ICS03.080.20CCSA1021012024-03-11發(fā)布IDB2101/T0101.9—2024前言 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14基本要求 15從業(yè)人員 26檔案材料范圍 27服務(wù)內(nèi)容 28檔案統(tǒng)計(jì) 49人事檔案數(shù)字化服務(wù) 410服務(wù)促就業(yè) 411服務(wù)評價(jià)與改進(jìn) 4參考文獻(xiàn) 6DB2101/T0101.9—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件為DB2101/T0101—2024的第9部分，DB2101/T0101—2024已經(jīng)發(fā)布了以下部分：——第1部分：基本要求；——第2部分：人力資源管理咨詢服務(wù)；——第3部分：人力資源測評服務(wù)；——第4部分：高級人才尋訪服務(wù)；——第5部分：現(xiàn)場招聘服務(wù)；——第6部分：網(wǎng)絡(luò)招聘服務(wù)；——第7部分：人力資源服務(wù)外包；——第8部分：人力資源培訓(xùn)服務(wù)；——第9部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)；——第10部分：職業(yè)指導(dǎo)服務(wù)。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由沈陽市人力資源和社會(huì)保障局提出并歸口，同時(shí)負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)的宣貫、監(jiān)督實(shí)施等工作。本文件起草單位：沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)中心（沈陽市勞動(dòng)人事爭議仲裁院）、華夏智鼎（北京）管理咨詢有限責(zé)任公司、北京人力資源服務(wù)行業(yè)協(xié)會(huì)、中國人才交流協(xié)會(huì)。本文件主要起草人：李光耀、李建國、張偉國、甄學(xué)剛、張龍江、李寧、閆華、沈志歈、孫悅、丁文件發(fā)布實(shí)施后，任何單位和個(gè)人如有問題和意見建議，均可以通過來電、來函等方式進(jìn)行反饋。我們將及時(shí)答復(fù)并認(rèn)真處理，根據(jù)實(shí)際情況依法評估并復(fù)審。本文件歸口管理部門通訊地址：沈陽市人力資源和社會(huì)保障局（遼寧省沈陽市沈河區(qū)青年北大街16號。本文件主要起草單位通訊地址：沈陽市就業(yè)和人才服務(wù)中心（沈陽市勞動(dòng)人事爭議仲裁院遼寧省沈陽市大東區(qū)大北街48號。DB2101/T0101.9—2024為了更好貫徹落實(shí)沈陽市人力資源服務(wù)和社會(huì)保障的十四五規(guī)劃，推動(dòng)人力資源服務(wù)業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，完善人力資源服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，促進(jìn)人力資源服務(wù)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和規(guī)范化管理，提升流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)促進(jìn)高質(zhì)量就業(yè)的目標(biāo)，按照國家法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合《流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定》《遼寧省流動(dòng)人員人事檔案業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)程（試行）》有關(guān)要求，遵循人力資源服務(wù)國家標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)內(nèi)容，在調(diào)查和測試驗(yàn)證的基礎(chǔ)上，完成了《人力資源服務(wù)規(guī)范第9部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)》的編制。本文件與基本要求及其它8項(xiàng)服務(wù)規(guī)范共同構(gòu)成了《人力資源服務(wù)規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的相關(guān)要求、服務(wù)內(nèi)容等。建議《人力資源服務(wù)規(guī)范》系列標(biāo)準(zhǔn)、《人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)等級劃分與評定》配套使用。DB2101/T0101.9—20241人力資源服務(wù)規(guī)范第9部分：流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)本文件規(guī)定了流動(dòng)人員人事檔案(以下簡稱“檔案”)的基本要求、從業(yè)人員、檔案材料范圍、服務(wù)內(nèi)容、檔案統(tǒng)計(jì)、人事檔案數(shù)字化服務(wù)、服務(wù)促就業(yè)和服務(wù)評價(jià)與改進(jìn)。本文件適用于從事流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)的人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)（以下簡稱“服務(wù)機(jī)構(gòu)”）開展流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T32623—2016流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)范GB/T33870—2017干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DB2101/T0101.1—2024人力資源服務(wù)規(guī)范第1部分：基本要求3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。