辦公用具管理要求第一節(jié)總則第一條為有效控制辦公費(fèi)用,杜絕浪費(fèi),降低非生產(chǎn)性開(kāi)支,結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,特制訂本要求。第二條辦公用具管理工作應(yīng)遵照“物盡其用、以舊換新、杜絕浪費(fèi)”標(biāo)準(zhǔn)。第二節(jié)管理及分類(lèi)第四條綜合辦負(fù)責(zé)辦公用具采購(gòu)、日常保管、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)和發(fā)放,并負(fù)責(zé)控制辦公費(fèi)用。第五條辦公用具分為非消耗性、消耗性、清潔用具及招待禮品四類(lèi),以下表所表示:類(lèi)型項(xiàng)目名稱非消耗性計(jì)算器、電話機(jī)、打孔機(jī)、剪刀、U盤(pán)、裁紙刀、白板、訂書(shū)機(jī)、文件夾、光盤(pán)（盒）等各類(lèi)文具;消耗性中性筆、筆記本、簽字筆、圓珠筆、鉛筆、橡皮、膠水、復(fù)寫(xiě)紙、訂書(shū)釘、筆芯、印刷品、墨盒、復(fù)印紙、傳真紙、水性筆、白板筆、曲別針、胸卡皮、電池、膠帶、大頭針等;色帶、速印機(jī)墨、速印紙、軟盤(pán)、影印液、曬圖紙、硒鼓、信封等與文印相關(guān)各類(lèi)物品;報(bào)銷(xiāo)單、借款單、賬本、入（出）庫(kù)單、粘貼單、口曲紙等各類(lèi)單據(jù);清潔用具紙簍、拖布、毛巾、笤帚、垃圾袋、垃圾桶、洗潔凈、香皂、洗手液、紙巾等全部與衛(wèi)生清潔相關(guān)物品;招待禮品紙杯、純凈水、茶葉、保溫瓶、飲料、禮品等。第三節(jié)辦公用具申購(gòu)第六條每個(gè)月25日前各部門(mén)責(zé)任人需填寫(xiě)《部門(mén)辦公用具申請(qǐng)單》并將電子版發(fā)給綜合辦。申請(qǐng)單中應(yīng)列清本部門(mén)下月各類(lèi)辦公用具需求,盡可能清楚描述品牌、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量,方便綜合辦統(tǒng)一安排采購(gòu)。第七條采購(gòu)人負(fù)責(zé)將各部門(mén)辦公用具需求計(jì)劃匯總,經(jīng)綜合辦責(zé)任人審核同意后統(tǒng)一采購(gòu),任何部門(mén)或個(gè)人不準(zhǔn)私自購(gòu)置辦公用具。第八條綜合辦在采購(gòu)辦公用具時(shí)應(yīng)確保價(jià)格合理、透明。購(gòu)置前應(yīng)做好市場(chǎng)調(diào)查,充足掌握欲購(gòu)物品性能、價(jià)格及附加優(yōu)惠條件,多家（三家及以上）詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)后再進(jìn)行選擇,以確保所購(gòu)物品質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。第九條各部門(mén)如需申請(qǐng)購(gòu)置計(jì)劃外物品時(shí)應(yīng)填寫(xiě)《部門(mén)應(yīng)急物品采購(gòu)審批單》,根據(jù)審批權(quán)限,經(jīng)本部門(mén)責(zé)任人審核,報(bào)綜合辦同意后安排采購(gòu)。對(duì)隨意申報(bào)造成物品積壓,應(yīng)根據(jù)企業(yè)相關(guān)獎(jiǎng)懲要求進(jìn)行處罰。第四節(jié)辦公用具保管第十條辦公用具入庫(kù)前,綜合辦內(nèi)勤應(yīng)檢驗(yàn)合格后再辦理入庫(kù)并建立臺(tái)賬。第十一條辦公用具出庫(kù)后應(yīng)立刻登記銷(xiāo)賬,月底盤(pán)點(diǎn)應(yīng)做到賬、物相符。