辦公室根本技能培訓(xùn)張循二〇一〇年五月主要內(nèi)容辦公室工作問題PPT的制作方法機的使用公文寫作工作記錄文字運用能力不要輕易說不可能在正式開始之前，我們先來做一個數(shù)字游戲。曾經(jīng)有許多人測試過這幾道題，無一不說不可能得出這樣的答案。你也不妨來試試。請看題：1＋1＝12＋1＝13＋4＝14＋9＝15＋7＝16＋18＝1怎么會這樣呢？其實，一語就可道破。我們只要給這些數(shù)字加上適當?shù)膯挝幻Q，其結(jié)果就可以成立，完全正確。那么是什么樣的呢？大家來試試。其實你也可以，沒有不可能1〔里〕＋1〔里〕＝1〔公里〕2〔月〕＋1〔月〕＝1〔季度〕3〔天〕＋4〔天〕＝1〔周〕4〔點〕＋9〔點〕＝1〔點〕〔1點即下午13點〕5〔月〕＋7〔月〕＝1〔年〕6〔小時〕＋18〔小時〕＝1〔天〕簡單的數(shù)字游戲告訴我們：面對生活里那些看似不可思議的東西，只要調(diào)整一下思維方式，換一個思考角度，跳出習慣的思維圈圈，就會得到異乎尋常的答案，使不可能變?yōu)榭赡?。如果你是一個聰明人，面對人事萬象，就不要輕易說不可能。不要輕易說不可能在生活中，我們常常會遇到很多棘手的問題，這時，就不要輕易說不可能，只要動動腦筋，解決問題其實也很容易。準備好你做好準備了嗎對別人負責，就是對自己負責。所以，我們必須隨時準備好。只有這樣，當風雨來臨的時候，才不至于手忙腳亂，更不至于不知所措。辦公室工作問題辦公室的工作有時候可能會令人身心疲憊，也有可能會存在這樣那樣的問題，特別是象我們現(xiàn)在這樣。那么我們該怎么做呢？如何做好辦公室工作概括起來，就是：一二三四五六七八九外加五種修養(yǎng)一是認識一個規(guī)律二是保持兩種狀態(tài)三是擺正三個關(guān)系四是接受四種考驗五是樹立五種形象六是練好六種功夫七是要有七種意識八是克服八種缺乏九是扮好九種角色外加五種修養(yǎng)如何做好辦公室工作一是認識一個規(guī)律，也就是辦公室工作的規(guī)律。辦公室對上是士兵，是辦事員，對下是將，是管理員。他的職責要求必須是為著領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)，附屬于領(lǐng)導(dǎo)，效勞于工作。被動性，效勞性是它的本質(zhì)。業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點，沒有規(guī)律，就是它的規(guī)律。這就要求辦公人員，做到有序性和隨意性，主動性與被動性有機統(tǒng)一。事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動中把握主動，在普遍中開創(chuàng)新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。從而防止煮成一鍋醬，亂成一團麻，搞得一團糟。如何做好辦公室工作二是保持兩種狀態(tài)。一是保持清醒的狀態(tài)。辦公室工作總做是千頭萬緒，紛紜復(fù)雜，兩眼一睜忙到熄燈。不付出超量的勞動，肯定是做不好工作的。但是僅靠勤勤懇懇，任勞任怨也是不夠的。必須忙里偷閑，跳出事務(wù)性的圈子，靜下心來，站在全局的高度，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想。要每臨大事有靜氣，時刻保持清醒頭腦。二是保持恐懼的狀態(tài)。如履薄冰，如臨深淵，時時刻刻謹慎恐懼的工作。如何做好辦公室工作三是擺正三個關(guān)系。辦公室的性質(zhì)決定了只能是丫環(huán)帶鑰匙，當家做不了主。因此在主與次，進與退，前與后之間如何把握分寸，不僅是職責的要求，也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。因此，一是要擺正工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動性的關(guān)系。要參與不干預(yù)，不當二領(lǐng)導(dǎo)。尊重不盲從，不當吹鼓手、馬屁精。干事不誤事，不添亂。二是要擺正領(lǐng)導(dǎo)工作目標的統(tǒng)一性和職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系。要明白辦公室是單位的綜合部門，但不是權(quán)力部門。辦公室人員盡管經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)在一起研究問題，盡管經(jīng)常傳達領(lǐng)導(dǎo)的指示，但是并不意味著可以發(fā)號施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。三是要擺正辦公室人員與領(lǐng)導(dǎo)在政治地位上的平等性與領(lǐng)導(dǎo)分工的幕后與前臺的關(guān)系。因此接受領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、效勞領(lǐng)導(dǎo)不僅是辦公室人員的職責所在，更是組織內(nèi)部的運行的根本要求。如何做好辦公室工作四是要接受四種考驗。一是受得了委屈。二是耐得住寂寞。三是經(jīng)得起誘惑。四是守得住秘密。1、受得了委屈是指辦公室人員性質(zhì)和任務(wù)決定著你站在風口浪尖上，置身于矛盾的焦點之中，特別是主任一定要協(xié)調(diào)局領(lǐng)導(dǎo)班子的關(guān)系。在某些時候不被理解或受到一些埋怨是正常的。所以辦公室人員必須有良好的的心理素質(zhì)和心理承受能力，受得起各種委屈。2、經(jīng)得起誘惑。