行政后勤報銷管理制度?總則目的為了加強公司行政后勤費用的管理，規(guī)范報銷流程，確保公司資金的合理使用，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工在行政后勤工作中發(fā)生的費用報銷，包括但不限于辦公用品、差旅費、通訊費、車輛使用費、業(yè)務(wù)招待費等?；驹瓌t1.真實性原則：報銷的費用必須是實際發(fā)生的，且憑證真實、合法、有效。2.合理性原則：費用報銷應(yīng)符合公司的相關(guān)規(guī)定和業(yè)務(wù)實際需要，不得超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍報銷。3.審批原則：所有費用報銷必須經(jīng)過規(guī)定的審批流程，未經(jīng)審批不得報銷。4.及時性原則：員工應(yīng)在費用發(fā)生后及時辦理報銷手續(xù)，不得拖延。費用報銷標(biāo)準(zhǔn)辦公用品1.采購流程：各部門根據(jù)實際需求填寫辦公用品采購申請單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至行政部門。行政部門匯總后統(tǒng)一采購，采購應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量。2.報銷標(biāo)準(zhǔn)：辦公用品應(yīng)按照實際采購金額報銷，發(fā)票上應(yīng)注明商品明細(xì)、數(shù)量、單價等信息。對于批量采購的辦公用品，應(yīng)建立庫存管理制度，定期盤點。差旅費1.出差審批：員工因工作需要出差，應(yīng)提前填寫出差申請單，注明出差事由、地點、時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報行政部門備案。2.交通費用：飛機票：根據(jù)工作需要和公司規(guī)定的級別選擇合適的艙位，原則上應(yīng)選擇經(jīng)濟艙。特殊情況需乘坐商務(wù)艙或頭等艙的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)?；疖嚻保簯?yīng)根據(jù)出差時間和路程選擇合適的車次，盡量選擇直達車次，減少中轉(zhuǎn)時間。汽車票：應(yīng)選擇正規(guī)客運公司的車票，確保行程安全。市內(nèi)交通費：出差期間市內(nèi)交通費用實行包干制，根據(jù)出差地區(qū)不同設(shè)定不同的標(biāo)準(zhǔn)，憑發(fā)票報銷。3.住宿費用：根據(jù)出差地區(qū)的經(jīng)濟水平和公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)選擇合適的酒店，原則上兩人同性別出差應(yīng)合住標(biāo)準(zhǔn)間。住宿費憑發(fā)票按實際發(fā)生金額報銷，但不得超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。4.餐飲補貼：出差期間給予一定的餐飲補貼，補貼標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)出差地區(qū)不同設(shè)定，補貼費用無需發(fā)票，隨差旅費一同報銷。通訊費1.標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定：根據(jù)員工的工作崗位和工作需要，設(shè)定不同的通訊費報銷標(biāo)準(zhǔn)，分為固定補貼和實報實銷兩種方式。2.報銷要求：采用固定補貼方式的，員工無需提供發(fā)票，每月按照標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放；采用實報實銷方式的，員工應(yīng)提供正規(guī)的通訊費發(fā)票，發(fā)票抬頭為公司名稱，報銷金額不得超過實際發(fā)生金額。車輛使用費1.車輛購置：公司車輛的購置應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進行審批，購置后應(yīng)及時辦理車輛登記手續(xù)，并納入公司固定資產(chǎn)管理。2.日常使用：公司車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度，各部門如需使用車輛，應(yīng)提前填寫用車申請單，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后安排車輛。3.費用報銷：燃油費：憑正規(guī)加油站發(fā)票報銷，發(fā)票上應(yīng)注明加油日期、加油量、金額等信息。過路費：憑高速公路收費發(fā)票報銷，發(fā)票應(yīng)清晰顯示車輛信息和通行路段。車輛維修保養(yǎng)費：車輛維修保養(yǎng)應(yīng)選擇正規(guī)的維修廠，維修費用憑發(fā)票報銷，發(fā)票上應(yīng)注明維修項目、金額等信息。維修保養(yǎng)前應(yīng)填寫車輛維修申請單，經(jīng)行政部門批準(zhǔn)后進行維修。保險費：車輛保險費按照公司規(guī)定統(tǒng)一繳納，憑保險發(fā)票報銷。業(yè)務(wù)招待費1.招待標(biāo)準(zhǔn)：業(yè)務(wù)招待應(yīng)本著必要、合理、節(jié)儉的原則，根據(jù)招待對象和業(yè)務(wù)性質(zhì)設(shè)定不同的招待標(biāo)準(zhǔn)。招待費用應(yīng)嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)，不得超支。2.審批流程：員工因業(yè)務(wù)需要進行招待，應(yīng)提前填寫業(yè)務(wù)招待申請單，注明招待對象、事由、預(yù)計金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報行政部門備案。招待結(jié)束后，應(yīng)及時填寫業(yè)務(wù)招待費報銷單，附上發(fā)票、菜單等憑證，按照審批流程報銷。3.報銷要求：業(yè)務(wù)招待費發(fā)票應(yīng)真實、合法、有效，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)注明招待時間、地點、招待對象、招待事由等信息。對于大額業(yè)務(wù)招待費，應(yīng)提供消費清單或合同等相關(guān)證明材料。報銷流程報銷申請1.員工在費用發(fā)生后，應(yīng)及時收集相關(guān)發(fā)票和憑證，并按照公司規(guī)定的格式填寫費用報銷單。報銷單應(yīng)注明費用明細(xì)、金額、報銷事由、報銷部門、報銷人等信息。2.將填寫完整的報銷單及相關(guān)憑證提交至部門負(fù)責(zé)人進行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)審核費用的真實性、合理性和必要性，簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門。財務(wù)審核1.財務(wù)部門收到報銷單后，應(yīng)首先對報銷單的格式、內(nèi)容完整性進行審核，對于不符合要求的報銷單應(yīng)退回員工重新填寫。2.