第十二條辦公用具存放應(yīng)符合物品特征要求,避免因保管不妥造成物品變質(zhì)或損壞。第十三條內(nèi)勤要做好各類(lèi)庫(kù)存用具統(tǒng)計(jì)工作,每個(gè)月出具辦公用具庫(kù)存報(bào)表,確保庫(kù)存合理。對(duì)庫(kù)存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)、有保質(zhì)期要求、長(zhǎng)久存放會(huì)貶值、已不再使用物品應(yīng)明確列出,立刻匯報(bào)綜合辦責(zé)任人進(jìn)行處理。第十四條購(gòu)置辦公用具應(yīng)憑綜合辦責(zé)任人簽批入庫(kù)手續(xù),方可辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)。第五節(jié)辦公用具領(lǐng)用第十五條各部門(mén)責(zé)任人應(yīng)對(duì)本部門(mén)申請(qǐng)辦公用具嚴(yán)格審核,降低無(wú)須要辦公費(fèi)用開(kāi)支。第十六條各部門(mén)在領(lǐng)取辦公用具時(shí),能夠舊換新辦公用具必需提交舊物,綜合辦依據(jù)舊物實(shí)際數(shù)量給予發(fā)放。領(lǐng)用時(shí),各部門(mén)應(yīng)憑部門(mén)責(zé)任人簽字領(lǐng)取,并在《辦公用具領(lǐng)用單》上簽字。第十七條各部門(mén)領(lǐng)取所需物品（包含:辦公用具、招待用具及禮品）應(yīng)先經(jīng)部門(mén)責(zé)任人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后再到綜合辦領(lǐng)取。第十八條企業(yè)職員應(yīng)本著節(jié)省標(biāo)準(zhǔn)使用辦公用具,不得將辦公用具隨意丟棄廢置。第二章辦公費(fèi)用控制管理要求第一節(jié)總則第一條為降低企業(yè)辦公成本,降低行政管理費(fèi)用開(kāi)支,使錢(qián)、財(cái)、物效用達(dá)成最大化,特制訂本要求。第二節(jié)行政費(fèi)用預(yù)算管理標(biāo)準(zhǔn)第二條企業(yè)各項(xiàng)行政費(fèi)用支出統(tǒng)一實(shí)施預(yù)算管理,應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)相關(guān)預(yù)算管理制度,每個(gè)月提前完成下月資金計(jì)劃并上報(bào)。第三條各部門(mén)辦公設(shè)備、辦公用具采購(gòu)需求,應(yīng)根據(jù)企業(yè)《辦公用具管理要求》要求,于每個(gè)月25日前報(bào)至綜合辦方便統(tǒng)一協(xié)調(diào)、采買(mǎi)。第四條除特殊情況外,各部門(mén)均應(yīng)嚴(yán)格避免計(jì)劃外采購(gòu)。如必需進(jìn)行采購(gòu),須由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)《應(yīng)急物品采購(gòu)審批單》,并報(bào)企業(yè)總經(jīng)理審批后方可購(gòu)置。第三節(jié)日常辦公費(fèi)用節(jié)省措施第五條文件打印、復(fù)印費(fèi)用1、文件盡可能雙面打印,自用文件利用回收單面廢紙打印;2、復(fù)印紙由綜合辦統(tǒng)一保管,各部門(mén)或個(gè)人因工作需要時(shí)向綜合辦領(lǐng)取。第六條修繕費(fèi)1、綜合辦設(shè)專員進(jìn)行日常檢驗(yàn)并定時(shí)盤(pán)點(diǎn),對(duì)盤(pán)點(diǎn)丟失、損壞物品、設(shè)備立刻上報(bào)綜合辦責(zé)任人申請(qǐng)維修,同時(shí)應(yīng)查明損壞原因,屬于人為原因,應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任;2、對(duì)于修繕完成物品、設(shè)備應(yīng)立刻入庫(kù),以延長(zhǎng)使用時(shí)間;3、加強(qiáng)對(duì)易毀損公共設(shè)施關(guān)鍵防范,以降低可能發(fā)生修復(fù)費(fèi)用,防患于未然。