項目前期資料文檔管理主講人：劉霞項目前期資料

工程項目前期檔案是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。工程項目前期檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個企業(yè)永久保存的法律性原始憑證。只有規(guī)范前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎。前期檔案歸檔范圍(一)綜合文件1.可行性研究:項目建設書及其報批文件;項目選址意見書及其報批文件;可行性研究報告及其評估、報批文件;項目評估、貸款評估及貸款承諾.論證文件;環(huán)境預測、調查報告、環(huán)境影響報告書批復;設計任務書、計劃任務書及報批文件。2、征地移民文件:征用土地申請、批準文件,紅線圖、坐標圖、行政工區(qū)域圖;移民拆遷、安置、補償批準文件、協議書:建設前原始地形、地貌、狀況圖、照片。3、招投標文件：招標文件、招標修改文件、投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書及投標澄清文件、開標會議資料、評標過程資料。合同書、合同變更資料。前期檔案歸檔范圍(二)設計文件1、基礎性文件：工程地質、水文地質、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗、試驗報告、重要土,巖樣及說明;地形、地貌、控制點、建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄;水文、氣象、地震等其它設計基礎資料。2、設計文件:總體規(guī)劃設計、方案設計;預可行性研究及其報批文件,可行性研究及其報批文件;招標設計文件;施工圖設計:工程設計計算書、關鍵技術試驗;技術秘密材料、專利文件;設計評價、鑒定審批。前期檔案歸檔要求1、工程項目前期文件材料必須真實、準確，與實際相符;2、工程項目前期文件材料應為原件;3、工程項目前期文件材料必須字跡清楚,簽字蓋章規(guī)范;4、工程項目前期形成的錄音、錄像文件應保證載體的有效性。健全制度，明確崗位職責

前期檔案的歸檔經歷了很長一段時間,它所步及的部門和人員很多，因此,要把工程項目前期文件材料的歸檔納入管理日程，建立健全規(guī)章制度，明確各個部門、各個崗位的職責,廣泛宣傳檔案和檔案工作，增強參建人員的檔案意識,使工程項目前期文件材料在形成過程中就符合檔案管理的要求。提前介入，規(guī)范管理

工程項目前期文件材料采取提前介入的方法,對于規(guī)范檔案管理至關重要。如招投標檔案等。從發(fā)售標書開始,檔案管理人員就應要求主管招、投標的部門和人員嚴格按照檔案整理的要求,用筆用紙規(guī)范,簽字、日期完整;在評標過程中，檔案管理人員和招標人員一起核對投標文件;合同談判結束后,及時將合同及整個招投標過程文件材料歸檔。以此確保招、投標檔案的完整、準確、系統。重視其它載體材料的歸檔

工程項目前期管理經過許多大的事件,如可行性研究報告審查會,貸款評估,項目評估,各種合同、協議簽字儀式等,除了要有文字材料外，還形成大量的聲像材料。對于設計基礎材料,除了各種報告，記錄外,還應有重要土