辦公室沒權(quán)，沒財，沒物，相對權(quán)力部門顯得比較清苦。3、耐得住寂寞。因為我們辦公室的性質(zhì)決定我們在幕后，就要默默無聞，任勞任怨，甘當無名英雄。4、守得住秘密。辦公室有許多機要、文件，必須有保密紀律。如何做好辦公室工作五是樹立五種形象。①是好人形象。人品好，人緣好。②是智多星形象。③是老黃牛形象。④是不管部長形象。⑤是莊重形象。六是練好六種功夫?！擦N根本工作技能〕①是會出好點子，能出點子，會出點子，出好點子。當高參，不當亂參。②是會玩筆桿子。有較強的文字能力。③是會耍嘴皮子。反映問題傳達指示不走樣，組織溝通順暢，坐著能寫，站著能說，下去能唱。④是會找?guī)讉€點。當上級要求與自身實際不一致的時候，能找到結(jié)合點；領(lǐng)導(dǎo)之間意見不一致的時候能找到相同點；部門之間不一致時能找到溝通點；⑤是會鋪塌臺子。補領(lǐng)導(dǎo)做不了的事，補領(lǐng)導(dǎo)做不好的事。⑥是會闖新路。針對工作中的一些新問題、新情況，能夠想出新的思路。如何做好辦公室工作七是要有七種意識。①是要有辦公室里無小事意識。②是要有絕對服從的工作態(tài)度。③是要有愛崗為家的敬業(yè)精神。④是要有雷厲風行的辦事作風。今天的事今天辦，不讓事情過夜。⑤是要有眼觀六路，耳聽八方的能力。⑥是要有爭創(chuàng)一流的工作目標。⑦是要有樹領(lǐng)導(dǎo)形象的思想境界，處處維護領(lǐng)導(dǎo)的形象。如何做好辦公室工作八是克服八種缺乏。①是克服扯皮多，配合少的缺乏。②是克服嘮騷多，意見多，但方法少，措施少的缺乏。③是克服計較多，寬容少缺乏。④克服是索取多，奉獻少的缺乏。⑤是克服急躁多，實干少的缺乏。⑥克服是請示多，意見少的缺乏。⑦是克服說得多，做得少的缺乏。⑧是克服忙于事務(wù)多，學(xué)習少的缺乏。如何做好辦公室工作九是扮好九種角色：①是扮好參與管理的管理員角色；②是扮好上情下達、下情上報的信息員角色；③是扮好客戶來訪、部門來訪、領(lǐng)導(dǎo)下訪的接待員角色；④是扮好出主意、會出主意、出好主意的參謀角色；⑤是扮好會撰文、批文的秀才角色；⑥是扮好聯(lián)系內(nèi)外，溝通上下，協(xié)調(diào)左右的聯(lián)絡(luò)員角色；⑦是扮好領(lǐng)導(dǎo)、同事、單位效勞員角色；⑧是扮好對外聯(lián)絡(luò)的外交家的角色；⑨是扮好對外宣傳的宣傳員的角色。如何做好辦公室工作五種素養(yǎng)：①是上得了廳堂。辦公室人員要有文化，有修養(yǎng)，有理想，有抱負，有能力。在工作上能夠成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊，左膀右臂。言談舉止上表現(xiàn)得穩(wěn)重大方；為人處事上機智，謹慎，寬容。學(xué)問是根底，修養(yǎng)是關(guān)鍵。有德有才是精品，有德無才是次品，有才無德是危險品。辦公室是窗口，人員的一舉一動都在別人的關(guān)注之中。人員可以是別人學(xué)習的楷模。又容易成為別人議論的焦點，所以在言談舉止上要把握好分寸，把握好尺度。②是要下得了廚房。就是要不怕臟、不怕累、不怕繁，為領(lǐng)導(dǎo)做好效勞，為機關(guān)做好效勞，為基層做好效勞，為群眾做好效勞，就是要樹立效勞意識。③是要不卑不亢。不卑就是對上要不卑躬屈膝，不溜須拍馬，唯唯諾諾，對下不盛氣凌人，不可一世。不亢就是不能居才自傲，狂妄自大。④是要雷厲風行。要有很強的時間觀念，對領(lǐng)導(dǎo)的指示命令必須立即傳達，對下級的請示報告要盡快呈請領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情說辦就辦，不等不靠，今天的事情必須今天完。⑤是注重禮儀。有關(guān)解決問題常見的迷思迷思“解決問題的高手是天生的，而不是培養(yǎng)出來的。有的人生來就有這個天賦，而有的人卻沒有，這是一種天生的創(chuàng)造能力...是教不出來的。〞很明顯，有這種想法的大有人在，但一般來說，卻是不正確的。那么，事實是什么呢？解決問題的正確觀念事實“善于解決問題的能力通常是縝密而系統(tǒng)化思維的產(chǎn)物，任何一個有才之士都能獲得這種能力。有序的思維工作方式并不會扼殺靈感及創(chuàng)造力，反而會助長靈感及創(chuàng)造力的產(chǎn)生。〞解決問題的七個步驟陳述問題分解問題(問題樹)綜合調(diào)查結(jié)果并進行論證去掉所有非關(guān)鍵問題制定詳細的工作方案進行關(guān)鍵分析陳述來龍去脈形成文件解答，并從頭開始〔PDCA〕第一步–陳述問題清晰陳述問題的特點：一個主導(dǎo)性的問題或堅決的假設(shè)具體，不籠統(tǒng)有內(nèi)容的(而非事實的羅列或一種無可爭議的主張)可行動的以決策者下一步所需的行動為重點清晰地陳述要解決的問題找準問題所在當務(wù)之急是對問題有個準確的了解陳述問題的實例-綜合辦公室問題辦公室面臨著領(lǐng)導(dǎo)指責或同事抱怨無法盡責的問題我們哪些地方?jīng)]有做到位能否通過改進我們的態(tài)度、技能來改進我們的工作我們有哪些改進的可能？是更加主動、更有方案、更有條理、提高我們一些根本技能評價事實的陳述具體的陳述無可爭議具體，可行的其他方面：問題的背景情況1、決策者?哪些是你的效勞對象2、影響決策者的主要因素?哪些是他們比較關(guān)心的問題？?你如何解決互相沖突的問題？3、解決問題的時間?多快需要解答4、成功的標準?決策者如何判斷是否成功地解決了問題？?他/她所關(guān)心的是什么？5、主要衡量標準?哪些是衡量成功的主要變數(shù)6、所需的準確度?需要何種準確度？問題背景情況的實例–綜合辦公室1、決策者?