辦公室外來(lái)人員預(yù)約登記管理制度?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公區(qū)域的安全管理，規(guī)范外來(lái)人員的進(jìn)出行為，保障公司正常的辦公秩序，特制定本制度。

（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)辦公區(qū)域，凡進(jìn)入公司辦公區(qū)域的外來(lái)人員均需遵守本制度。

（三）基本原則1.安全第一原則：確保公司人員及財(cái)產(chǎn)安全，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入公司敏感區(qū)域。2.規(guī)范管理原則：對(duì)外來(lái)人員的預(yù)約、登記、接待等流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高工作效率。3.服務(wù)至上原則：在保障安全和規(guī)范管理的前提下，為來(lái)訪人員提供必要的協(xié)助和服務(wù)。

二、預(yù)約管理（一）預(yù)約方式1.電話預(yù)約：來(lái)訪人員可提前撥打公司指定的預(yù)約電話，向接待部門或人員說(shuō)明來(lái)訪事由、時(shí)間、人數(shù)等信息，并進(jìn)行預(yù)約登記。2.郵件預(yù)約：來(lái)訪人員也可通過(guò)發(fā)送郵件至公司指定郵箱的方式進(jìn)行預(yù)約，郵件內(nèi)容應(yīng)包含來(lái)訪事由、時(shí)間、人數(shù)、聯(lián)系方式等信息。3.在線預(yù)約系統(tǒng)：公司可開發(fā)或使用在線預(yù)約系統(tǒng)，來(lái)訪人員可通過(guò)公司官方網(wǎng)站或內(nèi)部辦公平臺(tái)進(jìn)入預(yù)約系統(tǒng)，按照系統(tǒng)提示進(jìn)行預(yù)約操作。

（二）預(yù)約時(shí)間要求1.來(lái)訪人員應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日進(jìn)行預(yù)約，以便公司做好接待準(zhǔn)備工作。2.對(duì)于緊急來(lái)訪情況，接待部門或人員應(yīng)在接到預(yù)約請(qǐng)求后及時(shí)進(jìn)行處理，并盡可能安排合適的接待時(shí)間。

（三）預(yù)約信息審核1.接待部門或人員在收到預(yù)約信息后，應(yīng)及時(shí)對(duì)預(yù)約信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括來(lái)訪事由的合理性、來(lái)訪時(shí)間的可行性、來(lái)訪人數(shù)與預(yù)約場(chǎng)地的匹配性等。2.如預(yù)約信息審核通過(guò)，接待部門或人員應(yīng)及時(shí)與來(lái)訪人員取得聯(lián)系，確認(rèn)預(yù)約信息，并告知來(lái)訪人員來(lái)訪的相關(guān)注意事項(xiàng)。3.如預(yù)約信息審核不通過(guò)，接待部門或人員應(yīng)及時(shí)與來(lái)訪人員溝通，說(shuō)明原因，并協(xié)助來(lái)訪人員重新安排預(yù)約時(shí)間或調(diào)整來(lái)訪事由。

三、登記管理（一）登記地點(diǎn)1.公司應(yīng)在辦公區(qū)域的主要出入口設(shè)置外來(lái)人員登記處，負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)入公司辦公區(qū)域的外來(lái)人員進(jìn)行登記管理。2.對(duì)于一些特殊情況，如來(lái)訪人員較多或登記處無(wú)法滿足登記需求時(shí)，公司可在其他合適的地點(diǎn)增設(shè)臨時(shí)登記點(diǎn)。

（二）登記內(nèi)容1.外來(lái)人員進(jìn)入公司辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)在登記處如實(shí)填寫《外來(lái)人員預(yù)約登記表》，登記內(nèi)容包括來(lái)訪日期、來(lái)訪時(shí)間、來(lái)訪人員姓名、單位名稱、聯(lián)系方式、來(lái)訪事由、被訪部門及人員、預(yù)計(jì)停留時(shí)間等。2.登記人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)來(lái)訪人員填寫的信息，并要求來(lái)訪人員出示有效身份證件，如身份證、駕駛證、工作證等，進(jìn)行登記備案。3.對(duì)于來(lái)訪人員攜帶的物品，登記人員應(yīng)進(jìn)行檢查和登記，如發(fā)現(xiàn)有危險(xiǎn)物品、違禁物品等，應(yīng)及時(shí)禁止其進(jìn)入公司辦公區(qū)域，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。

