就三一重工案例分析大企的企業(yè)管理與規(guī)劃【企業(yè)簡介】三一重工是一家全球工程機(jī)械制造商50強(qiáng)、亞洲品牌500強(qiáng)、中國企業(yè)500強(qiáng)的企業(yè)，員工人數(shù)4萬左右，產(chǎn)品批量出口110多個國家與地區(qū)，2009年實現(xiàn)銷售額300億，2010達(dá)500億，目前正處于高速成長階段。作為一個國際化企業(yè)，三一重工正逐步實現(xiàn)企業(yè)信息化管理?！久媾R挑戰(zhàn)】機(jī)械制造行業(yè)是一個國家綜合國力的重要體現(xiàn)，是國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)，伴隨經(jīng)濟(jì)全球化的漫延，我國機(jī)械制造業(yè)正處于歷史上難得的發(fā)展機(jī)遇期，開始直面龐大的內(nèi)需市場和更為開放的國際市場，并已獲得了持續(xù)六年的高速發(fā)展，也籍此逐步成為國際機(jī)械制造業(yè)的中心?，F(xiàn)在，諸多因素的出現(xiàn)都在預(yù)示著整個中國機(jī)械制造業(yè)的發(fā)展即將迎來一個拐點，處在發(fā)展關(guān)鍵時期的中國機(jī)械制造業(yè)，不能再沿襲原有的傳統(tǒng)思路。為轉(zhuǎn)變發(fā)展模式，實現(xiàn)信息化與工業(yè)化融合已是迫在眉睫。在SAP系統(tǒng)、GSP系統(tǒng)等大行其道之后，財務(wù)共享服務(wù)中心（FinanceSharedServiceCenter，簡稱FSSC）也開始進(jìn)入機(jī)械制造業(yè)，為企業(yè)實現(xiàn)財務(wù)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、集中化提供高效益、低成本的管理模式。本文以擁有30多個海外子公司，在國內(nèi)建有5大產(chǎn)業(yè)園，業(yè)務(wù)范圍覆蓋150余國家的國內(nèi)機(jī)械制造龍頭企業(yè)三一重工為例，闡述其財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)在組織規(guī)劃、流程設(shè)計、費用控制、制度優(yōu)化、商旅管理、商務(wù)卡應(yīng)用等方面進(jìn)行分析，為其他行業(yè)實施費用管控提供借鑒。作為一個國際化企業(yè)，三一重工正逐步實現(xiàn)企業(yè)信息化管理。目前三一雖已引進(jìn)了如SAP系統(tǒng)、預(yù)算系統(tǒng)、GSP系統(tǒng)，但在財務(wù)管控這一塊卻仍保留著傳統(tǒng)的處理方式，主要是手工操作：在費用報銷方面員工填寫紙質(zhì)報銷單、在費用控制方面主要由年度預(yù)算及資金計劃進(jìn)行相關(guān)控制，整個報賬流程給各層領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)人員帶來很大的壓力，也降低了員工報賬的滿意度。實現(xiàn)有效的“費用控制”關(guān)鍵在于事前對業(yè)務(wù)費用的審批和把控，因此希望通過費用系統(tǒng)的上線承擔(dān)起原本不該由資金計劃承擔(dān)的“費用控制”功能，通過事前申請鎖定預(yù)算，實現(xiàn)真正意義上的事前費用控制目的，具體系統(tǒng)業(yè)務(wù)內(nèi)容如下：通過三一重工財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的引入，將公司財務(wù)管控在真正意義上實現(xiàn)制度化、信息化。首先，實現(xiàn)費用借支申請和報銷在工作流中完成，并與預(yù)算綁定；建立費用報銷平臺，員工差旅借支、報賬均在該系統(tǒng)中操作，并實現(xiàn)與SAP總帳系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)集成，達(dá)到預(yù)算控制目的；其次，建立票據(jù)影像中心，通過條碼掃描，將票據(jù)信息上傳到報銷系統(tǒng)，達(dá)到報銷票據(jù)E化目的；然后，實現(xiàn)與資金、網(wǎng)銀系統(tǒng)的集成，提高報帳效率和員工滿意度。