列，如圖4.29所示。接著單擊格式工具欄中的合并及居中按鈕“”，則所選定范圍內(nèi)的單元格就會被合并為一個單元格，同時標題文本也會自動居中，如圖4.30所示。圖4.29工作表標題的輸入及設置圖4.30合并并居中后的標題選定需要居中的單元格后，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項，或者用鼠標右鍵單擊需要居中的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項，都可打開“單元格格式”對話框。單擊“對齊”選項卡，如圖4.31所示，在“水平對齊”中選擇“居中”，同時選中“合并單元格”復選框，也會得到相同的合并及居中效果。如果要取消已經(jīng)合并的單元格，則只需在此取消對“合并單元格”復選框的選定或再次單擊“”按鈕即可。圖4.31“單元格格式”對話框4.2.3工作表的外觀設置

1．工作表的行高與列寬設置

工作表的行高和列寬的設置分多種情形：分別設置個別行、列的高、寬；同時設置多個行、列的高、寬；自動根據(jù)表格內(nèi)容將行高和列寬調整為最合適的大小。

1)設置行高

(1)分別設置單獨行的行高。要調整某一行的行高，請用鼠標上、下拖動該行與相鄰行的行標簽的分界線，如圖4.32所示。拖動的同時，屏幕上會同步顯示該行的高度數(shù)值，至合適的高度后放開鼠標即可。

圖4.32設置單獨行的高度

(2)同時設置多行的行高。先選定要設置的幾行，再在選定的行標簽的分界線處按住鼠標上下拖動，則被選定的行將會同時被設置為指定的高度。拖動的同時，屏幕上也會同步顯示當前的高度值，效果如圖4.33所示。圖4.33同時設置多行的行高

2)設置列寬

列寬的各種設置操作與行高的設置操作基本相同，區(qū)別僅僅在于選定的對象是列。

要選定整列，只需在列標簽上單擊鼠標；要同時選定連續(xù)的多列，只需按住鼠標在列標簽上拖動；要選定不連續(xù)的若干列，可按住Ctrl鍵的同時分別單擊要選定的列標簽。

3)設置最合適的列寬和行高

如果表格內(nèi)容很長，一個屏幕窗口無法查看到所有的列或行，某些單元格的內(nèi)容無法顯示出來，這時可以讓Excel自動設置最合適的行高。

先選定要設置的行、列的標簽，再在選定范圍內(nèi)的任意標簽分界線處雙擊鼠標，則選定的所有行、列的行高或列寬都會自動根據(jù)其中的內(nèi)容設置為最佳值。圖4.34就是對行高和列寬進行了設置后的效果。可以看出，通過雙擊行、列標簽的做法，單元格的行高和列寬值會自動“就多不就少”，這在保證單元格完整顯示數(shù)據(jù)方面極其有用。圖4.34自動設置成最合適行高和列寬

2．單元格字體相關設置

適當設置單元格字體格式，可以使工作表更加醒目、直觀。用戶可以通過工具欄和“單元格格式”對話框兩種方式對單元格中的字體格式進行設置。

1)使用工具欄快速設置字體、字號、前景色和背景色

用工具欄快速設置單元格字體格式的步驟如下：選中需要設置格式的單元格，根據(jù)需要單擊“格式”工具欄中的字體、字號、顏色、填充顏色及對齊方式等按鈕，再在彈出的選項卡中設置好所需要的格式，確定后，選定的單元格中的字體就會按要求被格式化，效果如圖4.35所示。圖4.35設置字體、字號、前景色和背景色

2)使用“單元格格式”對話框設置字體

通過“格式”工具欄設置單元格字體的方法雖然快捷方便，但如果希望進行更加復雜的設置，就得通過“單元格格式”對話框進行了。

(1)選定將要進行格式設置的單元格。

(2)在“格式”菜單中選擇“單元格”選項；或用鼠標右鍵單擊選定的單元格，在彈出的快捷菜單中選擇“設置單元格格式”選項。

(3)打開“單元格格式”設置對話框，單擊“字體”選項卡，如圖4.36所示，然后根據(jù)需要選擇各種設置參數(shù)。圖4.36“單元格格式”對話框的“字體”選項卡

3．單元格內(nèi)容的對齊

默認情況下，Excel可以自動區(qū)分輸入內(nèi)容中的普通文本與數(shù)字，并且自動分別采取不同的對齊方式。一般數(shù)字默認為右對齊，普通文本為左對齊。比如輸入帶有半角單引號的“'?1234”和不帶任何符號的“1234”后，前者將被識別為普通文本而自動采用左對齊，后者被識別為數(shù)值而采用右對齊，效果如圖4.37所示。

