酒店餐飲—采購部管理制度?1.目的為了規(guī)范酒店餐飲采購部的工作流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購工作的高效、準(zhǔn)確、廉潔，滿足酒店餐飲運(yùn)營的需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于酒店餐飲采購部全體員工及與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的供應(yīng)商。3.基本原則按需采購原則：根據(jù)酒店餐飲的實(shí)際需求進(jìn)行采購，避免盲目采購和浪費(fèi)。質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購物品的質(zhì)量符合酒店餐飲的標(biāo)準(zhǔn)和要求。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和談判，爭取最優(yōu)惠的價(jià)格。廉潔自律原則：采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，廉潔奉公，杜絕收受供應(yīng)商賄賂等不正當(dāng)行為。二、采購組織架構(gòu)及職責(zé)1.采購部組織架構(gòu)采購部設(shè)采購經(jīng)理一名，下設(shè)采購主管若干名，采購專員若干名。2.職責(zé)分工采購經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購部的日常管理工作，制定采購部工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。建立和維護(hù)供應(yīng)商管理體系，評估供應(yīng)商的資質(zhì)和信譽(yù)，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行合作。審核采購訂單和合同，確保采購業(yè)務(wù)的合法性和準(zhǔn)確性。協(xié)調(diào)采購部與其他部門之間的工作關(guān)系，及時(shí)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。監(jiān)督采購人員的工作，定期進(jìn)行績效評估和培訓(xùn)，提高采購團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。采購主管協(xié)助采購經(jīng)理制定采購計(jì)劃和預(yù)算，負(fù)責(zé)具體采購任務(wù)的執(zhí)行。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，爭取有利的采購條件，如價(jià)格、交貨期、質(zhì)量保證等。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中的問題，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。收集市場信息，分析采購成本，為采購決策提供參考依據(jù)。負(fù)責(zé)采購文件和資料的整理、歸檔和保管工作。采購專員根據(jù)采購計(jì)劃和任務(wù)，負(fù)責(zé)具體物品的采購工作，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、下單等。對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購物品的質(zhì)量符合要求，并辦理入庫手續(xù)。與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)反饋采購需求和問題，維護(hù)良好的合作關(guān)系。協(xié)助采購主管進(jìn)行采購成本控制和市場信息收集工作。三、采購流程1.采購申請酒店餐飲各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨日期等信息?！恫少徤暾埍怼酚刹块T負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至采購部。2.采購審批采購部收到《采購申請表》后，采購專員對申請內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查申請信息是否完整、準(zhǔn)確。采購主管根據(jù)采購申請的性質(zhì)和金額進(jìn)行審批，對于金額較大或重要的采購申請，需提交采購經(jīng)理審批。審批通過后的《采購申請表》作為采購工作的依據(jù)。3.供應(yīng)商選擇與評估采購專員根據(jù)采購申請的物品信息，通過多種渠道尋找合適的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商目錄等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。采購主管組織相關(guān)人員對篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，并填寫《供應(yīng)商評估表》。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行合作。4.采購詢價(jià)與比價(jià)采購專員向合格供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，詳細(xì)說明采購物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并進(jìn)行整理和比較，分析各供應(yīng)商的價(jià)格、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、付款方式等方面的差異。采購專員編寫《采購比價(jià)報(bào)告》，詳細(xì)列出各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況及對比分析結(jié)果，為采購決策提供參考依據(jù)。5.采購談判根據(jù)采購比價(jià)報(bào)告，采購主管與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，爭取更有利的采購條件。談判內(nèi)容包括價(jià)格、交貨期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)、付款方式等方面，確保雙方達(dá)成一致意見。采購談判過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格遵守談判紀(jì)律，保守商業(yè)機(jī)密，維護(hù)酒店的利益。6.采購合同簽訂采購談判達(dá)成一致后，采購專員根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同由采購主管審核后，提交采購經(jīng)理審批。審批通過后，加蓋酒店公章，與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。7.采購訂單下達(dá)根據(jù)采購合同，采購專員在酒店采購管理系統(tǒng)中下達(dá)采購訂單，明確采購物品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。采購訂單下達(dá)后，及時(shí)將訂單信息發(fā)送給供應(yīng)商，確保供應(yīng)商能夠按時(shí)收到訂單并安排生產(chǎn)和發(fā)貨。8.采購跟蹤與催貨采購專員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，了解貨物的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等。對于即將到期的采購訂單，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解原因，并要求供應(yīng)商采取措施確保按時(shí)交貨。如供應(yīng)商確實(shí)無法按時(shí)交貨，采購專員應(yīng)及時(shí)向采購主管匯報(bào)，并與相關(guān)部門協(xié)商解決方案，如調(diào)整使用計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等。9.采購驗(yàn)收采購物品到貨前，采購專員應(yīng)通知倉庫管理人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。貨物到貨后，采購專員與倉庫管理人員共同對采購物品進(jìn)行驗(yàn)收，按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否相符。對于驗(yàn)收合格的物品，倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》；對于驗(yàn)收不合格的物品，采購專員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商退貨、換貨或補(bǔ)貨等事宜。