公文處理根底知識

為什么要學(xué)習(xí)和加強(qiáng)公文處理知識？做好公文處理是依法行政的重要保證；做好公文處理是加強(qiáng)機(jī)關(guān)建設(shè)的必然要求；做好公文處理是每個(gè)國家公務(wù)人員應(yīng)該掌握的根本技能和應(yīng)盡的職責(zé)；目前公文處理工作存在的問題比較多。第一講公文的一般知識第二講公文的根本格式和常見問題第三講公文的行文規(guī)那么和常見問題第四講公文處理的根本知識第五講常用文種寫作第一講公文概述

一、公文的根本含義

一、公文的根本含義

公文的根本含義可以從四個(gè)方面理解：

①公文形成的主體是國家機(jī)關(guān)及其他社會組織；

②公文形成的條件是行使職權(quán)和實(shí)施管理；

③公文是具有法定效用與標(biāo)準(zhǔn)格式的文件材料；

④公文是辦理公務(wù)重要工具之一。

一、公文的根本含義

行政公文是應(yīng)用文的重要組成局部，不僅在國家各級行政機(jī)關(guān)通用，而且還通用于各類企業(yè)、事業(yè)單位和群眾團(tuán)體，使用范圍非常廣泛。行政公文是一種法定公文，它的種類、格式、行文規(guī)那么、辦理及管理，都有明確的要求：?國家行政機(jī)關(guān)公文處理方法??國家行政機(jī)關(guān)公文格式?二、公文的作用〔一〕發(fā)布政令，傳達(dá)決策；〔二〕指導(dǎo)工作，推開工作；〔三〕工作依據(jù)，檢查憑證；〔四〕溝通信息，聯(lián)系公務(wù)；〔五〕宣傳教育，統(tǒng)一思想。三、公文的特點(diǎn)1、公文有法定的作者；2、公文有法定的權(quán)威；3、公文有特定的效用；4、公文有標(biāo)準(zhǔn)的體式；5、公文有規(guī)定的處理程序。四、公文的分類1、按使用范圍劃分：專用公文：由具有專門職能的機(jī)關(guān)，根據(jù)特殊需要而使用的具有特定內(nèi)容和格式的公文。如外交領(lǐng)域的國書、照會、條約等；司法機(jī)關(guān)的起訴書、判決書；衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法文書。此外，軍務(wù)公文、經(jīng)濟(jì)公文、教育公文等。通用公文：是通行于各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位的公文。如通知、請示、報(bào)告等。四、公文的分類

2、按作用劃分知照性公文；成務(wù)性公文。

3、按行文方向劃分上行文、下行文、平行文：

(1)上行性公文：下級向上級呈送的公文。文種：請示報(bào)告意見

行文方式：逐級行文越級行文

(2)下行性公文：上級向下級遞送的公文。文種：命令決定通報(bào)批復(fù)會議紀(jì)要

行文方式：逐級行文多級行文越級行文

(3)平行性公文：同級或不相隸屬的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位之間的行文。文種：函公告

四、公文的分類五、公文的標(biāo)準(zhǔn)化

五、公文的標(biāo)準(zhǔn)化

六、公文處理的原那么和根本要求1．政治性；2．實(shí)事求是；3．精簡、準(zhǔn)確；4．及時(shí)、高效；5．平安、保密。

七、行政公文文種簡介七、行政公文文種簡介七、行政公文文種簡介〔二〕決定適用于對重大事項(xiàng)或重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)?！踩彻孢m用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)。〔四〕通告適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。七、行政公文文種簡介〔五〕通知在一定系統(tǒng)內(nèi)或個(gè)別范圍內(nèi)告知事項(xiàng)的一種公文。適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。七、行政公文文種簡介七、行政公文文種簡介〔十〕批復(fù)適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)?！彩弧骋庖娺m用于對重要問題提出見解和處理方法?！彩澈m用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)部門請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)?！彩硶h紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會議情況和議定事項(xiàng)。現(xiàn)行國家行政機(jī)關(guān)的常用公文13種：命令〔令〕決定公告通告通知通報(bào)議案報(bào)告請示批復(fù)意見函會議紀(jì)要第二講公文格式及常見問題

一、公文用紙要求

?國家行政機(jī)關(guān)公文格式?規(guī)定，凡未作特殊說明，公文中圖文的顏色均為黑色。二、公文圖文的顏色三、公文的排版規(guī)格與印刷裝訂要求1、排版規(guī)格

