教材款管理制度?總則目的為加強公司教材款的管理，規(guī)范教材采購、使用及款項支付流程，確保教材款的安全與合理使用，保障公司正常運營，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及教材采購、使用及相關款項管理的所有部門和人員?；驹瓌t1.合法性原則：教材款的管理應嚴格遵守國家法律法規(guī)及財務制度的相關規(guī)定。2.準確性原則：確保教材采購信息、款項記錄準確無誤，保證財務數(shù)據(jù)的真實性和可靠性。3.規(guī)范性原則：明確各環(huán)節(jié)的操作流程和審批權(quán)限，規(guī)范教材款的管理行為。4.效益性原則：在保證教材質(zhì)量的前提下，合理控制教材采購成本，提高資金使用效益。教材采購管理采購計劃制定1.各部門應根據(jù)教學計劃、學生人數(shù)及教材使用情況，提前制定教材采購計劃。采購計劃應詳細列出所需教材的名稱、版本、數(shù)量、預計采購時間等信息。2.教材采購計劃需經(jīng)部門負責人審核后，提交至教材管理部門匯總。教材管理部門對各部門的采購計劃進行綜合平衡，結(jié)合庫存情況，制定公司整體教材采購計劃。供應商選擇與管理1.建立教材供應商評估機制，定期對供應商的信譽、資質(zhì)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面進行評估。評估結(jié)果作為選擇供應商的重要依據(jù)。2.通過招標、詢價、談判等方式選擇優(yōu)質(zhì)供應商，建立供應商名錄。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括教材的規(guī)格、價格、交貨時間、付款方式、質(zhì)量保證、售后服務等條款。3.加強對供應商的日常管理，定期與供應商溝通，了解教材供應情況，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違規(guī)行為或產(chǎn)品質(zhì)量問題，應及時采取措施，如暫停合作、要求整改或更換供應商等。采購流程1.采購人員根據(jù)批準的采購計劃，向供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確教材的具體要求、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商收到采購訂單后，應及時確認并按照訂單要求組織教材生產(chǎn)和供應。采購人員應跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保教材按時、按質(zhì)、按量交付。3.教材到貨后，采購人員應會同教材管理部門、質(zhì)量檢驗部門等相關人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括教材的數(shù)量、規(guī)格、版本、質(zhì)量等是否符合采購訂單要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。4.驗收合格的教材，由教材管理部門辦理入庫手續(xù)，并填寫入庫單。入庫單應詳細記錄教材的名稱、版本、數(shù)量、入庫時間等信息。教材使用管理教材發(fā)放1.教材管理部門根據(jù)教學計劃和學生人數(shù)，按照班級或?qū)I(yè)進行教材發(fā)放。發(fā)放前應核對學生名單，確保教材發(fā)放準確無誤。2.教材發(fā)放可采用集中發(fā)放或班級領取等方式進行。發(fā)放過程中應做好記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放地點、領取人簽字等信息。3.對于未按時領取教材的學生，教材管理部門應及時通知相關班級輔導員或班主任，督促學生盡快領取教材。教材使用監(jiān)督1.各教學部門應加強對教材使用情況的監(jiān)督，確保教師按照教學大綱要求使用教材，學生認真學習教材內(nèi)容。2.定期對教材使用效果進行評估，收集教師和學生對教材的反饋意見，為教材的更新和選用提供參考依據(jù)。3.嚴禁教師和學生私自將教材轉(zhuǎn)讓、轉(zhuǎn)借或出售，如有違反，應按照學校相關規(guī)定進行處理。教材庫存管理1.教材管理部門應建立教材庫存管理制度，定期對教材庫存進行盤點，確保賬實相符。2.合理控制教材庫存數(shù)量，避免教材積壓或缺貨。對于積壓教材，應及時采取措施進行處理，如降價銷售、與供應商協(xié)商退貨等。3.加強教材庫存的安全管理，做好防火、防潮、防蟲等工作，確保教材質(zhì)量不受影響。教材款支付管理支付申請1.采購人員在收到供應商提供的發(fā)票及相關結(jié)算憑證后，應及時核對發(fā)票信息與采購合同及實際收貨情況是否一致。核對無誤后，填寫教材款支付申請單。2.支付申請單應詳細注明采購訂單號、供應商名稱、發(fā)票號碼、教材名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息，并附上發(fā)票及相關結(jié)算憑證復印件。