煤運公司會議管理制度第一章總則

煤運公司會議管理制度旨在規(guī)范公司會議的組織、召開、執(zhí)行及跟蹤流程，確保會議高效、有序進行，提高決策效能，強化團隊協(xié)作。以下總則對會議管理制度的基本原則、適用范圍、責任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.高效原則：會議應(yīng)圍繞議題進行，確保會議內(nèi)容充實，避免形式主義，提高會議效率。

2.民主原則：充分聽取與會人員意見，保證決策的民主性和科學性。

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息及商業(yè)秘密的，應(yīng)嚴格保密，禁止泄露。

4.節(jié)約原則：合理規(guī)劃會議時間、地點、規(guī)模，減少資源浪費。

二、適用范圍

本制度適用于煤運公司各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等。

三、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、召開、跟蹤落實等工作。

2.與會人員：按時參加會議，積極參與討論，遵守會議紀律。

3.會議紀要記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要，跟蹤落實會議決定。

4.會議室管理人員：負責會議室的預(yù)訂、布置、設(shè)施維護等工作。

四、會議分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議。

2.臨時會議：因工作需要臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

五、會議召開條件

1.明確的會議議題。

2.符合規(guī)定的時間、地點。

3.與會人員名單。

4.相關(guān)資料、文件準備齊全。

六、會議通知

會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知與會人員，內(nèi)容包括：會議時間、地點、議題、參會人員等。

七、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退。

2.會議期間，手機等通訊工具應(yīng)保持靜音或關(guān)機。

3.嚴禁在會議室內(nèi)吸煙、喧嘩、打瞌睡等不文明行為。

4.會議內(nèi)容應(yīng)嚴格保密，禁止泄露。

八、本制度的解釋權(quán)歸煤運公司所有，自發(fā)布之日起施行。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充、修改。

第二章會議流程

為確保煤運公司會議的順利進行，提高會議效率，本章對會議的籌備、召開、進行、結(jié)束等環(huán)節(jié)進行詳細規(guī)定。

一、會議籌備

1.確定議題：會議組織者應(yīng)根據(jù)公司工作計劃及實際需要，確定會議議題，明確會議目的。

2.制定議程：根據(jù)議題，制定會議議程，包括會議主題、討論事項、預(yù)計時間等。

3.確定與會人員：根據(jù)會議性質(zhì)，邀請相關(guān)部門及人員參會，確保會議決策的全面性。

4.通知與會人員：會議組織者應(yīng)在會議召開前，提前通知與會人員，確保與會人員提前做好準備。

5.預(yù)訂會議室：根據(jù)會議時間、地點需求，提前預(yù)訂會議室，并做好會議室布置、設(shè)施檢查等工作。

二、會議召開

1.會議簽到：會議開始前，與會人員應(yīng)進行簽到，會議組織者應(yīng)做好考勤記錄。

2.會議主持人：會議主持人負責宣布會議開始，介紹會議主題、議程及與會人員。

3.討論議題：會議主持人按照議程，引導(dǎo)與會人員就議題展開討論，確保議題充分討論。

三、會議進行

1.發(fā)言順序：會議組織者應(yīng)合理安排與會人員的發(fā)言順序，保證討論的有序性。

2.討論原則：與會人員在討論過程中，應(yīng)遵循高效、民主、保密原則，積極發(fā)表意見，尊重他人觀點。

3.記錄會議內(nèi)容：會議紀要記錄人應(yīng)詳細記錄會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，確保會議紀要的準確性。

4.會中休息：根據(jù)會議需要，可安排適當?shù)臅行菹?，以便與會人員整理思路，提高會議效果。

四、會議結(jié)束

1.總結(jié)發(fā)言：會議主持人應(yīng)在會議結(jié)束時，對會議討論情況進行總結(jié)，明確決策結(jié)果。

2.分發(fā)會議紀要：會議紀要記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后，盡快整理會議紀要，分發(fā)給與會人員。

