醫(yī)院檔案管理制度98818?1.目的本制度旨在加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效開(kāi)發(fā)，為醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室、部門(mén)以及全體員工形成的各類(lèi)檔案。3.檔案管理原則遵循集中統(tǒng)一管理、分類(lèi)科學(xué)、整理規(guī)范、安全保密的原則，維護(hù)檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.檔案管理部門(mén)醫(yī)院設(shè)立檔案管理科，負(fù)責(zé)全院檔案的集中管理工作。2.檔案管理科職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定醫(yī)院檔案管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、保管醫(yī)院各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。建立健全檔案檢索體系，編制各類(lèi)檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。負(fù)責(zé)檔案的安全管理，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案實(shí)體和信息安全。開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)檔案參考資料，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)。組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。監(jiān)督指導(dǎo)各科室、部門(mén)的檔案管理工作，對(duì)檔案工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。3.各科室、部門(mén)兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本科室、部門(mén)檔案的收集、整理、初步分類(lèi)和臨時(shí)保管工作，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。按照醫(yī)院檔案管理要求，定期將本科室、部門(mén)的檔案移交檔案管理科。協(xié)助檔案管理科開(kāi)展檔案的查閱、利用等工作，提供相關(guān)檔案信息。接受檔案管理科的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，不斷提高本科室、部門(mén)的檔案管理水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)1.檔案分類(lèi)黨群工作類(lèi)：主要包括醫(yī)院黨組織建設(shè)、黨員管理、紀(jì)檢監(jiān)察、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的檔案。行政管理類(lèi)：涵蓋醫(yī)院行政事務(wù)管理、綜合協(xié)調(diào)、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤保障、設(shè)備管理、安全保衛(wèi)等方面的檔案。醫(yī)療業(yè)務(wù)類(lèi)：包含醫(yī)療質(zhì)量管理、臨床診療、護(hù)理工作、醫(yī)技檢查、醫(yī)療糾紛處理等醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案。教學(xué)科研類(lèi)：涉及醫(yī)院教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)管理、教師隊(duì)伍建設(shè)、科研項(xiàng)目申報(bào)、科研成果管理等方面的檔案?；n案類(lèi)：有關(guān)醫(yī)院基本建設(shè)項(xiàng)目從立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過(guò)程形成的檔案。設(shè)備檔案類(lèi)：醫(yī)院購(gòu)置的各類(lèi)醫(yī)療設(shè)備、辦公設(shè)備等從申購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、安裝調(diào)試到使用維護(hù)、報(bào)廢處置等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案。會(huì)計(jì)檔案類(lèi)：醫(yī)院財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等檔案。聲像檔案類(lèi)：以照片、錄音、錄像等形式記錄醫(yī)院工作、活動(dòng)等情況的檔案。電子檔案類(lèi)：醫(yī)院在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、電子數(shù)據(jù)等檔案。2.檔案編號(hào)采用"年度類(lèi)別順序號(hào)"的編號(hào)方法。例如：2023黨群001，表示2023年形成的黨群工作類(lèi)第1份檔案。檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。四、檔案的收集與整理1.檔案收集各科室、部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案形成后及時(shí)、完整地收集起來(lái)。檔案收集范圍包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄音、錄像等各種載體形式的資料。對(duì)于重要活動(dòng)、重大事件形成的檔案，應(yīng)指定專(zhuān)人跟蹤收集，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本科室、部門(mén)的檔案進(jìn)行清查核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，確保檔案不丟失、不損壞。2.檔案整理檔案管理科按照檔案分類(lèi)方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理。紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、排序、編頁(yè)、裝訂等操作，確保文件材料齊全完整、順序合理、裝訂牢固。電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理，確保文件格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)安全。照片、錄音、錄像等聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，配以文字說(shuō)明，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。檔案整理過(guò)程中應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。五、檔案的保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥、滅火器、溫濕度計(jì)、防火門(mén)、防盜門(mén)窗等，確保檔案的安全保管。檔案庫(kù)房應(yīng)合理規(guī)劃布局，設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于檔案的查找和管理。2.檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。永久保管的檔案主要包括醫(yī)院重大歷史事件、重要會(huì)議記錄、規(guī)章制度、人事任免、財(cái)務(wù)決算等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案。定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。具體檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實(shí)際情況確定。檔案管理科應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行審查，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出存毀意見(jiàn)，報(bào)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行相應(yīng)處理。3.