采購(gòu)管理制度及工作流程?一、總則1.目的為規(guī)范公司采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)物資的質(zhì)量，特制定本制度及工作流程。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的制定與執(zhí)行，供應(yīng)商的開發(fā)、評(píng)估與管理，采購(gòu)合同的簽訂與履行，采購(gòu)物資的催交、驗(yàn)收等工作。需求部門：負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求等，參與供應(yīng)商的評(píng)估，協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行驗(yàn)收工作。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購(gòu)資金的審核與支付，參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算與分析。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)與監(jiān)督，參與供應(yīng)商的評(píng)估，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。二、采購(gòu)管理制度（一）采購(gòu)計(jì)劃管理1.年度采購(gòu)計(jì)劃每年末，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、銷售預(yù)測(cè)等，結(jié)合庫(kù)存狀況，編制下一年度的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等。采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.月度采購(gòu)計(jì)劃每月末，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)年度采購(gòu)計(jì)劃和當(dāng)月實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況，編制下月度的采購(gòu)計(jì)劃。月度采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)在年度采購(gòu)計(jì)劃的框架內(nèi)，對(duì)采購(gòu)物資的具體采購(gòu)時(shí)間、數(shù)量等進(jìn)行細(xì)化。月度采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需或其他特殊原因，需求部門可提出臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)。臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等，并提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)部門收到臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行評(píng)估，如確屬急需，應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。臨時(shí)采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，應(yīng)提交給采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后執(zhí)行。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司采購(gòu)需求，通過(guò)多種渠道開發(fā)供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、售后服務(wù)等，填寫《供應(yīng)商調(diào)查表》。采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察報(bào)告》。根據(jù)《供應(yīng)商調(diào)查表》和《供應(yīng)商考察報(bào)告》，采購(gòu)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等。采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》。評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)暫停與其合作，并要求其限期整改。整改后仍不符合要求的，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商檔案管理采購(gòu)部門應(yīng)為每個(gè)合格供應(yīng)商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應(yīng)商基本信息、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書、業(yè)績(jī)情況、評(píng)估記錄等。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）采購(gòu)合同管理1.合同簽訂采購(gòu)部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等。采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合理性、完整性等。審核通過(guò)后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂合同。2.合同執(zhí)行采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的交貨情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等違約情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決問(wèn)題，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。3.合同變更與解除在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因不可抗力、市場(chǎng)變化等原因需要變更或解除合同的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂相關(guān)協(xié)議。合同變更或解除協(xié)議簽訂前，應(yīng)提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂協(xié)議。（四）采購(gòu)成本控制1.采購(gòu)預(yù)算管理采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算。采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確采購(gòu)物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，應(yīng)提交書面申請(qǐng)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。2.采購(gòu)價(jià)格管理采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商。在采購(gòu)過(guò)程中，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的談判，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析，與歷史價(jià)格、市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行比較，評(píng)估采購(gòu)價(jià)格的合理性。如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格偏高，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商降價(jià)，或?qū)ふ移渌线m的供應(yīng)商。3.采購(gòu)成本核算與分析財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算，分析采購(gòu)成本的構(gòu)成和變動(dòng)情況。采購(gòu)成本核算內(nèi)容包括采購(gòu)物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、稅費(fèi)等。采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)共同對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，找出影響采購(gòu)成本的因素，提出降低采購(gòu)成本的措施和建議，并提交給公司領(lǐng)導(dǎo)。（五）采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)識(shí)別采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨延遲風(fēng)險(xiǎn)等。采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施根據(jù)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)制定詳細(xì)的應(yīng)對(duì)預(yù)案，明確責(zé)任人和應(yīng)對(duì)流程。