所建系統(tǒng)完全按財務(wù)共享服務(wù)中心模式打造，通過報銷業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，為公司建立先進(jìn)、高效的費用報銷管理模式，并能夠適應(yīng)企業(yè)多變的組織結(jié)構(gòu)和國際化高速發(fā)展需求，以滿足公司未來發(fā)展。并通過項目實施，培養(yǎng)一批財務(wù)信息化管理人才，滿足公司持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的需要。【解決方案】共享服務(wù)中心建設(shè)的具體內(nèi)容：在本案例中，按照共享服務(wù)中心理念規(guī)劃，并依據(jù)其流程將中心組織結(jié)構(gòu)分為：影像管理室：負(fù)責(zé)費用涉及票據(jù)的收集、掃描、影像上傳、財務(wù)初核；財務(wù)審核室：負(fù)責(zé)費用的財務(wù)審核；財務(wù)稽核室：負(fù)責(zé)費用的財務(wù)復(fù)核；資金管理室：負(fù)責(zé)費用的支付結(jié)算。影像管理系統(tǒng)應(yīng)用流程圖因財務(wù)共享服務(wù)中心系統(tǒng)的推進(jìn)與實施將涉及到該集團(tuán)幾乎所有員工，業(yè)務(wù)流程的實現(xiàn)和系統(tǒng)的實施具有較大的難度和工作量，因此項目分系統(tǒng)、分階段逐步進(jìn)行實施建設(shè)，以規(guī)避新系統(tǒng)對現(xiàn)有模式帶來沖突的風(fēng)險。（一）整體目標(biāo)作為三一重工財務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的切入點，項目涉及三個核心系統(tǒng)，整體目標(biāo)如下：費用系統(tǒng)實現(xiàn)三一重工各項運營和管理費用事前的預(yù)算控制，事中的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化流轉(zhuǎn)審批，事后的銀企直聯(lián)支付及自動生成財務(wù)憑證；實現(xiàn)原始票據(jù)電子化；實現(xiàn)自動分配并統(tǒng)計財務(wù)審核任務(wù)，為財務(wù)共享服務(wù)中心的建立奠定基礎(chǔ)。商旅系統(tǒng)配合三一重工商旅中心整合各類機(jī)票、酒店資源，提供在線比價預(yù)訂服務(wù)，結(jié)合費用系統(tǒng)逐步規(guī)范員工差旅行為，并為企業(yè)差旅政策的持續(xù)改進(jìn)提供完善的數(shù)據(jù)參考。商務(wù)卡系統(tǒng)協(xié)同發(fā)卡銀行，獲取并管理商務(wù)卡交易數(shù)據(jù)，結(jié)合費用系統(tǒng)有效減少借款，降低集團(tuán)財務(wù)成本，并為三一重工費用內(nèi)控和監(jiān)督提供有效工具。項目實施分三個階段逐步完成：（二）整體流程整體業(yè)務(wù)著力于包含主營項目機(jī)械制造在內(nèi)的所有集團(tuán)業(yè)務(wù)部門，以實現(xiàn)費用控制為核心，流程力求完備、細(xì)化、條理清晰，人員上共涉及到員工、費用專干、業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)會計、資金會計、費用記賬、財務(wù)出納、付款記賬8類角色。時間上涉及初期作為費用指標(biāo)的預(yù)算，事前作為控制關(guān)鍵的費用申請，事后作為業(yè)務(wù)主體的費用報銷這三個階段。各級別人員分別完成各自環(huán)節(jié)。員工：費用申請、借款、網(wǎng)上提單、打印、粘貼票據(jù)；票據(jù)員：掃描接收、分類下發(fā)；初核會計：審核票據(jù)、掃描入庫；領(lǐng)導(dǎo)：在線審批；審核會計：單據(jù)復(fù)核、SAP記賬、打印憑證；出納：銀行支付。費用部分第一步：員工在網(wǎng)上提交費用申請單（含借款），待單據(jù)審批完成后，出納會按照所提供的收款方式付款到該賬戶。