10.采購付款采購物品驗(yàn)收合格且入庫后，采購專員收集相關(guān)發(fā)票、送貨單、入庫單等憑證，填寫《付款申請單》。《付款申請單》經(jīng)采購主管審核、采購經(jīng)理審批后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門根據(jù)酒店的財(cái)務(wù)制度和付款流程，對《付款申請單》進(jìn)行審核，審核通過后安排付款。四、采購成本控制1.預(yù)算控制采購部根據(jù)酒店餐飲的年度經(jīng)營計(jì)劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。年度采購預(yù)算經(jīng)酒店管理層審批后，作為采購工作的重要依據(jù)。采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算進(jìn)行采購，控制采購成本。每月末，采購部對當(dāng)月采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行分析和總結(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差并采取措施進(jìn)行調(diào)整。2.價(jià)格控制采購人員應(yīng)通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，爭取最優(yōu)惠的采購價(jià)格。定期與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判，根據(jù)市場變化和酒店采購量的大小，要求供應(yīng)商調(diào)整價(jià)格。建立價(jià)格比較機(jī)制，對同類物品的不同供應(yīng)商報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。3.庫存控制采購部應(yīng)與倉庫管理部門密切配合，合理控制庫存水平。根據(jù)酒店餐飲的實(shí)際需求和銷售情況，制定科學(xué)的庫存管理計(jì)劃。定期對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)，及時(shí)清理積壓物資，減少庫存占用資金。根據(jù)庫存情況，合理安排采購計(jì)劃，避免過度采購導(dǎo)致庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理采購部建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面的要求。供應(yīng)商申請合作時(shí)，應(yīng)提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。采購部對供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，實(shí)地考察供應(yīng)商的實(shí)際情況，符合準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商方可進(jìn)入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估與考核采購部定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。采購專員根據(jù)日常采購工作中與供應(yīng)商的合作情況，填寫《供應(yīng)商評估表》，對供應(yīng)商進(jìn)行評分。采購主管根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求或終止合作。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購人員應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期回訪供應(yīng)商，了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和合作需求，及時(shí)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。組織供應(yīng)商參加酒店的采購會議或培訓(xùn)活動(dòng)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的信息交流和合作關(guān)系。對于長期合作的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，給予一定的優(yōu)惠政策或獎(jiǎng)勵(lì)措施，鼓勵(lì)供應(yīng)商提供更好的產(chǎn)品和服務(wù)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部應(yīng)定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律法規(guī)變化等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類和排序，確定重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。例如，對于市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，可以通過簽訂長期合同、套期保值等方式進(jìn)行規(guī)避；對于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)供應(yīng)商管理，增加備用供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供擔(dān)保等；對于質(zhì)量問題風(fēng)險(xiǎn)，可以加強(qiáng)采購驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證等。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)信號，提前采取措施進(jìn)行防范和控制，降低風(fēng)險(xiǎn)損失。七、采購文件與檔案管理1.采購文件管理采購部應(yīng)妥善保管采購過程中產(chǎn)生的各類文件，包括采購申請表、采購合同、采購訂單、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等。采購文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理和歸檔，確保文件的完整性和可查閱性。采購文件的保存期限應(yīng)符合酒店的檔案管理規(guī)定，一般為[X]年。2.檔案管理制度建立健全采購檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和檔案管理流程。檔案管理人員應(yīng)定期對采購檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。如需查閱采購檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審批后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督酒店內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購部的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。采購部應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部自查，對采購工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行整改，不斷完善采購管理制度。2.外部監(jiān)督接受酒店管理層、其他部門及員工的監(jiān)督和投訴，對于提出的意見和建議，采購部應(yīng)認(rèn)真對待，及時(shí)處理并反饋處理結(jié)果。主動(dòng)接受政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，遵守法律法規(guī)和政策要求，規(guī)范采購行為。九、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰1.獎(jiǎng)勵(lì)制度對于在采購工作中表現(xiàn)突出的員工，如為酒店節(jié)約采購成本、提供優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源、及時(shí)解決采購問題等，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)方式包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書、晉升機(jī)會等。2.處罰制度對于違反采購部管