辦公用管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司辦公用管理，規(guī)范辦公用的采購(gòu)、使用、維護(hù)及報(bào)廢等流程，提高辦公用使用效率，降低公司運(yùn)營(yíng)成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要臨時(shí)使用公司辦公用的外部人員。管理原則辦公用管理遵循"統(tǒng)一規(guī)劃、合理配置、節(jié)約使用、規(guī)范管理"的原則。辦公用采購(gòu)管理采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求，每年末制定下一年度辦公用采購(gòu)計(jì)劃，詳細(xì)列出所需辦公用的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并提交至行政部門(mén)。2.行政部門(mén)匯總各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃后，結(jié)合公司實(shí)際情況及預(yù)算安排，進(jìn)行綜合平衡和審核，形成公司年度辦公用采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)流程1.對(duì)于納入年度采購(gòu)計(jì)劃的辦公用，由行政部門(mén)按照公司采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.采購(gòu)過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及售后服務(wù)等條款。3.對(duì)于緊急采購(gòu)需求，由需求部門(mén)填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)行政部門(mén)備案并實(shí)施采購(gòu)。緊急采購(gòu)應(yīng)盡量選擇與公司有長(zhǎng)期合作關(guān)系的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。采購(gòu)驗(yàn)收1.辦公用到貨后，行政部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物品的規(guī)格、數(shù)量、外觀(guān)、質(zhì)量等。2.對(duì)于驗(yàn)收合格的辦公用，驗(yàn)收人員應(yīng)在《辦公用驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行更換或處理。辦公用使用管理領(lǐng)用登記1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到行政部門(mén)辦理領(lǐng)用手續(xù)。2.行政部門(mén)按照審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用，并在《辦公用領(lǐng)用登記表》上進(jìn)行登記，記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。使用規(guī)范1.員工應(yīng)妥善保管領(lǐng)用的辦公用，不得隨意轉(zhuǎn)借他人或挪作他用。2.辦公用應(yīng)在公司規(guī)定的辦公區(qū)域內(nèi)使用，如需帶出公司，應(yīng)提前辦理相關(guān)審批手續(xù)。3.員工應(yīng)按照辦公用的使用說(shuō)明和操作規(guī)程正確使用辦公用，避免因使用不當(dāng)造成損壞。如發(fā)現(xiàn)辦公用出現(xiàn)故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)進(jìn)行維修。歸還與交接1.員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將領(lǐng)用的辦公用全部歸還行政部門(mén)，并辦理交接手續(xù)。行政部門(mén)應(yīng)按照《辦公用領(lǐng)用登記表》對(duì)歸還的辦公用進(jìn)行核對(duì)，如有缺失或損壞，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。2.因工作需要在部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行辦公用交接的，交接雙方應(yīng)填寫(xiě)《辦公用交接清單》，注明交接日期、交接人、接交人、物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。辦公用維護(hù)管理日常維護(hù)1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)定期對(duì)辦公用進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保辦公用的正常使用。檢查內(nèi)容包括辦公用的外觀(guān)、性能、運(yùn)行狀況等。2.對(duì)于辦公用的一般性故障，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行維修；對(duì)于較為復(fù)雜的故障，行政部門(mén)應(yīng)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修過(guò)程中，行政部門(mén)應(yīng)做好維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修人員、維修費(fèi)用等信息。定期保養(yǎng)1.行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)辦公用的使用情況和性能特點(diǎn)，制定定期保養(yǎng)計(jì)劃，對(duì)辦公用進(jìn)行定期保養(yǎng)。定期保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔、潤(rùn)滑、調(diào)試、更換零部件等。2.定期保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)明確保養(yǎng)的時(shí)間間隔、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)責(zé)任人等信息，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。維修費(fèi)用管理1.辦公用維修費(fèi)用應(yīng)納入公司財(cái)務(wù)預(yù)算管理，行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)維修情況及時(shí)填寫(xiě)《辦公用維修費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核報(bào)銷(xiāo)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)辦公用維修費(fèi)用的審核，確保維修費(fèi)用的合理性和真實(shí)性。對(duì)于超出預(yù)算或不合理的維修費(fèi)用，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)拒絕報(bào)銷(xiāo)。辦公用報(bào)廢管理報(bào)廢鑒定1.辦公用出現(xiàn)下列情況之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過(guò)使用年限且無(wú)法正常使用的；因技術(shù)進(jìn)步、產(chǎn)品更新?lián)Q代等原因，已被淘汰或不再適用的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聯(lián)p壞且無(wú)法修復(fù)的；其他符合報(bào)廢條件的情況。2.行政部門(mén)定期對(duì)辦公用進(jìn)行清查，對(duì)于達(dá)到報(bào)廢條件的辦公用，組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，填寫(xiě)《辦公用報(bào)廢鑒定表》，注明辦公用名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。報(bào)廢處理1.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意報(bào)廢的辦公用，行政部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于有回收價(jià)值的報(bào)廢辦公用，可進(jìn)行回收變賣(mài)；對(duì)于無(wú)回收價(jià)值的報(bào)廢辦公用，可按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如報(bào)廢電子產(chǎn)品應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行拆解、分類(lèi)處理，防止對(duì)環(huán)境造成污染。2.行政部門(mén)應(yīng)做好辦公用報(bào)廢處理記錄，包括報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、處理方式、處理收入等信息。辦公用盤(pán)點(diǎn)管理盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃1.行政部門(mén)應(yīng)定期組織辦公用盤(pán)點(diǎn)工作，每年至少進(jìn)行[X]次全面盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)時(shí)間應(yīng)提前通知各部門(mén)，確保各部門(mén)做好準(zhǔn)備工作。2.在盤(pán)點(diǎn)前，行政部門(mén)應(yīng)制定詳細(xì)的盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)方法、盤(pán)點(diǎn)人員分工等信息。盤(pán)點(diǎn)實(shí)施1.盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)按照盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃對(duì)辦公用進(jìn)行逐一清點(diǎn)，核對(duì)辦公用的實(shí)際數(shù)量與《辦公用領(lǐng)用登記表》記錄是否一致。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，如賬實(shí)不符、損壞丟失等，應(yīng)及時(shí)查明原因，并記錄在《辦公用盤(pán)點(diǎn)表》上。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，盤(pán)點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果填寫(xiě)《辦公用盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況、存在問(wèn)題及處理建議等。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果處理1.行政部門(mén)根據(jù)《辦公用盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行分析和處理。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)查明原因，分清責(zé)任，并及時(shí)調(diào)整相關(guān)賬目；對(duì)于損壞丟失的辦公用，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償處理。2.行政部門(mén)應(yīng)將盤(pán)點(diǎn)結(jié)果及處理情況向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，同時(shí)將盤(pán)點(diǎn)報(bào)告及相關(guān)資料存檔備案。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.員工有下列行為之一的，屬于違規(guī)行為：未按規(guī)定辦理領(lǐng)用手續(xù)擅自領(lǐng)用辦公用的；隨意轉(zhuǎn)借、挪用辦公用的；因使用不當(dāng)造成辦公用損壞，未及時(shí)報(bào)告或隱瞞不報(bào)的；未按規(guī)定歸還辦公用或辦理交接手續(xù)的；私自拆卸、改裝辦公用的；其他違反辦公用管理制度的行為。處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，行政部門(mén)應(yīng)給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正；對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，行政部門(mén)將視情節(jié)輕重給予書(shū)面警告、罰款、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金等處理措施，并將處理結(jié)果納入員工績(jī)效考核檔案。2.因員