第二步：需報銷的業(yè)務(wù)發(fā)生后，員工在網(wǎng)上提交電子報銷單后，打印帶條碼的報銷單封面，和原始票據(jù)一起粘貼在A4紙上，橫向投遞至已設(shè)立的票據(jù)箱。第三步：財務(wù)部票據(jù)員將每天收到的單據(jù)掃描條碼確認(rèn)接收。接收后按部門進(jìn)行分類，并將分類后的部門單據(jù)下發(fā)至財務(wù)初核會計。第四步：財務(wù)初核會計對單據(jù)進(jìn)行審核，辨別票據(jù)真?zhèn)危袛嗥睋?jù)粘貼是否符合要求，判斷業(yè)務(wù)結(jié)合財務(wù)制度是否需要特批，審核完畢后將票據(jù)掃描至影像庫。第五步：員工提單后，各級領(lǐng)導(dǎo)在非系統(tǒng)中進(jìn)行業(yè)務(wù)審批，涉及分?jǐn)偟臉I(yè)務(wù)由分?jǐn)偛块T領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行業(yè)務(wù)會簽審批。第六步：由審核會計審核報賬業(yè)務(wù)是否符合財務(wù)制度，復(fù)核會計進(jìn)行復(fù)核。第七步：待單據(jù)電子狀態(tài)到達(dá)出納時，出納審批后進(jìn)行支付。出納付款后單據(jù)電子狀態(tài)到達(dá)記賬會計時，系統(tǒng)自動將單據(jù)信息導(dǎo)入SAP進(jìn)行賬務(wù)處理，審核會計將復(fù)核無誤的憑證以及調(diào)整后的報銷單封面及時傳遞至初核會計處跟原始單據(jù)合并，裝訂歸檔。通過該流程，將紙質(zhì)手寫的結(jié)算申請單、報銷單轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)流在線單據(jù)，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)線下審批到系統(tǒng)在線審批的轉(zhuǎn)變。同時從財務(wù)現(xiàn)場付款提升到了銀企直連自動劃轉(zhuǎn)。商旅部分商旅平臺兼顧三一現(xiàn)有商旅資源，包括互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺、傳統(tǒng)區(qū)域旅行社、航空公司、連鎖酒店等，同時考慮未來其他自談商旅資源的接入。實現(xiàn)商旅供應(yīng)商統(tǒng)一發(fā)布商旅信息；員工統(tǒng)一查詢競價后的機(jī)票酒店信息，擇優(yōu)選擇預(yù)定；商旅中心專員對訂單進(jìn)行跟進(jìn)和處理；事后員工報銷關(guān)聯(lián)機(jī)票酒店訂單，商旅中心結(jié)算專員定期進(jìn)行訂單匯總，和供應(yīng)商進(jìn)行定期結(jié)算。三一通過以上方式，整合商旅資源，降低商旅成本，規(guī)范員工商旅行為，為商旅政策的制定和優(yōu)化提供系統(tǒng)支持和數(shù)據(jù)支撐，整體流程如下：商務(wù)卡部分集團(tuán)通過接入銀行商務(wù)卡業(yè)務(wù)，為員工辦理由個人承債的聯(lián)名商務(wù)卡，并為商務(wù)卡系統(tǒng)定期提供交易記錄；員工因公消費后，在商務(wù)卡系統(tǒng)中對交易記錄進(jìn)行分拆、分檢、審核等操作后，直接把處理結(jié)果轉(zhuǎn)成報銷單進(jìn)行提交，再經(jīng)業(yè)務(wù)審批，財務(wù)審核后，出納直接替員工進(jìn)行還款。從而大幅減少集團(tuán)預(yù)支款項，有效避免員工借資行為，提高了員工滿意度，節(jié)約了集團(tuán)費用成本。整體流程如下（三）核心功能在上述流程中，我們可以發(fā)現(xiàn)，將紙質(zhì)手寫的結(jié)算申請單、報銷單轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)流在線單據(jù)是整個流程乃至共享服務(wù)中心系統(tǒng)得以實現(xiàn)的關(guān)鍵。而這部分功能的實現(xiàn)得益于系統(tǒng)核心功能，即票據(jù)影像流轉(zhuǎn)。票據(jù)影象流轉(zhuǎn)步驟如下：填單：員工通過系統(tǒng)在線填報銷單。