3.1流動(dòng)人員人事檔案personnelarchiveofthefloatingpopulation非公有制經(jīng)濟(jì)組織和社會(huì)組織聘用人員的人事檔案；辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動(dòng)）合同、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動(dòng)）關(guān)系的未就業(yè)的原機(jī)關(guān)公務(wù)員、國有企事業(yè)單位的管理人員和專業(yè)技術(shù)人員、軍隊(duì)文職人員的人事檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的人事檔案；自費(fèi)出國（境）留學(xué)的高校畢業(yè)生及其他因私出國（境）人員的人事檔案；外國企業(yè)常駐代表機(jī)構(gòu)的中方雇員的人事檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案；其他流動(dòng)人員的人事檔案。[來源：GB/T32623—2016，2.2，有修改]3.2人事檔案數(shù)字化digitizationofpersonnelarchive采用掃描儀等設(shè)備對人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可儲(chǔ)存在光盤、硬盤等儲(chǔ)存介質(zhì)上，并能被計(jì)算機(jī)識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。[來源：GB/T33870—2017，3.1，有修改]4基本要求4.1流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)包括縣級以上(含縣級)人民政府設(shè)立的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，以及經(jīng)省級人力資源社會(huì)保障行政部門授權(quán)的單位。2DB2101/T0101.9—20244.2其他任何未經(jīng)授權(quán)的單位和個(gè)人不得開展流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作。5從業(yè)人員從業(yè)人員除符合DB2101/T0101.1—2024第4章的要求外，還應(yīng)具備下列條件：a)具有大專及以上學(xué)歷，具有檔案管理專業(yè)知識和技能；b)嚴(yán)格遵守流動(dòng)人員人事檔案管理規(guī)定和保密制度；c)熟悉人力資源和社會(huì)保障政策法規(guī)。6檔案材料范圍檔案材料范圍按照GB/T32623—2016第4章執(zhí)行。7服務(wù)內(nèi)容7.1檔案接收和轉(zhuǎn)遞7.1.1檔案接收7.1.1.1單位集體委托存檔7.1.1.1.1建立單位委托檔案管理服務(wù)關(guān)系應(yīng)符合下列要求：a)查驗(yàn)委托存檔單位提交的證明材料和其他可供參考的材料；b)與委托存檔單位簽訂檔案管理服務(wù)協(xié)議。內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方權(quán)利和義務(wù)、違約責(zé)任及爭議處理辦法。7.1.1.1.2接收單位集體委托檔案應(yīng)符合下列要求：a)審核委托存檔單位同意接收檔案的證明材料、存檔（經(jīng)辦）人員的有效身份證件、勞動(dòng)合同或錄用手續(xù)、單位介紹信；b)審核提交材料無誤后，向存檔人員的原存檔單位出具調(diào)檔函；c)按照國家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料；d)接收流動(dòng)人員人事檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制；e)審核合格辦理檔案接收手續(xù)，并登記備案，編號入庫。7.1.1.2個(gè)人委托存檔個(gè)人委托檔案的接收應(yīng)符合下列要求：a)審核存檔人員有效身份證件、代辦人有效身份證件；b)審核提交材料無誤后，向存檔人員的原存檔單位出具調(diào)檔函；c)按照國家有關(guān)規(guī)定審核檔案材料；d)接收流動(dòng)人員人事檔案時(shí)實(shí)行告知承諾制；e)對接收檔案登記備案，編號入庫。7.1.2檔案轉(zhuǎn)出檔案轉(zhuǎn)出應(yīng)按下列要求辦理：a)確認(rèn)檔案接收單位檔案管理資質(zhì)、審核調(diào)檔函件、核實(shí)調(diào)檔人身份；DB2101/T0101.9—20243b)對符合轉(zhuǎn)出規(guī)定的，填寫材料目錄清單后嚴(yán)密包封，并填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，于15個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行轉(zhuǎn)出，對不符合轉(zhuǎn)出規(guī)定的，原檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)或原工作單位不得轉(zhuǎn)出。7.2檔案材料收集、鑒別和歸檔7.2.1收集鑒別檔案材料應(yīng)符合下列要求：c)檔案材料應(yīng)為辦理完畢的正式材料，完整齊全、文字清楚、內(nèi)容真實(shí)、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；d)證書、證件等特殊情況需用復(fù)印件存檔的，應(yīng)由材料制作單位注明復(fù)印時(shí)間并加蓋公章。7.2.2對收集的檔案材料應(yīng)進(jìn)行分類并歸檔。7.2.3對收集的檔案材料屬于歸檔范圍的，工作人員將檔案材料歸入本人檔案；不屬于歸檔范圍的，予以退回。7.2.4不符合要求的歸檔材料，告知材料形成單位重新制作或者補(bǔ)辦手續(xù)。7.3檔案的整理和保管7.3.1檔案整理7.3.1.1檔案材料按照一人一檔的方法整理。