采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，建立良好的合作關(guān)系，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量檢驗(yàn)和監(jiān)督，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格談判等方式，合理控制采購(gòu)價(jià)格，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合理的交貨期條款，降低交貨延遲風(fēng)險(xiǎn)。三、采購(gòu)工作流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門填寫采購(gòu)申請(qǐng)單需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)單》。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時(shí)間等，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.提交采購(gòu)申請(qǐng)單需求部門將填寫好的采購(gòu)申請(qǐng)單提交給采購(gòu)部門。采購(gòu)申請(qǐng)單應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入采購(gòu)流程。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門初審采購(gòu)部門收到采購(gòu)申請(qǐng)單后，應(yīng)首先對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括采購(gòu)物資是否為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需，采購(gòu)數(shù)量是否合理，采購(gòu)時(shí)間是否緊急等。如采購(gòu)申請(qǐng)單初審?fù)ㄟ^(guò)，采購(gòu)部門應(yīng)在采購(gòu)申請(qǐng)單上簽字，并提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。2.相關(guān)部門審核財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單的資金預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購(gòu)資金的合理性和可行性。質(zhì)量部門對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量要求進(jìn)行審核，確保采購(gòu)物資符合公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行審核。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)相關(guān)部門審核通過(guò)后，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和資金狀況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審批。如采購(gòu)申請(qǐng)單經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，采購(gòu)部門方可組織實(shí)施采購(gòu)工作。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.選擇供應(yīng)商采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單的要求，在合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商。如合格供應(yīng)商名單中沒(méi)有滿足要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)按照供應(yīng)商開發(fā)流程，開發(fā)新的供應(yīng)商。采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行溝通，向其發(fā)送采購(gòu)訂單或采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等要求。2.簽訂采購(gòu)合同采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商一致后，簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)按照公司合同管理規(guī)定進(jìn)行簽訂和審核，確保合同條款的合法性、合理性、完整性。采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門、需求部門等，以便各部門進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。3.采購(gòu)執(zhí)行采購(gòu)部門按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度和交貨情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題等違約情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其采取措施解決問(wèn)題，并按照合同約定追究其違約責(zé)任。（四）物資驗(yàn)收1.到貨通知采購(gòu)物資到貨前，供應(yīng)商應(yīng)提前通知采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將到貨信息通知需求部門和質(zhì)量部門。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備需求部門和質(zhì)量部門收到到貨通知后，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對(duì)采購(gòu)物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行核對(duì)，質(zhì)量部門應(yīng)準(zhǔn)備好檢驗(yàn)工具和標(biāo)準(zhǔn)。3.驗(yàn)收實(shí)施采購(gòu)物資到貨后，需求部門和質(zhì)量部門按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的外觀、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等。如驗(yàn)收合格，需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)在《驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)填寫《不合格品報(bào)告》，說(shuō)明不合格原因，并要求供應(yīng)商采取措施解決問(wèn)題。4.驗(yàn)收結(jié)果處理如采購(gòu)物資驗(yàn)收合格，采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的約定，及時(shí)辦理付款手續(xù)。如采購(gòu)物資驗(yàn)收不合格，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商處理方式，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。供應(yīng)商應(yīng)按照協(xié)商結(jié)果及時(shí)處理問(wèn)題，直至采購(gòu)物資驗(yàn)收合格。（五）采購(gòu)付款1.付款申請(qǐng)采購(gòu)物資驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《付款申請(qǐng)單》，注明采購(gòu)合同編號(hào)、采購(gòu)物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并提交給財(cái)務(wù)部門?！陡犊钌暾?qǐng)單》應(yīng)按照公司內(nèi)部審批流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，經(jīng)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)入付款流程。2.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門收到《付款申請(qǐng)單》后，應(yīng)首先對(duì)付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同的簽訂情況、采購(gòu)物資的驗(yàn)收情況、付款金額的計(jì)算等。如付款申請(qǐng)審核通過(guò)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在《付款申請(qǐng)單》上簽字，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行付款。3.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)《付款申請(qǐng)單》的審批結(jié)果，通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式向供應(yīng)商支付貨款。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、付款金額、付款方式等信息。四、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)管理工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)合同的履行情況等。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)管理工作中存在的問(wèn)題，并提出整改建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.