公司文件資料管理制度?（一）目的為加強公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準確性、規(guī)范性和保密性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作中形成或使用的各類文件資料，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司文件資料實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責(zé)歸口管理，確保文件資料的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作有序進行。2.分級負責(zé)原則各部門負責(zé)人為本部門文件資料管理的第一責(zé)任人，負責(zé)組織本部門文件資料的形成、收集、整理和歸檔工作，并指定專人負責(zé)具體管理。3.及時準確原則文件資料的形成、傳遞、處理應(yīng)及時、準確，確保信息的時效性和有效性，避免延誤和差錯。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件資料的安全和保密，防止文件資料的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。二、文件資料的分類與編號（一）分類公司文件資料分為以下幾類：1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項業(yè)務(wù)活動的文件，如合同、協(xié)議、項目計劃、業(yè)務(wù)報表等。3.技術(shù)文件：公司在技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制等方面形成的文件，如技術(shù)標準、操作規(guī)程、設(shè)計圖紙、實驗報告等。4.財務(wù)文件：與公司財務(wù)工作相關(guān)的文件，如財務(wù)報表、預(yù)算計劃、審計報告等。5.人事文件：有關(guān)公司人力資源管理的文件，如招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、員工檔案等。6.其他文件：不屬于上述分類的其他文件資料，如會議紀要、活動記錄、宣傳資料等。（二）編號為便于文件資料的識別、查詢和管理，對各類文件資料進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.編號結(jié)構(gòu)一級編號：采用大寫英文字母表示文件資料的類別，如"A"代表行政文件，"B"代表業(yè)務(wù)文件，"C"代表技術(shù)文件，"D"代表財務(wù)文件，"E"代表人事文件，"F"代表其他文件。二級編號：采用四位數(shù)字表示年份，如"2023"表示2023年形成的文件。三級編號：采用五位數(shù)字表示文件的順序號，從"00001"開始依次編號。2.編號示例一份2023年形成的行政文件，順序號為00010，則編號為"A202300010"。一份2022年簽訂的業(yè)務(wù)合同，順序號為00025，則編號為"B202200025"。三、文件資料的形成與收集（一）文件資料的形成1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，及時、準確地形成各類文件資料。文件資料的內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度和業(yè)務(wù)要求，表述清晰、邏輯嚴謹、格式規(guī)范。2.文件資料的起草應(yīng)認真負責(zé)，確保質(zhì)量。涉及多個部門的文件，應(yīng)由主辦部門牽頭，會同相關(guān)部門共同起草，并征求各方意見后進行修改完善。3.文件資料的審核應(yīng)嚴格把關(guān)，確保文件的合法性、合規(guī)性、準確性和完整性。一般文件由部門負責(zé)人審核，重要文件由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，涉及公司重大事項的文件由總經(jīng)理或董事長審核。（二）文件資料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文件資料的收集工作，確保本部門在工作中形成的各類文件資料及時、完整地收集起來。2.對于外來文件，如上級部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，接收部門應(yīng)及時登記，并按照要求進行傳閱、辦理或歸檔。3.文件資料收集過程中，應(yīng)注意檢查文件的完整性和準確性，對于缺頁、破損、字跡不清等問題的文件，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員聯(lián)系，進行補充或更換。四、文件資料的整理與歸檔（一）整理1.收集到的文件資料應(yīng)及時進行整理，按照分類和編號規(guī)則進行分類存放，并剔除重復(fù)、無效的文件。2.對紙質(zhì)文件資料，應(yīng)進行排序、編目、裝訂等處理，確保文件整齊、美觀、便于查閱。對于電子文件資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，并存儲在指定的電子存儲設(shè)備或文件夾中。3.文件資料的整理應(yīng)遵循便于管理和利用的原則，做到分類科學(xué)、排列有序、標識清晰。（二）歸檔1.文件資料整理完畢后，應(yīng)及時進行歸檔。歸檔工作由綜合管理部門統(tǒng)一組織實施，各部門應(yīng)積極配合。2.歸檔文件資料應(yīng)編制詳細的歸檔目錄，注明文件的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便于查詢和統(tǒng)計。3.歸檔文件資料應(yīng)按照年度、類別、保管期限等分別裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明相應(yīng)的信息。電子文件資料應(yīng)存儲在專用的檔案服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的索引目錄。4.對于重要的文件資料，應(yīng)進行備份存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲方式可采用磁帶、光盤、移動硬盤等多種形式，并定期進行檢查和更新。五、文件資料的保管（一）保管責(zé)任1.綜合管理部門負責(zé)公司文件資料的集中保管工作，設(shè)立專門的檔案室或檔案柜，配備必要的保管設(shè)備和設(shè)施，確保文件資料的安全存放。2.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門歸檔文件資料的保管工作，并按照綜合管理部門的要求進行存放和管理。3.文件資料保管人員應(yīng)嚴格遵守公司文件資料管理制度，切實履行保管職責(zé)，確保文件資料的安全和完整。（二）保管期限公司文件資料的保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分如下：1.永久保管公司設(shè)立、變更、終止等重要文件。公司章程、股東會議記錄、董事會決議等涉及公司重大決策和權(quán)益的文件。財務(wù)審計報告、年度決算報表等重要財務(wù)文件。具有重要歷史價值或?qū)景l(fā)展有重大影響的其他文件。2.長期保管公司規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范等文件。