第七條電話費(fèi)控制1、企業(yè)內(nèi)部之間工作交流可使用微信、QQ,盡可能不使用電話;2、通常情況下,盡可能不打長(zhǎng)途電話,如確需撥打長(zhǎng)途電話時(shí)應(yīng)盡可能簡(jiǎn)短。第八條車(chē)輛使用費(fèi)控制1、車(chē)輛使用費(fèi)包含車(chē)輛燃油費(fèi)、維護(hù)保養(yǎng)費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、過(guò)途經(jīng)橋費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)及其她費(fèi)用;2、各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)企業(yè)《車(chē)務(wù)管理要求》要求使用公務(wù)車(chē)輛。外出用車(chē)應(yīng)提前申請(qǐng),由綜合辦統(tǒng)一調(diào)度,合理派車(chē),能夠合辦事情盡可能合辦,降低車(chē)輛使用頻率;3、駕駛員應(yīng)提升成本節(jié)省意識(shí),增強(qiáng)參與管理主動(dòng)性和主動(dòng)性。在行駛過(guò)程中應(yīng)平穩(wěn)駕車(chē),降低熄火次數(shù),適時(shí)更換機(jī)油,注意汽車(chē)保養(yǎng)。行駛過(guò)程中應(yīng)計(jì)劃出最好路線;4、燃油費(fèi):加油必需到指定加油站,由綜合辦人員陪同雙方簽字。出差加油須憑正規(guī)發(fā)票報(bào)銷(xiāo);5、嚴(yán)禁利用油品謀私利,一經(jīng)發(fā)覺(jué)將根據(jù)企業(yè)相關(guān)要求嚴(yán)厲處理。第九條差旅費(fèi)控制1、盡可能降低出差次數(shù)、人數(shù);2、通常職員出差提倡乘坐火車(chē)、長(zhǎng)途汽車(chē)等交通工具,盡可能不使用公車(chē);凡可經(jīng)過(guò)郵寄、電話、網(wǎng)絡(luò)等形式進(jìn)行溝通工作,盡可能不出差;3、同性他人員（高管以上人員除外）出差應(yīng)盡可能選擇兩人共住一間。第十條水電費(fèi)及綠植費(fèi)用控制1、春秋季節(jié)不應(yīng)使用空調(diào)。夏季:標(biāo)準(zhǔn)上室溫低于30度時(shí),不使用空調(diào);6月份和立秋后,晚上九點(diǎn)后不使用空調(diào);其它月份23:30—8:00（次日）不使用空調(diào);空調(diào)開(kāi)啟后,白天溫度設(shè)定在26度為宜。冬季:標(biāo)準(zhǔn)上室溫低于0度時(shí),開(kāi)啟使用空調(diào),空調(diào)開(kāi)啟后,溫度設(shè)定在20度為宜。不能頻繁開(kāi)啟壓縮機(jī),停機(jī)后必需隔二到三分鐘才能開(kāi)機(jī);2、辦公照明用電:辦公區(qū)域應(yīng)盡可能使用節(jié)電很好節(jié)能燈;堅(jiān)持各辦公場(chǎng)所人少少開(kāi)、人走燈滅標(biāo)準(zhǔn);3、空調(diào)、飲水機(jī)、風(fēng)扇等電器電源在最終一個(gè)人離創(chuàng)辦公區(qū)域時(shí)全部關(guān)閉;4、應(yīng)避免長(zhǎng)流水現(xiàn)象,各部門(mén)發(fā)覺(jué)有漏水現(xiàn)象,應(yīng)立刻通知綜合辦立刻維修;5、綠植應(yīng)每隔三天