公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行，用2號標(biāo)宋體。正文用3號仿宋體。一般每面排22行，每行28個(gè)字，從左至右橫寫橫排。2、印刷要求

雙面印刷；版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。3、裝訂要求

左側(cè)裝訂。訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂鱨／4處，允許誤差±4mm。四、各要素標(biāo)識規(guī)那么及常見問題

眉首置于公文首頁紅色反線以上的各要素統(tǒng)稱訓(xùn)眉首主體置于紅色反線〔不含〕以下至主題詞〔不含〕之間的各要素統(tǒng)稱主體

版記置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記主體四、各要素標(biāo)識規(guī)那么及常見問題〔一〕眉首又稱文頭、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識。國家行政機(jī)關(guān)正式公文的眉首一般由版頭、秘級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人組成。

份號秘密等級和保密期限空一字版頭發(fā)文字號〔一〕眉首1、版頭。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或標(biāo)準(zhǔn)簡稱加上“文件〞二字組成，置于公文首頁上部居中，用莊重、醒目的字體套紅印刷。①“紅頭文件〞。文件的首頁上端，印有“×××文件〞字樣的紅色大字。②“白頭文件〞。即不用版頭的文件，一般用于印發(fā)領(lǐng)導(dǎo)人的講話等文字材料。〔一〕眉首〔一〕眉首4、發(fā)文字號由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三局部組成，位于文件名稱之下、橫隔線之上的正中位置。固定模式為：機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+順序號

〔一〕眉首：

4、發(fā)文字號：機(jī)關(guān)代字+〔年份〕+順序號⑴機(jī)關(guān)代字：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的極度簡縮。一經(jīng)確定，不得隨意改動。如：商發(fā)商政發(fā)、商政衛(wèi)發(fā);陜政字商政字商政衛(wèi)字商政函商政衛(wèi)函上行文一律用“字〞，下行文一律用“發(fā)〞，平行文一律用“函。⑵年份：發(fā)文當(dāng)年的年度，用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，不得縮寫，如把1999年減縮為“99〞。年份加六角括號，不得用圓括號或別的括號。序號：是機(jī)關(guān)發(fā)文的流水號，當(dāng)年所發(fā)的第一份公文是1號，以后依次順排即可。序號前不加“第〞字，數(shù)字前面也不加“0〞。如：商政衛(wèi)發(fā)〔2007〕33號機(jī)關(guān)代字

年份

序號

〔〕六角括號

〔一〕眉首平行排列于發(fā)文字號右側(cè)簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)全角冒號，冒號后用3號楷體字標(biāo)識簽發(fā)人姓名。居左空1字居右空1字主辦單位簽發(fā)人姓名置于第一行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm?！惨弧趁际住捕持黧w主體也稱正文，一般包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、印章、附件7個(gè)局部?！捕持黧w〔二〕主體公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號。不能以引用文件字號代替內(nèi)容提要。公文標(biāo)題方面存在的問題⑴要素不全，隨意省略發(fā)文機(jī)關(guān)；⑵標(biāo)題內(nèi)容不精煉，不明確，不標(biāo)準(zhǔn)：A、不明確。例如?關(guān)于盡快修復(fù)三號公路的請示?B、不簡煉。例如?××縣人民政府在工業(yè)會議后為貫徹省政府關(guān)于開展增產(chǎn)節(jié)約運(yùn)動的指示根據(jù)本縣情況提出措施方案并增產(chǎn)指標(biāo)向市政府的報(bào)告?C、不標(biāo)準(zhǔn)。例如，?呈報(bào)擴(kuò)建校舍由??轉(zhuǎn)發(fā)監(jiān)察部監(jiān)發(fā)﹝2004﹞2號文件的通知?⑶文種使用不當(dāng)。主要是請示報(bào)告不分，報(bào)告夾帶請示事項(xiàng)，甚至自造文種，如?關(guān)于xxx問題的請示報(bào)告?、?關(guān)于xxx問題的匯報(bào)?，等等。⑷標(biāo)題過多使用標(biāo)點(diǎn)符號?！捕持黧w2、主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)就是受理公文的機(jī)關(guān)，俗稱“抬頭〞。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者標(biāo)準(zhǔn)化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，位于公文標(biāo)題下方，正文上方，頂格排印，與標(biāo)題之間上下空一行距離。向上級機(jī)關(guān)行文，特別是上行文中的請示，一般只能寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)。如需其他相關(guān)的上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送?！捕持黧w3、正文公文的主體。即公文的具體內(nèi)容，是公文的核心局部，用來表述公文的內(nèi)容。正文的寫法從內(nèi)容上講，要把事情交待清楚，什么事、什么問題，準(zhǔn)確無誤。觀點(diǎn)要鮮明。需要受文單位做什么，解決什么問題，準(zhǔn)確明白。從形式上講，條理層次清楚，文字簡練確切，標(biāo)點(diǎn)符號準(zhǔn)確無誤，篇幅力求短。較長的公文一般由開頭、主體、結(jié)尾三局部組成。正文書寫時(shí)需注意：首先，需要使用序數(shù)符號標(biāo)明層次時(shí)，一般第一層用“一〞，第二層用“〔一〕〞，第三層用：“1.〞，第四層用“〔1〕〞。其次，排印正文時(shí)，標(biāo)點(diǎn)符號應(yīng)尾隨文后，即點(diǎn)號不能打頭，標(biāo)號不要拆開。數(shù)字、年份也不能拆開回行。第三，公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、局部結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。年份一律使用公歷年份的全稱，如1978年、2003年不能略為78年、03年。同一文件中同類數(shù)量的表示方法應(yīng)前后一致。第四，引文表述要準(zhǔn)確。〔二〕主體