但是，很多情況下仍然需要手工對單元格的對齊方式進行設置，以滿足版面的需要。圖4.37單元格內(nèi)容的對齊

1)使用“格式”工具欄快速設置對齊

先選中要設置對齊的單元格，再單擊“格式”工具欄中的左對齊按鈕“”、居中對齊按鈕“”或右對齊按鈕“”，即可快速設置單元格的對齊方式。

2)使用“單元格格式”對話框設置對齊

通過“單元格格式”對話框也可設置各種對齊方式。先選中要設置對齊的單元格，按“Ctrl+1”鍵或者在“格式”菜單中選擇“單元格”選項，打開“單元格格式”對話框，再單擊打開如圖4.31所示的“對齊”選項卡。在該選項卡中除了可以選擇多種水平對齊方式外，也可設置垂直對齊方式、是否自動換行(如果內(nèi)容超出當前單元格的寬度則自動換行顯示)、是否縮小字體填充(單元格內(nèi)容較多時，自動縮小字體來適應單元格大小)、是否合并單元格(與“格式”工具欄中的“合并及居中”按鈕的作用相同，但這里可以取消合并及居中設置)。其中的“文字方向”下拉列表還允許選擇多種不同的文字排列方向。如果拖動“方向”設置項目下面的時鐘狀指針，則可以設置單元格內(nèi)容的旋轉角度。有了這些設置，在制作具有中國傳統(tǒng)特色的表格時，就顯得格外方便。圖4.38就是設置了旋轉44度、水平居中后的單元格顯示效果。圖4.38旋轉44度、水平居中后的顯示效果

3)特殊的對齊方式——折行輸入

用戶剛接觸到Excel工作表時會發(fā)現(xiàn)：Excel單元格中的內(nèi)容只能向右延伸排列，而按回車鍵后不能換行。確實，Excel中的換行操作與Word等文本處理軟件稍有不同。

實現(xiàn)換行輸入有兩種情形：一是自動換行，即文本自動根據(jù)單元格的大小進行換行；二是手工強制換行。

(1)自動換行。在“單元格格式”對話框的“對齊”選項卡中，選中“自動換行”后，被設置的單元格就具備自動換行功能了。

(2)手工強制換行。在向單元格輸入內(nèi)容的過程中，當需要強行換行時，只需按“Alt+Enter”鍵，然后繼續(xù)輸入后面的內(nèi)容，則這個操作后續(xù)輸入的內(nèi)容就會從下一行開始顯示，而不管是否達到單元格的最大寬度。

對于已經(jīng)輸入的內(nèi)容，先單擊要換行的單元格，再單擊編輯欄中需要換行的位置，然后按下“Alt+Enter”鍵。圖4.39就是手工設置換行的輸入效果。圖4.39手工設置換行的輸入效果

4．邊框線與網(wǎng)格線的設置

默認情況下，Excel主界面中會顯示很多的灰色表格線，初學者往往以為這就是最終打印出來的表格線，其實這些默認的網(wǎng)格線是不會被打印的。要想讓一張工作表醒目大方，必須適當設置其表格邊框線和內(nèi)部網(wǎng)格線。

1)使用工具欄快速設置表格線

首先拖動選中要設置表格網(wǎng)格線的范圍；接著單擊“格式”工具欄中“”按鈕右側的小三角箭頭，打開如圖4.40所示的表格邊框線樣式面板。根據(jù)選定范圍內(nèi)網(wǎng)格線的需要單擊選擇一種邊框線樣式，則被選定范圍內(nèi)的所有單元格就會被設置為指定的框線。

如果希望一個表格的不同部分有不同類型的框線，可以分別選定不同的部分再單擊各自的框線樣式。圖4.41就是對一個表格應用了粗外部框線和細內(nèi)部網(wǎng)格線后的效果。圖4.40表格邊框線樣式面板圖4.41設置表格框線后的效果注意：如果希望將表格的局部邊線設置成單獨的樣式，請先拖動選定要設置的局部范圍，然后單擊選擇工具欄邊框線面板中的合適按鈕。圖4.42所示就是選定表格的字段欄后，將字段范圍底部框線設置為粗線的操作示意圖。圖4.42將字段范圍底部框線設置為粗線