3.跟蹤落實：會議組織者應(yīng)跟蹤督促會議決策的落實，確保會議效果。

五、會議變更與取消

1.變更：如會議時間、地點、議題等發(fā)生變化，會議組織者應(yīng)提前通知與會人員。

2.取消：如會議因故取消，會議組織者應(yīng)及時通知與會人員，并說明原因。

六、會議評估

會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)收集與會人員的意見和建議，對會議效果進行評估，不斷優(yōu)化會議流程，提高會議質(zhì)量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

會議紀要是會議成果的重要體現(xiàn)，對會議決策的執(zhí)行具有指導(dǎo)作用。本章對會議紀要的整理、發(fā)布、跟蹤落實等環(huán)節(jié)進行詳細規(guī)定，確保會議決策得到有效執(zhí)行。

一、會議紀要的整理與發(fā)布

1.會議紀要記錄人應(yīng)在會議結(jié)束后，根據(jù)會議討論內(nèi)容、決策結(jié)果等，及時整理會議紀要。

2.會議紀要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議時間、地點、主持人、與會人員、討論議題、決策結(jié)果、責任人及完成時限等。

3.會議紀要整理完畢后，應(yīng)提交給會議組織者審核。審核通過后，及時分發(fā)給與會人員及相關(guān)人員。

4.會議紀要的發(fā)布形式包括但不限于郵件、公司內(nèi)部通訊平臺等。

二、會議紀要的審批與存檔

1.會議紀要需經(jīng)過會議組織者審批，確保紀要內(nèi)容的準確性和可執(zhí)行性。

2.審批通過的會議紀要，應(yīng)按照公司規(guī)定進行存檔，便于后續(xù)查詢和追溯。

3.會議紀要的存檔可采用電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種形式。

三、會議決策的跟蹤落實

1.會議組織者應(yīng)指定專人負責會議決策的跟蹤落實工作。

2.跟蹤落實責任人需對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查，并及時向會議組織者匯報進展。

3.對于執(zhí)行過程中遇到的問題和困難，跟蹤落實責任人應(yīng)積極協(xié)調(diào)資源，推動解決。

四、執(zhí)行情況的反饋與評估

1.會議決策執(zhí)行過程中，責任人應(yīng)定期向會議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.會議組織者根據(jù)反饋情況，對執(zhí)行效果進行評估，并提出改進措施。

3.對于未按期完成的決策事項，應(yīng)分析原因，制定整改計劃，并督促相關(guān)人員落實。

五、會議紀要的修訂與更新

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變更，會議紀要記錄人應(yīng)及時修訂會議紀要，并重新發(fā)布。

2.修訂后的會議紀要需重新進行審批、存檔，確保與實際執(zhí)行情況相符。

六、會議紀要的利用與總結(jié)

1.會議紀要作為工作執(zhí)行的依據(jù)，相關(guān)人員應(yīng)充分運用會議紀要，提高工作效率。

2.會議組織者應(yīng)定期對會議紀要的執(zhí)行情況進行總結(jié)，為今后會議的召開提供借鑒和改進方向。

第四章會議室管理規(guī)定

會議室作為公司會議的重要場所，其管理好壞直接影響到會議的順利進行。本章對會議室的預(yù)訂、使用、維護等方面進行詳細規(guī)定，以確保會議室的高效利用和良好環(huán)境。

一、會議室預(yù)訂

1.會議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會議組織者提前向會議室管理人員提交會議室預(yù)訂申請。

2.預(yù)訂申請應(yīng)包括會議時間、地點、參會人數(shù)等信息，以便會議室管理人員合理分配會議室資源。

3.會議室管理人員應(yīng)建立會議室預(yù)訂記錄，及時更新預(yù)訂情況，避免沖突。

二、會議室使用

1.會議組織者應(yīng)在會議開始前，確保會議室環(huán)境整潔、設(shè)施齊全，滿足會議需求。

2.會議期間，與會人員應(yīng)愛護會議室設(shè)施，遵守會議室使用規(guī)定，保持安靜、整潔。

3.嚴禁在會議室吸煙、亂丟垃圾、大聲喧嘩等不文明行為。

4.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)安排與會人員共同清理會議室，恢復(fù)原狀。

三、會議室設(shè)施維護

1.會議室管理人員應(yīng)定期檢查會議室設(shè)施，確保設(shè)施正常運行，發(fā)現(xiàn)故障及時報修。

2.會議組織者在使用會議室過程中，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施故障或損壞，應(yīng)立即向會議室管理人員報告。