3.支付申請單經(jīng)采購人員所在部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。支付審批1.財務部門收到支付申請單后，應按照公司財務制度和審批流程進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性，采購合同的執(zhí)行情況，款項支付是否符合預算等。2.對于金額較小的教材款支付，可由財務部門負責人審批；對于金額較大的教材款支付，需經(jīng)公司分管領導和總經(jīng)理審批。3.審批通過后的支付申請單，由財務部門辦理款項支付手續(xù)。支付方式1.教材款支付方式應根據(jù)與供應商簽訂的采購合同約定執(zhí)行，一般可采用支票、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等方式。2.財務部門應嚴格按照支付審批結(jié)果進行款項支付，確保支付金額準確無誤，支付時間符合合同約定。3.在款項支付過程中，如因特殊原因需要變更支付方式或支付時間，應提前與供應商溝通協(xié)商，并經(jīng)相關領導審批同意。賬務處理與核算賬務記錄1.財務部門應按照財務會計準則和公司財務制度的要求，及時、準確地記錄教材款的收支情況。2.對于教材采購業(yè)務，應分別設置"在途物資"、"庫存商品教材"、"應付賬款"等會計科目進行核算。3.在教材采購過程中，采購人員應及時將采購訂單、入庫單、發(fā)票等相關憑證傳遞給財務部門，以便財務部門進行賬務處理。核算要求1.財務部門應定期對教材款的收支情況進行核對和結(jié)算，確保賬賬相符、賬實相符。2.每月末，財務部門應編制教材款收支明細表，詳細反映當月教材采購、支付及庫存情況，并報送公司領導和相關部門。3.年度終了，財務部門應進行教材款的全面清查和核算，編制年度財務報告，對教材款的管理情況進行總結(jié)和分析。預算管理預算編制1.教材款預算應納入公司年度預算管理體系，各部門應根據(jù)教學計劃和業(yè)務發(fā)展需要，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)和市場價格變動情況，編制教材采購預算。2.教材采購預算應明確預算年度內(nèi)教材采購的種類、數(shù)量、金額等信息，并按照不同的資金來源進行分類編制。3.教材管理部門對各部門提交的教材采購預算進行匯總審核，結(jié)合公司整體預算安排，編制公司年度教材款預算草案。預算草案經(jīng)公司領導審批后，報上級主管部門備案。預算執(zhí)行與控制1.各部門應嚴格按照批準的教材款預算執(zhí)行采購業(yè)務，不得擅自調(diào)整預算。如因特殊原因需要調(diào)整預算，應按照公司預算調(diào)整流程辦理審批手續(xù)。2.財務部門應加強對教材款預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對預算執(zhí)行進度進行分析和通報。如發(fā)現(xiàn)預算執(zhí)行偏差較大，應及時查找原因，并采取有效措施進行糾正。3.在預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、教材版本更新等因素影響預算執(zhí)行，應及時調(diào)整預算，并確保預算調(diào)整后的合理性和可行性。風險管理與審計監(jiān)督風險識別與評估1.建立教材款管理風險識別與評估機制，定期對教材采購、使用及款項支付過程中可能存在的風險進行識別和評估。2.風險識別內(nèi)容包括供應商違約風險、教材質(zhì)量風險、款項支付風險、庫存積壓風險、預算超支風險等。3.采用定性與定量相結(jié)合的方法對風險進行評估，確定風險等級，并制定相應的風險應對措施。風險應對措施1.針對供應商違約風險，加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，并在采購合同中明確違約責任和賠償條款。2.對于教材質(zhì)量風險，嚴格執(zhí)行教材驗收制度，加強對教材質(zhì)量的檢驗和監(jiān)督，確保采購的教材符合教學要求。3.為防范款項支付風險，完善支付審批流程，加強對發(fā)票和結(jié)算憑證的審核，確?？铐椫Ц兜臏蚀_性和安全性。4.針對庫存積壓風險，合理控制教材庫存數(shù)量，加強庫存管理和盤點，及時處理積壓教材。5.為避免預算超支風險，加強預算編制的科學性和準確性，嚴格控制預算執(zhí)行過程，確保預算目標的實現(xiàn)。審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對教材款管理情況進行審計監(jiān)督，檢查教材采購、使用及款項支付等環(huán)節(jié)是否符合公司相關制度和流程要求。2.審計內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應商選擇與管理、教材驗收與入庫、款項支付審批、賬務處理與核算、預算執(zhí)行情況等。3.對于