2)使用“單元格格式”對話框設置表格線

首先選定要設置的單元格范圍，再按“Ctrl+1”鍵打開“單元格格式”對話框，單擊打開如圖4.43所示的“邊框”選項卡。

先在“線條”設置項目中選擇一種線條樣式，必要時可在“顏色”下拉列表中選擇一種線條顏色，然后根據(jù)選定范圍和實際需要，在“邊框”設置示意圖的“田”字格中，分別單擊將要設置為選定線條樣式的那根線條，則相應的表格線就被設置為選定的線條樣式和顏色了。

通過單擊“預置”設置選項中的三個按鈕，還可以快速取消所有表格線、設置粗的外邊框線和設置普通內(nèi)部框線等。圖4.43“邊框”選項卡

5．單元格內(nèi)容顯示格式的修改

Excel支持單元格中以不同的格式顯示文本或數(shù)字，比如“1220”這樣一組很普通的字符，根據(jù)其格式設置的不同，可以顯示為很多不同的樣式。圖4.44就是在各單元格中輸入“1220”，然后進行不同的格式設置后的顯示效果。因此，為適合不同環(huán)境下的需要，應對單元格的顯示格式進行必要的設置。圖4.44不同格式設置后的顯示效果

1)單元格格式的修改

選定要修改或設置格式的單元格后，在“格式”菜單中選擇“單元格”選項，或者按“Ctrl+1”快捷鍵，打開“單元格格式”對話框，單擊“數(shù)字”選項卡，如圖4.45所示，其中有“常規(guī)”、“數(shù)值”等12個類別的數(shù)字格式可供選擇，針對各格式還可進行具體的設置。

比如，在某個單元格中按默認格式輸入一組身份證號碼，輸入完畢后按回車鍵或移動光標到其他單元格時，Excel會自動將這組很長的數(shù)值以科學計數(shù)法顯示出來，比如會自動顯示為“6.10828E+17”。為保持身份證號碼格式的正確性，必須對單元格格式進行正確的設置。如果在單元格中已經(jīng)輸入了數(shù)值，但格式顯示不正確，則可打開“單元格格式”對話框，然后在“數(shù)字”選項卡中選擇正確的格式即可。但要注意，對于已經(jīng)自動顯示為不正確格式的單元格，即使事后再進行某些格式上的修改，也可能無法以正確的格式顯示出來。比如上述身份證號碼被顯示為“6.10828E+17”后，即使更改其格式為“文本”，也將仍然以“6.10828E+17”顯示。此時可以選擇“特殊”類型，然后選擇“郵政編碼”即可。鑒于上述情況，比較簡便的做法是在輸入數(shù)據(jù)之前就對單元格進行一些格式上的設置。仍然如上例身份證號碼的輸入，如果事先將單元格格式設置為“文本”，再輸入身份證號碼就不會出現(xiàn)格式顯示的問題了。

相同內(nèi)容、不同單元格格式設置的顯示效果如圖4.46所示。

注意：要以普通文本的格式輸入數(shù)字，在不進行格式設置的情況下，可以先輸入一個半角單引號，然后再輸入數(shù)字字符串，比如輸入“，則按回車鍵后單元格中將不會顯示半角單引號，并且所有數(shù)字內(nèi)容都將以默認左對齊的普通文本方式顯示。圖4.45“數(shù)字”選項卡圖4.46相同內(nèi)容、不同格式設置的顯示效果

2)日期、時間的輸入及格式顯示

Excel中輸入日期和時間也是很常見的應用。其實并不需要完整地輸入某年某月某日，而只需使用適當?shù)姆指舴麑?shù)字分隔開來，Excel會自動將其轉換成適當?shù)娜掌诨驎r間

格式。

(1)日期的輸入：可以使用半角的“-”或者“/”來替代年、月、日，比如輸入“02/12”或者“02-12”，確認后將會顯示“2月12日”。

(2)時間的輸入：可以使用半角的“:”將時、分、秒的數(shù)值分隔開來。比如輸入“8:08”、“16:25”等，Excel將按照默認的時間格式顯示。默認情況下，Excel的日期和時間顯示將優(yōu)先以阿拉伯數(shù)字方式顯示，但實際工作中也要用到中文的日期或時間格式，此時請先選定要修改格式的單元格，按“Ctrl+1”鍵打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中選擇“日期”或者“時間”類別，然后在右側的類型列表中選擇所需的格式，最后單擊“確定”按鈕。

6．單元格內(nèi)容的字體顏色與填充顏色設置

Excel表格支持字體顏色與單元格背景顏色的設置，因此可以設計出美觀、醒目的表格。比如將相同的類別或者某些特定的內(nèi)容用不同的字體顏色或單元格背景色表示，就可收到很好的視覺效果。