7.3.1.2整理檔案材料依檔案材料形成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系排列，認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達(dá)到完整、真實(shí)、條例、精煉、實(shí)用的要求。7.3.1.3對歸入檔案的材料要審核其是否完整、內(nèi)容是否真實(shí)、手續(xù)是否齊全。要根據(jù)材料的內(nèi)容和用途判定其保存價(jià)值，確定是否屬于檔案內(nèi)容。對于不屬于檔案內(nèi)容和重復(fù)多余的材料，應(yīng)退回材料形成單位。7.3.1.4要根據(jù)材料形成的時(shí)間或材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細(xì)的檔案材料目錄。7.3.1.5材料載體變質(zhì)、字體褪色不清或破損時(shí)，應(yīng)采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印、裱糊等方法進(jìn)行搶救。復(fù)制材料要核對無誤，并注明復(fù)制單位和日期。7.3.1.6裝訂前應(yīng)將材料上的大頭針、訂書釘?shù)冉饘傥锊鸪Ｈ缓罄睚R全卷材料，在材料左側(cè)豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。7.3.2檔案保管檔案保管應(yīng)符合下列要求：a)應(yīng)建立與檔案工作發(fā)展相適應(yīng)的堅(jiān)固的專用檔案庫房，配置鐵質(zhì)的檔案柜或檔案密集架；b)檔案庫房應(yīng)滿足防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，按照GB/T32623—2016中8.2執(zhí)行；c)檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應(yīng)分別配置；d)應(yīng)配置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)管理、檔案整理裝訂、安全防護(hù)等設(shè)備；e)要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛(wèi)生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。7.4檔案查借閱檔案查借閱應(yīng)遵守下列程序和要求：a)查閱單位提交加蓋公章的單位介紹信，申明查閱理由，如實(shí)填寫流動(dòng)人員人事檔案查閱申請表；b)查閱流動(dòng)人員人事檔案應(yīng)2人以上，宜為中共黨員；c)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照程序和權(quán)限審批同意；DB2101/T0101.9—20244d)查閱人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成查閱；e)檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)對高級專業(yè)技術(shù)人員、涉及國家秘密的流動(dòng)人員人事檔案要從嚴(yán)保管，嚴(yán)格查閱手續(xù)；f)任何個(gè)人不得查閱本人、配偶、直系血親、三代以內(nèi)旁系血親、近姻親人員的人事檔案；g)流動(dòng)人員人事檔案一般不予外借。確因工作需要借閱的，借閱單位應(yīng)履行審批手續(xù)，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)歸還。歸還時(shí)，檔案管理服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真核對檔案材料。7.5出具相關(guān)證明7.5.1依據(jù)檔案記載出具相關(guān)證明，包括：存檔證明、經(jīng)歷證明、親屬關(guān)系證明以及其他證明。7.5.2出具相關(guān)證明應(yīng)按下列要求辦理：a)審核個(gè)人委托存檔人員有效身份證件；b)審核單位委托集體存檔的存檔（經(jīng)辦）人員的有效身份證件、單位介紹信；c)依據(jù)存檔情況，出具存檔證明；依據(jù)檔案材料記載內(nèi)容，出具經(jīng)歷證明、親屬關(guān)系證明以及其他證明。7.6提供政審服務(wù)7.6.1為相關(guān)單位提供政審（考察）服務(wù)，其中包括參軍、錄用、入黨、出國（境）、升學(xué)政審以及其他政審。7.6.2提供政審服務(wù)按下列要求辦理：a)審核個(gè)人委托存檔人員有效身份證件；b)審核單位委托集體存檔的存檔（經(jīng)辦）人員有效身份證件，單位介紹信，政審函、政審（錄用）表格、因公出國任務(wù)批件和組團(tuán)名單；c)依據(jù)檔案材料記載出具政審證明，或填寫錄用政審表格、入黨政審表格等。7.7存檔人員黨組織關(guān)系接轉(zhuǎn)存檔人員黨組織關(guān)系接收與轉(zhuǎn)出參照黨員管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。8檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)按照GB/T32623—2016第10章執(zhí)行。9人事檔案數(shù)字化服務(wù)人事檔案數(shù)字化服務(wù)按照GB/T33870—2017執(zhí)行。10服務(wù)促就業(yè)除符合DB2101/T0101.1—2024第10章的要求外，簡化檔案流轉(zhuǎn)手續(xù)，提高人民群眾在就業(yè)過程中的便利性，促進(jìn)高質(zhì)量就業(yè)。11服務(wù)評價(jià)與改進(jìn)DB2101/T0101.9—20245服務(wù)評價(jià)與改進(jìn)除符合DB2101/T0101.1—2024第11章的要求外，對客戶的投訴應(yīng)在5個(gè)工作日內(nèi)予以反饋，對存在的問題應(yīng)采取措施進(jìn)行改進(jìn)。DB2101/T0101.9—20246參考文獻(xiàn)[1]流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)規(guī)定