酒店采購(gòu)管理制度及流程?一、總則1.目的為了加強(qiáng)酒店采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)流程，確保采購(gòu)工作的高效、透明、廉潔，降低采購(gòu)成本，保證所采購(gòu)物品和服務(wù)的質(zhì)量，滿足酒店運(yùn)營(yíng)和發(fā)展的需求，特制定本制度及流程。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門(mén)所有物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購(gòu)活動(dòng)。3.采購(gòu)原則按需采購(gòu)原則：根據(jù)酒店實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，避免盲目采購(gòu)和積壓浪費(fèi)。質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)的物品和服務(wù)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和酒店的使用要求，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。價(jià)格合理原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、談判等方式，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格，降低采購(gòu)成本。陽(yáng)光采購(gòu)原則：采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正，接受酒店內(nèi)部和外部的監(jiān)督，杜絕不正當(dāng)交易。

二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行酒店采購(gòu)計(jì)劃，組織實(shí)施采購(gòu)活動(dòng)。收集、整理供應(yīng)商信息，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。開(kāi)展市場(chǎng)調(diào)研，掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格信息，為采購(gòu)決策提供依據(jù)。與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同的順利履行。協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過(guò)程中的各種問(wèn)題，包括交貨期、質(zhì)量糾紛等。定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和方法。人員配置采購(gòu)經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部門(mén)的管理工作，制定采購(gòu)策略和計(jì)劃，領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)完成采購(gòu)任務(wù)，協(xié)調(diào)與其他部門(mén)的關(guān)系。采購(gòu)專員：具體執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，包括供應(yīng)商聯(lián)系、采購(gòu)訂單下達(dá)、合同跟進(jìn)、到貨驗(yàn)收等工作。2.需求部門(mén)職責(zé)根據(jù)本部門(mén)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，提前向采購(gòu)部門(mén)提交詳細(xì)的采購(gòu)申請(qǐng)。參與采購(gòu)物品和服務(wù)的選型、評(píng)估等工作，提供專業(yè)意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物品和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，確保符合質(zhì)量要求和使用需求。反饋采購(gòu)物品和服務(wù)在使用過(guò)程中的問(wèn)題，協(xié)助采購(gòu)部門(mén)處理相關(guān)事宜。人員配置部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核本部門(mén)的采購(gòu)申請(qǐng)，協(xié)調(diào)與采購(gòu)部門(mén)的工作，對(duì)采購(gòu)結(jié)果負(fù)責(zé)。使用人：提出具體的采購(gòu)需求，參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流和質(zhì)量檢驗(yàn)。

三、采購(gòu)管理制度1.采購(gòu)申請(qǐng)制度需求部門(mén)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，提前填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，還需報(bào)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商管理制度供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門(mén)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。對(duì)篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)狀況、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面，形成考察報(bào)告。根據(jù)考察結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商納入酒店供應(yīng)商名錄，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和更新。供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門(mén)定期（每季度或半年）對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估方式包括問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行整改或淘汰。供應(yīng)商管理與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格調(diào)整、付款方式、售后服務(wù)等條款。建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容，便于查詢和管理。定期與供應(yīng)商溝通交流，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，共同探討合作中存在的問(wèn)題及解決方案。3.采購(gòu)合同管理制度合同簽訂采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)和供應(yīng)商選擇結(jié)果，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，達(dá)成一致意見(jiàn)后起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同需經(jīng)酒店法務(wù)部門(mén)審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)合同經(jīng)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋酒店公章。合同執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。需求部門(mén)應(yīng)配合采購(gòu)部門(mén)做好合同執(zhí)行過(guò)程中的相關(guān)工作，如提供必要的信息、協(xié)助驗(yàn)收等。合同變更與終止如因特殊原因需要變更采購(gòu)合同條款，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議需經(jīng)原合同審批流程審批后生效。采購(gòu)合同履行完畢或因不可抗力等原因無(wú)法繼續(xù)履行時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)，并對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估。4.采購(gòu)預(yù)算管理制度預(yù)算編制采購(gòu)部門(mén)根據(jù)酒店年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和各部門(mén)采購(gòu)需求，編制年度采購(gòu)預(yù)算草案，明確各項(xiàng)采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額和時(shí)間安排。年度采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、酒店管理層審批后，作為本年度采購(gòu)工作的控制依據(jù)。預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，應(yīng)提前填寫(xiě)《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因和金額，經(jīng)財(cái)務(wù)部門(mén)審核、酒店管理層審批后執(zhí)行。財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)措施。5.采購(gòu)驗(yàn)收管理制度驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在采購(gòu)合同中明確采購(gòu)物品和服務(wù)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，包括質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等方面。對(duì)于國(guó)家有強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的物品和服務(wù)，應(yīng)按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；對(duì)于沒(méi)有國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的，可參照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方約定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收流程采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購(gòu)物品到貨時(shí)，由需求部門(mén)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》。對(duì)于驗(yàn)收合格的物品，驗(yàn)收人員在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨，并在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上注明不合格原因。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤不合格物品的處理情況，確保問(wèn)題得到妥善解決。驗(yàn)收記錄采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立采購(gòu)驗(yàn)收檔案，將《采購(gòu)驗(yàn)收單》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，作為采購(gòu)物品質(zhì)量追溯和供應(yīng)商評(píng)價(jià)的依據(jù)。