1)設置字體顏色

選中要設置字體顏色的單元格，單擊“格式”工具欄中的字體顏色工具按鈕“”右側的小三角箭頭，將打開如圖4.47所示的顏色調色板；單擊調色板中需要的顏色，則選定單元格中的文字就會以指定的顏色顯示。

2)設置單元格填充顏色

先選中要填充顏色的單元格，再單擊“格式”工具欄中的填充顏色按鈕“”右側的小三角箭頭，在彈出的如圖4.48所示的背景顏色面板中選擇合適的背景顏色即可。

設置背景色(即填充色)也可以在“單元格格式”對話框的“圖案”選項卡中完成。如圖4.49所示，在該對話框中不但可以選擇各種背景填充色，還可以同時選擇單元格的填充圖案。圖4.47顏色調色板圖4.48背景顏色面板圖4.49選擇背景填充圖案

7．格式的復制

實際工作中，單元格的格式往往并非只有簡單的一兩種，有時可能會包括很多較為復雜的格式設置，這種復雜性從“單元格格式”設置對話框的選項中就可以看出來。如果有多處單元格需要同樣的格式設置，可進行格式的復制操作。

1)使用格式刷復制格式

與Word類似，Excel也提供了一個很方便易用的格式刷。格式刷只會復制格式到鼠標拖動經(jīng)過的單元格，而不會復制具體的單元格內(nèi)容到目標單元格中。先單擊已經(jīng)進行了必要格式設置的單元格，這個單元格中的格式就是需要復制到其他單元格的格式。然后單擊“常用”工具欄上的格式刷按鈕“”，此時鼠標光標將變成“”(刷子形狀)，這就完成了格式的取樣操作。拖動這個刷子形光標經(jīng)過所有希望復制格式的單元格，則鼠標經(jīng)過之處，這些單元格的格式就會立即與取樣單元格完全一致。

注意：單擊格式刷按鈕后，只能在其他位置單擊或拖動鼠標一次。要想在取樣后連續(xù)使用格式刷處理多處不連續(xù)的單元格，只需將單擊改為雙擊，這樣只要不取消格式刷，則鼠標單擊或拖動其他任何單元格，格式刷仍然生效。

要取消雙擊格式刷按鈕后的保持狀態(tài)，請再次單擊格式刷按鈕，或者按Esc鍵即可。

2)使用“選擇性粘貼”復制格式

上述通過格式刷拖動的方法復制格式雖然簡便，但如果取樣的單元格和目標單元格距離較遠，或者對目標位置有其他特殊要求，這種方法就不太方便了。此時可以使用“選擇性粘貼”的方法來復制格式。

先單擊選定已經(jīng)設置了某些格式的單元格，按“Ctrl+C”鍵或者在“編輯”菜單中選擇“復制”選項，將選定單元格內(nèi)容復制到剪貼板；接著選定目標單元格，在“編輯”菜單中選擇“選擇性粘貼”(或單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“選擇性粘貼”)選項，此時將打開如圖4.50所示的“選擇性粘貼”對話框。選擇其中的“格式”選項，然后按“確定”按鈕即可。此時目標單元格中將不會粘貼上源單元格中的數(shù)字或文本，只會將格式設置為與源單元格完全一致。

圖4.50“選擇性粘貼”對話框注意：使用“選擇性粘貼”操作，還可靈活地選擇其他粘貼方式，比如只粘貼公式而不粘貼具體數(shù)值，只粘貼數(shù)值而不粘貼源單元格中相關的計算公式等；如果選擇“轉置”選項，還可以將源單元格的內(nèi)容在粘貼后進行行列的對換。

8．條件格式的應用

Excel工作表的外觀設置除了可以按照前文所述的各種方式進行外，還可以由用戶指定一定的條件，達到預定的條件后，單元格的格式就會自動按照預定的樣式進行顯示，這就是條件格式的應用。