董事長、總經(jīng)理、副總2、影響決策者的因素?董事會協(xié)商?副總的意見服從于董事會3、解決問題的時間安排?必須在兩個月內(nèi)改善，所以必須在一個月內(nèi)解決問題4、成功的標準?改善必須同公司的使命一致?改善方案必須可在2個月內(nèi)實施?改善成果必須在2個月內(nèi)可以衡量并有所顯現(xiàn)?因為辦公室的工作人員是主要的改善實施者，所以他們必須支持改善5、主要衡量標準?領(lǐng)導(dǎo)滿意度有所改善?其他效勞對象滿意度改善?合作伙伴滿意度改善6、所需的準確度?對所需改善環(huán)節(jié)的強有力的指導(dǎo)和細節(jié)的精確度一樣重要?但不能超出預(yù)算關(guān)心領(lǐng)導(dǎo)所急一定要考慮到?jīng)Q策者的主要標準注意多快需要答案注意要及時復(fù)命“杰瑞，我根據(jù)一個人所穿的鞋來對他進行評判。〞步驟2-分解問題邏輯樹問題陳述問題/假設(shè)2分支問題分支問題問題/假設(shè)3分支問題問題/假設(shè)1分支問題分支問題為什么使用邏輯樹？1.將問題分成幾個局部使?解決問題的工作可以分成智力上能夠解決的幾個局部?不同局部可按輕重緩急區(qū)分?工作責任能分派到各人2.保證問題獲得完整地解決?將問題的各個局部解決好，即可解決整個問題?所分問題的各個局部各不相同，而且包括了各個方面(即沒有重疊沒有遺漏)3.使團隊共同了解解決問題的框架邏輯樹的三種類型描述?首先定義問題，再將問題分成不同的局部?先給出解決問題的假設(shè)方案，然后舉出所需的充足原因來驗證或推翻這個假設(shè)?列出關(guān)鍵問題，使之能用「是」或「否」來答復(fù)，然后按照需采取之相應(yīng)行動的邏輯順序排列類型問題圖以假設(shè)為主推論？原因什么/如何？是否推論的成份?行動、主張、標準、問題、話題?原因?利用推論及假設(shè)為主的邏輯樹來找出問題?邏輯樹的末梢以問句形式結(jié)束?利用問題圖來找出選擇方案，通常在后期使用分解問題的許多方法工程申報為例橫向的特點：程序流程收集信息-確定工程-明確申報指南/條件-準備材料-領(lǐng)導(dǎo)審核-報送-追蹤推論式的邏輯樹舉例–綜合辦公室辦公室工作環(huán)境有改變嗎？能否到達5S？辦公室工作人員有改變嗎？辦公室的布置改變了嗎？辦公室的工作程序有改變嗎？調(diào)整積極性/主動性？調(diào)整責任心/工作意識？調(diào)整服從意識/團隊精神？調(diào)整信念/榮譽感？提高管理技能？提高溝通技能？提高工作技能？完善工作流程？及時請示和匯報？不斷學(xué)習提高？?為什么工作不能讓滿意?不采取行動能否改善?調(diào)整心態(tài)能否改善?提高根本技能能否改善?改變工作方法能否改善辦公室如何能在不超出現(xiàn)有預(yù)算的情況下，通過調(diào)整心態(tài)，提高根本技能或者工作方法來改善工作團結(jié)一致才能使問題得到更好解決切勿低估協(xié)作與團隊合作對解決問題的價值步驟3–淘汰非關(guān)鍵的問題?經(jīng)常反復(fù)推敲過程中的第一步–假設(shè)/理論及數(shù)據(jù)之間的來回穿梭–使用80/20的思考方式?重點努力解決最重要的問題?不僅要常問“那又會怎樣〞...而且還要問你忘了什么?進行一項較困難的研究分析時淘汰非關(guān)鍵性問題是掌握合理工作方式的關(guān)鍵問題描述問題四問題三問題二問題一步驟4–制定詳細的工作方案問題假設(shè)分析工作來源職責/時間安排最終產(chǎn)品?從邏輯樹中最後一點(或「葉」)開始?假設(shè)是對可能用以解決問題的方式之說明，包括回答是或否的原因?分析是對「檢討假設(shè)或不成立之模式」的說明，目的是要解決問題?指出分析資料可能出處?說明負責搜集資料或分析工作的人?說明診斷后的結(jié)果?「重要議題」和「未解決議題」定義不同。要明確界定才能回答是或否，而能提出具體行動?列舉假設(shè)可用–服務(wù)對象想法–自我想法–同事間想法?決定決策過程?尋求可用的既有資料?決定搜集資料與做分析的人?畫「草」圖?確定每個議題都盡量具體明確?團隊成員之間討論–琢磨假設(shè)–重新調(diào)整分析議題的先后順序?決定分析深度–簡單案例–復(fù)雜的說明?決定用何種分析方法?決定時間表、工作段落?寫出診斷的前因后果?必要時進一步細分工作方案的最正確做法?提早?不要等待數(shù)據(jù)、關(guān)鍵數(shù)量、或任何其他因素?經(jīng)常?隨著反復(fù)仔細分析數(shù)據(jù)而修改、補充或改善工作方案?具體?具體分析，尋找具體來源?綜合?同團隊成員一起檢測，嘗試其他假設(shè)?里程碑?有序地工作，使用80/20方法按時交付及早方案有條不紊的及早規(guī)劃工作方案對解決問題大有幫助“哇，不對！〞步驟5-進行關(guān)鍵分析原那么?以假設(shè)和最終產(chǎn)品為導(dǎo)向?經(jīng)常反復(fù)地進行假設(shè)和數(shù)據(jù)分析?盡可能地簡化分析?仔細分析之前估算其重要性?使用80/20及簡便的思維方法?從專家那里得到數(shù)據(jù)?對新數(shù)據(jù)采取靈活態(tài)度?同團隊成員共享良計?對困難有所準備?勇于創(chuàng)新評注?不要只拘泥于數(shù)字-要問“我要答復(fù)什么問題？〞?不要繞圈子?不輕言使用太復(fù)雜的線性方案之類的工具?開闊視野，不要「見樹不見林」?別鉆牛角尖?經(jīng)常給出比“辦公室工作〞更清晰的指導(dǎo)方向?記住假設(shè)也是會被推翻?檢驗?zāi)愕挠^點?眼光放遠，探照前路?尋找突破性觀點盡可能選擇簡便的