檔案存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案架或檔案柜中，排列整齊，避免擠壓、折疊。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。聲像檔案應(yīng)按照不同載體形式進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，照片應(yīng)沖印成冊(cè)或裝盒保存，錄音、錄像帶應(yīng)標(biāo)注清晰，妥善保管。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。六、檔案的查閱與利用1.查閱利用原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度，確保檔案查閱利用工作的合法性、規(guī)范性。檔案查閱利用應(yīng)遵循保密原則，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、醫(yī)院商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。檔案查閱利用應(yīng)本著方便、快捷、高效的原則，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。2.查閱利用流程內(nèi)部查閱醫(yī)院內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在科室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理科辦理查閱手續(xù)。檔案管理科工作人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，查找相關(guān)檔案，提供給查閱人員，并做好查閱登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。查閱人員應(yīng)在檔案管理科指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理科，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。外部查閱外單位因工作需要查閱醫(yī)院檔案，應(yīng)持單位介紹信、查閱人有效身份證件等相關(guān)證明材料，到醫(yī)院辦公室辦理查閱申請(qǐng)手續(xù)。醫(yī)院辦公室審核同意后，開(kāi)具《檔案查閱介紹信》，并通知檔案管理科。檔案管理科按照內(nèi)部查閱流程辦理查閱手續(xù)，查閱過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人陪同，確保檔案安全。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理科，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。查閱單位如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.利用效果反饋檔案管理科應(yīng)定期對(duì)檔案查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案利用需求和利用效果。對(duì)于重要的檔案利用事項(xiàng)，檔案管理科應(yīng)主動(dòng)向相關(guān)科室、部門(mén)了解利用效果，收集反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案服務(wù)工作。根據(jù)檔案利用效果反饋情況，檔案管理科可以對(duì)檔案管理制度、檔案整理方法、檔案檢索工具等進(jìn)行調(diào)整和完善，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀1.檔案鑒定檔案管理科應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理科負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)專(zhuān)家和檔案管理人員組成。檔案鑒定小組根據(jù)檔案保管期限表、國(guó)家有關(guān)規(guī)定和醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估，確定檔案的存毀。檔案鑒定工作應(yīng)全面、客觀、公正，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。鑒定過(guò)程中應(yīng)形成檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，記錄鑒定情況和鑒定結(jié)果。2.檔案銷(xiāo)毀對(duì)已鑒定無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案鑒定小組審核、醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷(xiāo)毀工作徹底、規(guī)范。銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)?！稒n案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)》、《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案永久保存。八、檔案信息化建設(shè)1.信息化規(guī)劃醫(yī)院應(yīng)制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。檔案信息化建設(shè)應(yīng)與醫(yī)院整體信息化建設(shè)相協(xié)調(diào)，充分利用醫(yī)院現(xiàn)有的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.數(shù)字化加工按照檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。數(shù)字化加工過(guò)程中應(yīng)確保檔案圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，元數(shù)據(jù)齊全規(guī)范。建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.信息化管理系統(tǒng)選用適合醫(yī)院檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的信息化管理。信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全管理、流程控制等功能，確保檔案信息的安全和保密。定期對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。4.電子檔案管理加強(qiáng)電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理機(jī)制，對(duì)電子檔案的背景信息、結(jié)構(gòu)信息、管理信息等元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理。按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。九、檔案管理的監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查醫(yī)院檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各科室、部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱利用等方面。監(jiān)督檢查可以采取定期檢查、不定期抽查等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)科室、部門(mén)限期整改。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納入醫(yī)院綜合目標(biāo)管理考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的科室、部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作不力的科室、部門(mén)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令其限期整改。2.考核評(píng)價(jià)制定檔案管理工作考核評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，從檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)