選定要設置條件格式的單元格，在“格式”菜單中選擇“條件格式”選項，打開如圖4.51所示的“條件格式”對話框。

圖4.51“條件格式”對話框開始出現(xiàn)的條件格式對話框是一個較小的、僅有一個條件設置的對話框，如在統(tǒng)計學生成績時，希望讓小于60的單元格顯示黃底紅字，同時讓大于等于80的單元格顯示為綠色字體，以便可以一眼看出成績不及格和成績優(yōu)秀的學生，則先在“條件1”下拉列表中選定“單元格數(shù)值”，然后在第二個下拉列表中選擇條件，比如“小于”，再在右邊的下拉列表中輸入指定的數(shù)值，比如“60”(如果是對其他單元格的引用，可單擊輸入框右側的小按鈕，然后在工作表的引用區(qū)域拖動即可)。下面再單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，對字體顏色、填充色及圖案等進行一些必要的選擇，確定后返回“條件格式”對話框。當只有一個條件需要設置時，完成上述步驟后，單擊“確定”按鈕即可；如果還希望設置其它條件，則設置完畢后可單擊“添加”按鈕，此時“條件格式”對話框會自動擴展，如圖4.52所示，出現(xiàn)更多組條件設置選項。Excel2003每次設置共支持三組條件。

圖4.52擴展后的“條件格式”對話框

9．樣式的使用和設置

在Word的格式工具欄中有一個很方便的樣式工具下拉列表，其實Excel中也預置了一些常用的樣式，用于修改或自定義樣式。

1)新建樣式

要新建一個樣式，較簡便的步驟如下：

(1)選定一個或多個單元格，對其中的格式進行一些必要的設置。

(2)在“格式”菜單中選擇“樣式”選項，打開如圖4.53所示的“樣式”對話框。對話框中被選定的復選框的項目就是這些選定單元格中的樣式所包含的格式。圖4.53“樣式”對話框

(3)在“樣式名”輸入框中輸入樣式名稱，比如“身份證樣式”，再單擊“添加”按鈕，則與選定單元格對應的格式就以指定的樣式名稱被保存起來了。

如果對當前的樣式不滿意，可在“樣式”對話框中選定要修改的樣式，再單擊“修改”按鈕，然后在新出現(xiàn)的對話框中修改相關的各種格式設置即可；要刪除樣式，只要選擇要刪除的樣式名稱，單擊“刪除”按鈕。

2)應用樣式

要應用一個樣式，可按以下步驟進行：

(1)選定要使用樣式的單元格。

(2)在“格式”菜單中選擇“樣式”選項，打開如圖4.53所示的“樣式”對話框。

(3)在“樣式名”下拉列表中選擇要應用的樣式，然后單擊“確定”按鈕。

10．工作表行、列的隱藏

有些時候，工作表中的某些行或列不希望顯示出來，但也不能刪除它們，此時就可以將它們隱藏起來。

(1)將鼠標定位在需要隱藏的行或列的某個單元格上，也可單擊或拖動行或列標簽選定多行或多列。

(2)在“格式”菜單中選擇“行”或“列”中的“隱藏”選項，則選定的行或列就會被隱藏起來。如圖4.54所示即隱藏了G列。

隱藏后，工作表的行、列標簽的分界處會顯示較粗的線，同時標簽的順序也會變?yōu)椴贿B續(xù)的，比如隱藏了G列后，列標簽顯示即缺少了G列。圖4.54G列被隱藏要取消被隱藏的行或列，按以下步驟操作：

(1)在被隱藏的行或列的相鄰標簽上拖動鼠標，以選定被隱藏的行或列所在的隱藏標簽，比如G列被隱藏，則拖動其相鄰的“F”或“H”。

(2)在“格式”菜單中的行或列子菜單中選擇“取消隱藏”選項，則被隱藏的行或列就會恢復正常顯示。

說明：進行行、列的隱藏或取消隱藏操作時，可在選定行、列對象后，單擊鼠標右鍵，然后在快捷菜單中選擇“隱藏”或“取消隱藏”選項，這比使用“格式”菜單要更加便捷。4.2.4工作表的行列操作

制作工作表時，經(jīng)常會插入或者刪除一些行和列，有時還需要將一些行、列的位置進行對換等，以下分別說明其操作方法。

1．插入或刪除行/列

(1)將光標定位在將被插入行或列的位置。

(2)在“插入”菜單中選擇“行”或“列”選項。此時在光標所在行(或列)的上面(或左面)就被插入了一行(或一列)。但上述操作每次僅僅只能插入一行或一列。如果希望一次性插入多行或多列，則操作步驟如下：

(1)從要插入的行或列開始，如果要插入多列請向右拖動選定若干列標簽，如果要插入多行則向下拖動選定若干行標簽。

(2)在“插入”菜單中選擇“行”或“列”選項，就會插入與選定的行或列數(shù)量相同的行或列了。

要刪除行或列，只需選定要被刪除的行、列，然后在“編輯”菜單中選擇“刪除”選項即可。注意：Excel2003在選定了若干帶格式設置的行或列后，再進行插入操作時，可能會顯示智能標記“”，單擊該智能標記就可以彈出如圖4.55所示的快捷菜單，在其中可以選擇插入的行、列是否采用與選定行、列相同的格式。圖4.55智能標記快捷菜單

