大型電力集團公司的檔案制度?一、總則1.目的為加強大型電力集團公司（以下簡稱"集團公司"）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項活動中的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于集團公司總部及所屬各單位。3.檔案定義本制度所稱檔案，是指集團公司在各項活動中直接形成的，對國家、社會和公司具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括紙質(zhì)、電子、聲像等載體的文件材料。二、檔案管理體制與職責(zé)1.管理體制集團公司實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案管理體制。集團公司檔案工作由辦公廳負(fù)責(zé)歸口管理，各單位檔案工作接受集團公司辦公廳的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。2.職責(zé)分工辦公廳職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定集團公司檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)集團公司總部檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查所屬各單位的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流。組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案資源共享。所屬單位職責(zé)貫徹執(zhí)行集團公司檔案管理制度，建立健全本單位檔案管理工作機制。負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。定期向集團公司辦公廳報送檔案工作情況和統(tǒng)計報表。配合集團公司辦公廳開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗交流等活動。三、檔案收集與整理1.收集范圍集團公司總部及所屬各單位在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、科研、基建等活動中形成的各類文件材料，包括但不限于：上級機關(guān)下發(fā)的與本單位有關(guān)的文件、指示、通知等。本單位形成的各類會議文件、決議、決定、工作計劃、總結(jié)、報告等。生產(chǎn)技術(shù)文件，如設(shè)計圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、試驗報告等。經(jīng)營管理文件，如合同協(xié)議、財務(wù)報表、市場營銷資料等?？蒲许椖课募?，如項目申報書、研究報告、成果鑒定材料等?；椖课募缈尚行匝芯繄蟾?、初步設(shè)計文件、施工圖、竣工驗收文件等。人事檔案，包括員工的履歷、考核、任免、獎懲等材料。聲像檔案，如照片、錄音、錄像等反映公司重要活動和事件的資料。電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)等產(chǎn)生的電子文檔。集團公司所屬單位應(yīng)按照國家和集團公司有關(guān)規(guī)定，及時收集整理本單位在改制、重組、產(chǎn)權(quán)變動等過程中形成的檔案，并向集團公司辦公廳移交。2.收集要求各部門和人員應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料移交檔案部門，不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確，字跡清楚，簽署完備，格式規(guī)范。電子文件應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保其真實性、完整性和可讀性。3.整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理。紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等工作；電子文件應(yīng)進(jìn)行分類、命名、著錄等，并與紙質(zhì)文件建立關(guān)聯(lián)。聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類、編號、編目，并配以文字說明，注明拍攝（錄制）時間、地點、人物、內(nèi)容等信息。四、檔案保管1.保管場所集團公司總部及所屬各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲藥品等。2.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映集團公司主要職能活動和歷史面貌的，對集團公司和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案：凡是反映集團公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對集團公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。短期保管的檔案：凡是反映集團公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對集團公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。3.檔案整理與上架按照整理要求對檔案進(jìn)行進(jìn)一步的細(xì)化整理，編制檔案目錄，建立檔案檢索體系。將整理好的檔案按照分類順序上架存放，便于查找和利用。4.檔案安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施的日常維護和管理。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、利用制度，確保檔案在借閱、利用過程中的安全。加強對檔案信息安全的管理，采取必要的技術(shù)措施，防止檔案信息泄露。五、檔案鑒定與銷毀1.鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)集團公司成立檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)組織檔案鑒定工作。檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和集團公司檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行全面分析，確定檔案的保管期限和價值。2.鑒定程序各單位檔案部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行初步鑒定，提出存毀意見，填寫檔案鑒定表。檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組對檔案部門提出的存毀意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。對確無保存價值的檔案，經(jīng)集團公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.銷毀程序編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止日期、保管期限等內(nèi)容。檔案銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人和單位主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀后的檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案利用1.利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和合理使用。2.利用方式提供檔案原件查閱、借閱。根據(jù)利用者需求，提供檔案復(fù)印件、摘錄等。利用檔案信息進(jìn)行編研，形成專題資料、參考材料等供利用者參考。3.利用手續(xù)集團公司總部及所屬各單位內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱（借閱）申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理查閱（借閱）手續(xù)。外單位人員查閱、借閱集團公司檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)集團公司辦公廳負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案部門辦理查閱（借閱）手續(xù)。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案部門。如需帶出檔案部門，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并限期歸還。查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案部門。七、檔案信息化建設(shè)1.建設(shè)目標(biāo)建立集團公司統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化存儲、網(wǎng)絡(luò)化管理和共享利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.建設(shè)內(nèi)容檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合集團公司檔案管理需求的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案資源共享平臺建設(shè)：建立檔案資源共享平臺，實現(xiàn)集團公司內(nèi)部檔案信息的共享和交換。3.數(shù)據(jù)管理加強對檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的質(zhì)量管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。加強對檔案信息系統(tǒng)的安全管理，采取防火墻、加密、身份認(rèn)證等技術(shù)措施，保障檔案信息安全。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查集團公司辦公廳定期對所屬各單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案收集整理質(zhì)量、檔案保管安全狀況、檔案利用服務(wù)水平等。對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求被檢查單位限期整改。2.考核評價建立檔案工作考核評價機制，對所屬各單位檔案工作進(jìn)行量化考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括檔案工作組織管理、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案利用服務(wù)等方面?？己嗽u價結(jié)果作為對各單位年度綜合考核評價的重要依據(jù)之一。3.獎懲措施對檔案