問題解決方式……并防止復(fù)雜，間接

或推論的方法對準「夠精確」的目標一定要充分利用

其他人的經(jīng)驗…隨著跡象的增多，準備重新修

改你的假設(shè)放眼未來，迎接分析方面將遇到

的困難…同團隊成員共享良計仔細將你的工作紀錄成文件步驟6-綜合分析調(diào)查結(jié)果，

并建立論證使用「情況—復(fù)雜性—解決方法」陳述問題在當下的情況將困難之處詳細列出以改善情況列出可能的解決途徑或者「金字塔結(jié)構(gòu)」情況復(fù)雜性解決方法或者「選擇方案樹形圖」主要結(jié)論子論點子論點輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)輔助數(shù)據(jù)問題問題問題是否否是行動一行動二行動四行動三論證實例-綜合辦公室情況復(fù)雜性解決方法?辦公室應(yīng)當–布置合理，環(huán)境整潔–工作更有條理，事事到位，不遺不漏–在工作態(tài)度上更加主動積極-提高技能，做到更好?盡管辦公室比以前集中也相對標準，但是領(lǐng)導(dǎo)還是覺得不夠滿意?辦公室工作標準更高?公司整體要求更加標準化管理?兩個公司的工作都要做好步驟7–說故事(陳述來龍去脈)準備故事圖解：畫出你所持論點的完整結(jié)構(gòu)，以每張圖表上方的訊息文字串連成一個符合邏輯又具說服力的故事。最正確工作管理流程1、工作聚焦3、組織工作2、方案工作4、評估結(jié)果并提供反響明確工作的可行性，并有合的負責人...為明確的工作優(yōu)先排序、方案和人員安排提供根底...為了以適宜的資源實施每項工作，按期完成并培養(yǎng)技能同時確保成效，及時反響并改進未來的工作..工作管理中會涉及6個組織管理層面組織層面說明遠景目標和領(lǐng)導(dǎo)能力組織架構(gòu)問題解決流程業(yè)績評估人才培養(yǎng)溝通有正當理由支持的明確觀點并得到高級管理層的認同適宜的人員〔工作小組、領(lǐng)導(dǎo)、第一負責人、小組成員〕將履行監(jiān)督，管理和實施職能嚴格的問題界定、分析和對結(jié)果的評估制定衡量小組目標、評估小組和個人業(yè)績的標準通過為人員提供新的機遇、指導(dǎo)、培訓(xùn)和反響提高技能經(jīng)常性地進行開放式對話，提出問題，進行最新情況匯報并決定解決方案工作管理的“最正確作法〞可以很有效的利用這6個組織層面工作聚焦計劃工作組織工作提供結(jié)果及反饋?選擇領(lǐng)導(dǎo)者（項目負責人）?確定總體遠景目標和范圍?支持并加強遠景目標/目標?嚴格按照項目范圍進行?進行以事實為基礎(chǔ)的深思熟慮的權(quán)衡?慶祝成功?確定用戶、合作伙伴和利益相關(guān)方?建立指導(dǎo)委員會，監(jiān)督目標和進展?選擇勝任的項目經(jīng)理?確定所需資源/技能?建立專門的跨職能小組?協(xié)調(diào)不同職能?防止資源外流?對小組整體和個人的業(yè)績進行評估和獎勵?確定問題/需求?制定備選解決方案，并進行優(yōu)先排序?選擇解決方案，并和利益相關(guān)方進行討論?確定里程碑和業(yè)績衡量指標?建立激勵體系?確定問題，并積極解決問題?確保質(zhì)量?捕獲并分享學(xué)習成果?制定可衡量的、可信的和明確的目標?確保在最后期限前完成?確保在最后期限前完成?根據(jù)目標評估結(jié)果?提供關(guān)鍵技能的培訓(xùn)（如溝通）?通過外部資源彌補技能差距（如果需要的話）?培養(yǎng)小組的凝聚力和技能?提供有建設(shè)性的業(yè)績反饋?將項目管理作為一般的培訓(xùn)基礎(chǔ)?向利益相關(guān)方紹項目范圍并獲得支持?協(xié)調(diào)工作計劃，并在小組成員中建立溝通計劃?與相關(guān)的小組成員/利益相關(guān)方公開地、迅速地解決問題?廣泛分享結(jié)果和學(xué)習成果遠景目標和領(lǐng)導(dǎo)能力組織架構(gòu)問題解決流程業(yè)績評估人才培養(yǎng)溝通Powerpoint的制作方法從開始菜單中單擊或在桌面上雙擊Microsoftpowerpoint，即可啟動Powerpoint，在屏幕上彈出的對話框中選擇空演示文稿,然后單擊確定即可。我們都知道此處是“新幻燈片”對話框提示版式按以下圖給出的版式和提示選取一種“版式〞建立第一張幻燈片。根據(jù)幻燈片版式的提示，為幻燈片填入標題；如果選擇的幻燈片版式為空白，那么先要插入文本框再輸入文字。