2．插入或刪除單元格

有時可能并不需要進行整行或整列的插入，此時可插入單元格。

(1)選定要被插入單元格的位置。

(2)在“插入”菜單中選擇“單元格”選項。

(3)打開如圖4.56所示的“插入”對話框，從中選擇一種單元格插入方式，然后按“確定”按鈕即可。

圖4.56“插入”對話框刪除單元格的操作步驟如下：

(1)選定將要刪除的單元格，然后在“編輯”菜單中選擇“刪除”選項。

(2)打開如圖4.57所示的“刪除”對話框，從中選擇一種刪除后的單元格移動方式，然后單擊“確定”按鈕。圖4.57“刪除”對話框

3．插入已剪切的單元格

對選定的單元格進行剪切操作，然后在其他位置進行插入性粘貼，可以很方便地實現(xiàn)單元格或行、列的位置更換。

(1)選定要剪切的單元格，或者行、列。

(2)在“編輯”菜單中選擇(或者用鼠標右鍵單擊選定單元格，在快捷菜單中選擇)“剪切”選項，也可按“Ctrl+X”快捷鍵。

(3)在目標位置單擊鼠標右鍵，選擇快捷菜單中的“插入已剪切的單元格”選項，則被剪切的單元格內(nèi)容就會被插入到目標位置的左邊。

注意：“插入已剪切的單元格”命令與普通的“粘貼”命令有很大區(qū)別，前者是以插入的方式工作，而“粘貼”命令則會用剪切的內(nèi)容覆蓋目標位置的內(nèi)容。4.2.5工作表的全局操作

Excel工作表的全局操作涉及工作表的移動、復制、插入或刪除等針對整張工作表的相關操作。實際工作中，并不需要對每個工作任務都創(chuàng)建一個工作簿文件，可以在一個工作簿中創(chuàng)建多張工作表，因此管理這些工作表也是日常工作的重要內(nèi)容。

1．工作表的移動、復制、插入和刪除

1)工作表的移動或復制

(1)拖動法。單擊要被移動或復制的工作表標簽，將它拖動到其他的工作表標簽中間的間隙位置后放開鼠標，如圖4.58所示，則選定工作表就被移動到了指定的位置。如果在拖動標簽的同時按住Ctrl鍵，移動操作將變成復制操作。

圖4.58工作表移動

(2)使用“移動或復制工作表”對話框。先選定要被復制或移動的工作表標簽，單擊鼠標右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“移動或復制工作表”選項，打開圖4.59所示的“移動或復制工作表”對話框，然后指定要移動或復制的工作表、目標位置、是否建立副本(復制工作表時一定要選定)等選項，最后單擊“確定”按鈕。圖4.59“移動或復制工作表”對話框

2)工作表的添加

要添加工作表，請按以下步驟進行：

(1)單擊一個現(xiàn)有的工作表標簽。

(2)在“插入”菜單中選擇“工作表”選項，或者單擊鼠標右鍵后在快捷菜單中選擇“插入”選項。

(3)在新出現(xiàn)的“插入”對話框中，選擇“工作表”并單擊“確定”按鈕。

說明：上述操作只能每次添加一張工作表。如果希望同時添加多張工作表，可在添加前選定與要添加的數(shù)目相同的現(xiàn)有工作表，然后再進行插入操作。

3)工作表的刪除

要刪除現(xiàn)有的工作表，請先選定要刪除的工作表標簽，然后在“編輯”菜單或者鼠標右鍵快捷菜單中選擇“刪除”選項，確定后選定的工作表即被刪除。

注意：如果同時選定了所有工作表，執(zhí)行刪除操作時，Excel會提示一個工作簿起碼要有一張可視的工作表。因此不能將工作簿內(nèi)的工作表全部刪除，必須至少保留一張可用的工作表。

