待補鎮(zhèn)檔案管理辦法?一、總則（一）目的為加強待補鎮(zhèn)檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高工作效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鎮(zhèn)實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于待補鎮(zhèn)機關(guān)各部門、各事業(yè)單位、各村（居）委會等在工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鎮(zhèn)檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.維護歷史真實原則檔案管理應(yīng)尊重歷史事實，如實反映各項工作的發(fā)展過程和實際情況。3.方便利用原則檔案管理要以方便利用為宗旨，提高檔案的利用率，為鎮(zhèn)各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)鎮(zhèn)設(shè)立綜合檔案室，負(fù)責(zé)全鎮(zhèn)檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）職責(zé)1.綜合檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鎮(zhèn)檔案管理制度并組織實施。負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管本鎮(zhèn)各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。對檔案進行分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案檢索工具，便于檔案的查找利用。定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全。積極開發(fā)檔案信息資源，為鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、經(jīng)驗借鑒等提供檔案資料服務(wù)。指導(dǎo)和監(jiān)督本鎮(zhèn)各部門、各村（居）委會的檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.各部門、各村（居）委會檔案工作職責(zé)明確一名檔案工作負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的組織協(xié)調(diào)和日常管理。按照檔案管理要求，做好本部門、本單位文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保歸檔文件材料的質(zhì)量。定期向鎮(zhèn)綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案，并辦理交接手續(xù)。負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的安全保管，積極配合鎮(zhèn)綜合檔案室做好檔案的利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與本鎮(zhèn)工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、紀(jì)要、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.鎮(zhèn)各部門在履行職能過程中形成的業(yè)務(wù)文件、報表、合同、協(xié)議、項目資料等。4.鎮(zhèn)屬事業(yè)單位形成的教學(xué)、科研、醫(yī)療、管理等方面的文件材料。5.各村（居）委會在工作中形成的各類文件、統(tǒng)計報表、會議記錄、村規(guī)民約等。6.本鎮(zhèn)組織開展的重大活動、重要事件形成的文件、照片、錄像等資料。7.反映本鎮(zhèn)歷史沿革、風(fēng)土人情、文化藝術(shù)等方面的資料。（二）收集要求1.各部門、各村（居）委會應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.對重要文件材料應(yīng)收集其底稿、定稿及相關(guān)的修改稿、審核意見等，確保檔案的原始性和準(zhǔn)確性。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，按照年度機構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進行整理。2.對歸檔文件進行裝訂、分類、編號、編目等工作，編制歸檔文件目錄。3.歸檔文件應(yīng)齊全完整，一式一份，重要文件可適當(dāng)增加份數(shù)。4.照片、錄像等聲像檔案應(yīng)單獨整理，編目編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并配以文字說明。5.實物檔案應(yīng)進行登記造冊，注明來源、時間、內(nèi)容等，妥善保管。四、檔案的保管（一）保管場所鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)堅固安全，符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管措施1.建立檔案庫房管理制度，定期對庫房進行檢查，確保檔案的安全。2.對檔案裝具進行編號，便于管理和查找。3.按照檔案的保管期限和類別，對檔案進行分類存放，標(biāo)識清晰。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。5.做好檔案庫房的溫濕度記錄，采取有效措施調(diào)節(jié)庫房溫濕度，保持適宜的環(huán)境條件。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、慎重處理的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，綜合檔案室工作人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)骨干為成員，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實施。（三）鑒定內(nèi)容1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本鎮(zhèn)實際情況，確定檔案的保管期限，保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.對已到保管期限的檔案進行鑒定，審查檔案的內(nèi)容、來源、形式等，判斷其是否仍具有保存價值。3.對保管期限變更的檔案，及時進行調(diào)整。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，編制檔案銷毀清冊。2.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者、密級等內(nèi)容，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊報鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織實施銷毀工作。4.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字注明銷毀情況。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存。六、檔案的利用（一）利用范圍1.鎮(zhèn)機關(guān)各部門因工作需要查閱檔案。2.各村（居）委會因工作查考、辦理相關(guān)事務(wù)查閱檔案。3.社會組織、個人因合法需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.鎮(zhèn)機關(guān)各部門查閱檔案，需填寫檔案查閱登記表，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.各村（居）委會查閱檔案，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)村（居）委會負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公章后，到綜合檔案室查閱。3.社會組織、個人查閱檔案，需持有單位介紹信或個人有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核同意后，方可查閱。4.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用方式1.檔案查閱人員應(yīng)在綜合檔案室指定的地點查閱檔案，查閱時不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案一般不得外借，確因工作需要外借的，需經(jīng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。歸還時，綜合檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案，確保檔案完整無損。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為檔案的利用和共享提供便利。（二）主要任務(wù)1.建立檔案數(shù)據(jù)庫對各類檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機存儲和檢索。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)選用適合本鎮(zhèn)檔案管理工作的軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.按照規(guī)劃逐步推進檔案數(shù)字化工作，優(yōu)先對重要檔案和利用率高的檔案進行數(shù)字化處理。3.加強檔案信息化人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的信息化操作技能。4.定期對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)對全鎮(zhèn)檔案工作進行日常監(jiān)督檢查，鎮(zhèn)紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對檔案管理工作中的違規(guī)違紀(jì)行為進行監(jiān)督查處。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等工作是否符合要求。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案利用服務(wù)情況。（三）檢查方式1.定期檢查每年組織一次全鎮(zhèn)檔案工作的全面檢查，對各部門、各村（居）委會的檔案工作進行實地檢查和評估。2.不定期抽查根據(jù)工作需要，對