對于你輸入好的文字，可以通過格式菜單進行文字的修飾，可以選擇字體、字號、字形、顏色和效果等。

為了使幻燈片的主題更加突出，我們可以為它添加背景，具體的方法是：選中“格式〞菜單中的“背景〞選項，在彈出的對話框中對顏色和效果進行設(shè)置。此時一張幻燈片就做好了，可以單擊“觀看放映〞欣賞自己的作品了。如果為幻燈片添加圖片或圖形，那么具體方法是：1、剪貼畫的插入：單擊“插入〞菜單，指向“圖片〞選項，在子菜單中選中“剪貼畫〞命令，從剪輯庫中選取一幅剪貼畫插入到幻燈片中。2、圖片文件的插入：選擇“插入〞菜單中的“圖片〞子菜單的“來自文件〞命令，從彈出的“對話框〞中選擇你認為對主題具有說服力的圖片文件，插入到幻燈片中。3、圖形的插入：從“插入〞菜單中選擇子菜單“圖片〞下的“自選圖形〞，根據(jù)自已的需要來選取不同的圖形插入到幻燈片中。聲音是承載信息的一種重要媒體形式，在多媒體演示文稿中，聲音、圖形、圖像并用可以更清晰地表達信息內(nèi)容。那么如何為幻燈片參加聲音呢？請看：在“插入〞菜單的“影片和聲音〞中選擇“文件中的聲音〞，在彈出的“插入聲音〞對話框中選擇一個適宜的聲音文件，單擊“確定〞按鈕，聲音文件就插入到幻燈片中了。另外也可以選擇“剪輯庫中的聲音〞，請同學(xué)們自已去試一試吧。如果你對以上的聲音不滿意，那么你可以自已錄制一段你自已喜歡的音樂，其具體方法是：在“開始〞菜單中找到并啟動“錄音機〞程序，彈出錄音機窗口，用這個錄音機錄制一段自已滿意的聲音，錄完后你可以聽一聽效果如何。

在多媒體中，視頻和動畫主要用于表現(xiàn)事物的運動狀態(tài)和過程。在幻燈片中插入視頻和動畫，可以使之更加生動活潑、更具表現(xiàn)力、感染力。插入視頻和動畫：在“插入〞菜單項選擇擇“影片和聲音〞中“剪輯庫中的影片〞選項，在翻開的窗口中提供了動畫剪輯的分類目錄，翻開目錄，選中適宜的文件，插入到幻燈片中。除了利用剪輯庫，我們還可以從其他文件夾中找到視頻和動畫文件，方法是：在“插入〞菜單中選擇“影片和聲音〞中的“文件中的影片〞選項，找到適合的文件，然后把它插入到幻燈片中。設(shè)置對象的動畫效果：在幻燈片普通視圖下，選中需要進行動畫設(shè)置的對象，然后翻開“幻燈片放映〞菜單，選定“自定義動畫〞選項，屏幕上出現(xiàn)“自定義動畫〞對畫框。在對話框中可以對幻燈片中的對象進行出場順序、動畫效果等設(shè)置。

這樣一張幻燈片就做好了，剩下的就是一些簡單的修飾了，請同事們自已完成吧！機的使用接接：分自動和手動兩種。可以在機器上設(shè)置，詳細參考說明書。如果是自動接收，響了幾聲之后就會自動轉(zhuǎn)成接收狀態(tài)，你不用理的。如果是手動接收也不麻煩，拿起，對方會說“給個信號〞，你就要按“確認〞按鍵，一般不同的機按鍵的名稱不同，也有叫“開始〞的。但一般它會是最大的那個鍵。當你聽到聽筒里有信號傳輸?shù)穆曇?，就是有點刺耳的那種，你就可以放下聽筒，這時機上就會顯示“正在傳輸〞〔不同機說法不動〕。你只要保證機里有紙就可以接到了。發(fā)發(fā)：把你要發(fā)的原稿放入機，一般機都會自動進紙，說明機已準備好可以，拿起，按完號碼后，等對方給信號，如對方是自動的，會在幾聲響后聽到信號聲〔與收時聽到的聲音相同〕。如是手動的，就有人接聽，請對方給信息，也會聽到以上聲音，這時你可以按“確定〞〔同收〕，之后放下聽筒，原紙在機器上走一遍后就發(fā)過去了。如何正確使用機一、不要頻繁地開機。這是因為每次開關(guān)機都會使機內(nèi)的電子元器件發(fā)生冷熱變化，而頻繁的冷熱變化容易導(dǎo)致機內(nèi)元器件提前老化，每次開機的沖擊電流也會縮短機的使用壽命。經(jīng)常通電其實是機最好的保養(yǎng)方法。