投遞：員工打印系統(tǒng)提交單據(jù)，把原始票據(jù)黏貼到A4紙上，并附上其他附件，投遞到部署在各處的任一票據(jù)箱中。收集：財務(wù)票據(jù)員定時從票據(jù)箱收取員工投遞票據(jù)，同時按業(yè)務(wù)性質(zhì)將其進(jìn)行專業(yè)分組。掃描：掃描員將分組后的單據(jù)進(jìn)行掃描，掃描系統(tǒng)根據(jù)條碼將掃描圖片自動分組，并按條碼所代表數(shù)字一一命名。上傳：掃描后，掃描員將圖片上傳至影像服務(wù)器，系統(tǒng)根據(jù)條碼數(shù)字進(jìn)行校驗，如果系統(tǒng)中校驗無誤，則允許上傳。上傳成功后，系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批情況將單據(jù)分配至任務(wù)列表。審核：財務(wù)根據(jù)集團(tuán)財務(wù)借款報賬制度進(jìn)行單據(jù)的審核和金額的調(diào)整。歸檔：審核完成后，導(dǎo)入帳務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行帳務(wù)處理并最終完成會計憑證制作及歸檔。以票據(jù)影像流轉(zhuǎn)步驟而言，過程已相當(dāng)完善，但票據(jù)的收取，員工粘貼票據(jù)是否符合要求及票據(jù)的真?zhèn)卧谝欢ǔ潭壬蠒璧K共享服務(wù)中心的運轉(zhuǎn)，減緩財務(wù)人員的工作效率。為確保票據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的順利進(jìn)行，根據(jù)三一重工的上下班時間及財務(wù)人員工作安排，對票據(jù)環(huán)節(jié)實施了以下三個措施：1、初核會計每天輪流收取票據(jù)，從票據(jù)箱中取出票據(jù)同時在票據(jù)箱記錄本上簽收。（票據(jù)收取時間：工作日定點收集票據(jù)使用專用票據(jù)收集袋），收回票據(jù)后在辦公室分遣臺將票據(jù)按部門分類，分派給對應(yīng)的初核會計。2、檢查票據(jù)粘貼是否符合影像掃描要求，如果票據(jù)粘貼不符合影像要求，聯(lián)系經(jīng)辦人將票據(jù)取回重新粘貼。3、辨別票據(jù)真?zhèn)?，如果發(fā)票不符合報銷要求，在審批意見中詳細(xì)說明發(fā)票不合規(guī)原因及相應(yīng)扣減金額?！酒髽I(yè)收益】系統(tǒng)上線前后業(yè)務(wù)比對分析共享服務(wù)中心費用控制分析三一重工此前的借款報銷流程是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)填單，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，提交財務(wù)審核記賬，最后由出納付款，整個過程缺少費用的事前管控，因此難以實現(xiàn)有效的費用控制。在傳統(tǒng)的借款報銷過程中，資金計劃作為最后付款環(huán)節(jié)的支付基準(zhǔn)，兼顧起了“費用控制”和“資金籌措”的雙重功能。三一重工業(yè)務(wù)上的資金計劃是通過預(yù)算來確定每月資金計劃，在每月月初費用專干根據(jù)月度預(yù)算來確定月資金計劃。而在本月，每周資金計劃的來源一是月度預(yù)算總額，是費用專干會搜集每周發(fā)生的費用來形成本周的資金計劃，那么費用的將要發(fā)生是周資金計劃的來源，周資金計劃通過累計發(fā)生形成月資金計劃?？梢?，資金計劃一是來自于預(yù)算，二是來自于員工申請的將要發(fā)生的費用申請。但資金計劃在時間上受到月、周的期間限制，其事前費用控制的作用相對也會受到一定程度的局限，其中月資金計劃起到了一定程度的事前費用控制作用，但周資金計劃更多的屬于事后控制，難以達(dá)到靈活且真實的事前費用控制目的。財務(wù)共享服務(wù)中心是充分利用信息技術(shù)將各企業(yè)分支機(jī)構(gòu)各部門“分散式”的、重復(fù)性的職能業(yè)務(wù)整合到共享中心進(jìn)行處理的機(jī)構(gòu)。在上線系統(tǒng)中實現(xiàn)業(yè)務(wù)循環(huán)