檔案室管理制度及職責(zé)樣本第一章總則第一條為規(guī)范檔案室管理工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，提升檔案管理效率與質(zhì)量，特制定本制度。第二條檔案室作為本單位的核心部門之一，承擔(dān)法定的檔案管理職責(zé)，涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等全鏈條工作。第三條檔案室在履行職責(zé)過程中，必須嚴(yán)格遵守國家及地方關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)與規(guī)章制度，確保各項(xiàng)工作的合法性與規(guī)范性。第二章檔案室職責(zé)第四條檔案室的主要職責(zé)明確如下：1.全面負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用、借閱及銷毀等管理工作；2.對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)與有效監(jiān)督；3.定期組織檔案的全面整理與科學(xué)鑒定工作；4.推進(jìn)檔案的數(shù)字化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案的電子存儲(chǔ)與高效管理；5.積極開展檔案培訓(xùn)與宣傳工作，提升全員檔案意識(shí)與管理水平；6.深度參與本單位重大決策過程，為相關(guān)事項(xiàng)提供檔案查詢與信息服務(wù)。第五條檔案室需制定詳盡的工作計(jì)劃與年度目標(biāo)，并定期向上級(jí)主管部門匯報(bào)工作進(jìn)展與成效。第三章檔案的收集與整理第六條檔案室應(yīng)廣泛收集本單位及其下屬部門產(chǎn)生的各類檔案，確保檔案資源的全面性與完整性。第七條檔案的收集工作應(yīng)遵循以下基本原則：1.全面性原則：確保各類檔案（包括紙質(zhì)與電子檔案）的應(yīng)收盡收；2.及時(shí)性原則：對(duì)新產(chǎn)生的檔案進(jìn)行及時(shí)收集，避免遺漏；3.安全性原則：加強(qiáng)檔案保密工作，確保檔案在收集過程中的安全無虞；4.有序性原則：按照既定的檔案分類與歸檔規(guī)則進(jìn)行有序收集。第八條檔案室負(fù)責(zé)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行專業(yè)整理，依據(jù)檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、登記與歸檔處理。第四章檔案的保管與利用第九條檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管庫房，并嚴(yán)格按照檔案保管規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行妥善存放與管理。第十條為確保檔案的安全與完整，檔案室需做好防火、防潮、防蟲、防盜等防護(hù)措施。第十一條檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)與修整工作，確保檔案的可讀性與使用價(jià)值得到充分保障。第十二條檔案室負(fù)責(zé)為內(nèi)外部用戶提供檔案查詢、復(fù)制與借閱等利用服務(wù)，確保檔案資源的有效共享與利用。第五章檔案的銷毀第十三條檔案室應(yīng)依據(jù)檔案銷毀規(guī)定，定期對(duì)檔案進(jìn)行審核，將符合銷毀條件的檔案進(jìn)行規(guī)范銷毀處理。第十四條檔案的銷毀工作應(yīng)遵循以下原則：1.嚴(yán)格遵循既定的銷毀程序與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作；2.認(rèn)真做好銷毀記錄與報(bào)告工作，確保銷毀工作的合法性與規(guī)范性。第六章檔案培訓(xùn)與宣傳第十五條檔案室應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)，不斷提升其檔案管理能力與服務(wù)水平。第十六條檔案室應(yīng)加大檔案管理宣傳力度，提高全體員工的檔案意識(shí)與知識(shí)水平，營造良好的檔案管理氛圍。第七章其他事項(xiàng)第十七條檔案室應(yīng)建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，推動(dòng)檔案管理的信息化與智能化進(jìn)程。第十八條檔案室應(yīng)及時(shí)向上級(jí)部門報(bào)告檔案管理工作中遇到的問題與困難，并提出切實(shí)可行的改進(jìn)措施與建議。第十九條本制度的解釋權(quán)與修改權(quán)歸檔案室所有，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后正式生效。第二十條本制度自頒布之日起執(zhí)行，原有檔案管理制度同時(shí)廢止。檔案室管理制度及職責(zé)樣本（二）1.職務(wù)與職責(zé)劃分檔案管理員：承擔(dān)檔案室的日常運(yùn)營，包括文件的搜集、分類、編目、保管和借閱等任務(wù)。部門主管：負(fù)責(zé)制定檔案管理政策與流程，并監(jiān)督檔案室的運(yùn)行狀況。2.檔案管理政策制定檔案管理規(guī)程，明確檔案的收集、整理、保存、借閱和銷毀的流程和標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范檔案分類與編目，以保證檔案的準(zhǔn)確性和可檢索性。實(shí)施檔案保密與安全措施，確保檔案的機(jī)密性和完整性。3.文件收集與組織定期進(jìn)行文件的收集與整理，以維持有序的存儲(chǔ)環(huán)境。對(duì)文件進(jìn)行編目與標(biāo)識(shí)，便于后續(xù)的查找與使用。4.檔案存儲(chǔ)與借閱管理設(shè)立專門的檔案存儲(chǔ)區(qū)域，確保檔案的安全與完整保存。建立借閱登記與歸還流程，追蹤檔案的借閱情況，防止遺失和誤用。對(duì)外部人員的檔案訪問進(jìn)行審批和控制，以保障檔案的安全性。5.檔案銷毀與歸檔工作定期清理過期和無效檔案，及時(shí)執(zhí)行銷毀程序。對(duì)需長期保存的檔案進(jìn)行歸檔，并設(shè)定明確的保存期限。6.檔案室安全措施實(shí)施安全門禁系統(tǒng)，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入檔案室。安裝監(jiān)控設(shè)備，監(jiān)控檔案室的人員進(jìn)出與活動(dòng)。對(duì)敏感檔案實(shí)施加密、存儲(chǔ)和傳輸控制，防止信息泄露。7.檔案查詢與報(bào)告建立檔案查詢系統(tǒng)，便于員工方便地查閱和檢索檔案。定期生成檔案報(bào)告，進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)與分析，為決策提供數(shù)據(jù)支持。8