文件收發(fā)管理制度?（一）目的為規(guī)范公司文件收發(fā)管理工作，確保文件傳遞的及時性、準確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間文件的收發(fā)、傳遞、歸檔等管理活動。（三）職責分工1.行政部門負責制定、修訂和完善文件收發(fā)管理制度。統(tǒng)一接收、登記、編號、分發(fā)公司內(nèi)外來文，并按規(guī)定進行傳閱、催辦、歸檔。負責公司發(fā)文的格式審核、編號、印制、分發(fā)等工作。指導和監(jiān)督各部門文件收發(fā)管理工作。2.各部門設(shè)兼職文件收發(fā)員，負責本部門文件的接收、登記、傳遞、保管等工作，并定期向行政部門移交相關(guān)文件。嚴格按照本制度規(guī)定處理本部門的文件收發(fā)事務(wù)，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.外來文件：包括上級主管部門文件、政府部門文件、合作單位來文、客戶來文等。2.公司發(fā)文：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示等正式文件。3.部門文件：各部門自行制定和使用的工作文件、內(nèi)部通知等。（二）文件編號1.外來文件編號：行政部門根據(jù)文件來源進行編號，格式為"[來源標識][年份][順序號]"，例如"[上級主管部門]2023001"。2.公司發(fā)文編號：由行政部門統(tǒng)一編號，格式為"公司名稱縮寫[年份][部門代碼][文件類型代碼][順序號]"，例如"XX公司2023HR01001"，其中部門代碼和文件類型代碼由行政部門提前設(shè)定。3.部門文件編號：各部門自行編號，報行政部門備案，編號應(yīng)保持唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。三、文件的收發(fā)流程（一）外來文件接收1.行政部門指定專人負責文件接收工作，接收時應(yīng)檢查文件的完整性，包括文件份數(shù)、有無破損、字跡是否清晰等。2.對接收的文件進行詳細登記，記錄文件的名稱、文號、來文單位、日期、份數(shù)等信息，并按照編號規(guī)則進行編號。3.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，及時將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導和部門傳閱或辦理。傳閱文件時，應(yīng)填寫《文件傳閱單》，記錄傳閱人員姓名、時間等信息，確保文件按規(guī)定路線傳遞，避免漏傳。（二）外來文件辦理1.承辦部門收到文件后，應(yīng)及時安排人員辦理，按照文件要求和時限完成相關(guān)工作。2.對于需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)擬寫回復(fù)意見，經(jīng)部門負責人審核簽字后，交行政部門統(tǒng)一發(fā)文回復(fù)。3.在文件辦理過程中，承辦部門應(yīng)做好文件的保管工作，防止文件丟失或損壞。辦理完畢后，應(yīng)將文件及時交行政部門歸檔。（三）公司發(fā)文起草1.各部門需要發(fā)文時，應(yīng)填寫《發(fā)文申請表》，明確發(fā)文主題、內(nèi)容、發(fā)送范圍、緊急程度等信息，經(jīng)部門負責人審核后交行政部門。2.行政部門對《發(fā)文申請表》進行格式審核，對不符合要求的申請表返回部門修改完善。3.經(jīng)審核通過的發(fā)文申請表，由申請部門負責起草文件初稿，確保文件內(nèi)容準確、清晰、規(guī)范。（四）公司發(fā)文審核與簽發(fā)1.文件初稿完成后，由申請部門負責人再次審核，確認無誤后提交行政部門進行格式審核和編號。2.行政部門對文件格式進行統(tǒng)一規(guī)范，包括字體、字號、排版等，確保文件格式符合公司要求。3.文件經(jīng)行政部門格式審核后，依次送相關(guān)領(lǐng)導審批簽發(fā)。審批簽發(fā)流程按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，重要文件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長簽發(fā)。（五）公司發(fā)文印制與分發(fā)1.經(jīng)領(lǐng)導簽發(fā)后的文件，由行政部門安排印制。印制過程中，應(yīng)確保文件質(zhì)量，檢查印刷內(nèi)容是否清晰、準確，有無錯漏。2.印制完成的文件，行政部門按照《發(fā)文申請表》確定的發(fā)送范圍進行分發(fā)，并做好分發(fā)記錄，記錄文件分發(fā)的部門、份數(shù)等信息。3.對于重要或緊急文件，行政部門應(yīng)采取適當方式確保文件及時、準確送達收件部門，如專人送達、快遞等。（六）部門文件收發(fā)1.各部門兼職文件收發(fā)員負責接收本部門的外來文件和內(nèi)部文件，按照外來文件接收流程進行登記和處理。2.部門文件收發(fā)員對本部門起草的文件進行編號、登記，經(jīng)部門負責人審核后，按照規(guī)定范圍進行發(fā)放和存檔。3.部門文件收發(fā)員應(yīng)定期整理本部門文件，將文件分類存放，便于查找和使用。每季度末，將本部門文件移交行政部門統(tǒng)一歸檔。四、文件的傳閱與催辦（一）文件傳閱1.行政部門收到需傳閱的文件后，根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導分工，確定傳閱順序和范圍。2.傳閱文件應(yīng)使用《文件傳閱單》，文件傳閱單應(yīng)隨文件一同傳遞，傳閱人員應(yīng)在傳閱單上簽字確認傳閱時間。3.