印章證書管理制度?一、總則（一）目的為加強公司印章、證書的管理，規(guī)范印章、證書的使用流程，維護公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：印章、證書的刻制、使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.嚴肅性原則：印章、證書是公司對外行使權(quán)力的重要象征，必須嚴格管理，確保安全。3.規(guī)范性原則：印章、證書的使用應(yīng)遵循規(guī)定的流程和審批權(quán)限，做到規(guī)范、準確、及時。二、印章管理（一）印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同、協(xié)議等。2.法定代表人章：用于特定的財務(wù)文件、支票等。3.合同專用章：用于簽訂各類合同。4.財務(wù)專用章：用于財務(wù)結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。5.部門章：用于部門內(nèi)部文件、通知等。（二）印章刻制1.因工作需要刻制印章，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數(shù)量等信息。2.《印章刻制申請表》經(jīng)部門負責人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準后，交行政管理部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.行政管理部門應(yīng)選擇具有資質(zhì)的印章刻制單位，并與其簽訂刻制合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.印章刻制完成后，行政管理部門應(yīng)進行驗收，檢查印章的規(guī)格、字體、圖案等是否符合要求，并將印章登記備案。（三）印章保管1.公司公章、法定代表人章、合同專用章由行政管理部門指定專人保管；財務(wù)專用章由財務(wù)部門指定專人保管；部門章由各部門指定專人保管。2.印章保管人員應(yīng)具備責任心強、工作認真負責等條件，并經(jīng)過公司嚴格的審查和培訓(xùn)。3.印章保管人員應(yīng)設(shè)立專門的印章保管臺賬，詳細記錄印章的啟用時間、保管人、使用情況等信息。4.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險柜等，并確保保險柜的密碼、鑰匙等由專人妥善保管。（四）印章使用1.使用公司公章、法定代表人章、合同專用章，需填寫《印章使用申請表》，注明使用事由、文件名稱、份數(shù)等，并經(jīng)相關(guān)部門負責人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準。2.使用財務(wù)專用章，需填寫《財務(wù)印章使用申請表》，經(jīng)財務(wù)負責人簽字、分管財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準。3.使用部門章，需填寫《部門印章使用申請表》，經(jīng)部門負責人批準。4.印章保管人員應(yīng)嚴格按照審批后的《印章使用申請表》進行用印，對不符合審批手續(xù)的用印申請有權(quán)拒絕。5.用印時，印章保管人員應(yīng)將印章放置在印臺上，用力均勻地蓋章，確保印章清晰、完整。6.用印完畢后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用申請表》上注明用印日期、用印人等信息，并將申請表存檔保管。（五）印章停用與銷毀1.因公司機構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，印章不再使用時，由行政管理部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，辦理印章停用手續(xù)。2.印章保管人員應(yīng)將停用的印章交回行政管理部門，行政管理部門負責對印章進行封存。3.對于需要銷毀的印章，由行政管理部門填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)總經(jīng)理批準后，會同審計部門等相關(guān)人員共同銷毀，并做好銷毀記錄。三、證書管理（一）證書種類1.營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等各類資質(zhì)證書。2.員工的學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等。（二）證書辦理1.公司各類資質(zhì)證書的辦理，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責準備資料，并填寫《證書辦理申請表》，經(jīng)部門負責人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準后，交行政管理部門統(tǒng)一辦理。2.員工學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等的辦理，由員工本人提出申請，填寫《證書辦理申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字后，交行政管理部門辦理。3.行政管理部門應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求，及時辦理各類證書，并確保證書的真實性和有效性。（三）證書保管1.公司各類資質(zhì)證書由行政管理部門指定專人保管，并建立證書保管臺賬，詳細記錄證書名稱、頒發(fā)部門、頒發(fā)時間、有效期等信息。2.員工學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等由行政管理部門統(tǒng)一保管或由員工本人妥善保管（如有特殊規(guī)定），并定期進行核對。3.證書保管人員應(yīng)確保證書存放安全，防止證書丟失、損壞等情況發(fā)生。（四）證書使用1.公司各類資質(zhì)證書如需外借，由需求部門填寫《證書外借申請表》，經(jīng)部門負責人簽字、分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理批準后，到行政管理部門辦理外借手續(xù)。2.外借期限一般不得超過[具體期限]，到期后應(yīng)及時歸還。3.員工學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等用于公司內(nèi)部相關(guān)工作時，由員工本人提交證書原件或復(fù)印件，并做好登記。（五）證書年檢與換證1.行政管理部門應(yīng)及時關(guān)注公司各類資質(zhì)證書的年檢和換證時間，提前準備相關(guān)資料，按時辦理年檢和換證手續(xù)。2.對于員工學(xué)歷證書、職業(yè)資格證書等需要年檢或換證的，行政管理部門應(yīng)及時通知員工本人，并協(xié)助其辦理相關(guān)手續(xù)。四、印章證書使用風(fēng)險防范（一）加強印章證書保管人員培訓(xùn)定期組織印章證書保管人員參加培訓(xùn)，提高其法律意識、風(fēng)險意識和業(yè)務(wù)水平，使其熟悉印章證書管理的相關(guān)規(guī)定和流程。（二）完善審批流程嚴格執(zhí)行印章證書使用的審批制度，確保每一次用印、借用證書等行為都經(jīng)過嚴格的審核，防止未經(jīng)授權(quán)的使用。（三）建立監(jiān)督機制1.審計部門定期對印章證書的管理情況進行審計檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.設(shè)立舉報渠道，鼓勵員工對印章證書使用中的違規(guī)行為進行舉報，一經(jīng)查實，嚴肅處理。（四）加強信息化管理利用信息化手段，建立印章證書管理系統(tǒng)，實現(xiàn)印章證書的申請、審批、使用、保管等環(huán)節(jié)的信息化管理，提高管理效率和安全性。五、違規(guī)處理（一）對違反印章證書管理制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.警告、批評教育。2.扣發(fā)績效獎金。3.解除勞動合同。