企業(yè)辦公室管理制度?整頓資料

第一章總則

一、為了加強辦公室管理，明確企業(yè)內(nèi)部管理職責，

使內(nèi)務管理工作愈加原則化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合

實際狀況，特制定本制度。

二、本制度合用于企業(yè)所有組員并嚴格遵守各項規(guī)

定。

三、切合企業(yè)實際，根據(jù)不一樣的制度內(nèi)容編寫對應

的規(guī)范化規(guī)定，力爭使辦公室各項工作均有章可循、

有法可依，保證企業(yè)日勺辦公事務有效開展。

四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程,

做到每周有計劃、每月有總結(jié)日勺工作目的。

第二章職責范圍

一'辦公室管理人員直接受行政人事主管領(lǐng)導，在直

屬主管日勺領(lǐng)導下主持開展辦公室的）各項工作。

二、負責辦公室有關(guān)規(guī)章制度日勺起草編寫、一般性文

書日勺整頓匯編、資料信息搜集編撰等文字工作。

三、負責企業(yè)文書管理、圖書管理、辦公用品管理、

會議管理、清潔衛(wèi)生管理等工作，保證各項事務有序

開展。

四、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展

提供對應日勺服務。

五、負責企業(yè)對內(nèi)、對外公共關(guān)系日勺維護和改善，做

好來客接待和企業(yè)的各項文化宣傳等工作。

六、搜集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達多種

指令，及時做出整頓，當好領(lǐng)導參謀。

七'協(xié)助其他部門工作，完畢上級交代日勺其他工作，

如：名片印制'收發(fā)等。

第三章工作規(guī)范

一、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范'禮儀規(guī)范、

言語規(guī)范、行為規(guī)范，有關(guān)規(guī)定按照員工守則細則執(zhí)

行。

二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中日勺規(guī)定規(guī)范開

展工作。

第四章辦公室事務管理

一、文書管理制度

文獻是文書日勺重要構(gòu)成部分，文獻是各部門根據(jù)自己

的職責范圍所制發(fā)的具有執(zhí)行效力日勺并設有特定版頭

的文書。本制度中，文獻特指企業(yè)內(nèi)外部發(fā)文文獻；

而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上

形成日勺，檔案是文書的延續(xù)?，F(xiàn)把文獻、文書、檔案

統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做如下規(guī)定。

（一）文獻管理制度

第一條管理要點

1、為使文獻管理工作制度化'規(guī)范化、科學化，提

高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充足發(fā)揮文獻在各項工作中

的指導作用。

2、文獻管理的范圍包括：上級下發(fā)文獻、企業(yè)各類

制度文獻、外部文獻、政策指導類文獻、各類協(xié)議

文獻等。

3、制度類文獻按照企業(yè)文檔統(tǒng)一格式進行編寫，統(tǒng)

一頁眉、頁腳，寫明企業(yè)全稱及文獻性質(zhì)；正文部分

寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范,

體現(xiàn)無歧義。

行借閱手續(xù)，對有密級程度的）文獻，需行政人事主管

審批，總經(jīng)理同意后方可借閱。

7、辦公室管理人員對文獻借閱狀況進行登記，做好

借閱記錄并限期清退。

8、準時間、內(nèi)容、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進行

整頓，附件、批件、定稿等資料搜集完全，存檔立案。

六個月一小清，年終一大清。

9、根據(jù)存檔時間及存檔日勺必要性對文獻進行銷毀，

需上報行政人事主管簽字同意，按照文獻管理制度進

行處理。

第三條文獻管理流程設計

1、內(nèi)部文獻管理流程：起草文獻一審查編號一審批、

簽發(fā)一打印文獻一下發(fā)文獻一文獻存檔

2、外部文獻管理流程：外部收文一文獻整頓一文獻

存檔一清退一文獻存檔一文獻銷毀

3、借閱流程：提出申請，辦理手續(xù)T同意一借閱T

清退一文獻存檔T文獻銷毀

（二）文書管理制度

第一條管理要點

1、為保證文書制發(fā)、處理、管理工作順利進行，保

證企業(yè)內(nèi)部資料日勺安全性、完整性，增進與提高組織

管理工作日勺效率，充足發(fā)揮文書在各項工作中日勺指導

作用。

2、文書管理范圍包括：一般性文書（告知、公告'

提案意見、會議紀要、總結(jié)匯編）、行政人事部發(fā)文文

書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔日勺

圖表、其他有關(guān)企業(yè)日勺重大事項文書資料。

3、除告知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須

標有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書詳細內(nèi)容進行調(diào)

整。

4、根據(jù)文書性質(zhì)進行編號整頓，定期對文書進行歸

檔整頓，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔日勺同步更新。

第二條制度規(guī)范

1、根據(jù)企業(yè)實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公

開文書，張貼公告學習。

2、按照文書管理范圍，行政人事部的）發(fā)文根據(jù)需要

填寫《發(fā)文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存

檔備查。

3、行政辦公室發(fā)出日勺學習文書，需附上學習進度表;

