非營利組織檔案管理制度與流程實施一、制定目的及范圍為了提升非營利組織的檔案管理水平，確保檔案信息的完整性、安全性和可追溯性，特制定本檔案管理制度與流程。本制度適用于組織內(nèi)部所有檔案的創(chuàng)建、管理、保存和銷毀過程，包括但不限于項目檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、會議記錄檔案等。二、檔案管理原則檔案管理應(yīng)遵循以下原則：1.規(guī)范性：檔案的創(chuàng)建、管理和保存需符合國家及行業(yè)相關(guān)法規(guī)政策。2.完整性：確保檔案記錄內(nèi)容的全面性，避免缺失和遺漏。3.安全性：建立檔案安全保障措施，防止檔案信息泄露、損毀或遺失。4.可獲取性：檔案應(yīng)易于檢索和查閱，保證相關(guān)人員能夠及時獲取所需信息。5.定期更新：定期對檔案進行整理和更新，保持檔案的時效性和有效性。三、檔案管理流程1.檔案創(chuàng)建流程1.1檔案生成：相關(guān)部門在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的文件、資料應(yīng)及時歸檔，包括會議紀要、項目計劃、財務(wù)報表等。1.2檔案編號：每份檔案需按照規(guī)定的編碼規(guī)則進行編號，確保檔案的唯一性和可追溯性。1.3檔案分類：根據(jù)檔案類型和內(nèi)容進行分類，建立分類目錄，便于后續(xù)管理和檢索。1.4檔案登記：在檔案管理系統(tǒng)中注冊新檔案，錄入基本信息，包括檔案編號、標題、創(chuàng)建日期、責任部門等。2.檔案管理流程2.1檔案保管：檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房或電子檔案管理系統(tǒng)中，確保物理和信息安全。2.2檔案維護：定期對檔案進行檢查和維護，確保其完好無損。對于紙質(zhì)檔案，需注意防潮、防火、防蟲等措施。2.3檔案訪問：建立檔案查閱申請流程，相關(guān)人員需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審核后，方可查閱相關(guān)檔案。2.4檔案借閱：如需借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，并由檔案管理專員進行登記和監(jiān)督，確保借閱期間檔案的安全。3.檔案保存與利用流程3.1檔案保存：確定檔案保存期限，按照規(guī)定的保存年限進行保存，超過保存期限的檔案需根據(jù)相關(guān)規(guī)定進行清理。3.2檔案數(shù)字化：對于重要和頻繁使用的檔案，建議進行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，方便存取和管理。3.3檔案使用記錄：對每次檔案的使用情況進行記錄，包括使用者、使用時間、使用目的等，確保檔案使用的可追溯性。4.檔案銷毀流程4.1銷毀審核：達到保存期限的檔案需進行銷毀審核，相關(guān)部門提出銷毀申請，檔案管理委員會進行審核。4.2檔案銷毀：經(jīng)審核批準后，進行檔案銷毀，確保銷毀過程不留存任何原始信息。銷毀記錄需備案。四、檔案管理責任1.檔案管理專員職責檔案管理專員負責檔案管理制度的執(zhí)行，定期組織檔案管理培訓(xùn)，指導(dǎo)各部門規(guī)范檔案管理工作，確保檔案管理流程的順暢實施。2.部門負責人職責部門負責人需對本部門的檔案管理工作負總責，確保檔案的及時歸檔、準確登記和安全保管。3.全體員工職責全體員工應(yīng)遵循檔案管理制度，主動參與檔案的創(chuàng)建與管理，妥善處理與檔案相關(guān)的各類文件，確保檔案信息的完整性和安全性。五、檔案管理系統(tǒng)與工具為了提高檔案管理的效率和便利性，建議引入電子檔案管理系統(tǒng)，支持檔案的數(shù)字化存儲、快速檢索和在線查閱。同時，結(jié)合必要的辦公軟件，提升紙質(zhì)檔案的管理能力。六、檔案管理的評估與改進機制建立檔案管理的評估機制，定期對檔案管理工作進行檢查和評估，收集反饋信息，分析存在的問題，及時進行改進和優(yōu)化，確保檔案管理制度