往來文書工作手冊一、日常往來文書的種類1.1函函是一種平行文，主要用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項等。例如，企業(yè)之間為了合作事宜進行溝通協(xié)商時，就會使用函。函的內容較為正式，語言表達要準確、清晰，避免模糊和歧義。它可以是單方面的請求或答復，也可以是雙方的交流和協(xié)商。在格式上，一般包括標題、主送機關、正文、落款等部分。標題要簡潔明了，能夠準確反映函的內容；主送機關要寫清楚對方的單位名稱；正文要條理清晰，闡述問題要具體詳細；落款包括發(fā)文單位和日期。1.2通知通知是一種應用廣泛的下行文，用于傳達上級機關的指示、要求、發(fā)布規(guī)章制度、批轉下級機關的公文、轉發(fā)上級機關和不相隸屬機關的公文等。比如學校通知學生參加考試、公司通知員工參加會議等。通知的特點是具有較強的時效性和指導性，要明確告知受文對象相關事項的時間、地點、內容等信息。在格式上，通知通常由標題、主送機關、正文、落款組成。標題一般采用“發(fā)文單位關于通知事項的通知”的形式；主送機關根據(jù)通知的對象而定；正文要簡潔明了，突出重點；落款要注明發(fā)文單位和日期。1.3報告報告是向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用的公文。它可以是綜合性的工作報告，也可以是專項報告。例如部門向上級匯報工作進展情況，企業(yè)向董事會匯報年度經(jīng)營業(yè)績等。報告的重點在于客觀真實地反映情況，內容要具體、詳實，不能夸大或隱瞞事實。在格式上，報告一般由標題、主送機關、正文、落款和附件組成。標題要準確概括報告的主要內容；主送機關是接受報告的上級機關；正文要按照一定的邏輯順序進行撰寫，層次分明；落款包括發(fā)文單位和日期；如果有附件，要在正文之后注明。1.4請示請示是下級機關向上級機關請求指示、批準時使用的公文。比如企業(yè)在進行重大投資項目前需要向上級主管部門請示批準。請示的內容要明確具體，理由要充分，不得含糊其辭。在格式上，請示通常由標題、主送機關、正文、落款和附注組成。標題一般采用“發(fā)文單位關于請示事項的請示”的形式；主送機關是接受請示的上級機關；正文要詳細闡述請示的原因、事項和請求；落款要注明發(fā)文單位和日期；附注處要注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話等信息。二、往來文書的格式規(guī)范2.1標題格式標題是往來文書的重要組成部分，它應簡潔明了地概括文書的主要內容，讓讀者一眼就能了解文書的主題。一般來說，標題應位于文書的頂端居中位置，字體應比正文稍大。對于不同類型的往來文書，標題的格式也有所不同。例如，函的標題一般由發(fā)文單位、事由和文種三部分組成，如“[發(fā)文單位]關于[事由]的函”；通知的標題通常由發(fā)文單位、事由和文種組成，如“[發(fā)文單位]關于[通知事項]的通知”；報告的標題一般由發(fā)文單位、事由和文種組成，如“[發(fā)文單位]關于[報告事項]的報告”；請示的標題通常由發(fā)文單位、事由和文種組成，如“[發(fā)文單位]關于[請示事項]的請示”。2.2正文格式正文是往來文書的核心內容，它應圍繞主題，條理清晰地表達作者的意圖和觀點。正文的格式一般包括開頭、主體和結尾三部分。開頭部分應簡要說明文書的目的和背景，引起讀者的注意；主體部分應詳細闡述文書的內容，包括事實、理由、建議等，要做到層次分明、邏輯清晰；結尾部分應總結全文，提出要求或希望，或表示感謝、敬意等。