院區(qū)采購管理制度?一、總則（一）目的為規(guī)范院區(qū)采購工作，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院區(qū)各部門及下屬單位的采購活動(dòng)，包括物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和院區(qū)相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對(duì)待所有供應(yīng)商，確保公正評(píng)標(biāo)。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合院區(qū)需求。5.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立院區(qū)采購管理委員會(huì)，由院區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購政策和策略，監(jiān)督采購活動(dòng)。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的實(shí)施。其職責(zé)包括：1.制定采購計(jì)劃和預(yù)算。2.尋找、篩選和評(píng)估供應(yīng)商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況。5.處理采購過程中的相關(guān)問題。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購評(píng)審工作，協(xié)助采購部門驗(yàn)收采購物資和服務(wù)。（四）財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的支付，參與采購合同的審核。（五）審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購資金的使用情況。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.《采購申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行初步審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，需提交采購管理委員會(huì)審議批準(zhǔn)。（三）采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)審批通過的采購申請(qǐng)，制定采購計(jì)劃，明確采購方式、采購時(shí)間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等。（四）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找：采購人員通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.供應(yīng)商篩選：對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選，審查其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況等，建立供應(yīng)商名錄。3.供應(yīng)商評(píng)估：定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格等，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。4.供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購項(xiàng)目的要求，從合格供應(yīng)商中選擇合適的供應(yīng)商，采用招標(biāo)、詢價(jià)、競(jìng)爭性談判、單一來源采購等方式確定供應(yīng)商。（五）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，達(dá)成一致意見后，起草采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。3.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核后，由采購部門負(fù)責(zé)人和供應(yīng)商簽字蓋章生效。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同約定，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.需求部門協(xié)助采購部門做好采購物資的驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，參與采購物資的驗(yàn)收。（七）采購驗(yàn)收1.采購物資到貨后，采購部門通知需求部門和相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)，填寫《采購驗(yàn)收單》。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購物資，辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。（八）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況，填寫《付款申請(qǐng)單》，附上采購發(fā)票、采購合同、驗(yàn)收單等相關(guān)憑證。2.《付款申請(qǐng)單》經(jīng)需求部門、采購部門、財(cái)務(wù)部門審核簽字后，提交給院區(qū)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《付款申請(qǐng)單》，按照合同約定的付款方式和時(shí)間支付采購款項(xiàng)。四、采購方式（一）招標(biāo)采購1.適用范圍：適用于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、有多家潛在供應(yīng)商可供選擇的采購項(xiàng)目。2.招標(biāo)方式：包括公開招標(biāo)和邀請(qǐng)招標(biāo)。公開招標(biāo)是指招標(biāo)人以招標(biāo)公告的方式邀請(qǐng)不特定的法人或者其他組織投標(biāo)；邀請(qǐng)招標(biāo)是指招標(biāo)人以投標(biāo)邀請(qǐng)書的方式邀請(qǐng)?zhí)囟ǖ姆ㄈ嘶蛘咂渌M織投標(biāo)。3.招標(biāo)程序：編制招標(biāo)文件。發(fā)布招標(biāo)公告或投標(biāo)邀請(qǐng)書。發(fā)售招標(biāo)文件。組織開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)。發(fā)出中標(biāo)通知書。簽訂采購合同。（二）詢價(jià)采購1.適用范圍：適用于規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價(jià)格變化幅度小的采購項(xiàng)目。2.詢價(jià)程序：確定詢價(jià)供應(yīng)商名單。向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。收集詢價(jià)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)文件。對(duì)詢價(jià)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和評(píng)估，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商作為成交供應(yīng)商。發(fā)出成交通知書，簽訂采購合同。（三）競(jìng)爭性談判采購1.適用范圍：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時(shí)間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計(jì)算出價(jià)格總額的采購項(xiàng)目。2.競(jìng)爭性談判程序：成立談判小組。制定談判文件。確定邀請(qǐng)參加談判的供應(yīng)商名單。組織談判。確定成交供應(yīng)商。簽訂采購合同。（四）單一來源采購1.適用范圍：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項(xiàng)目。2.單一來源采購程序：填寫《單一來源采購申請(qǐng)表》，說明采用單一來源采購方式的理由。提交采購管理委員會(huì)審議批準(zhǔn)。與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，簽訂采購合同。五、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)院區(qū)年度工作計(jì)劃和各部門采購需求，編制年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制程序進(jìn)行調(diào)整，報(bào)采購管理委員會(huì)審批。（三）預(yù)算監(jiān)控1.財(cái)務(wù)部門定期對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。2.采購部門應(yīng)定期向財(cái)務(wù)部門報(bào)送采購預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)告，接受財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督檢查。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購部門對(duì)采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同條款，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。2.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：嚴(yán)格合同審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，加強(qiáng)合同執(zhí)行過程中的監(jiān)督和管理，及時(shí)處理合同糾紛。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)采購物資的驗(yàn)收管理，建立質(zhì)量反饋機(jī)制，對(duì)不合格物資及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商整改或退換貨。4.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，掌握價(jià)格動(dòng)態(tài)，采用招標(biāo)、詢價(jià)等方式，選擇合理的采購價(jià)格，簽訂價(jià)格調(diào)整條款，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。5.交貨期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在采購合同中明確交貨期條款，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，建立交貨期預(yù)警機(jī)制，及時(shí)解決交貨期延誤問題。七、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購申請(qǐng)文件、采購審批文件、采購計(jì)劃、供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收單、付款憑證等與采購活動(dòng)相關(guān)的文件資料。（二）檔案整理采購部門應(yīng)定期對(duì)采購檔案進(jìn)行整理，按照類別、時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，建立檔案保管制度，確保檔案資料的安全。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和院區(qū)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下查閱。查閱人員不得擅自復(fù)印、摘抄檔案資料。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.紀(jì)