2．工作表的改名及標簽顏色設置

默認情況下，Excel的工作表標簽是以“Sheet1”這樣的名稱顯示的，這在實際工作中很不直觀，有必要為工作表標簽進行改名及設置顏色等操作。

1)工作表的改名

給工作表改名有以下兩種方法。

(1)雙擊法：用鼠標左鍵雙擊工作表標簽，則標簽將變成可編輯狀態(tài)，直接從鍵盤輸入新的工作表標簽名即可。

(2)菜單法：用鼠標右鍵單擊要改名的工作表標簽，選擇快捷菜單中的“重命名”選項，然后輸入新的名稱。

???注意：如果同時選定了多張工作表，然后進行改名操作，則只能對最上層的那張工作表進行改名，而無法讓選定的所有工作表同時改名。

2)工作表標簽的顏色設置

適當設置工作表標簽顏色可以更方便地區(qū)分不同的工作表。具體設置步驟如下：用鼠標右鍵單擊工作表標簽，在彈出的快捷菜單中選擇“工作表標簽顏色”選項，打開如圖4.60所示的“設置工作表標簽顏色”對話框，從調色板中選取合適的顏色后單擊“確定”按鈕即可。圖4.60“設置工作表標簽顏色”對話框

3．工作表的引用

同一工作簿中不同Excel工作表之間是可以相互交換數(shù)據(jù)的，其數(shù)據(jù)交換可采用地址引用的方式。通俗地說，就是可以讓A工作表中的某個單元格數(shù)據(jù)與B工作表中的某個單元格數(shù)據(jù)相關聯(lián)，這樣當A工作表中的單元格數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，與之關聯(lián)的B工作表中相應單元格的數(shù)據(jù)也會同步發(fā)生變化。

不同工作簿之間的數(shù)據(jù)也可以相互引用，引用不同工作簿單元格中數(shù)據(jù)的方式稱為鏈接。

引用的作用在于標識工作表上的單元格或單元格區(qū)域，并指明公式中所使用的數(shù)據(jù)的位置。通過引用，可以在公式中使用工作表不同部分的數(shù)據(jù)，或者在多個公式中使用同一個單元格的數(shù)值，還可以引用同一個工作簿中不同工作表上的單元格和其他工作簿中的數(shù)據(jù)。

1)引用方式簡介

常用的引用方式有絕對引用和相對引用。

(1)相對引用。公式中的相對單元格引用(例如A1)是基于公式和引用的單元格的相對位置的。如果公式所在單元格的位置改變，引用的數(shù)據(jù)也隨之改變。如果多行或多列復制公式，引用會自動調整。默認情況下，新公式使用相對引用。例如，如果將單元格B2中的相對引用(=A1)復制到單元格B3，原B2中的引用內(nèi)容=A1將自動調整為=A2。相對引用的好處是，當引用或被引用的單元格的位置發(fā)生變化(比如插入或刪除了行或列)時，其引用位置會自動調整，從而保持引用的有效性和正確性。

具體操作時，可在進行引用的單元格中先鍵入等于號“=”，然后輸入被引用的單元格的地址，也可用鼠標左鍵單擊被引用的單元格，其地址會自動出現(xiàn)在編輯欄中。

(2)絕對引用。單元格中的絕對單元格引用(例如$A$1)總是引用指定位置的單元格。如果公式所在單元格的位置改變，絕對引用保持不變。如果多行或多列復制公式，絕對引用將不作調整。默認情況下，新公式使用相對引用，可以將它們轉換為絕對引用。例如，如果將單元格B2中絕對引用的內(nèi)容復制到單元格B3中，則兩個單元格中引用的都是$A$1。

(3)混合引用。混合引用具有絕對列和相對行(或絕對行和相對列)。絕對引用列采用$A1、$B1等形式，絕對引用行采用A$1、B$1等形式。如果公式所在單元格的位置改變，則相對引用的行(或列)改變，而絕對引用的行(或列)不變。如果多行或多列復制公式，相對引用的行(或列)自動調整，而絕對引用的行(或列)不作調整。例如，如果將一個混合引用從A2復制到B3，其所引用的內(nèi)容將從=A$1調整為?=?B$1。

(4)不同工作表中的單元格或區(qū)域的引用。要在公式中引用另一張工作表上的單元格或區(qū)域，只需在單元格或區(qū)域地址前面加上工作表標簽名稱和一個半角的感嘆號(!)即可。例如：Sheet1!A4表示引用工作表Sheet1的A4單元格；工資表?!F8表示引用標簽名為“工資表”的工作表中的F8單元格。

(5)在相對引用、絕對引用和混合引用間切換的操作如下：

①選中包含公式的單元格。

②在編輯欄中，拖動選中要更改的引用部分的內(nèi)容。

③按F4鍵，即可在不同的引用方式中切換。比如輸入“=A1+D1”時，Excel會自動切換為“=$A$1+$D$1”或“=$A1+$D1”，或“=A$1+D$1”，如圖4.61所示。(說明：輸入A1后按F4鍵，Excel將自動切換為$A$1；第二次按F4鍵，切換為A$1；第三次按F4鍵，轉換為$A1；第四次按F4鍵，恢復為A1。)