3.會議室管理人員應(yīng)建立設(shè)施維護檔案，記錄設(shè)施維修、更換等情況。

四、會議室安全管理

1.會議室管理人員應(yīng)確保會議室消防安全，定期檢查消防設(shè)施，排除安全隱患。

2.會議期間，會議組織者應(yīng)關(guān)注與會人員的安全，遇緊急情況，及時啟動應(yīng)急預(yù)案。

3.會議室應(yīng)配備必要的急救藥品和設(shè)備，以備不時之需。

五、會議室鑰匙管理

1.會議室鑰匙由會議室管理人員負責保管，會議組織者需在會議開始前領(lǐng)取，會議結(jié)束后歸還。

2.會議室管理人員應(yīng)建立鑰匙領(lǐng)用記錄，記錄鑰匙領(lǐng)取、歸還情況，確保鑰匙安全。

六、會議室使用費用

1.會議室使用過程中產(chǎn)生的費用，如水電費、耗材費等，由會議組織者承擔。

2.會議室管理人員應(yīng)定期統(tǒng)計會議室使用費用，向財務(wù)部門報賬。

七、會議室管理制度的修訂與完善

1.會議室管理人員應(yīng)定期收集會議室使用過程中的意見和建議，不斷修訂和完善會議室管理制度。

2.修訂后的會議室管理制度需報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后予以公布實施。

本章規(guī)定的會議室管理制度旨在為公司各類會議的順利召開提供有力保障，請各部門嚴格遵守，共同維護會議室的良好環(huán)境。

，以下為“煤運公司會議管理制度”的第一章總則內(nèi)容：

第一章總則

煤運公司會議管理制度旨在規(guī)范公司會議的組織、召開、執(zhí)行及跟蹤流程，確保會議高效、有序進行，提高決策效能，強化團隊協(xié)作。以下總則對會議管理制度的基本原則、適用范圍、責任主體等作出規(guī)定。

一、基本原則

1.高效原則：會議應(yīng)圍繞議題進行，確保內(nèi)容充實，避免形式主義，提高會議效率。

2.民主原則：充分聽取與會人員意見，保證決策的民主性和科學性。

3.保密原則：會議內(nèi)容涉及公司內(nèi)部信息及商業(yè)秘密的，應(yīng)嚴格保密，禁止泄露。

4.節(jié)約原則：合理規(guī)劃會議時間、地點、規(guī)模，減少資源浪費。

二、適用范圍

本制度適用于煤運公司各類會議，包括但不限于：董事會、總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會等。

三、責任主體

1.會議組織者：負責會議的籌備、召開、跟蹤落實等工作。

2.與會人員：按時參加會議，積極參與討論，遵守會議紀律。

3.會議紀要記錄人：負責記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要，跟蹤落實會議決定。

4.會議室管理人員：負責會議室的預(yù)訂、布置、設(shè)施維護等工作。

四、會議分類

1.定期會議：按照公司規(guī)定的時間、周期召開的會議。

2.臨時會議：因工作需要臨時召集的會議。

3.專題會議：針對特定議題召開的會議。

五、會議召開條件

1.明確的會議議題。

2.符合規(guī)定的時間、地點。

3.與會人員名單。

4.相關(guān)資料、文件準備齊全。

六、會議通知

會議組織者應(yīng)在會議召開前，通過郵件、電話等方式通知與會人員，內(nèi)容包括：會議時間、地點、議題、預(yù)計時長等。

七、會議紀律

1.與會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參加，需提前向會議組織者請假。

2.會議期間，與會人員應(yīng)關(guān)閉手機或調(diào)至靜音，