二、雷雨天氣注意防止雷擊。近年來，雷擊已成為電器損壞的一大元兇，尤其是網(wǎng)絡(luò)上的電器，比方并入有線網(wǎng)的電視機、上網(wǎng)的電腦及機等。機最好的預(yù)防雷擊方法是：雷雨天氣如不使用機，除關(guān)掉電源外，應(yīng)將線插頭拔掉。這是因為雷擊主要是從線進來的。三、不要隨意更換電源線。機原機所帶電源線的插頭都是3針式插頭，中間1針起保護接地作用。假設(shè)將其拔掉或改用兩針插頭，那么對平安不利。如何正確使用機四、不宜在高溫、強磁、強腐蝕性氣體的環(huán)境中使用。高溫、強腐蝕性氣體不但會影響機記錄紙的印字質(zhì)量，而且會對電子線路造成不良影響或毀壞。強磁場不僅會干擾通話，還會傳送的圖像失真。

五、不要使用非標準的紙。劣質(zhì)的紙光潔度不夠，使用時會對感熱記錄頭和輸紙輥造成磨損。記錄紙上的化學(xué)染料配方不合理，會造成印字質(zhì)量不佳，保存時間變短。六、合紙艙蓋的動作不宜過猛。機的感熱記錄頭大多裝在紙艙蓋的下面，合上紙艙蓋時動作過猛，輕那么會使紙艙蓋變形，重那么會造成感熱記錄頭的破裂和損壞。如何正確使用機七、有裝訂針、大頭針之類硬物的圖文資料，以及墨跡或膠水未干的稿件不宜發(fā)送。這是因為上述硬物容易劃傷掃描玻璃或其它裝置，引起機故障。而稿件上的墨跡或膠水未干那么易弄臟掃描玻璃，造成機發(fā)送質(zhì)量下降。八、不要把機當作復(fù)印機來使用，重要資料要用靜電復(fù)印機復(fù)印后保存。有人用機的復(fù)印功能來復(fù)印資料。機完成復(fù)印功能的主要部件是感熱記錄頭，它是機最重要的部件之一，靠自身發(fā)熱工作，因此應(yīng)盡量減少其工作時間，以延長機的使用壽命。另外紙記錄的文件不宜長期保存。這是因為紙上的化學(xué)染料不穩(wěn)定，時間長了或受陽光照射后，紙上的字會逐漸退色。因此，對于重要的、需要長期保存的文件，一定要用靜電復(fù)印機復(fù)印一份長期保存。最后，需要提醒大家的是機一旦有故障不宜自己修理，應(yīng)送專業(yè)維修部處理。這是因為現(xiàn)代的機無論電路還是機械結(jié)構(gòu)，都比較復(fù)雜和精密，出現(xiàn)故障后自己瞎弄或隨便找人修理，容易擴大故障，并越搞越壞，最終造成不必要的損失。公文寫作公文寫作公文寫作公文寫作公文寫作公文寫作公文寫作的根本要求公文的語言特點公文語言的主要特點是：莊重、準確、樸實、精煉、嚴謹、標準。這些特點具體表達在公文詞語、公文語句、公文表達、公文修辭中。公文詞語的選擇在選擇詞語的過程中應(yīng)注意：認真辨析詞語確實切含義，使詞語的意義符合客觀實際；注意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點；注意詞語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達效果；注意詞語間的正確搭配，遵循語言法那么；注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執(zhí)行性；注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以“有的放矢〞便于理解和執(zhí)行；注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達效果；注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性；注意根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力；注意詞語的標準性，以提高公文溝通的效果，擴展溝通的范圍。公文寫作公文寫作的根本要求公文中特殊事物和概念的表達要求在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中，除了必須遵循一般的語法規(guī)那么、邏輯規(guī)那么之外，還必須遵循一些特殊要求。其中特別需要注意：時間的表達；空間的表達；職務(wù)、姓名的表達；數(shù)量的表達；范圍的表達；程度的表達；語氣、神態(tài)的表達。公文修辭公文修辭在其所追求的效果方面，重準確鮮明、質(zhì)樸平勻、精練順達，反對模糊暖昧、繁冗堆砌、輕浮造作，重內(nèi)在美而不只求形式美；在修辭手法方面，以消極修辭手法為主，以積極修辭手法為輔，重在選詞煉句及章法方面下功夫，審慎使用修辭格。公文專用詞語由于表意和表現(xiàn)特殊色彩的需要，公文中有一些出現(xiàn)頻率較高的詞語。這些詞語詞形確定，詞義精確特定，用途穩(wěn)定專門，并為從事公文工作的人們所熟悉，它們就是公文專用詞語。正確地使用公文專用詞語可使寫者順手，讀者便當，保證表意精當?shù)皿w，理解精確周嚴，可提高制發(fā)和處理公文的質(zhì)量與效率。

依照具體用途的不同，公文專用詞語可被劃分成多種，其中比較常見的有：稱謂詞語、領(lǐng)敘詞語、追敘詞語、補敘詞、承轉(zhuǎn)詞語、祈請詞語、商洽詞語、受事詞語、感盼詞語、令知詞語、告誡詞語、見解詞語、判定詞語、時態(tài)詞語、目的詞語、報送詞語、頒行詞語、核查詞語、結(jié)尾詞語等。公文寫作公文寫作的根本要求公文語言表達的簡化簡化公文語言表達的方法主要是：取消、壓縮、替代、合并。