4、附件附件是對公文正文的說明、補(bǔ)充或參考材料。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，機(jī)關(guān)署名或成文時(shí)間之前標(biāo)識。附件的格式為：附件：序號+標(biāo)題+件數(shù)〔二〕主體〔二〕主體〔二〕主體7、印章印章是發(fā)文機(jī)關(guān)表示對公文負(fù)責(zé)并標(biāo)志公文生效的憑證。公文除會議紀(jì)要外，都應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章。用印位置居成文日期中間偏上，總的要求是“上不壓正文，下騎年蓋月〞。用印要端正、清晰。上不壓正文、下不離日期、騎年蓋月，上距正文l行之內(nèi)，也就是不到一行的空白。

〔三〕版記版記局部包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記3項(xiàng)。版記中各要素下均加一條反線。版記的位置在公文最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于最后一行。版記局部〔三〕版記1、主題詞公文主題詞是為適應(yīng)辦公自動化的需要，在實(shí)踐中總結(jié)出來的能表達(dá)公文根本內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化的單詞和詞組。主題詞要能反映公文的主要內(nèi)容和文種。所有的公文都要標(biāo)注主題詞，上報(bào)的公文要求更嚴(yán)格，要按上級機(jī)關(guān)的要求和公文主題詞表標(biāo)注。商洛市政府機(jī)關(guān)目前使用的是市政府辦公室2002年印發(fā)的?公文主題詞表?。主題詞標(biāo)于文尾局部抄送欄之上，數(shù)量一般3-5個(gè)，以先內(nèi)容、后形式的順序排列。標(biāo)注主題詞應(yīng)準(zhǔn)確、標(biāo)準(zhǔn)?！踩嘲嬗?、抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)指主送機(jī)關(guān)之外的其他需要閱知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注于主題詞下方，印制版記(印發(fā)機(jī)關(guān)和時(shí)間、份數(shù))上方。抄送機(jī)關(guān)的名稱用全稱或標(biāo)準(zhǔn)化簡稱。〔三〕版記標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)需注意：抄送機(jī)關(guān)不能濫抄濫送，也不能漏抄漏送。如：抄送領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人抄送機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，“抄報(bào)〞、“檔〔二〕〞等；請示公文不得同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)；向下級機(jī)關(guān)的重要行文要抄送直接上級機(jī)關(guān)；向下轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的文件，不要再抄送上級機(jī)關(guān)。〔三〕版記3、印制版記由公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期、印制份數(shù)組成，位于公文末頁下端，抄送欄之下，左端標(biāo)注公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱，右端標(biāo)注印發(fā)日期。⑴印發(fā)機(jī)關(guān)。一般是發(fā)文機(jī)關(guān)的辦公機(jī)構(gòu)，如市政府文件的印發(fā)機(jī)關(guān)統(tǒng)一為市政府辦公室；市衛(wèi)生局文件的印發(fā)機(jī)關(guān)統(tǒng)一為市衛(wèi)生局辦公室。⑵印發(fā)日期。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識。是實(shí)際印制的日期，與公文的成文日期意義不同。⑶印制份數(shù)。標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)與印發(fā)日期欄之下右側(cè)，標(biāo)注有“〔共印XXX份〕〞。第三講行文規(guī)那么及常見問題