（三）登記流程1.來(lái)訪人員到達(dá)登記處：來(lái)訪人員應(yīng)主動(dòng)向登記人員表明身份，并說(shuō)明來(lái)訪事由。2.填寫登記表：登記人員提供《外來(lái)人員預(yù)約登記表》，來(lái)訪人員按照要求如實(shí)填寫相關(guān)信息。3.出示身份證件：來(lái)訪人員出示有效身份證件，登記人員進(jìn)行核對(duì)和登記。4.物品檢查登記：登記人員對(duì)來(lái)訪人員攜帶的物品進(jìn)行檢查和登記。5.發(fā)放臨時(shí)出入證：登記人員根據(jù)來(lái)訪人員的登記信息，發(fā)放臨時(shí)出入證，并告知來(lái)訪人員臨時(shí)出入證的使用規(guī)定和注意事項(xiàng)。6.引導(dǎo)來(lái)訪人員：登記人員在確認(rèn)來(lái)訪人員信息無(wú)誤后，引導(dǎo)來(lái)訪人員前往被訪部門或人員所在地點(diǎn)。

（四）臨時(shí)出入證管理1.臨時(shí)出入證是外來(lái)人員進(jìn)入公司辦公區(qū)域的唯一憑證，來(lái)訪人員應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人。2.臨時(shí)出入證應(yīng)注明來(lái)訪人員姓名、單位名稱、來(lái)訪日期、來(lái)訪時(shí)間、被訪部門及人員、有效期等信息。3.來(lái)訪人員離開公司辦公區(qū)域時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)出入證交回登記處，登記人員進(jìn)行回收和注銷。4.如臨時(shí)出入證遺失或損壞，來(lái)訪人員應(yīng)及時(shí)向登記人員報(bào)告，登記人員核實(shí)情況后，為其補(bǔ)辦臨時(shí)出入證，并收取一定的工本費(fèi)。

四、接待管理（一）接待部門及人員職責(zé)1.提前準(zhǔn)備：接待部門或人員應(yīng)根據(jù)預(yù)約信息，提前做好接待準(zhǔn)備工作，如安排會(huì)議室、準(zhǔn)備資料、通知被訪人員等。2.引導(dǎo)來(lái)訪：接待部門或人員應(yīng)在公司辦公區(qū)域的主要出入口迎接來(lái)訪人員，并引導(dǎo)來(lái)訪人員前往被訪部門或人員所在地點(diǎn)。3.協(xié)助溝通：接待部門或人員應(yīng)協(xié)助來(lái)訪人員與被訪部門或人員進(jìn)行溝通，確保來(lái)訪人員的來(lái)訪目的能夠順利實(shí)現(xiàn)。4.提供服務(wù)：接待部門或人員應(yīng)為來(lái)訪人員提供必要的服務(wù)，如茶水、咖啡、文具等。5.安全保障：接待部門或人員應(yīng)關(guān)注來(lái)訪人員的行為舉止，確保公司辦公區(qū)域的安全和秩序。如發(fā)現(xiàn)來(lái)訪人員有異常行為或違反公司規(guī)定的情況，應(yīng)及時(shí)制止并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。