四、采購(gòu)流程1.采購(gòu)申請(qǐng)需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等信息?！恫少?gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門(mén)。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，還需報(bào)酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門(mén)收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，檢查申請(qǐng)內(nèi)容是否完整、合理，預(yù)算金額是否在控制范圍內(nèi)。對(duì)于符合要求的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門(mén)按照酒店審批流程，提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)開(kāi)始組織采購(gòu)活動(dòng)。3.供應(yīng)商選擇與詢價(jià)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容，采購(gòu)部門(mén)在酒店供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。如名錄中沒(méi)有合適的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式尋找新的供應(yīng)商，并進(jìn)行初步篩選。采購(gòu)部門(mén)向篩選出的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)單，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、價(jià)格等信息，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。采購(gòu)部門(mén)收集供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單，進(jìn)行整理和比較，分析各供應(yīng)商的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇至少三家供應(yīng)商作為潛在合作對(duì)象。4.商務(wù)談判采購(gòu)部門(mén)與潛在合作供應(yīng)商分別進(jìn)行商務(wù)談判，就采購(gòu)價(jià)格、付款方式、交貨期、質(zhì)量保證、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取達(dá)成最優(yōu)合作方案。在商務(wù)談判過(guò)程中，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場(chǎng)行情，運(yùn)用談判技巧，為酒店?duì)幦∽畲罄妗Ｉ虅?wù)談判結(jié)束后，采購(gòu)部門(mén)形成談判報(bào)告，記錄談判過(guò)程和結(jié)果，提交至酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。5.合同簽訂根據(jù)商務(wù)談判結(jié)果，采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購(gòu)合同經(jīng)酒店法務(wù)部門(mén)審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求后，提交至酒店相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購(gòu)合同經(jīng)審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商簽訂正式合同，并加蓋酒店公章。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)。6.訂單下達(dá)與跟蹤采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物品或服務(wù)的詳細(xì)要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制等方面的情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。如因特殊原因?qū)е鹿?yīng)商無(wú)法按時(shí)交貨或出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整交貨期、要求供應(yīng)商換貨或補(bǔ)貨等，以減少對(duì)酒店運(yùn)營(yíng)的影響。7.到貨驗(yàn)收采購(gòu)物品到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前通知需求部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。采購(gòu)物品到貨時(shí)，由需求部門(mén)組織相關(guān)人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并填寫(xiě)《采購(gòu)驗(yàn)收單》。對(duì)于驗(yàn)收合格的物品，驗(yàn)收人員在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其限期整改或退換貨，并在《采購(gòu)驗(yàn)收單》上注明不合格原因。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤不合格物品的處理情況，確保問(wèn)題得到妥善解決。8.付款結(jié)算采購(gòu)物品驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，附上發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)《付款申請(qǐng)單》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后按照酒店財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與供應(yīng)商核對(duì)付款金額和付款時(shí)間，確保付款工作的順利進(jìn)行。

五、采購(gòu)監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督酒店設(shè)立專門(mén)的審計(jì)部門(mén)，定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否履行、采購(gòu)成本是否合理等。審計(jì)部門(mén)有權(quán)調(diào)閱采購(gòu)相關(guān)的文件、資料、合同等，對(duì)采購(gòu)人員和相關(guān)部門(mén)進(jìn)行詢問(wèn)和調(diào)查。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)積極配合審計(jì)部門(mén)的工作，及時(shí)提供所需的信息和資料，并對(duì)審計(jì)提出的問(wèn)題進(jìn)行整改。2.外部監(jiān)督接受酒店上級(jí)主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)、政府監(jiān)管部門(mén)等的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)采購(gòu)信息和資料。對(duì)于涉及公共利益、重大采購(gòu)項(xiàng)目等，主動(dòng)接受社會(huì)公眾的監(jiān)督，確保采購(gòu)工作的公開(kāi)、公平、公正。

六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格監(jiān)測(cè)等方式，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格變化趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃，與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作，建立供應(yīng)商評(píng)估和淘汰機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)估，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)：明確采購(gòu)物品和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，對(duì)不合格產(chǎn)品及時(shí)進(jìn)行處理，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，確保所采購(gòu)物品和服務(wù)符合質(zhì)量要求。合同風(fēng)險(xiǎn)：在簽訂采購(gòu)合同前，認(rèn)真審核合同條款，確保合同內(nèi)容合法、完整、明確，避免合同漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。在合同執(zhí)行過(guò)程中，嚴(yán)格按照合同約定