采購管理制度第一章總則第一條為提高公司采購效率，明確崗位職責，有效率降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范采購流程，加強與各部門之間的配合，特制定本制度。第二條公司采購業(yè)務由采購部統(tǒng)一管理，其他相關部門應給予積極配合，保證采購工作的順利展開。第三條采購工作實行統(tǒng)一管理，分級負責的方式，在采購部經(jīng)理的領導下，分級負責商品的采購。第四條采購工作應以降低成本為目的，規(guī)范進、出貨流程，做到人員合理分工與定位，通過標準化、簡單化、專業(yè)化的工作為公司提高經(jīng)營效益。第五條需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要向采購部門提出物資需求，按照規(guī)定的格式第六條請購單應該按照規(guī)定格式填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采第七條（1）固定資產(chǎn)按照固定資產(chǎn)購置申請進行填寫填報；第八條（2）超市商品采購按照超市采購清單（附表二）的格式進行填寫填報；第九條（3）日常零星采購按采購申請單（附表三）的格式進行填第十條完整的請購單應包括下列內(nèi)容：第十一條（1）申請采購的部門；第十二條（2）申請采購物品的名稱、用途、數(shù)量、規(guī)格（必要時應提供樣品、圖紙或技術(shù)資料等）；第十三條（3）物資的需求時間；第十四條（4）特殊情況的備注；第十五條（5）采購申請單填寫人；第十六條（6）申請部門主管；第十七條（7）采購申請單審核人；第十八條（8）采購部門主管審核；第十九條（9）財務審核；第二十一條需求部門在提報請購單時應要求采購部簽字接收。需求部門留一份作為第二十二條遇緊急物資，公司領導不在的情況下，可以電話先行請示，征得同意后提報采購部。簽字確認手續(xù)可以后補。第二十三條請購單接收注意事項：第二十四條（1）采購部門在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整清晰，檢查請購單是否經(jīng)過領導審批；第二十五條（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；第二十六條（3）檢查倉庫該物資是否有庫存；第二十七條（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部第二十八條采購部門根據(jù)各部門上報的需求計劃進行匯總，平衡現(xiàn)有庫存物資，統(tǒng)籌安排采購計劃。第二十九條請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部門。第三十條對于提報的采購應按照采購人員的分工和崗位職責進行分工處理。第三十一條對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。第四章詢價、比價及議價第三十二條詢價時應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通。第三十三條屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購。第三十四條所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。第三十五條對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購第三十六條遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢價前應先向公司相關領導匯報擬邀請報價或投標單位的基本情況。第三十七條詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢價。第三十八條除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額或預算金額在1萬元以上的所有項目都應要求有至少三家上的供應商參與比價；單次采購金額預算價格在20萬元以上的項目應由采購部組織招標，公司相關領導參與監(jiān)督；單次采購金額預算價格在100萬元以上的項目由公司領導決定是否委托第三方機構(gòu)代理招第三十九條比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力。第四十條比價采購或招標采購應擬定完整的詢價表。第四十一條在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。第四十二條對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質(zhì)量進行確認。第四十三條對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。第四十四條收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。第四十五條重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。第四十六條參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位進行價格及條件第四十七條比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總。第四十八條比價、議價結(jié)果匯總列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。第四十九條如比價、議價結(jié)果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。第五章合同的簽訂第五十條合同是當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務關系的協(xié)議。第五十一條采購合同正文應包含的要素第五十二條（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；第五十三條（2）采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分；第五十四條（3）包裝要求；第五十五條（4）合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注明；第五十六條（5）付款第五十七條第五十八條（7）質(zhì)量保證期；第五十九條（8）質(zhì)量要求及規(guī)范；第六十條（9）違約責任和解決糾紛的辦法；第六十一條（10）雙方的公司信息；第六十三條合同的簽訂：第六十四條（1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任；第六十五條（2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；第六十六條（3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；第六十七條（4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；第六十八條（5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；第六十九條（6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；第七十條（7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設備類的合同一般應分按照預付款、驗收款，調(diào)試服務款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；第七十一條款；第七十二條第七十三條作；第七十四條第七十五條合同章方可生效；第七十六條第六章付款及合同執(zhí)行第七十七條付款第七十八條第七十九條（8）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付（9）違約責任一定要詳細、具體；（10）比價/招標匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工（11）合同簽定簽應對合同初稿進行巡簽審查；（12）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司（1）所有已簽訂合同付款時應參照公司相關規(guī)定執(zhí)行；（2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；第八十條（3）按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫資金支出審批單或付款審批單，該審批單巡簽完畢后提交財務部付款；第八十一條（4）財務部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應及時的通知采購部并匯報公司領第八十二條合同執(zhí)行負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；第八十四條（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；第八十五條（3）合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；第七章驗收入庫第八十六條報驗第八十七條（1）供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知庫房進行驗收；第八十八條（2）對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司相關規(guī)定執(zhí)行；第八十九條（3）庫房在接到采購部通知后應及時驗收合格后入庫，并出具入庫清單，對于驗收不及時延誤公司運營使用或不能入庫的情況庫房應負主要責任；第九十條入庫第九十一條（1）公司所有的外購物資入庫前均應經(jīng)過檢驗或驗收；第九十二條（2）合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；第九十三條（3）未及時驗收的合同標的物，倉庫在將其作為暫存物資接受；第九十四條附圖：需求計劃采購計劃請購選擇供應商確定采購價格訂立框架協(xié)議或采購合同管理供應過程驗收是否合格是入庫取得發(fā)票退貨付款辦理索賠會計控制采購業(yè)務的后評估附表一：固定資產(chǎn)購置申請表公司名稱：西藏安鴻實業(yè)有限公司購置資產(chǎn)名稱預算金額購置數(shù)量需求時間填報人分管副總部門負責人總經(jīng)理附表二：采購清單公司名稱：西藏安鴻實業(yè)有限公司公司名稱：西藏安鴻