建筑工程公司檔案管理手冊(cè)?一、總則1.目的為加強(qiáng)建筑工程公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的作用，特制定本手冊(cè)。2.適用范圍本手冊(cè)適用于公司總部及所屬各項(xiàng)目部、分公司的檔案管理工作。3.定義本手冊(cè)所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

二、檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。2.各部門兼職檔案員職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交公司檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。

三、檔案的收集與整理1.收集范圍工程前期文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。工程勘察、設(shè)計(jì)文件，如地質(zhì)勘察報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等。工程施工過程中形成的各類文件，如施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、施工日志、工程變更通知等。工程質(zhì)量文件，包括質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量評(píng)定等。工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖等。公司行政管理文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案等。公司經(jīng)營管理文件，如合同協(xié)議、招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。其他具有保存價(jià)值的文件資料。2.收集要求各部門和項(xiàng)目部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件材料的及時(shí)收集。收集的文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)信息，確保電子文件的可讀性和可利用性。3.整理原則與方法遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。按照分類方案進(jìn)行分類整理，一般分為工程檔案、行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案等類別。工程檔案應(yīng)按照單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程等進(jìn)行分類，施工文件應(yīng)按照施工流程順序排列。每份文件應(yīng)編制頁號(hào)，填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂整齊。

四、檔案的鑒定與保管1.鑒定工作定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，將檔案保管期限劃分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。對(duì)已到保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。2.保管期限劃分永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保存。如公司成立以來的重要文件、重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案等。長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保存。如一般性工程檔案、行政管理檔案等。短期保管：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保存。如臨時(shí)性的文件、一般性的業(yè)務(wù)資料等。3.保管要求設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類上架存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全與完整。

五、檔案的統(tǒng)計(jì)與編研1.統(tǒng)計(jì)工作建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。檔案管理部門應(yīng)定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，如實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際情況。2.編研工作根據(jù)公司工作需要，開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，如工程建設(shè)大事記、重要文件匯編、專題檔案資料等。通過編研工作，充分挖掘檔案資源，為公司領(lǐng)導(dǎo)決策、工程建設(shè)、生產(chǎn)經(jīng)營等提供有力的信息支持。編研成果應(yīng)經(jīng)審核后，進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠∷⒑头职l(fā)，以便于利用。

六、檔案的利用1.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。公司外部單位因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行。2.利用方式檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。檔案管理部門可為查閱人員提供檔案復(fù)印件，但應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理專用章。對(duì)查閱檔案過程中形成的查閱記錄，檔案管理部門應(yīng)妥善保存，以備查考。3.利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱申請(qǐng)表、查閱記錄等進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱部門、查閱人員、查閱檔案名稱、查閱目的、利用效果等。

七、檔案的信息化管理1.信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理工作的效率和水平。建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。通過信息化手段，加強(qiáng)檔案信息的安全管理，確保檔案信息的保密性、完整性和可用性。2.電子檔案管理對(duì)電子文件應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和備份。電子檔案應(yīng)采用符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式，確保其長期可讀性。建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理體系，對(duì)電子檔案的形成、處理、傳輸?shù)冗^程中的元數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范管理。利用檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)電子檔案進(jìn)行檢索、利用和統(tǒng)計(jì)分析，提高電子檔案的利用效率。3.檔案信息安全加強(qiáng)檔案信息安全管理，制定檔案信息安全管理制度和操作規(guī)程。采取必要的安全技術(shù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和