財務(wù)人員根據(jù)公司的報銷標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)制度，對費用的合規(guī)性進行審核，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，以及費用是否超標(biāo)準(zhǔn)、超范圍報銷等。對于審核不通過的報銷單，財務(wù)人員應(yīng)注明原因并退回員工。審批流程1.經(jīng)財務(wù)審核通過的報銷單，按照公司的審批權(quán)限提交至各級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批流程一般為：部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→財務(wù)負(fù)責(zé)人→總經(jīng)理。2.各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審核報銷內(nèi)容，根據(jù)審批權(quán)限進行簽字批準(zhǔn)。對于重大事項或金額較大的報銷，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。報銷支付1.審批通過的報銷單由財務(wù)部門進行報銷支付。財務(wù)人員根據(jù)報銷金額和公司的支付方式，選擇合適的支付渠道進行付款，如銀行轉(zhuǎn)賬、現(xiàn)金支付等。2.對于通過銀行轉(zhuǎn)賬支付的報銷款，財務(wù)人員應(yīng)確保收款賬號信息準(zhǔn)確無誤；對于現(xiàn)金支付的報銷款，應(yīng)按照公司的現(xiàn)金管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。報銷憑證要求發(fā)票1.報銷必須提供正規(guī)發(fā)票，發(fā)票應(yīng)具備以下要素：發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。2.發(fā)票應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章，印章應(yīng)清晰、完整，不得有涂改、模糊等情況。3.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與實際業(yè)務(wù)相符，不得虛開發(fā)票或開具與業(yè)務(wù)無關(guān)的發(fā)票。對于不符合規(guī)定的發(fā)票，財務(wù)部門有權(quán)拒收。其他憑證1.除發(fā)票外，報銷還可能需要提供其他相關(guān)憑證，如合同、協(xié)議、審批單、清單等。這些憑證應(yīng)與報銷事項相關(guān)，能夠證明費用的真實性和合理性。2.其他憑證應(yīng)具備相應(yīng)的要素，如合同應(yīng)包含雙方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、合同金額、合同期限等；清單應(yīng)注明明細(xì)項目、數(shù)量、單價、金額等。憑證粘貼1.報銷憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和順序粘貼在報銷單后面，以便于審核和查閱。2.粘貼時應(yīng)注意將憑證的左上角對齊，按照從小到大、從左到右的順序排列，確保憑證平整、牢固，不易脫落。3.對于較大的憑證或多張憑證粘貼在一起的情況，應(yīng)在憑證背面注明"本頁共[x]張憑證"，并在報銷單上相應(yīng)位置注明附件張數(shù)。報銷時間規(guī)定日常報銷員工應(yīng)在費用發(fā)生后的[x]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)，將報銷單提交至部門負(fù)責(zé)人進行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到報銷單后的[x]個工作日內(nèi)完成初審并提交至財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)在收到報銷單后的[x]個工作日內(nèi)完成審核，對于審核通過的報銷單提交至各級領(lǐng)導(dǎo)審批。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到報銷單后的[x]個工作日內(nèi)完成審批。審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)在[x]個工作日內(nèi)完成報銷支付。差旅費報銷員工出差歸來后，應(yīng)在[x]個工作日內(nèi)辦理差旅費報銷手續(xù)。報銷流程與日常報銷相同，但應(yīng)在報銷單上注明出差起止日期、出差事由等信息。特殊情況對于因特殊原因無法在規(guī)定時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)的員工，應(yīng)提前向財務(wù)部門說明情況，并在原因消除后的[x]個工作日內(nèi)辦理報銷手續(xù)。未經(jīng)財務(wù)部門同意逾期報銷的，財務(wù)部門有權(quán)拒絕受理。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對行政后勤費用報銷情況進行審計，檢查報銷流程是否合規(guī)、報銷標(biāo)準(zhǔn)是否執(zhí)行到位、報銷憑證是否真實有效等。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進行整改。財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對行政后勤費用報銷的日常監(jiān)督，定期對報銷數(shù)據(jù)進行分析，發(fā)現(xiàn)異常情況及時進行核實和處理。對于違反報銷制度的行為，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷，并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。員工監(jiān)督公司鼓勵全體員工對行政后勤費用報銷情況進行監(jiān)督，如發(fā)現(xiàn)違規(guī)報銷行為，可向公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門舉報。公司將對舉報屬實的員工給予獎勵，并對違規(guī)報銷的人員進行嚴(yán)肅處理。違規(guī)處理違規(guī)行為界定1.虛假報銷：提供虛假發(fā)票、偽造報銷憑證或虛報費用等行為。2.超標(biāo)準(zhǔn)報銷：報銷費用超過公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍。3.未經(jīng)審批報銷：未按照規(guī)定的審批流程進行報銷，擅自報銷費用。4.其他違規(guī)行為：違反公司報銷制度的其他行為，如報銷憑證不規(guī)范、報銷時間逾期等。處理措施1.對于虛假報銷、超標(biāo)準(zhǔn)報銷、未經(jīng)審批報銷等違規(guī)行為，一經(jīng)查實，公司將責(zé)令違規(guī)人員退回違規(guī)報銷的費用，并視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處分。2.對于因違規(guī)報銷行為給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究違規(guī)人員的賠償責(zé)任。3