一、行文規(guī)那么的含義行文規(guī)那么是指各級機(jī)關(guān)公文往來時(shí)需要共同遵守的制度和原那么。它對行文關(guān)系有決定性的影響，規(guī)定著公文傳遞的根本方向。根據(jù)公文授受機(jī)關(guān)的工作關(guān)系不同，可以將公文劃分為上行文、下行文和平行文。二、行文方式行文方式是根據(jù)行文關(guān)系、行文方向以及公文性質(zhì)、效力范圍等多種因素而確定的公文發(fā)布、傳遞的方式。行文方式從不同角度可以有不同的分類：〔一〕按公文性質(zhì)不同，有行文與正式行文兩種提法〔二〕按發(fā)布、傳遞范圍不同，有內(nèi)部公文和外發(fā)公文兩種提法〔三〕按公文遞送途徑不同，有直接行文和間接行文兩種形式二、行文方式

〔四〕按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和公文的發(fā)送、效力范圍不同，有以下四種形式1．逐級行文。2．多級行文。3．公開發(fā)布。4．越級行文。三、行文方面常見的不標(biāo)準(zhǔn)行為〔一〕文種使用不標(biāo)準(zhǔn)1、請示報(bào)告不分請示應(yīng)當(dāng)一文一事；報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)；2、不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用上行文種無隸屬關(guān)系機(jī)關(guān)或部門之間一律以函行文，不得使用上行文種或下行文種；3、濫用文種非法律、法規(guī)規(guī)定可用使用命令〔令〕的機(jī)關(guān)，一律不得使用命令〔令〕；非重要事項(xiàng)或法定事項(xiàng)不得使用公告。

〔二〕行文主體不標(biāo)準(zhǔn)1、越權(quán)行文⑴部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)行文⑵業(yè)務(wù)主管部門向沒有隸屬關(guān)系的下級機(jī)關(guān)發(fā)布指示性文件。2、非同級機(jī)關(guān)聯(lián)合行文

〔三〕主送、抄送機(jī)關(guān)不標(biāo)準(zhǔn)：關(guān)于主送行文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文的內(nèi)容及發(fā)文、收文機(jī)關(guān)的隸屬關(guān)系及職權(quán)范圍確定主送機(jī)關(guān)，上行文應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持一個(gè)主送機(jī)關(guān)的作法，不能多頭主送。多頭主送往往造成受文機(jī)關(guān)之間相互推諉或產(chǎn)生矛盾、抵觸，反而不利于盡快解決問題。

確定上行文主送機(jī)關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)是：請示，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容，即針對具體公務(wù)活動的職權(quán)歸屬寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送"請示"、"意見"和"報(bào)告"?！踩持魉?、抄送機(jī)關(guān)不標(biāo)準(zhǔn)：關(guān)于抄送抄送機(jī)關(guān)是指除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)。抄送范得當(dāng)，有助于公文處理，否那么將貽誤溝通或造成人力、物力的浪費(fèi)。

應(yīng)當(dāng)抄送的情況：〔1〕除主送機(jī)關(guān)外，需要執(zhí)行或知曉公文的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)列為抄送機(jī)關(guān)；〔2〕向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)；〔3〕上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一個(gè)上級機(jī)關(guān)；〔4〕下級因特殊情況必須越級請示時(shí)，應(yīng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)；〔5〕上級越級向下級行文時(shí)，可以抄送受文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。

不應(yīng)當(dāng)抄送的情況：〔1〕請示不得抄送其下級機(jī)關(guān)；〔2〕接受抄送公文的機(jī)關(guān)不必再向其他機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)抄、轉(zhuǎn)送；〔3〕凡與公文辦理無關(guān)的單位一律不予抄送?！踩持魉?、抄送機(jī)關(guān)方面的不標(biāo)準(zhǔn)行為

〔1〕多頭主送，主送個(gè)人〔2〕越級行文〔3〕抄送過濫四、行文的根本規(guī)那么1、按機(jī)關(guān)隸屬關(guān)系和職責(zé)范圍行文的規(guī)那么2、授權(quán)行文的規(guī)那么3、聯(lián)合行文的規(guī)那么4、一般情況下不越級行文的規(guī)那么5、不越權(quán)行文的規(guī)那么6、“請示〞不直接報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的規(guī)那么7、“請示〞應(yīng)一文一事、只主送一個(gè)機(jī)關(guān)、不抄送下級機(jī)關(guān)的規(guī)那么8、“報(bào)告〞中不得夾帶請示事項(xiàng)的規(guī)那么9、公文由文秘機(jī)構(gòu)統(tǒng)一處理的規(guī)那么公文寫作常見問題實(shí)例分析