閱讀者需認真學習并簽名備注。

4、準時間、內(nèi)容等降序排列，整頓歸檔，堅持平時

歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整頓清單。

5、根據(jù)文書的J時效性和保留日勺價值性，對文書進行

整頓銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。

6、辦公室負責人為第一負責人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，

辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門匯報，若

未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規(guī)定者按照有關(guān)規(guī)定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書一填寫《發(fā)文簿》（需要時）一張貼一存檔一更

新目錄（紙質(zhì)檔與電子檔）一借閱一清退一審批一銷毀

（三）檔案管理制度

第一條管理要點

1、為了維護檔案日勺真實性和可查閱性，使檔案管理

更科學'更專業(yè)，及時分類'整頓'編輯'傳遞文書

資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。

2、檔案管理范圍：企業(yè)各類證照及各類文獻、文書

資料'其他應存檔的信息資料。

3、根據(jù)文書整頓和文獻整頓編號，對對應資料進行

對應的歸檔、整頓、備注，并存入專門的檔案文獻柜

保管。

第二條制度規(guī)范

1、應歸檔的文獻'材料由辦公室人員負責搜集，份

數(shù)齊全，包括附件、批復、定稿等。

2、所有歸檔文書材料通過初步整頓，根據(jù)時間先后

次序再按同一項目文書材料集中整頓，并貼上標簽。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸

檔結(jié)合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱有關(guān)檔案，須由行政人事部主管簽

字，審核通過后方可借閱，不得抄錄、復制或借出。

5、檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù),

尤其是員工個人信息、企業(yè)圖片等重要資料的保管，

保證檔案安全與完整。

6、檔案接受、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴格做

好記錄。

第三條流程設計

根據(jù)文獻、文書目錄整頓需要歸檔日勺檔案一排序整頓,

編制編目一存檔一借閱一清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、為了加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項

程序，節(jié)省辦公經(jīng)費，提高運用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工

作，權(quán)責一致嚴格規(guī)定，無私自挪用現(xiàn)象。

3、辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終

查存記錄”原則。

4、辦公用品的）采購，應進行多方比較，保證性價比

和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合理開支。

第二條制度規(guī)范

1、企業(yè)辦公用品日勺采購、保管、發(fā)放和辦公設備日勺

入庫登記由行政辦公室全權(quán)負責。

2、辦公用品購置應遵照如下程序：每月27號之前各

部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據(jù)各

部門日勺需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際

庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門主管同意，財務

部簽字后方可采購。對急用品日勺采購，可根據(jù)詳細實

際進行靈活處理，但必須經(jīng)部門主管同意。

3、根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫

登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等,

做到賬物相符。

4、各部門申領(lǐng)日勺辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表

記錄；因特殊狀況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時

補填。

5、任何人未經(jīng)容許不得進入辦公用品管理室，不得

私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發(fā)入、離職人員日勺辦公

用品。

7、辦公室建立企業(yè)固定資產(chǎn)總賬，每年進行一次匯

總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，核算庫存，保

證出入庫等量。

第三條管理流程設計

編制《需求計劃表》審批采購入庫登記發(fā)

