工程檔案管理規(guī)定?一、總則1.目的為加強工程檔案管理，確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程建設(shè)、運營、維護(hù)及管理提供可靠依據(jù)，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于公司所有工程項目，包括新建、改建、擴建、技術(shù)改造等各類工程項目的檔案管理工作。3.定義本規(guī)定所稱工程檔案，是指在工程建設(shè)活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗收文件等。二、管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善工程檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門工程檔案管理工作。集中統(tǒng)一管理工程檔案，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用。組織開展工程檔案的鑒定、銷毀等工作。2.項目建設(shè)部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門形成的工程文件的收集、整理和歸檔工作，并確保文件的真實、準(zhǔn)確、完整。按照檔案管理部門的要求，及時將工程文件移交檔案管理部門。協(xié)助檔案管理部門做好工程檔案的整理、歸檔和驗收等工作。3.施工單位職責(zé)負(fù)責(zé)施工過程中形成的各類文件的收集、整理和歸檔工作，確保文件符合檔案管理要求。在工程竣工驗收前，將完整的施工檔案移交建設(shè)單位。配合建設(shè)單位和檔案管理部門做好工程檔案的審核、驗收等工作。4.監(jiān)理單位職責(zé)負(fù)責(zé)對工程文件的形成、積累和歸檔進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。審核施工單位報送的工程檔案，簽署審核意見。參與工程檔案的驗收工作，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性等提出監(jiān)理意見。三、工程檔案的分類與編號1.分類工程檔案按照工程建設(shè)階段和文件性質(zhì)分為工程前期文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收文件等四大類。工程前期文件：包括項目建議書、可行性研究報告、環(huán)境影響評價報告、項目批復(fù)文件、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證等。施工文件：包括施工組織設(shè)計、施工方案、技術(shù)交底、施工圖紙會審記錄、工程變更通知、施工日志、施工記錄、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄、材料設(shè)備質(zhì)量證明文件等。監(jiān)理文件：包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細(xì)則、監(jiān)理月報、監(jiān)理會議紀(jì)要、工程質(zhì)量評估報告、工程進(jìn)度控制文件、工程費用控制文件等?？⒐を炇瘴募喊üこ炭⒐を炇請蟾?、工程竣工決算報告、工程質(zhì)量保修書、工程竣工圖等。2.編號工程檔案編號采用分類編號法，由工程代碼、檔案類別代碼、年份代碼、順序號組成。具體編號規(guī)則如下：工程代碼：采用項目立項批復(fù)文件中的項目代碼。檔案類別代碼：按照上述分類，分別用"Q"代表工程前期文件，"S"代表施工文件，"J"代表監(jiān)理文件，"Y"代表竣工驗收文件。年份代碼：采用文件形成年份的后兩位數(shù)字。順序號：按照文件形成的先后順序依次編號。例如：某工程項目代碼為"202301"，2023年形成的第5份施工文件，其編號為"202301S2305"。四、工程檔案的形成與收集1.形成要求工程文件應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。工程文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，不得使用易褪色的書寫材料。工程文件應(yīng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行編制，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容完整。2.收集范圍項目建設(shè)過程中形成的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等。與工程建設(shè)有關(guān)的合同、協(xié)議、會議紀(jì)要、來往信函等。工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)、報表、統(tǒng)計資料等。3.收集時間工程前期文件應(yīng)在文件形成后及時收集歸檔。施工文件應(yīng)隨工程進(jìn)度同步收集，每月底前整理歸檔當(dāng)月形成的文件。監(jiān)理文件應(yīng)按照監(jiān)理工作流程及時收集歸檔?？⒐を炇瘴募?yīng)在工程竣工驗收后30天內(nèi)收集歸檔。五、工程檔案的整理與歸檔1.整理原則遵循工程建設(shè)的自然規(guī)律和文件形成的特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。便于保管和利用。2.整理方法工程前期文件：按照文件性質(zhì)和時間順序進(jìn)行整理，同一項目的文件集中在一起。施工文件：按照單位工程、分部工程、分項工程的順序進(jìn)行整理，同一單位工程的文件集中在一起。監(jiān)理文件：按照監(jiān)理工作階段和文件性質(zhì)進(jìn)行整理，同一階段的文件集中在一起?？⒐を炇瘴募喊凑瘴募再|(zhì)和時間順序進(jìn)行整理，同一項目的文件集中在一起。3.組卷要求工程文件應(yīng)按照一定的厚度組卷，一般每卷厚度不宜超過40mm，特殊情況除外。卷內(nèi)文件應(yīng)排列整齊，編目清晰，圖紙應(yīng)折疊成A4幅面。卷內(nèi)文件應(yīng)編制頁號，單面書寫的文件在右下角編寫頁號，雙面書寫的文件在正面右下角和背面左下角編寫頁號。4.編目要求卷內(nèi)文件應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，目錄內(nèi)容包括序號、文件編號、文件題名、日期、頁次等。卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁之前。卷內(nèi)文件應(yīng)編制備考表，備考表內(nèi)容包括本卷文件的總頁數(shù)、編制日期、整理人、審核人等。備考表應(yīng)排列在卷內(nèi)文件末頁之后。5.歸檔要求各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的工程檔案移交檔案管理部門。移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱、卷數(shù)、頁數(shù)、移交日期等。檔案管理部門應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理歸檔手續(xù)。六、工程檔案的保管與保護(hù)1.保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.保管方式工程檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，上架保管，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。3.保護(hù)措施定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。對電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。七、工程檔案的利用1.利用原則遵循保密制度，確保檔案信息的安全。按照規(guī)定的程序和權(quán)限辦理檔案利用手續(xù)。充分發(fā)揮檔案的作用，為工程建設(shè)、運營、維護(hù)及管理提供服務(wù)。2.利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱工程檔案。外單位因工作需要查閱工程檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.利用手續(xù)查閱工程檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審核，審核合格后發(fā)放檔案查閱證。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并辦理檔案歸還手續(xù)。八、工程檔案的鑒定與銷毀1.鑒定原則遵循國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合工程實際情況，對工程檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。以工程建設(shè)、運營、維護(hù)及管理的實際需要為出發(fā)點，確定檔案的保存價值。2.鑒定組織成立工程檔案鑒定小組，由檔案管理部門、項目建設(shè)部門、施工單位、監(jiān)理單位等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對工程檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定內(nèi)容對工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性進(jìn)行審查。對工程檔案的保存價值進(jìn)行評估，確定檔案的保管期限。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，對失去保存價值的檔案編制檔案銷毀清單。檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。檔案銷毀清單應(yīng)永久保存。九、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對各部門工程檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對工程檔案管理工作進(jìn)行審計，確保檔案管理工作規(guī)范、有效。2.考核評價建立工程檔案管理工作考核評價制度，對各部門工