通訊錄管理制度?一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司通訊錄的管理，確保公司內(nèi)部信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)與暢通，提高工作效率，加強(qiáng)各部門(mén)之間的溝通與協(xié)作。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業(yè)務(wù)往來(lái)的外部合作伙伴。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：通訊錄信息應(yīng)確保真實(shí)、準(zhǔn)確，與員工及合作伙伴的實(shí)際情況相符。2.及時(shí)性原則：隨著人員變動(dòng)和業(yè)務(wù)發(fā)展，通訊錄信息應(yīng)及時(shí)更新，保證信息的時(shí)效性。3.保密性原則：通訊錄中涉及的個(gè)人隱私信息應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、通訊錄內(nèi)容（一）公司內(nèi)部通訊錄1.員工基本信息姓名：?jiǎn)T工真實(shí)姓名。部門(mén)：所在的具體部門(mén)。職位：擔(dān)任的職務(wù)。辦公電話：辦公場(chǎng)所的固定電話號(hào)碼。手機(jī)號(hào)碼：?jiǎn)T工常用手機(jī)號(hào)碼。電子郵箱：工作郵箱地址。2.部門(mén)信息部門(mén)名稱：公司內(nèi)各部門(mén)的全稱。部門(mén)負(fù)責(zé)人：部門(mén)主管的姓名。部門(mén)電話：部門(mén)辦公電話。3.特殊標(biāo)識(shí)對(duì)于某些特殊崗位或有特定職責(zé)的人員，可在通訊錄中添加相應(yīng)的特殊標(biāo)識(shí)，以便于識(shí)別和聯(lián)系。（二）外部合作伙伴通訊錄1.合作伙伴基本信息公司名稱：合作伙伴的全稱。聯(lián)系人姓名：負(fù)責(zé)與公司對(duì)接業(yè)務(wù)的聯(lián)系人姓名。聯(lián)系電話：聯(lián)系人的辦公電話或手機(jī)號(hào)碼。電子郵箱：聯(lián)系人的工作郵箱。合作業(yè)務(wù)范圍：明確與公司的合作領(lǐng)域。2.合作項(xiàng)目信息記錄與各合作伙伴相關(guān)的具體合作項(xiàng)目名稱，以及在項(xiàng)目中的主要對(duì)接人等信息，便于在涉及合作項(xiàng)目時(shí)能夠快速準(zhǔn)確地聯(lián)系到相關(guān)人員。三、通訊錄的建立與更新（一）初始建立1.新員工入職時(shí)，人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)收集其基本信息，并按照規(guī)定格式錄入公司通訊錄系統(tǒng)。2.對(duì)于新成立的部門(mén)或新設(shè)立的崗位，相關(guān)部門(mén)應(yīng)及時(shí)提供部門(mén)信息及人員信息，由人力資源部門(mén)統(tǒng)一錄入通訊錄。3.在與外部合作伙伴建立合作關(guān)系時(shí)，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合作伙伴的相關(guān)信息反饋給人力資源部門(mén)，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)添加到外部合作伙伴通訊錄中。（二）日常更新1.員工信息變更員工個(gè)人信息如姓名、部門(mén)、職位、聯(lián)系方式等發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)在變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)填寫(xiě)《通訊錄信息變更申請(qǐng)表》，提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后交至人力資源部門(mén)進(jìn)行信息更新。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，如信息變更涉及到工作交接等重要事項(xiàng)，應(yīng)確保相關(guān)工作已妥善安排后再予以審核通過(guò)。2.部門(mén)信息變更部門(mén)名稱、負(fù)責(zé)人等信息發(fā)生變更時(shí)，由所在部門(mén)填寫(xiě)《通訊錄信息變更申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，交人力資源部門(mén)進(jìn)行更新。審批流程應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成。3.外部合作伙伴信息變更業(yè)務(wù)部門(mén)在發(fā)現(xiàn)與外部合作伙伴的聯(lián)系信息發(fā)生變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知合作伙伴進(jìn)行信息更新，并在變更后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將新信息反饋給人力資源部門(mén)，由人力資源部門(mén)進(jìn)行調(diào)整。4.定期維護(hù)人力資源部門(mén)應(yīng)定期對(duì)通訊錄進(jìn)行全面梳理和維護(hù)，至少每季度進(jìn)行一次數(shù)據(jù)核對(duì)和更新，確保通訊錄信息的準(zhǔn)確性和完整性。四、通訊錄的使用與管理（一）使用權(quán)限1.公司內(nèi)部員工可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、移動(dòng)辦公軟件等指定渠道查詢和使用公司通訊錄。2.因工作需要，涉及對(duì)外聯(lián)系業(yè)務(wù)的相關(guān)部門(mén)員工，在經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，可獲取外部合作伙伴通訊錄中的部分信息，但僅限于與業(yè)務(wù)相關(guān)的必要聯(lián)系信息，不得隨意擴(kuò)散。3.未經(jīng)授權(quán)，任何員工不得擅自將公司通訊錄提供給外部人員或用于非公司業(yè)務(wù)的其他用途。（二）信息查詢1.員工如需查詢其他部門(mén)員工的聯(lián)系方式，應(yīng)通過(guò)內(nèi)部溝通渠道與對(duì)方部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，由對(duì)方部門(mén)協(xié)助提供相關(guān)信息，不得私自通過(guò)非正規(guī)渠道獲取。2.在查詢外部合作伙伴通訊錄信息時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限范圍進(jìn)行操作，如需獲取超出權(quán)限的信息，應(yīng)向業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查詢。3.公司內(nèi)部設(shè)立專門(mén)的通訊錄查詢服務(wù)郵箱或熱線電話，員工在查詢信息遇到困難時(shí)，可通過(guò)上述渠道尋求幫助。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)公司通訊錄系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。備份數(shù)據(jù)應(yīng)至少保存[X]年，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)于存儲(chǔ)通訊錄數(shù)據(jù)的服務(wù)器及相關(guān)設(shè)備，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，如設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改。3.嚴(yán)禁員工通過(guò)非公司指定的方式私自存儲(chǔ)或傳播公司通訊錄數(shù)據(jù)，違反規(guī)定者將按照公司相關(guān)制度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（四）監(jiān)督與檢查1.公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)通訊錄的使用和管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保員工嚴(yán)格按照制度規(guī)定使用通訊錄。2.對(duì)于在監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。3.員工有權(quán)對(duì)通訊錄管理過(guò)程中的不規(guī)范行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對(duì)舉報(bào)內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真調(diào)查處理，并為舉報(bào)人保密。五、保密規(guī)定（一）保密范圍1.通訊錄中涉及的員工個(gè)人隱私信息，如手機(jī)號(hào)碼、家庭住址、身份證號(hào)碼等，均屬于保密內(nèi)容。2.外部合作伙伴通訊錄中的商業(yè)秘密信息，如合作伙伴的核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息等，未經(jīng)對(duì)方書(shū)面同意，不得泄露。（二）保密措施1.人力資源部門(mén)及相關(guān)管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)通訊錄數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止信息泄露。2.在向員工提供通訊錄相關(guān)培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)強(qiáng)調(diào)保密要求，提醒員工注意保護(hù)他人隱私信息。3.對(duì)于因工作需要接觸通訊錄信息的人員，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)員工違反保密規(guī)定，擅自泄露通訊錄中的保密信息，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.對(duì)于因員工泄密行為給公司或合作伙伴造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