釘釘檔案管理制度模板?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，適用于利用釘釘平臺進(jìn)行檔案管理的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，保證檔案內(nèi)容的完整性。3.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全管理，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司利益。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司檔案管理工作，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護(hù)公司檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。5.開發(fā)利用檔案資源，為公司提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和移交工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理工作，確保檔案的及時收集、分類整理、妥善保管。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供檔案利用相關(guān)信息。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、證照資質(zhì)等。2.人力資源類：員工檔案、招聘與培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)審計(jì)類：財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同類：銷售合同、采購合同、租賃合同、合作協(xié)議等。5.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收資料等。6.技術(shù)研發(fā)類：研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、專利申請文件等。7.市場營銷類：市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料等。8.其他類：不屬于以上分類的其他檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用"分類代碼+年度+順序號"的方式編制。2.分類代碼按照上述檔案分類類別設(shè)置相應(yīng)字母代碼。3.年度為檔案形成的自然年度，采用四位數(shù)字表示。4.順序號為每類檔案在本年度內(nèi)的流水號，采用四位數(shù)字表示。例如：行政管理類檔案編號為XZGL20230001，表示2023年度行政管理類第1份檔案。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)及時將本部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、記錄等收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)接收，并及時交檔案管理部門歸檔。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的公司檔案資料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對每份檔案進(jìn)行分類，確定其所屬類別和編號。3.編寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于檔案的查找和利用。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。5.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的電子目錄。五、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.反映公司行政管理、生產(chǎn)經(jīng)營、技術(shù)研發(fā)、財(cái)務(wù)審計(jì)等各項(xiàng)活動的文件、資料、記錄等。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議等。3.公司內(nèi)部形成的重要會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。4.員工個人檔案及相關(guān)人事資料。5.其他具有保存價值的文件材料。（二）歸檔時間1.一般文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.重大活動、項(xiàng)目等形成的檔案應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時歸檔。3.會計(jì)檔案按照國家有關(guān)規(guī)定定期歸檔。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、字跡清晰、格式規(guī)范。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，左側(cè)裝訂。3.電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，確保長期可讀。4.歸檔時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。六、檔案保管（一）保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會議記錄、董事會決議、營業(yè)執(zhí)照等重要文件。3.定期保管的檔案分為3年、5年、10年、15年、20年等，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管方式1.檔案管理部門設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.對紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。七、檔案利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、時間等信息。2.申請表經(jīng)審批后，查閱人員到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案查閱登記表。3.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員對借閱檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，并在檔案借閱登記表上記錄借閱信息。3.借閱人員在借閱期限內(nèi)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還檔案，檔案管理部門工作人員進(jìn)行核對、驗(yàn)收。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加，負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀清冊經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式1.紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行銷毀處理。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。九、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能。2.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。（二）數(shù)據(jù)錄入1.檔案管理部門負(fù)責(zé)將紙質(zhì)檔案和電子檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整、及時，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案一致。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，建立相應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。十、檔案保密管理（一）保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱人員的保密職責(zé)。2.對涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。3.查閱機(jī)密檔案時，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制公司建立檔案管理監(jiān)督機(jī)制，定期對各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管等工作的質(zhì)量。3.檔案利用服務(wù)的情況。