北京大學會議室管理制度北京大學會議室管理制度

第一章總則

第一條為了加強北京大學會議室的管理，提高會議效率，確保會議的順利進行，制定本管理制度。

第二條本制度適用于全校各部門、各單位在會議室召開的各類會議。

第三條會議管理制度遵循高效、節(jié)能、環(huán)保、安全的原則，提倡文明、有序、和諧的會議環(huán)境。

第四條全體師生員工應嚴格遵守本制度，共同維護會議室的秩序和設施。

第五條會議室的管理工作由學校辦公室負責，各部門、各單位應積極配合，共同推進會議管理工作的落實。

第六條會議室的使用應遵循先申請、后使用的原則。各部門、各單位需提前向學校辦公室提交會議室使用申請，經批準后方可使用。

第七條會議室的使用應遵循公開、公平、公正的原則，確保會議資源得到合理分配。

第八條鼓勵采用信息化手段進行會議管理，提高會議效率，減少紙質文件的使用。

第九條本管理制度自發(fā)布之日起實施，如有未盡事宜，由學校辦公室負責解釋和補充。

第二章會議流程

第三章會議紀要的跟蹤落實

第四章會議室管理規(guī)定

第五章附則

第二章會議流程

一、會議申請

1.會議室使用單位需提前五個工作日向學校辦公室提交會議申請，填寫《會議室使用申請表》，明確會議名稱、時間、地點、參會人數、會議類型等信息。

2.學校辦公室收到申請后，根據會議室使用原則和實際情況進行審批，并在兩個工作日內反饋審批結果。

二、會議通知

1.會議申請批準后，會議室使用單位應及時向參會人員發(fā)送會議通知，內容包括會議主題、時間、地點、議程、參會人員等。

2.會議通知應提前至少三個工作日發(fā)送，確保參會人員有足夠的時間做好準備。

三、會議簽到

1.會議開始前，會議室使用單位應安排專人負責會議簽到工作，確保簽到表真實、完整。

2.簽到表應包括參會人員姓名、部門、簽到時間等信息。

四、會議議程

1.會議主持人應按照預定議程主持會議，確保會議內容全面、有序進行。

2.會議期間，如需調整議程，應由主持人提出，并經參會人員一致同意。

五、會議記錄

1.會議應指定專人負責記錄，確保記錄內容真實、準確、完整。

2.會議記錄應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、討論議題、決議結果等。

六、會議表決

1.會議涉及決策事項，應進行表決。表決方式可根據實際情況采用口頭表決、舉手表決或投票表決。

2.表決結果應記錄在案，并由會議主持人宣布。

七、會議總結

1.會議結束后，會議主持人應對會議成果進行總結，明確下一步工作計劃和要求。

2.會議室使用單位應在會議結束后一個工作日內，將會議紀要發(fā)送給參會人員。

八、會議資料歸檔

1.會議結束后，會議室使用單位應將會議資料整理歸檔，包括會議申請表、會議通知、簽到表、會議記錄、表決結果等。

2.歸檔資料應保存至少一年，以備查閱。

九、會議反饋

1.會議室使用單位應定期收集會議效果反饋，了解會議組織、議程安排、會議成果等方面的意見和建議。

2.根據會議反饋，及時調整會議組織工作，提高會議質量。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的制作與發(fā)布

1.會議紀要應由專人負責整理，確保內容準確、完整，反映會議討論和決策結果。

2.會議紀要應包括會議基本信息、主要議題、討論情況、表決結果、工作部署及責任分工等。

3.會議紀要經會議主持人審核后，應在會議結束后兩個工作日內發(fā)布給所有參會人員及相關單位。

二、會議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責任單位應根據會議紀要中的工作部署和責任分工，制定具體實施方案，明確執(zhí)行時間節(jié)點和責任人。

2.會議室使用單位應建立跟蹤監(jiān)督機制，對會議決策的執(zhí)行情況進行定期檢查和督促。

3.對于執(zhí)行過程中出現的問題和困難，責任單位應及時報告并尋求解決方案。

三、會議紀要的反饋與評估

1.各責任單位在執(zhí)行會議決策過程中，應定期向會議室使用單位反饋工作進展和成效。

2.會議室使用單位應定期組織會議紀要落實情況的評估，評估結果作為改進會議管理和決策執(zhí)行工作的依據。

四、會議紀要的修訂與補充

1.如會議紀要內容有遺漏或需更正，會議室使用單位應及時進行修訂，并重新發(fā)布。

2.對于會議決策執(zhí)行中出現的新情況、新問題，會議室使用單位可根據實際情況對會議紀要進行補充，以確保決策的有效性。

五、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應作為重要文件進行歸檔，歸檔資料應包括原始紀要、修訂紀要、執(zhí)行情況報告等。

2.歸檔資料應按照學校檔案管理規(guī)定進行保存，確保資料的安全和可追溯性。

3.會議室使用單位應建立便捷的查閱機制，方便師生員工查閱會議紀要和相關資料。

六、會議紀要的公開與透明

1.適當范圍內的會議紀要應通過學校公告欄、內部網絡等途徑公開，提高會議決策的透明度。

2.對于涉及敏感信息或需要保密的會議紀要，應嚴格按照相關規(guī)定控制知密范圍。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂與使用

1.會議室預訂應提前進行，預訂時應提供會議名稱、時間、參會人數等信息。

2.學校辦公室負責會議室的統(tǒng)一調度，根據預訂情況和會議室使用優(yōu)先級原則進行安排。

3.會議室使用單位應按照預訂時間準時使用，如需提前或延時，應及時通知學校辦公室進行調整。

二、會議室設施與維護

1.會議室應配備必要的設施設備，如投影儀、音響、白板等，并保證設備正常運行。

2.會議室使用單位應在會議前檢查設施設備，如有故障或損壞，應及時報修。

3.使用會議室時，應愛護設施設備，遵守操作規(guī)程，確保設備使用安全。

三、會議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會議室應保持整潔、衛(wèi)生，禁止在會議室內吸煙、進食。

2.會議室使用單位應負責會議期間的衛(wèi)生保潔工作，會議結束后及時清理垃圾，恢復原狀。

3.學校辦公室定期對會議室進行衛(wèi)生檢查，確保會議室環(huán)境符合使用要求。

四、會議室安全與保密

1.會議室使用單位應確保會議期間的安全，遵守消防安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線。

2.會議室內應保持通風良好，嚴禁存放易燃易爆物品。

3.對于涉及敏感信息或需保密的會議，會議室使用單位應采取措施確保會議內容不被泄露。

五、會議室服務與支持

1.學校辦公室應提供專業(yè)的會議服務，包括會場布置、設備調試、茶水服務等。

2.會議室使用單位如需額外服務或支持，應提前與學校辦公室溝通，確保會議順利進行。

六、會議室使用費用

1.會議室使用單位需按照學校規(guī)定承擔會議室使用費用，具體標準由學校辦公室制定。

2.學校辦公室應定期公布會議室使用費用情況，接受監(jiān)督。

七、違規(guī)處理與獎懲

1.對于違反會議室管理規(guī)定的單位和個人，學校辦公室有權進行批評教育，并視情節(jié)嚴重程度給予相應處罰。

2.對于積極遵守會議室管理規(guī)定，表現突出的單位和個人，學?？山o予表彰和獎勵。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實施，原有相關規(guī)定與