第四講公文辦理一、發(fā)文辦理

發(fā)文辦理：即制發(fā)公文的過程。包括：擬稿、審核、簽發(fā)、復(fù)核、編號登記、繕印、校對、用印、封發(fā)等程序。主辦人擬稿→科長審核→辦公室主任核稿→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→辦公室室復(fù)核、編號登記→主辦科室送印、校對→辦公室用印→主辦科室封發(fā)。〔一〕公文擬稿－擬稿應(yīng)注意以下事項(xiàng)：

1、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定。2、情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡短。3、公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文機(jī)關(guān)的職權(quán)和與主送機(jī)關(guān)的行文關(guān)系確定。4、起草公文時(shí)正文一律打??；使用3號仿宋體字，每頁不超過22行；每行不超過28個(gè)字。5、人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。6、結(jié)構(gòu)層次序數(shù)；第一層為“一、〞，第二層為“〔一〕〞，第三層為“1、〞，第四層為“〔1〕〞。7、應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。8、公文中的數(shù)字，除必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字?！捕彻膶徍斯牡暮烁?，作為公文制作中的重要環(huán)節(jié)，要求公文核稿人員以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，對文稿從內(nèi)容、文種、格式到會簽手續(xù)等方面嚴(yán)格衡量，逐字逐句審核，嚴(yán)格把關(guān)，杜絕不準(zhǔn)確、不標(biāo)準(zhǔn)的文件印發(fā)?！踩彻暮灠l(fā)1、單位重大事項(xiàng)的決定和報(bào)送上級機(jī)關(guān)的請示、意見和報(bào)告，由單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。單位主要領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)，由授權(quán)主持日常工作的副職領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2、單位內(nèi)部的下行文可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3、依據(jù)會議決定或者例行手續(xù)的下行文，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)，可由辦公室主任簽發(fā)，但需在審簽意見中予以說明。4、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿，原那么上不得再作改動；確需修改時(shí)，應(yīng)在修改后再送簽發(fā)人審簽?！菜摹彻牡膹?fù)核、打印、校對打印的文件由擬稿人負(fù)責(zé)校對。一般需經(jīng)過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程序，每個(gè)程序都應(yīng)簽字，落實(shí)責(zé)任，保證校對質(zhì)量。經(jīng)校對后的清樣，交核稿人核對后，在終稿清樣上簽字后付印。校對符號嚴(yán)格按國家標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)注。嚴(yán)格控制文件印刷數(shù)量。主辦科處室應(yīng)按文件的發(fā)送范圍計(jì)算印刷份數(shù)，防止浪費(fèi)〔五〕公文用印公文由單位機(jī)要人員負(fù)責(zé)用印。審批手續(xù)不完備或不符合辦文要求的不予用印?！擦彻姆獍l(fā)承辦科室負(fù)責(zé)文件的裝封、寄發(fā)。封發(fā)文件前應(yīng)核對文件正文和附件是否齊全，有無缺頁、重頁，頁碼順序是否正確，發(fā)送單位的地址是否書寫正確，有無漏發(fā)的單位，信封是否粘牢等。

二、收文辦理收文辦理，指對收到公文的辦理過程。包括：簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。

常規(guī)處理職責(zé)分工是：簽收、登記、審核----辦公室機(jī)要文書分辦、擬辦----辦公室批辦----單位領(lǐng)導(dǎo)承辦----科室

三、公文歸檔公文辦結(jié)后，應(yīng)按?檔案法?及有關(guān)規(guī)定，及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。公文立卷應(yīng)以本機(jī)關(guān)形成的公文為主，根據(jù)公文形成的特征、相互聯(lián)系和保存價(jià)值進(jìn)行分類、整理、立卷，正確反映公文形成的全過程，完整地反映本機(jī)關(guān)的主要工作情況，以便于查找和利用。公文歸檔本卷須知單位負(fù)責(zé)人外出參加會議收到的應(yīng)歸檔的公文等材料，使用后交辦公室檔案工作人員或由陪同參加會議的人員整理；每年3月份為立卷、歸檔月，5月底前，各科室須將上年度應(yīng)整理歸檔的公文移交辦公室并辦理交接手續(xù)；歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定時(shí)間向上級檔案管理部門移交。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔公文、文稿等材料。四、公文管理1、公文由辦公室統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀?？剖夜膽?yīng)指定專人負(fù)責(zé)。辦公室