辦公電話管理制度?一、總則1.目的為了加強公司辦公電話的管理，規(guī)范使用行為，確保通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公電話（包括固定電話和移動辦公電話）的使用、維護與管理。

二、職責分工1.行政部門負責辦公電話的統(tǒng)一采購、配置與調(diào)配。定期檢查辦公電話的使用情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。負責辦公電話線路的維護與故障報修，確保電話通訊正常。2.各部門負責人負責本部門辦公電話的日常管理和監(jiān)督，確保員工正確使用電話。對本部門員工因工作需要申請新增、變更辦公電話的情況進行審核，并報行政部門備案。3.員工應嚴格遵守本制度，正確、規(guī)范地使用辦公電話，不得利用辦公電話從事與工作無關(guān)的活動。妥善保管辦公電話，如發(fā)現(xiàn)故障或異常情況及時向部門負責人報告，由部門負責人通知行政部門進行維修。

三、辦公電話的配置與使用1.電話配置原則根據(jù)工作需要，為各部門合理配置辦公電話。行政部門負責根據(jù)實際情況進行電話線路的鋪設(shè)和電話設(shè)備的安裝調(diào)試。對于因工作變動或新增崗位需要調(diào)整辦公電話配置的，相關(guān)部門應提前向行政部門提出申請，經(jīng)批準后由行政部門統(tǒng)一進行調(diào)整。2.電話使用規(guī)定辦公電話主要用于公司內(nèi)部辦公聯(lián)系、業(yè)務溝通以及對外與客戶、合作伙伴等進行工作相關(guān)的交流。嚴禁使用辦公電話撥打私人電話或進行與工作無關(guān)的閑聊。接聽辦公電話應及時、禮貌，使用規(guī)范的問候語，如"您好，[公司名稱]"。在電話溝通中要語言簡潔明了、表達清晰準確，重要事項應做好記錄，并及時傳達給相關(guān)人員。如遇外線來電找公司員工，應協(xié)助轉(zhuǎn)接。若被轉(zhuǎn)接員工不在，應禮貌告知對方，并詢問是否需要留言或幫助轉(zhuǎn)達信息。未經(jīng)被轉(zhuǎn)接員工同意，不得隨意將其電話號碼告知他人。嚴禁利用辦公電話撥打聲訊臺、熱線電話等進行娛樂消費，或從事其他違法違規(guī)活動。各部門應指定專人負責本部門辦公電話的日常管理，包括接聽、轉(zhuǎn)接、記錄等工作。如遇人員變動，應及時做好交接手續(xù)，確保電話使用的連續(xù)性和準確性。

四、辦公電話費用管理1.費用標準公司辦公電話費用按照實際發(fā)生額進行結(jié)算。行政部門負責與電信運營商簽訂電話服務合同，確定費用標準和結(jié)算方式。辦公電話費用應嚴格控制在預算范圍內(nèi)。如因業(yè)務發(fā)展需要導致費用超出預算，相關(guān)部門應提前向行政部門提交書面申請，說明原因及增加費用的必要性，經(jīng)審批后由行政部門與電信運營商協(xié)商調(diào)整費用標準。2.費用報銷每月初，電信運營商向公司提供上月的電話費用賬單。行政部門負責對賬單進行核對，確認無誤后填寫費用報銷申請表，附上電話費用賬單復印件，按照公司財務報銷流程進行報銷。辦公電話費用應按照部門進行分攤。行政部門在報銷時應根據(jù)各部門的電話使用情況，將費用準確分攤到相應部門，各部門費用在部門經(jīng)費中列支。如發(fā)現(xiàn)電話費用異常，行政部門應及時進行調(diào)查核實。如因員工個人原因?qū)е沦M用增加，應按照公司相關(guān)規(guī)定追究責任人的責任，并要求其承擔相應的費用。

五、辦公電話的維護與保養(yǎng)1.日常維護員工應愛護辦公電話設(shè)備，保持電話清潔，避免碰撞、摔落等損壞情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)辦公電話出現(xiàn)故障（如聲音異常、無法接通、線路故障等），應立即向部門負責人報告。部門負責人應及時通知行政部門安排維修人員進行檢修，并記錄故障現(xiàn)象和維修情況。行政部門應定期對辦公電話進行檢查和維護，包括清潔電話機身、檢查線路連接、測試通話質(zhì)量等，確保電話設(shè)備正常運行。2.故障維修對于一般性的電話故障，行政部門應及時安排維修人員進行現(xiàn)場維修或帶回維修，盡量縮短維修時間，減少對工作的影響。如遇復雜故障或需要更換零部件的情況，維修人員應及時向行政部門匯報。行政部門應根據(jù)實際情況，評估維修成本和設(shè)備使用狀況，決定是否進行維修或更換新的電話設(shè)備。在維修期間，如因電話故障影響工作正常開展，行政部門應協(xié)調(diào)臨時解決方案，如提供備用電話或調(diào)整通訊方式等。3.設(shè)備更換辦公電話設(shè)備因使用年限較長、損壞嚴重或技術(shù)更新等原因需要更換時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導審批后進行統(tǒng)一采購和更換。新購置的辦公電話設(shè)備應及時安裝調(diào)試，并投入使用。同時，行政部門應做好設(shè)備的交接和登記工作，確保設(shè)備的正常使用和管理。

六、違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用辦公電話的行為，行政部門將視情節(jié)輕重給予相應的處理：初次發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用辦公電話撥打私人電話或進行與工作無關(guān)閑聊的員工，給予口頭警告，并記錄在案。再次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予書面警告，并在公司內(nèi)部進行通報批評。多次違反規(guī)定且情節(jié)嚴重的員工，將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定給予相應的經(jīng)濟處罰，直至解除勞動合同。2.因員工違規(guī)使用辦公電話導致公司遭受經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其責任，要求其賠償相應的損失。3.對于在辦公電話管理工作中發(fā)現(xiàn)的故意破壞電話設(shè)備、私自更改電話線路等行為，公司將嚴肅處理，情節(jié)嚴重的將依法追究其法律責任。

七、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實施，