采購與付款流程財務(wù)制度?一、總則1.目的為了規(guī)范公司采購與付款流程，加強財務(wù)管理與內(nèi)部控制，確保采購活動的合法、合規(guī)、有效，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本財務(wù)制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購與付款相關(guān)業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)采購業(yè)務(wù)的發(fā)起、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等工作。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購預(yù)算編制、采購資金審核與支付、采購賬務(wù)處理、采購業(yè)務(wù)監(jiān)督等工作。需求部門：提出采購需求，參與供應(yīng)商選擇與采購合同評審，負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗收工作。

二、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各需求部門應(yīng)根據(jù)年度經(jīng)營計劃和實際業(yè)務(wù)需求，在每年年末編制下一年度采購預(yù)算草案，并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門對各部門提交的采購預(yù)算草案進(jìn)行匯總、審核和平衡，結(jié)合公司資金狀況和經(jīng)營目標(biāo)，編制公司年度采購預(yù)算方案，報公司管理層審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序報經(jīng)批準(zhǔn)。財務(wù)部門應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)并解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。3.預(yù)算調(diào)整當(dāng)市場價格波動較大、業(yè)務(wù)需求發(fā)生重大變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實際需要時，需求部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。采購部門對預(yù)算調(diào)整申請進(jìn)行審核，并出具審核意見。財務(wù)部門對調(diào)整申請的必要性和合理性進(jìn)行評估，提出財務(wù)意見。預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)公司管理層審批后，財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。

三、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交至采購部門。采購申請單應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，重要采購項目還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與評估采購部門收到采購申請單后，應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道選擇潛在供應(yīng)商，如市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)、詢價等。采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查和評估，包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、資質(zhì)證書、信譽狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等，并定期對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評估和管理。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購物資或服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款達(dá)成一致意見，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、公平、合理。采購合同簽訂前，應(yīng)提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核，財務(wù)部門重點審核合同中的付款條款、價格條款、發(fā)票條款等內(nèi)容，提出審核意見。采購合同經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字（或蓋章）后生效。采購部門應(yīng)及時將采購合同副本提交至財務(wù)部門和需求部門備案。4.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，編制采購訂單，明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并加蓋公司公章或合同專用章。采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。5.采購驗收采購物資或服務(wù)到貨前，需求部門應(yīng)做好驗收準(zhǔn)備工作，包括制定驗收標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)備驗收工具等。采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照合同約定和驗收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。驗收合格的，需求部門應(yīng)在驗收單上簽字確認(rèn)；驗收不合格的，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，并在驗收單上注明不合格情況及處理意見。采購部門應(yīng)督促供應(yīng)商及時處理不合格物資或服務(wù)，如換貨、退貨、補貨等。對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。6.采購發(fā)票開具與傳遞供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定及時開具發(fā)票，并將發(fā)票送達(dá)公司。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同、采購訂單、驗收單等一致，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、稅率等信息。采購部門收到發(fā)票后，應(yīng)核對發(fā)票信息的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，并在發(fā)票簽收單上簽字確認(rèn)。采購部門應(yīng)及時將發(fā)票傳遞給財務(wù)部門進(jìn)行審核和入賬。7.采購付款財務(wù)部門收到采購部門傳遞的發(fā)票、驗收單、采購合同等相關(guān)憑證后，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的合規(guī)性、采購業(yè)務(wù)的真實性、付款金額的準(zhǔn)確性、付款條件的符合情況等。財務(wù)部門審核無誤后，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息，并提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門按照付款申請單的要求進(jìn)行付款操作。付款方式包括支票、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。財務(wù)部門應(yīng)及時登記付款臺賬，記錄采購付款的相關(guān)信息。

四、付款審核要點1.發(fā)票審核發(fā)票應(yīng)符合國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實、完整、準(zhǔn)確，不得虛開發(fā)票。發(fā)票的開具日期應(yīng)在規(guī)定的時間范圍內(nèi)，發(fā)票的格式、印章等應(yīng)符合要求。發(fā)票上的物資或服務(wù)名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額等應(yīng)與采購合同、采購訂單、驗收單等一致。2.采購業(yè)務(wù)真實性審核審核采購業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，是否有相應(yīng)的采購合同、采購訂單、驗收單等支持文件。核實采購物資或服務(wù)的用途是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，是否符合公司的采購政策和審批程序。3.付款金額審核核對付款申請單上的付款金額是否與采購合同約定的金額一致，是否扣除了相應(yīng)的預(yù)付款、質(zhì)保金等。審核發(fā)票金額與采購合同金額、驗收金額之間的差異是否合理，如有差異應(yīng)查明原因并進(jìn)行相應(yīng)處理。4.付款條件審核檢查采購合同中約定的付款條件是否滿足，如是否達(dá)到付款節(jié)點、是否有質(zhì)量問題未解決等。對于需要支付預(yù)付款的采購項目，應(yīng)審核預(yù)付款的支付比例是否符合合同約定，是否履行了相應(yīng)的審批手續(xù)。

五、采購與付款內(nèi)部控制1.崗位分離采購業(yè)務(wù)的審批、執(zhí)行、驗收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，不得由同一人兼任。采購部門與財務(wù)部門應(yīng)定期核對采購業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。2.授權(quán)審批建立健全采購與付款授權(quán)審批制度，明確各崗位人員的審批權(quán)限和審批流程。重大采購項目應(yīng)實行集體決策或聯(lián)簽制度，確保采購決策的科學(xué)性和公正性。3.內(nèi)部審計與監(jiān)督內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、采購成本的合理性等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。

六、采購與付款風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別與評估財務(wù)部門應(yīng)會同采購部門等相關(guān)部門，定期對采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約、采購價格波動、質(zhì)量問題、資金支付風(fēng)險等。根據(jù)風(fēng)險識別和評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。2.風(fēng)險應(yīng)對措施供應(yīng)商管理風(fēng)險：加強供應(yīng)商選擇與評估，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核和評價；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任；加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商出現(xiàn)的問題。采購價格風(fēng)險：建立采購價格信息收集和分析機制，及時掌握市場價格動態(tài)；采用招標(biāo)、詢價、談判等多種采購方式，選擇合理的采購價格；與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，應(yīng)對市場價格波動風(fēng)險。質(zhì)量風(fēng)險：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強對采購物資或服務(wù)的驗收工作；對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行定期抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時要求供應(yīng)商整改或退換貨；建立質(zhì)量追溯機制，追究因質(zhì)量問題給公司造成損失的供應(yīng)商責(zé)任。資金支付風(fēng)險：嚴(yán)格按照采購合同約定的付款條件和審批程序進(jìn)行付款，確保資金支付的準(zhǔn)確性和及時性；合理安排資金，避免因資金短缺導(dǎo)致付款延誤或逾期