放

編制需求計劃記錄申購狀況月末清算匯總出

庫登記

三、圖書管理制度

第一條管理要點

1、為了讓大家有一種良好日勺借閱環(huán)境、快捷日勺辦理

手續(xù)，規(guī)范圖書管理工作。

2、圖書管理人員嚴格按照制度中規(guī)定準時到崗，服

務到位，保證借還流程有序進行。

3、根據(jù)圖書類別，對圖書進行編號，并制作目錄卡

以備員工查閱。

第二條制度規(guī)范

1、各部門可根據(jù)實際工作需要，申請申購圖書。

2、按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度

負責采購圖書1-2次。

3、對所有圖書進行分類整頓，貼上類別標簽并編號

登記，注明購進日期、作者、出版社及其他有必要日勺

項目。

4、按照規(guī)定期間借閱圖書、償還圖書；借閱期滿，

未準時辦理續(xù)借手續(xù)經(jīng)告知仍未還書者，按照規(guī)定進

行懲處。

5、借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫

線、涂寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出對應日勺賠

償，丟失圖書者全額賠償。

6、圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失,

查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條管理流程設計

1、申購流程：填寫申購單一審批一采購一圖書入庫

登記

2、借還流程：查閱圖書目錄卡一填寫借閱單一圖書

卡簽字一圖書借閱一續(xù)借圖書，再次填寫圖書借閱單

四、會議管理制度

第一條管理要點

1、為了提高會議質(zhì)量，增進有效溝通，提高行動能

力，進而規(guī)范會議管理。

2、根據(jù)企業(yè)實際及詳細日勺狀況，確定會議召開日勺必

要性。

3、清晰會議召開目日勺，合理安排時間，做到少而精,

講究高效原則。

4、會議負責人有效日勺控制會議，明確會議召開與否

的界線；提高會議主持人控制會議進程日勺能力與水平,

保證會議實效。

5、按照制度規(guī)定，嚴格會議管理，參會人員準時參

與會議，并遵守會議紀律。

6、會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切

準備工作。

第二條制度規(guī)范

1、搜集會議議題，根據(jù)選定的議題搜集會上所需資

料，確定會議時間、地點等做好會議告知工作。

2、會議主持人負責會議日勺召開并負責現(xiàn)場秩序日勺維

護，行政專人負責做好對應日勺會議記錄。

3、行政專人根據(jù)參會人員日勺發(fā)言狀況及有關(guān)事項，

及時整頓好會議記要或者會議決策，打印并張貼。

4、按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子

資料同步整頓并歸檔。

5、會議記錄為企業(yè)的機要檔案，保管人員不得私自

外泄。如需查閱應嚴格按照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。

第三條管理流程設計

會前：確定議題、會上所需資料準備、告知一會中：

積極參與，做好會議記錄一會后：整頓會議記錄一張

貼一歸檔整頓

五、清潔衛(wèi)生管理制度

第一條管理要點

1、為了營造一種良好日勺工作環(huán)境，樹立企業(yè)形象，

保證清潔衛(wèi)生管理工作順利進行。

2、按照規(guī)定，清潔人員完畢所有規(guī)定項目，并到達

對應潔凈原則。

3、辦公室管理人員為第一負責人，管理所有清潔項

目并不定期對衛(wèi)生進行保持與維護。

第二條制度規(guī)范

1、清潔區(qū)域包括：辦公區(qū)域'衛(wèi)生間、會議室、地

板及其他納入在內(nèi)的區(qū)域。

2、按照排班安排，輪番打掃清潔，行政人事部人員

負責衛(wèi)生檢查工作。

3、清潔衛(wèi)生實行衛(wèi)生責任制，辦公室管理人員負責

管理辦公室所有區(qū)域的清潔衛(wèi)生，當日值日生準時做

好所有日勺清潔，監(jiān)督者及時做好對應日勺督察。

4、由辦公室管理員不定期對清潔衛(wèi)生進行維護，保

證地面整潔，茶水供應，洗手間日勺整潔和衛(wèi)生紙供應

等工作。

5、值日生在規(guī)定期間內(nèi)做好所有清潔項目，填寫《清

潔衛(wèi)生值日表》，監(jiān)督員認真核算，并填寫《清潔衛(wèi)生

監(jiān)督表》。

6、未按規(guī)定清潔者，按照規(guī)定予以懲罰。

第三條流程設計

安排清潔排班一完畢清潔項目一填值日表一監(jiān)督檢查

一填寫監(jiān)督表一辦公室人員執(zhí)行維護一發(fā)現(xiàn)問題一執(zhí)

行處理

六、平常事務管理

(-)接待管理

第一條來客接待是行政事務的重要構(gòu)成部分，為使

接待工作規(guī)范有序，維護企業(yè)日勺良好形象，對接待工

作做詳細日勺規(guī)定。

第二條以積極、熱情、禮貌為原則，接待人員應落

落大方，以禮相待。按照接待規(guī)定，嚴格自己規(guī)定，

做到言行、禮儀規(guī)范。

第三條接待人員問清來者意圖，引領(lǐng)其見所需見的

人員，并奉上茶水，做好一系列的J后續(xù)工作。

第四條流程設計：接待來訪人員一問詢來意，需要

找的人一告知被訪者一引領(lǐng)會見一奉上茶水一送客一

整頓客人走后清潔

(二)報刊收發(fā)整頓

第一條辦公室管理人員按照企業(yè)實際需要，訂閱報

刊，做出計劃預算，負責辦理訂閱日勺有關(guān)手續(xù)。

第二條辦公室管理人員負責每日收取報紙并整頓

放置在公共閱覽資料架上，報紙、內(nèi)部刊物可隨意閱

覽，但不得帶出企業(yè)或隨意撕剪，閱畢放回原位。

第三條任何人不得隨意將企業(yè)內(nèi)部刊物挪為他用。

第四條報紙每周更換一次，所有報紙每季度處理一

次。

第五條流程設計：收發(fā)報刊一整頓一放置資料架一

定期清理

（三）后勤管理

第一條為了認真貫徹企業(yè)日勺多種制度，充足發(fā)揮和

調(diào)動員工日勺積極性和積極性，根據(jù)實際嚴格制度。

第二條后勤管