公文中防止歧義的一般方法

歧義是指語句有兩歧或多歧意義，可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現(xiàn)象。在文件中，歧義是一種非常有害的語病，它將使作者與受文者對文件內(nèi)容無法建立一致的理解，無法實現(xiàn)溝通目的。因此，必須防止歧義的出現(xiàn)。

歧義的出現(xiàn)是有規(guī)律的。

消除歧義的主要途徑是語言變換；禁止濫用省略；在語句中增加必要的限定修飾成分；禁用夸張、擬人、反語、雙關(guān)等修辭格；語調(diào)一般不附加語義，必須附加時用標點符號作為輔助表達方式，保證語句含義單一明確；以上下文提供盡可能充分的語言環(huán)境。報告寫法及范文建議報告

關(guān)于××××××的報告

院領(lǐng)導(dǎo)：

根據(jù)×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××現(xiàn)將主要情況報告如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××。

以上意見如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行。

北京積水潭醫(yī)院××處

××××年×月×日

報告寫法及范文報告寫法及范文報告寫法及范文?報告?寫作要點

報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機關(guān)詢問時用的陳述性公文。

一、標題：制發(fā)機關(guān)＋事由＋報告；報告前可加“緊急〞。

二、正文：

㈠事由：直陳其事，把情況及前因、后果寫清楚。

㈡事項：寫工作步驟、措施、效果。也可以寫工作的意見、建議或應(yīng)注意的問題。

三、結(jié)尾：可寫“特此報告〞、“專此報告〞，后面不用任何標點符號，或“以上報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行〞，或“以上報告，請指示〞等語。

本卷須知：概述事實，重點突出，中心明確，實事求是，有針對性。方案的寫法方案一般有標題、正文兩局部組成標題主要包括四個要素：單位、時間、指向事務(wù)和文種。正文一般包括三局部：前言，也稱導(dǎo)語、主體、結(jié)尾。前言前言是方案的開頭局部，簡明扼要表達出制定方案的背景、根據(jù)、目的、意義、指導(dǎo)思想等，一般一兩個自然段即可。如：方案的寫法方案的寫法主體局部要一一列出準備開展的工作(學(xué)習)、任務(wù)，并提出步驟、方法、措施、要求。這是方案最重要的內(nèi)容，也是篇幅最大的一局部。通常主體局部由于內(nèi)容繁多，需要分層、分條撰寫。常見的結(jié)構(gòu)形式為：用“一、二、三……〞的序碼分層次，用“(一)、(二)、(三)……〞加“1．2．3．……〞的序碼分條款。具體如何分層遞進，依內(nèi)容的多少及其內(nèi)在的邏輯性而定，可參考網(wǎng)上例文。3．結(jié)尾結(jié)尾可以用來提出希望、發(fā)出號召、展望前景、明確執(zhí)行要求等，也可以在條款之后就結(jié)束全文，不寫專門的結(jié)尾局部。方案在結(jié)尾之后，還要署明單位名稱和制定方案的具體時間，如果以文件的形式下發(fā)，還要加蓋公章。方案的寫法方案寫作要重點把握好5W2H〔1〕WHY——為什么？為什么要這么做？理由何在？原因是什么？〔2〕WHAT——是什么？目的是什么？做什么工作？〔3〕WHERE——何處？在哪里做？從哪里入手？〔4〕WHEN——何時？什么時間完成？什么時機最適宜？〔5〕WHO——誰？由誰來承擔？誰來完成？誰負責？〔6〕HOW——怎么做？如何提高效率？如何實施？方法怎樣？〔7〕HOWMUCH——多少？做到什么程度？數(shù)量如何？質(zhì)量水平如何？費用產(chǎn)出如何？請示的寫法及范文事務(wù)性請示

關(guān)于在我院開展×××工作的請示

院領(lǐng)導(dǎo)：

近一段時間來，我院××××××××××，為了×××××××××××，

擬在我院開展×××××××××。具體意見如下：

一、×××××××××××××××××××××××××××××。

二、××××××××××××××××××××××。

三、××××××××××××××××××××。

以上意見已經(jīng)各分會主席同意，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行。

北京積水潭醫(yī)院工會

××××年×月×日

請示寫法及范文請示寫法及范文?請示?寫作要點

請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準的呈請性、期復(fù)性公文。

一、標題：制發(fā)機關(guān)名稱＋事由＋請示。

二、正文：

㈠請示的原因：陳述情況，闡述理由，講情必要性和可能性，最后用“為此，請示如下〞。

㈡請示的事項：寫明請示要求，如請求物資要寫明品名、規(guī)格、數(shù)量，請求資金要寫明金額。

三、結(jié)尾語：多用“上述意見，是否妥當，請指示〞?！疤卮苏埵?，請予批準〞，“以上請求，請予審批〞，“以上請示，請予批復(fù)〞，“以上請示，如無不妥，請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行〞等語。

本卷須知：一文一事；一個主送機關(guān)；逐級請示。

會議紀要寫法及范文會議紀要寫法及范文會議紀要寫法及范文會議紀要寫法及范文會議紀要寫法及范文3．結(jié)語。一般性會議紀要可不寫結(jié)語，重要的工作會議和討論會、座談會紀要的結(jié)語，多數(shù)寫一段對會議的評價，強調(diào)會議所討論工作的意義，提出希望、號召、要求等。