（二）接待流程1.迎接來(lái)訪：接待部門或人員在公司辦公區(qū)域的主要出入口迎接來(lái)訪人員，確認(rèn)來(lái)訪人員身份，并引導(dǎo)來(lái)訪人員前往接待地點(diǎn)。2.介紹雙方：接待部門或人員向來(lái)訪人員介紹被訪部門或人員，并相互進(jìn)行介紹。3.溝通交流：來(lái)訪人員與被訪部門或人員進(jìn)行溝通交流，接待部門或人員應(yīng)在旁協(xié)助，確保溝通順暢。4.提供服務(wù)：接待部門或人員為來(lái)訪人員提供茶水、咖啡、文具等服務(wù)。5.結(jié)束接待：來(lái)訪人員與被訪部門或人員溝通結(jié)束后，接待部門或人員應(yīng)引導(dǎo)來(lái)訪人員離開公司辦公區(qū)域，并將臨時(shí)出入證收回注銷。

（三）特殊情況接待處理1.對(duì)于重要客戶、合作伙伴或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的來(lái)訪，公司應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)接待，并按照公司相關(guān)規(guī)定和禮儀要求進(jìn)行接待。2.對(duì)于來(lái)訪人數(shù)較多或來(lái)訪時(shí)間較長(zhǎng)的情況，公司應(yīng)合理安排接待場(chǎng)地和接待人員，并提前做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，確保接待工作的順利進(jìn)行。3.對(duì)于來(lái)訪人員提出的特殊要求或需要協(xié)調(diào)解決的問題，接待部門或人員應(yīng)及時(shí)向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門匯報(bào)，并按照領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行處理。

五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)外來(lái)人員預(yù)約登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（二）檢查內(nèi)容1.預(yù)約登記情況：檢查外來(lái)人員是否按照規(guī)定進(jìn)行預(yù)約登記，預(yù)約信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.登記流程執(zhí)行情況：檢查登記人員是否按照登記流程進(jìn)行操作，是否認(rèn)真核對(duì)來(lái)訪人員的信息和身份證件，是否對(duì)來(lái)訪人員攜帶的物品進(jìn)行檢查和登記。3.臨時(shí)出入證管理情況：檢查臨時(shí)出入證的發(fā)放、回收和注銷情況，是否存在轉(zhuǎn)借、冒用臨時(shí)出入證的情況。4.接待管理情況：檢查接待部門或人員是否按照接待流程進(jìn)行接待，是否為來(lái)訪人員提供必要的服務(wù)，是否保障公司辦公區(qū)域的安全和秩序。

（三）檢查方式1.定期檢查：公司行政部門定期對(duì)外來(lái)人員預(yù)約登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行[X]次檢查。2.不定期抽查：公司行政部門不定期對(duì)外來(lái)人員預(yù)約登記管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，抽查次數(shù)不限。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)外來(lái)人員預(yù)約登記管理工作中存在的突出問題或重要事項(xiàng)，公司行政部門可組織專項(xiàng)檢查，深入查找問題原因，提出整改措施。

（四）問題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，公司行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。2.整改部門或人員應(yīng)按照整改通知書的要求，認(rèn)真分析問題原因，制定整改措施，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改任務(wù)。3.公司行政部門對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對(duì)于整改不力的部門或人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。

六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定進(jìn)行預(yù)約登記進(jìn)入公司辦公區(qū)域的。2.提供虛假預(yù)約登記信息的。3.轉(zhuǎn)借、冒用臨時(shí)出入證的。4.違反公司安全規(guī)定或行為舉止不當(dāng)，影響公司正常辦公秩序的。5.其他違反外來(lái)人員預(yù)約登記管理制度的行為。

（二）違規(guī)處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的外來(lái)人員，公司將給予口頭警告，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴(yán)重的外來(lái)人員，公司將禁止其進(jìn)入公司辦公區(qū)域，并視情況向其所在單位或相關(guān)部門通報(bào)。3.對(duì)于因外來(lái)人員違規(guī)行為給公司造成損失的，公司將依法追究其相應(yīng)的法律責(zé)任。4.對(duì)于公司內(nèi)部員工違反外來(lái)人員預(yù)約登記管理制度，協(xié)助外來(lái)人員違規(guī)進(jìn)入公司辦公區(qū)域的，公司將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處