在正文的撰寫過程中，應注意語言簡潔明了，避免冗長和啰嗦，同時要注意語法和標點符號的正確使用。2.3落款格式落款是往來文書的重要組成部分，它應包括發(fā)文單位和日期兩部分。發(fā)文單位應位于正文的右下角，字體應比正文稍?。蝗掌趹挥诎l(fā)文單位的下方，一般采用阿拉伯數(shù)字表示年、月、日。在落款的撰寫過程中，應注意發(fā)文單位的名稱應準確無誤，日期應填寫具體的年月日，不得或模糊。三、往來文書的撰寫要點3.1明確目的在撰寫往來文書之前，應明確文書的目的，即為什么要寫這篇文書，要達到什么效果。明確了目的，才能有的放矢地組織文字，使文書內容更加有針對性和說服力。例如，如果是為了請求批準某項工作，就應在文書中詳細闡述該項工作的重要性和必要性，以及請求批準的理由和依據(jù)；如果是為了匯報工作進展情況，就應在文書中詳細說明工作的進展情況、取得的成績和存在的問題，以及下一步的工作計劃和措施。3.2語言簡潔往來文書的語言應簡潔明了，避免冗長和啰嗦。要盡量用簡潔的語言表達清楚自己的意思，避免使用過于復雜的句子和詞匯。同時要注意語言的準確性和規(guī)范性，避免使用錯別字、語病和不規(guī)范的用語。在撰寫往來文書時，可以適當運用一些簡潔明了的表達方式，如“特此函達”“特此通知”“特此報告”等，以增強文書的正式性和規(guī)范性。3.3邏輯清晰往來文書的內容應邏輯清晰，層次分明。要按照一定的邏輯順序組織文字，使文書的結構更加合理，易于讀者理解和接受。例如，可以按照時間順序、重要性順序、因果關系等方式組織文字，使文書的內容更加有條理。在撰寫往來文書時，要注意段落之間的過渡和銜接，使文書的整體結構更加連貫。四、往來文書的審核與修改4.1審核內容往來文書的審核內容主要包括以下幾個方面：一是文書的格式是否規(guī)范，包括標題、正文、落款等部分是否符合要求；二是文書的內容是否準確、完整，是否存在錯別字、語病和邏輯錯誤；三是文書的語言是否簡潔、明了，是否符合公文的語言要求；四是文書的目的是否明確，是否能夠達到預期的效果。在審核往來文書時，應認真仔細地逐字逐句進行審核，保證文書的質量。4.2修改技巧在修改往來文書時，可以采用以下技巧：一是多讀幾遍文書，找出存在的問題和不足之處；二是請他人幫忙審核，聽取他人的意見和建議；三是對照相關的公文規(guī)范和標準，檢查文書的格式和內容是否符合要求；四是對文書的語言進行潤色和修改，使其更加簡潔、明了、準確。在修改往來文書時，要注意保持文書的原意，不得隨意篡改或刪減內容。4.3避免常見錯誤在撰寫和審核往來文書時，應避免以下常見錯誤：一是標題不規(guī)范，如標題過于簡單、模糊或不準確；二是正文內容不完整，如遺漏重要信息、表述不清等；三是語言表達不準確，如使用錯別字、語病、不規(guī)范的用語等；四是格式不規(guī)范，如落款不完整、日期填寫錯誤等；五是邏輯混亂，如段落之間缺乏過渡和銜接、內容主次不分等。要避免這些常見錯誤，就需要認真仔細地撰寫和審核往來文書，不斷提高自己的公文寫作水平。五、往來文書的收發(fā)與登記5.1收發(fā)流程往來文書的收發(fā)流程主要包括以下幾個步驟：一是接收文書，收到文書后要及時登記，注明文書的來源、日期、文號等信息；二是審核文書，對收到的文書進行審核，檢查文書的格式、內容是否符合要求，如有問題要及時與發(fā)文單位聯(lián)系；三是分發(fā)文書，根據(jù)文書的內容和要求，將文書分發(fā)到相關部門或人員手中；四是回復文書，對于需要回復的文書，要及時回復，注明回復的日期、文號等信息；五是歸檔文書，將已處理完畢的文書按照規(guī)定進行歸檔，以備查閱。