2)使用選擇性粘貼中的“粘貼鏈接”進行引用

利用Excel的選擇性粘貼功能，也可實現(xiàn)不同單元格之間的引用。

(1)選定源單元格。

(2)在“編輯”菜單(或用鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單)中選擇“復制”選項。

(3)單擊目標單元格，在“編輯”菜單(或用鼠標右鍵單擊，在彈出的快捷菜單)中選擇“選擇性粘貼”選項。

(4)打開如圖4.62所示的“選擇性粘貼”對話框，單擊“粘貼鏈接”按鈕即可。圖4.61相對引用、絕對引用和混合引用的切換圖4.62“選擇性粘貼”對話框

3)使用插入超鏈接的方法插入不同工作表單元格地址的引用

也許以上那些引用表達式看起來比較復雜，其實也可以使用插入超鏈接的方法，插入不同工作表的單元格地址的引用。

(1)單擊要插入超鏈接的單元格。

(2)在“插入”菜單中選擇“超鏈接”選項，打開如圖4.63所示的“編輯超鏈接”對話框。圖4.63“編輯超鏈接”對話框

(3)單擊“鏈接到”列表中的“本文檔中的位置”選項。

(4)在“或在這篇文檔中選擇位置”下面的列表中選擇被引用的工作表名稱，比如Sheet3。

(5)在“請鍵入單元格引用”下面的輸入框中輸入被引用的單元格地址，比如F12。

(6)在“要顯示的文字”中輸入一個比較直觀的說明性文本，比如“注意”。按“確定”按鈕后，在引用的單元格位置就會顯示上述定義的“注意”二字；單擊這個單元格，就可立即轉到被引用的工作表的相應單元格(此處即Sheet3的F12)。

這種插入超鏈接的引用方式的作用類似于網(wǎng)頁上的鏈接，單擊后即可到達目標位置。如果需要選定這個插入有超鏈接的單元格，則只需單擊并按住鼠標不放，稍過片刻，當

鼠標光標變成空心的十字光標時，該單元格就會被選定，而不會自動跳轉到目標單元格位置。4.2.6工作表窗格的拆分和凍結

Excel工作表的內(nèi)容較多時，一個屏幕往往無法完全顯示；在處理表格數(shù)據(jù)的過程中，也經(jīng)常會遇到距離跨度較大范圍內(nèi)的操作。此時如果僅僅依靠滾動工作表窗口內(nèi)容，將非常不便，而使用拆分工作表窗格的操作方法，將極大地增強方便性，提高工作效率。

1．快速拖動法拆分工作表窗格

Excel支持水平和垂直拆分工作表窗格。拆分后的子窗格中顯示的仍然是同一張工作表的內(nèi)容，只不過顯示的是表格的不同部分。這就為處理超大表格提供了方便，比如可以讓表格頂部或左側的表頭內(nèi)容靜止不動，而表格中的數(shù)據(jù)記錄可隨意滾動。

要水平拆分窗格，請用鼠標左鍵按住垂直滾動條上方的分割鈕“”，然后向下拖動鼠標，此時光標經(jīng)過處會顯示一條虛線。當虛線到達合適的位置后，松開鼠標，則工作表就會被拆分為上下兩部分顯示。

要垂直拆分窗格，其操作與上述基本相同，只不過要拖動水平滾動條右側的“”小長方形按鈕即可。拖動拆分窗格的情形如圖4.64所示。

要取消拆分狀態(tài)，可使用以下任意一種方法：

(1)向上拖動水平分隔線，或者向右拖動垂直分隔線，一直到分隔線消失。

(2)雙擊垂直或水平分隔線；如果同時有垂直和水平分隔線，則雙擊其交叉點可同時清除垂直和水平分隔線。

(3)在“窗口”菜單中選擇“取消拆分”選項。圖4.64拖動拆分窗格

2．使用“窗口”菜單選項拆分工作表窗格

在“窗口”菜單中選擇“拆分”選項，也可讓Excel智能化地拆分窗格。

如果選擇“拆分”選項前先選定了若干單元格，則選擇“拆分”選項后，Excel會按照當前區(qū)域及選擇區(qū)域的情況，自動確定拆分比例。

3．拆分窗格的大小調整

要調整已經(jīng)拆分的窗格，只需拖動垂直或水平分隔線到合適的位置即可。

4．凍結工作表窗格

經(jīng)過拆分的工作表由于存在拆分的分隔線，因而不太美觀；同時分隔線有可能無