項目計劃、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表等涉及公司日常經(jīng)營管理的重要文件。員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等人事文件。保管期限為10年及以上的其他文件。3.短期保管臨時性、階段性的文件資料，如會議通知、工作安排、臨時性報告等。保管期限為15年的其他文件。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合文件資料保管的要求。2.文件資料應(yīng)分類存放，排列整齊，標識清晰，便于查找和取用。嚴禁將不同類別、不同保管期限的文件資料混放。3.對紙質(zhì)文件資料，應(yīng)注意防潮、防蟲、防火、防盜等，定期進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對電子文件資料，應(yīng)采取有效的安全防護措施，如設(shè)置訪問權(quán)限、定期備份、防病毒攻擊等，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。5.嚴格限制無關(guān)人員進入檔案室，確因工作需要查閱文件資料的，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，并在保管人員的陪同下進行查閱。六、文件資料的利用（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料查閱申請表》，注明查閱文件的編號、名稱、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部門檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，及時提供所需文件資料，并做好查閱登記工作，記錄查閱日期、查閱人、查閱文件名稱及內(nèi)容等信息。3.查閱文件資料應(yīng)在檔案室或指定地點進行，不得擅自將文件資料帶出。如需復(fù)印或摘抄文件資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.涉及公司機密的文件資料，查閱人應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。（二）借閱1.因工作需要長期使用文件資料的，可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部門負責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、涂改或損壞文件資料。如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告綜合管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人歸還文件資料時，檔案管理人員應(yīng)認真核對文件資料的完整性和準確性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）復(fù)制1.因工作需要復(fù)制文件資料的，應(yīng)填寫《文件資料復(fù)制申請表》，注明復(fù)制文件的編號、名稱、復(fù)制份數(shù)、用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請表，對需要復(fù)制的文件資料進行審核，經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人批準后，按照規(guī)定進行復(fù)制。3.復(fù)制文件資料應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制質(zhì)量。復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)在復(fù)制件上加蓋"復(fù)制件"印章，并做好登記工作。4.涉及公司機密的文件資料，未經(jīng)授權(quán)不得復(fù)制。如因工作特殊需要確需復(fù)制的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定辦理審批手續(xù)。七、文件資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文件資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效、錯誤的文件資料。3.涉及公司機密但已不再需要保密的文件資料，且按照公司保密制度規(guī)定已進行解密處理的。（二）銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對本部門保管的文件資料進行清理，將需要銷毀的文件資料造冊登記，填寫《文件資料銷毀申請表》，注明文件資料的編號、名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后，報綜合管理部門審核。2.綜合管理部門對各部門提交的《文件資料銷毀申請表》進行審核，確認無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準銷毀的文件資料，由綜合管理部門統(tǒng)一組織銷毀。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保文件資料無法恢復(fù)。4.文件資料銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄，注明銷毀日期、銷毀文件資料的名稱及數(shù)量、銷毀方式等信息。監(jiān)銷人和銷毀執(zhí)行人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認。5.對于電子文件資料的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件對存儲介質(zhì)進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)，并做好相應(yīng)的記錄。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門負責(zé)對公司文件資料管理工作進行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件資料的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。2.各部門應(yīng)積極配合綜合管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實提供相關(guān)文件資料和信息。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進行整改。（二）考核1.將文件資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的文件資料管理工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括文件資料管理工作的規(guī)范性、完整性、準確性、及時性以及保密措施的落實情況等。3.對于在文件資料管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于違反本制度規(guī)定，導(dǎo)