5.2登記記錄往來文書的登記記錄是對文書收發(fā)過程的詳細記錄，它應包括以下內容：一是文書的來源，如發(fā)文單位、文號等；二是文書的日期，即收到或發(fā)出文書的日期；三是文書的內容摘要，簡要描述文書的主要內容；四是文書的處理情況，如已分發(fā)、已回復、已歸檔等；五是登記人員的姓名和登記時間。登記記錄應及時、準確、完整，以便于對文書的收發(fā)情況進行跟蹤和查詢。5.3保管要求往來文書的保管要求主要包括以下幾個方面：一是要妥善保管文書，防止文書丟失、損壞或泄密；二是要按照規(guī)定的期限對文書進行歸檔，不得隨意拖延或遺漏；三是要建立健全文書管理制度，加強對文書的管理和監(jiān)督；四是要定期對文書進行清理和銷毀，對于已過保管期限的文書要及時進行清理和銷毀，以保證文書的安全和保密。六、往來文書的跟進與反饋6.1跟進方式往來文書的跟進方式主要包括以下幾種：一是電話跟進，通過電話與對方溝通，了解文書的處理情況和進展；二是郵件跟進，通過郵件向對方發(fā)送跟進信息，詢問文書的處理情況和進展；三是現(xiàn)場跟進，親自到對方單位了解文書的處理情況和進展；四是書面跟進，通過書面形式向對方發(fā)送跟進信息，要求對方及時回復。在跟進過程中，要注意方式方法，尊重對方的意見和建議，避免給對方帶來不必要的麻煩。6.2及時反饋及時反饋是往來文書處理的重要環(huán)節(jié)，它可以讓對方及時了解文書的處理情況和結果，增強雙方的信任和合作。在反饋時，要注意語言簡潔明了，內容準確完整，不得隱瞞或歪曲事實。如果文書的處理結果符合對方的要求，要及時向對方表示感謝；如果文書的處理結果不符合對方的要求，要向對方說明原因，并提出解決方案，爭取對方的理解和支持。6.3溝通協(xié)調溝通協(xié)調是往來文書處理的重要環(huán)節(jié)，它可以幫助雙方解決在文書處理過程中遇到的問題和困難，促進雙方的合作和發(fā)展。在溝通協(xié)調過程中，要注意傾聽對方的意見和建議，尊重對方的立場和觀點，積極尋求雙方都能接受的解決方案。同時要加強與對方的聯(lián)系和溝通，及時反饋文書的處理情況和進展，保持雙方的信息暢通。七、特殊情況的處理7.1緊急文書的處理緊急文書是指需要及時處理的文書，如突發(fā)事件的報告、緊急請示等。在處理緊急文書時，要采取緊急措施，迅速處理，保證文書的及時送達和處理。同時要及時向相關領導和部門報告緊急文書的處理情況，以便領導和部門及時了解情況，做出決策。7.2糾紛文書的處理糾紛文書是指涉及到雙方或多方糾紛的文書，如合同糾紛、侵權糾紛等。在處理糾紛文書時，要認真調查了解情況，收集相關證據(jù)，依法依規(guī)進行處理。同時要積極與對方溝通協(xié)調，尋求雙方都能接受的解決方案，避免糾紛的擴大和升級。7.3涉密文書的處理涉密文書是指涉及到國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的文書。在處理涉密文書時，要嚴格遵守保密制度，采取保密措施，保證文書的安全和保密。同時要嚴格控制涉密文書的傳閱范圍，不得隨意泄露涉密信息。八、往來文書的歸檔與利用8.1歸檔范圍往來文書的歸檔范圍主要包括以下幾個方面：一是上級機關下發(fā)的重要文件和指示；二是本單位發(fā)出的重要文件和請示；三是與其他單位往來的重要文件和函件；四是本單位的重要會議記錄和紀要；五是其他需要歸檔的重要文書。在確定歸檔范圍時，要根據(jù)本單位的實際情況和工作需要，合理確定歸檔范圍，保證重要文書的安全和完整。8.2歸檔方法往來文書的歸檔方法主要有以下幾種：一是按照年度歸檔，將每年的文書按照時間順序進行歸檔；二是按照類別歸檔，將不同類型的文書按照類別進行歸檔，如上級文件、本單位文件、函件等；三是按照文號歸檔，將同一文號的文書按照文號進行歸檔。