傳閱過程中，如遇傳閱人員外出等情況，應(yīng)及時調(diào)整傳閱順序，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。傳閱完畢后，文件應(yīng)及時返回行政部門。（二）文件催辦1.對于需要辦理的文件，行政部門應(yīng)建立催辦機制，跟蹤文件辦理進度。2.催辦方式可采用電話催辦、郵件催辦、書面催辦等。催辦時，應(yīng)明確催辦事項、催辦對象和催辦期限。3.承辦部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成文件辦理，并將辦理結(jié)果及時反饋給行政部門。如因特殊原因無法按時完成，應(yīng)提前向行政部門說明情況，并申請延期。五、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準確，符合文件形成規(guī)律和特點。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進行分類整理，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、保管期限等信息。3.每年年終，各部門應(yīng)將本年度歸檔文件移交行政部門統(tǒng)一保管。行政部門對各部門移交的文件進行核對、整理，按照公司檔案管理制度進行集中歸檔。（二）文件保管1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保文件安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的文件應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴格控制檔案查閱權(quán)限，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導批準后，在檔案管理人員陪同下查閱。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換檔案材料。六、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴格遵守文件保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要文件予以保密。2.嚴禁將公司文件私自復(fù)印、外傳或用于非工作目的。因工作需要復(fù)印文件的，應(yīng)經(jīng)行政部門批準，并登記復(fù)印份數(shù)和用途。3.在文件處理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如文件存放于安全場所、對電子文件設(shè)置密碼等，防止文件泄露。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，行政部門應(yīng)定期進行清理和銷毀。銷毀文件前，應(yīng)編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.文件銷毀應(yīng)采用適當方式進行，確保文件信息無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)文件，可采用粉碎、焚燒等方式銷毀；對于電子文件，應(yīng)進行徹底刪除或格式化處理。3.文件銷毀過程應(yīng)有專人監(jiān)督，并在《文件銷毀清單》上簽字確認。銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。七、信息化管理（一）電子文件管理1.公司推行文件信息化管理，逐步實現(xiàn)文件的電子化存儲、流轉(zhuǎn)和查閱。各部門應(yīng)積極配合行政部門，將紙質(zhì)文件及時掃描轉(zhuǎn)化為電子文件，并上傳至公司文件管理系統(tǒng)。2.電子文件應(yīng)按照與紙質(zhì)文件相同的分類和編號規(guī)則進行管理，確保電子文件與紙質(zhì)文件的一致性和關(guān)聯(lián)性。3.公司文件管理系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)員工工作職責和崗位需求，授予相應(yīng)的文件查閱、下載、修改等權(quán)限，確保電子文件的安全管理。（二）文件管理系統(tǒng)使用1.員工應(yīng)熟練掌握公司文件管理系統(tǒng)的操作方法，通過系統(tǒng)進行文件的收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等工作。2.在文件管理系統(tǒng)中，應(yīng)及時準確地錄入文件相關(guān)信息，如文件標題、文號、日期、附件等，以便于文件的檢索和查詢。3.定期對文件管理系統(tǒng)進行維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司文件收發(fā)管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件收發(fā)流程執(zhí)行情況、文件歸檔情況、文件保管情況等。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向相關(guān)部門和人員提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將文件收發(fā)管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的文件管理工作進行考核評價。2.考核指標包括文件收發(fā)的及時性、準確性、完整性，文件傳閱和催辦的執(zhí)行情況，文件歸檔和保管的規(guī)范性等。3.