結(jié)語有三種寫法：

〔1〕以會議名義向本地區(qū)、本系統(tǒng)發(fā)出號召，要求廣闊干部群眾認真貫徹會議精神。

〔2〕強調(diào)貫徹落實會議精神的突出問題，指出應(yīng)注意的事項。

〔3〕對會議作簡要評價，提出希望、要求。

結(jié)語處還可以對會議的情況作一些補充說明，如：

會議在廣泛研討主題的同時，還就工商行政管理部門如何立足職能支持搞活搞好國有大中型企業(yè)，促進建立現(xiàn)代企業(yè)制度；培育和開展市場體系；開展個體私營經(jīng)濟等方面工作進行了書面經(jīng)驗交流。

會議紀要寫法及范文會議紀要寫法及范文簡報寫作方法簡報寫作方法簡報寫作方法五、簡報的寫作要求第一、抓準問題，有的放矢。簡報應(yīng)該圍繞本單位的實際，反映那些最重要、最典型、最新鮮、最為群眾關(guān)心、最需要引起注意的問題。一是圍繞領(lǐng)導(dǎo)決策，抓“超前型〞問題。在領(lǐng)導(dǎo)進行某項活動或者將要討論決定問題之前，搞小超前，努力收集與此有關(guān)的情況，經(jīng)過篩選加工、研究提出可供領(lǐng)導(dǎo)參考的建議和方案。二是在領(lǐng)導(dǎo)決策之中，抓“追蹤型〞問題。努力掌握決策貫徹執(zhí)行的情況、各方面有什么反響、發(fā)生什么偏差，迅速地反響給領(lǐng)導(dǎo)，使領(lǐng)導(dǎo)能及時糾正偏差，使決策逐步完善。三是要著眼大局，從小中見大。收集情況時，就要從全局考慮，從小處著手，深入上點，“解剖麻雀〞，抓住有代表性的小問題，作推廣放大的思考，挖掘和開拓更廣泛深刻的涵意。簡報寫作方法簡報寫作方法第二、材料準確，內(nèi)容真實。簡報作為加強領(lǐng)導(dǎo)和推開工作的重要工具，內(nèi)容必須保證絕對真實、準確。否那么，就會造成不良后果。簡報一是要準確。不允許對那些心理活動、環(huán)境、氣氛等無形的事實搞“合理想象〞。必須深入調(diào)查研究，不走馬觀花、浮光掠影，更不可“聽風就是雨〞，保證材料絕對真實可靠。也就是說，要做到簡報所選用的任何材料，包括人名、地點、時間、情節(jié)、數(shù)字、引語、因果關(guān)系等等，都完全準確無誤，沒有絲毫的虛構(gòu)、夸張、縮小和過失。特別在估計成績和宣傳先進時，更要嚴格把握分寸，有一說一，有二說二，實事求是，恰如其分，留有余地。二是要強調(diào)真實性。必須注意做到不為迎合而弄虛作假，不趕“浪頭〞追時髦，不歪扭寫作角度，不搞事態(tài)開展的“提前量〞，必須忠實于事實，保證符合事物本來面貌。簡報寫作方法第三、簡明扼要，一目了然。簡報的寫作必須注意做到簡短、明快，用盡可能少的文字說清楚必須說明的問題。一是注意主題集中，一稿一事，不貪大求全。一份簡報只抓住一個問題，不搞面面具到才能使簡報的主題凝聚，篇幅短小，問題說得透徹。如果簡報所涉及的內(nèi)容較多，可以把想說的問題進行歸納、提煉，抓住最能反映事物性質(zhì)的東西做主題，重點來寫，其他那么一概摒棄；也可以將可寫的幾個問題，各寫一期簡報分期介紹，一期一個重點，上篇一個側(cè)面，千萬不可使幾個觀點糾纏在一篇簡報上。二是注意精選材料，圍繞主題精心挑選典型事例。簡報所使用的材料和其他文章一樣，總是以個別反映一般，不能也沒有必要寫盡事物的整體。因此，撰寫簡報之前，必須對材料進行分析研究，精心選擇。但凡能夠表現(xiàn)主題的材料，都要注意加以精選，不可輕易放過；但凡與主題無關(guān)的材料，即使十分生動，也必須忍痛割愛、堅決舍棄。選擇材料還要注意選擇典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本質(zhì)。篩選出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不羅列，不雷同，少而精。要通過材料的剪裁突出主題、縮短篇幅。使簡報的主題充分而明確地表現(xiàn)出來，使簡報的內(nèi)容更加簡潔。三是注意既要求簡，又要寫清。簡報求簡，是在說明問題的前提下求簡?！昂啫?，應(yīng)該是服從內(nèi)容的需要，不能由一個極端走向另一個極端。簡報寫作方法簡報寫作方法簡報寫作方法簡報寫作方法工作簡報第三期

創(chuàng)聯(lián)物業(yè)辦公室2021年3月26日一、公司物業(yè)開發(fā)工作有聲有色2021年3月中旬以來，為響應(yīng)公司開展策略，發(fā)揚團結(jié)進取、同心協(xié)力的精神，公司員工在王助理張主任的帶著下，對三醫(yī)大新校區(qū)閑置空地進行了開耕，將空地上的雜草和石塊清理出去，總計開墾了10多畝荒地用于種植蔬菜、玉米等農(nóng)作物。同時加快進行了養(yǎng)殖的根底和配套設(shè)施建設(shè)。二、后工領(lǐng)導(dǎo)參觀視察2021年3月20日，公司毛總陪同解放軍后勤工程學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)來我公司視察，對我們的工作開展提出肯定性的表揚。三、大坪三院領(lǐng)導(dǎo)參觀2021年3月24日上午10點45分，公司辦公室